如何做好園林資料員

1、.第一章 園林工程資料管理概述第二章 園林工程資料員的工作內(nèi)容第三章 園林工程資料歸檔管理第四章 園林工程竣工決算要點第五章 文件移交及確認手續(xù)第一章園林工程資料管理概述一、工程資料組成1 工程資料概念工程資料就是在工程建設(shè)中，形成的具有歸檔保存價值的文字、圖像、聲音等形式的歷史記錄。包括從項目立項、施工到工程的竣工驗收合格投入使用，整個過程中所形成的所有資料2 工程資料的內(nèi)容包括：（1）工程準(zhǔn)備資料（2）施工過程資料（3）竣工資料二、工程資料的重要性.1 工程資料是項目施工中的一項重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件， 各省市建設(shè)部門都明確提出： 任何一項工程，如果技術(shù)資料不符合標(biāo)準(zhǔn)

2、規(guī)定，可判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)2 資料員的工作直接關(guān)系到項目的成本投入、工程結(jié)算造價等，一個項目是盈利還是虧損，資料員在其中有很重要的作用3 工程資料貫穿于整個工程的始終4 工程資料可以對現(xiàn)場施工起到監(jiān)督作用5 工程資料可以作為今后工程施工的一種借鑒6 工程資料為工程信息查詢提供依據(jù)三、工程資料管理現(xiàn)存在的問題1 全國各地的資料表格格式設(shè)計、內(nèi)容涵蓋以及資料的詳實方面有很大的差異2 各項資料員經(jīng)驗水平不一，是各個項目管理梯隊中比較薄弱的一個環(huán)節(jié)3 工程技術(shù)資料填寫與工程實際進度不同步4 項目部資料員調(diào)動大，工程資料交接不到位5 部分資料員責(zé)任心不強、做事不細心，各類工程技術(shù)資料

3、收集、歸檔不及時四、項目部工程資料管理辦法1 各項目部資料員應(yīng)及時填制各類工程資料，工作中杜絕拖拖拉拉的工作態(tài)度.2 有經(jīng)驗的帶無經(jīng)驗的，老員工帶新員工的原則3 項目部資料員如調(diào)動，需嚴格按照公司各項規(guī)定進行交接4 各項目部資料員應(yīng)盡心盡責(zé)，及時收集、整理、存檔各項工程資料，以備查閱五、資料員的崗位職責(zé)1 資料員受項目經(jīng)理部及工程管理部雙重領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助兩個部門做好日常工作2 記錄圖紙會審情況，跟蹤圖紙修改變更進度3 資料員應(yīng)及時收集、分析市場信息，加強對工程資料的規(guī)范化管理4 處理各項公共關(guān)系，包括建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位以及其他相關(guān)部門的關(guān)系5 及時做好工程的簽證、進度款申報、隱蔽工程簽證

4、及合同外補充資料等的收集、填制工作6 工程完工后，整理資料并做好竣工結(jié)算工作六、資料員應(yīng)具備哪些條件1 熟悉電腦操作，掌握基本的辦公軟件（如Word、Excel 等等）2 掌握基本和常用的繪圖軟件（如CAD 、Photoshop等）3 掌握基本的公文寫作技能，可以寫作日常的往來公文4 了解工程項目的基本工序和分項工程結(jié)構(gòu)5 有一定的施工工作經(jīng)驗，對園林施工材料有較好的認識6 責(zé)任心強，文件整理有序、工作細致.7 掌握一定的社交和談判技巧，有一定的溝通能力8 能獨立計算工程量，最好有一定的工程預(yù)算知識第二章、園林工程資料員的工作內(nèi)容一、填制材料單工作要點1 收到工程圖紙后要盡早開始計劃材料，對于

5、飾面石材、藝術(shù)雕塑、花缽、綠化苗木等采購周期較長的材料，下單時間要提前，時間上要留有余地，數(shù)量上要預(yù)留 2-4%的損耗2 計劃材料應(yīng)由資料員計算，技術(shù)負責(zé)人復(fù)核，項目負責(zé)人審批3 要按公司下料單格式填制下料單4 計算材料時要充分的利用計算機設(shè)備，可大幅提高工作效率：如用 CAD 計算石材數(shù)量、利用 EXCEL 對計算數(shù)字進行匯總等5 下料單一式三份，供應(yīng)商或采購員一份，收貨員一份，資料員留底一份二、填制簽證單工作要點1 簽證原因表述要簡潔、明了2 施工措施要寫清楚，原因要寫明3 工序要分解到最小，盡量按先后順序進行分解，必要時應(yīng)附圖，用圖紙說明更直觀、更有說服力4 工程量要計算準(zhǔn)確完整，要按工

6、序分別計算工程量5 簽證要及時，一般應(yīng)先辦簽證再施工6 簽證單具有時效性，必須在規(guī)定的時間內(nèi)把簽證單整理好，及.時的報送監(jiān)理及建設(shè)單位7 注意仔細斟酌簽證用詞，避免存有含糊、漏洞.三、隱蔽工程工作要點1 凡是會被下一道工序所覆蓋， 施工完畢后表面上無法看到的項目，都需做隱蔽資料，包括園建基礎(chǔ)、如扎鋼筋、打墊層、澆混凝土、預(yù)埋鐵件等；園林綠化的樹穴開外與施肥；水電管道預(yù)埋等都需做隱蔽資料.2 隱蔽工程項目完工后， 檢查應(yīng)及時，先進行自檢，自檢合格后，申報建設(shè)（監(jiān)理）單位共同對隱蔽工程項目進行檢查驗收3 施工質(zhì)量驗收的層次：（1）施工質(zhì)量驗收可劃分為單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批四個層次進行

7、（2）具有獨立的施工條件和獨立的使用功能的建筑物為單位工程進行驗收（3）根據(jù)專業(yè)的不同， 可將單位工程劃分為分部工程進行驗收（4）根據(jù)工種、工序的不同，可將分部工程分為分項工程進行驗收（5）根據(jù)工作量、工序、工種可將分項工程進一步劃分為檢驗批進行驗收注：單位工程如綠化工程、園建工程；分部工程如樹木栽植、景觀亭建筑；分項工程如場地整理、石材面層、混凝土基礎(chǔ)；檢驗批如人行道透水磚、登山道石材、停車場植草磚。4 在報驗一項隱蔽工序時， 需將相關(guān)材料的檢測合格報告等資料附上，如水泥、混凝土等相關(guān)材料的檢測合格報告，以保證資料齊全、真實、準(zhǔn)確5 一般按當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)局固定的格式填報，如果建設(shè)單位或監(jiān)理單位有指

8、定格式，則按指定的格式填報6 嚴謹閉門造冊做資料的現(xiàn)象，資料填寫要與工程進展同步7 對工程質(zhì)量、數(shù)量、價格可能會有影響的、模棱兩可的隱蔽，.可拍照片存檔，避免日后扯皮8 部分隱蔽資料還直接關(guān)系到竣工結(jié)算時的價格，如成品混凝土9 隱蔽資料還是竣工驗收時所必不可少的內(nèi)容，是判斷工程合格的重要依據(jù)四、工程月（期）進度款申報工作1 熟悉合同支付工程款條款2 及時按合同約定申報工程月（期）進度款3 工程量計算要仔細、準(zhǔn)確，避免漏項4 單價按合同約定計算， 合同內(nèi)無單價或單價不明確的， 按當(dāng)?shù)匦畔r及市場價格進行申報5 稅金、措施費、及其他各項取費不可遺漏6 進度款申報表表頭應(yīng)標(biāo)明月 （期）次，以方便查閱

9、， 例如：xxx工程第（ x）次（期）進度款申請表7 每月（期）進度款申報完后， 將申報資料原件（包括確認清單）移交交于工程管理部存檔，以便其他人員查閱8 同時交一份給財務(wù)部作為確認收入的依據(jù)9 上交的進度表應(yīng)由甲方企業(yè)印章和相關(guān)人員的簽字五、其它工程資料填制工作1 填制成本進度匯總表（1）按期填報成本進度匯總表，該匯總表是作為公司核算工程成本進度的依據(jù)（2）成本進度表以實際付出或?qū)硪冻龅某杀窘痤~作為依.據(jù)（3）要計算當(dāng)月實際完成工程量（4）注意不得重復(fù)計列，也不可漏項2 以下情況要記入當(dāng)月工程成本進度表：（1）暫未付款，但材料已進場并已安裝完成（2）人工費未支付，但人工已投入項目的（3）

10、尚未確定價格的材料或支出，但確已投入項目的，可預(yù)估計列（4）尚未支付，但依約定條款必須支付的費用3、以下情況不應(yīng)記入當(dāng)月成本進度表：（1）已付賬款或定金，但材料未到現(xiàn)場的（2）材料已到現(xiàn)場，但未安裝的（3）其他不應(yīng)計列成本的情況4 采購價格或單項成本價格不明的，應(yīng)查詢采購部或財務(wù)部5 成本進度匯總表應(yīng)每月提交財務(wù)部成本會計和工程管理部資料管理人員6 填制項目立項跟蹤表（ 1）要及時填制（ 2）要注意資料的收集和匯總（ 3）要及時變更有關(guān)信息（ 4）要與工程管理部管理人員及時溝通（ 5）要注意保存管理好有關(guān)項目資料.（ 6）資料交接要辦交簽手續(xù)（ 7）所有對外報出的資料必須有一份存檔備查7 與相

11、關(guān)單位往來公文的填寫要求：（ 1）文字敘述要嚴謹，理由要充分（ 2）格式要整潔美觀，小到一個標(biāo)點符號都要注意（ 3）如需加蓋印章的，落章一定要正，不允許有一點的偏差（ 4）比較重要報告可用公司的信紙打印并加蓋公司公章，以表達公司對這件事情的重視8 對于建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計單位下發(fā)的各種公文要及時的反映給項目經(jīng)理或相關(guān)負責(zé)人， 問題得到解決后， 要及時的進行回復(fù)9 文件收發(fā)要及時準(zhǔn)確，避免該知悉的未知，該傳達的未及時準(zhǔn)確傳達10 對外的公文代表著一個公司的形象，文字上應(yīng)再三斟酌.第三章、 園林工程資料歸檔管理一、園林工程竣工資料包括的內(nèi)容1 公司資料及開工資料2 材料出廠質(zhì)量證明和質(zhì)量檢測報告3 隱

12、蔽工程質(zhì)量檢驗記錄.4 施工單位工程竣工報告5 監(jiān)理單位工程竣工質(zhì)量評價報告6 設(shè)計單位工程質(zhì)量檢查報告7 工程竣工驗收報告8 竣工圖二、園林工程竣工資料編制組卷1 竣工資料的立卷（ 1）竣工資料的文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程（ 2）按照甲方或通用目錄要求，將工程過程中所發(fā)生的資料整理裝訂（ 3）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系（ 4）一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷（ 5）卷內(nèi)文件按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的報告與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列（ 6）既有

13、文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后2 竣工資料案卷的編碼（ 1）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編碼， 每卷單獨編號，.頁號從“ 1”開始（ 2）頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角（ 3）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)空白頁不編寫頁號3 竣工資料案卷目錄及封面的編制（ 1）卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫完整，包括序號、文件編號、文件形成單位、文件題名、日期、頁次、備注（ 2）案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷.4 竣工資料的裝訂（ 1）竣工資料裝訂可使用軟牛皮紙（檔案館有

14、賣）作為封面和底面（ 2）卷內(nèi)文字材料必須裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝.訂法，即靠案卷左側(cè)使用小型手電鉆穿三孔，用雙股白線穿入后打結(jié)固定，要整齊、牢固，便于保管和利用（ 3）裝訂時必須剔除金屬物，如原資料上的訂書針等（ 4）案卷不宜過厚，一般不超過 40mm 為宜，可分為卷一、卷二等.5 案卷的裝盒（1）案卷的裝具一般采用卷盒的形式，卷盒的外表尺寸為310mm*220mm，厚度分別為20、30、40、50mm（ 2）卷盒一般采用硬牛皮紙盒（檔案館有賣）或普通文件盒，按文件在前，圖紙在后的原則裝盒，一個盒裝不.完，可分幾盒裝，按順序排列6 因目前園林工程資料暫不需要檔案館存檔，故竣工資料一式三

15、份即可滿足需求，其中建設(shè)單位一份、監(jiān)理單位一份、我方存檔一份，三分資料均要求盡可能是加蓋有紅章的原件7 竣工資料及竣工圖應(yīng)在工程即將完工時開始整理，在竣工.驗收前整理完畢，并交由建設(shè)單位審核三、竣工圖的編制原則1 按照單位工程并根據(jù)專業(yè)分類排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。如園建、綠環(huán)、水電分三個部分整理，整理完畢后按順序疊放2 圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，不得使用復(fù)印件3 如竣工圖沒有變動， 可在原施工藍圖上直接加蓋竣工圖章，相關(guān)人員簽名后即可作為竣工圖4 少量修改可直接在原圖上修改，加蓋修改章，標(biāo)明修改依據(jù)，大量修改可另出圖附后5 凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部

16、分超過圖面 1/3 的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖6 常規(guī)情況下，如有施工圖的電子版，可使用 CAD 進行修改，會比在藍圖上修改效率提高很多。在沒有施工圖電子版或施工圖電子版被加密的情況下，可選擇在施工藍圖上修改，作為竣工圖7 所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章（ 1）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括： “竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理（ 2）竣工圖章尺寸應(yīng)為 50mm*80mm.（ 3）竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥， 應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處.8 竣工圖必須符合制圖標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、清楚、完整、真實9 不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4 幅面大小，圖標(biāo)欄露在外面10 竣工圖繪制完成后，報至建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理單位審核、簽字并蓋章11 竣工圖除應(yīng)有紙質(zhì)載體外，一般還應(yīng)有光盤載體.第四章、 園林工程竣工決算要點1 解算資料要完整，資料收集整齊2 竣工圖需建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理單位蓋章3 所有簽證手續(xù)已辦理完畢4 結(jié)算清單要與竣工圖紙及各項簽證單認真核對， 避免漏項5 與定價格相關(guān)、 與工程量變更相關(guān)的資