檔案管理規(guī)定

1、文件編號：XXXX-QG-2012-17 密級：普通衛(wèi) 秘密 機密xxxxx有限公司檔案管理規(guī)定批準人：編制部門：企管部發(fā)布時間：201X年06月28日檔案管理規(guī)定1 目的為了加強檔案管理、收集和整理工作， 有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔 案在公司發(fā)展中的作用，維護公司合法權益，根據(jù)中華人民共和國檔案法 結合我公司實際情況，制定本規(guī)定。2 檔案管理機構和職責2.1 檔案實行公司領導，歸口收集，二級管理，歸檔保存的原則；即在工作運行 過程中， 由各部門及時收集、 分類、整理、歸檔、利用，定期統(tǒng)一移交公司保存。2.2 公司檔案歸口企管部管理。負責制定檔案管理規(guī)章制度，指定專人接收、 收 集、鑒定

2、、整理、組卷、保管、借閱、銷毀、統(tǒng)計等業(yè)務性工作，并監(jiān)督、指導 各部門檔案工作。2.3 各部門指定專人負責部門檔案管理工作的資料員， 對部門各種檔案進行收集、 鑒定、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。根據(jù)管理辦法定期將需歸檔文件交 企管部統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。2.4 檔案管理的職責2.4.1 負責公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔 文件材料完整、準確、系統(tǒng)。2.4.2 堅持平時整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目， 合理分類存放，便于利用和歸檔。2.4.3 歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。2.4.4 保管

3、好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。2.4.5 按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應要求快速、確保檔準確地查詢所需檔案。隨公司業(yè)務的開展，經(jīng)驗的積累，企管部應逐步完善檔案管理制度， 案安全和方便利用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學化。3 檔案管理的范圍3.1 本規(guī)定所稱的檔案范圍：是指在過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、 公務往來等活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的各類文 件材料（包括文書、圖表、賬冊、憑證、技術資料、電子文檔、聲像、膠卷、實物、證件等不同形式的歷史記錄） 。3.1.1公司會議記錄、會議紀要、決議。3.1.2各種工作會議、專業(yè)會議的會

4、議記錄、會議紀要。123.1.33.1.4各項規(guī)章制度。3.1.5向上級請示的文件以及上級批復的各類文件。3.1.6各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。3.1.7工程建設底圖、藍圖及文字材料。3.1.8經(jīng)批復的工程設計圖紙及文字材料。3.1.9各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。公司發(fā)出的各類工作計劃、 方案、安排、總結、匯報、 簡報、通知等文件。3.1.10 宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影像、音像資料。3.1.11 本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品、牌匾，包括上級領導和3.1.12外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。各項財產(chǎn)權利證明、憑證，各

5、種證明存根，各項許可證。3.1.13本公司編輯、出版的刊物。3.1.143.1.15有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。3.1.16銷售合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。本公司招聘、試用、轉正、晉升、加薪等各類人事資料。4 檔案的管理4.1 檔案質量要求4.1.1 歸檔的檔案文件應為原件。4.1.2 歸檔文件的內容及深度必須符合國家法律、法規(guī)以及有關標準、規(guī)范、規(guī) 程的規(guī)定。4.1.3 檔案的內容必須真實、準確、完整。4.1.4 檔案應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。4.1.5 檔案的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、 耐久性強的紙張。 圖紙一般采 用藍曬圖 ,竣工圖應

6、是新藍圖 ;采用計算機出圖必須清晰 ,不得使用計算機出圖的復印件。4.1.6檔案文字材料的幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297 mmX 210 mm);圖紙宜采用國家標準圖幅，折疊成 A4幅面，圖標欄露在外面。4.1.7 歸檔文件采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、園珠筆、復寫紙、鉛筆等。4.2 檔案立卷的原則和方法4.2.1 立卷應遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系， 便于檔案的保管和利用。4.2.2 以文體特征為主，立小卷，一案一卷；企業(yè)行政類年初立前一年的卷，預 立當年的卷； 工程類按單位工程組卷，公用部分注明保存處，竣工

7、后移交企管部 立卷歸檔。4.2.3 各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作， 并在事件結束后的次年初或 在每月初第一周將歸檔的預立卷的文件整理移交企管部保管， 任何人不得據(jù)為己 有，不經(jīng)主管領導批準，不允許復印或影印件留存。4.2.4 立卷應以本部門形成的文件為主， 根據(jù)文件形成的特點， 保持文件間的歷 史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值， 使案卷能正確反映企業(yè)經(jīng)營活動狀況和面貌。4.2.5 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題， 做到查找方便。4.2.6 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔 必須有原件，并保持其完好無損。4.2.7 聲像檔案

8、攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄 者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。4.3 卷內檔案排列4.3.1 文字材料按事項、 專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印 本與定稿、主件與附件不能分開 , 并按批復在前、請示在后 , 印本在前、定稿在后 ,主件在前、 附件在后的順序排列； 圖紙按專業(yè)排列 ,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷 , 文字材料排前、圖紙排后。4.3.2 專業(yè)順序，按土建、給排水、電氣、采暖、通風與空調、設備、造價的順 序排列。4.4 檔案的借閱與復印4.4.1 經(jīng)授權審批人批準后， 可辦理檔案調閱手續(xù)。 檔案調閱遵循

9、授權有限的原則：4.4.1.1總經(jīng)理有權審批調閱公司所有檔案。4.4.1.2分管副總經(jīng)理有權審批調閱分管工作的相關檔案。4.4.1.3部門經(jīng)理有權審批調閱本部門相關檔案。4.4.2 調閱檔案人如需外借檔案， 需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經(jīng) 授權簽字人審批后方可借出。到期后，由企管部負責催還。4.4.3 調閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換等損壞檔案行為。4.4.4 確因工作需要復印、翻印檔案內容的，必須經(jīng)過批準后方可實施。4.4.5 原則上不允許外單位調閱檔案。 如確因工作需要調閱的， 調閱人必須持有 本單位介紹信，并報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查閱或復制。4.5 檔案的保密管理

10、4.5.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心， 加強保密意 識，雙方共同做好保密工作。4.5.2 檔案分一般檔案和機密級檔案兩類。4.5.3 機密級檔案只許在檔案室查閱， 不許帶離檔案室。機密檔案復制時， 需經(jīng) 總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準。4.5.4 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和企管部經(jīng)理鑒定解密， 對解密 檔案作一般檔案管理，及時提供利用。4.5.5 外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。4.5.6 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分， 直到依法追究刑事責任。4.5.7 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已

11、形成的文件材 料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應 由企管部監(jiān)督辦理檔案交接之后，方能調離。4.6 檔案的整理和保管461檔案必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內部的有機聯(lián)系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號及排列順序，建 立檔案管理臺帳。462檔案必須用科學的方法保管和保護，最大限度地延長檔案的使用壽命。463檔案存放要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.6.4每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、卡、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質

12、的檔案及時修補和復制。465認真做好檔案統(tǒng)計工作。對檔案的收集、調借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴格登記，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。4.7公司員工有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，給予紀律、經(jīng)濟處理，構成犯罪的依法追究刑事責任。4.7.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;4.7.2擅自向外界提供、摘抄、復印企業(yè)檔案;4.7.3涂改、偽造企業(yè)檔案;4.7.4未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者;4.7.5未辦手續(xù)借閱、外帶檔案者（對檔案管理者加重處罰）。本辦法監(jiān)督責任部門為企管部，第一責任人為公司各部門的檔案管理者 （資料員），第二責任人為企管部經(jīng)理或部門經(jīng)理。5檔案分類編號 5

13、.1行政管理類檔案篇企業(yè)管理檔案編號方案卷號文件分類序號歸檔文件名稱（子文件名稱）編號范圍第卷法律文書卷1企業(yè)經(jīng)營證件法律-證件營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、 資質證書、榮譽證書、 土地、用地規(guī)劃、工程 規(guī)劃等2與地方政府來往文書法律-政府政府各方來文3其他法律-其他第二合同卷1合作協(xié)議合同-協(xié)作合作協(xié)議等2資金借貸合同-資金銀行協(xié)議、合同等3工程施工合同合同-工程工程、采購、合作合同4采購合同合同-采購設備、材料采購合同5服務合同合同-服務監(jiān)理、咨詢、招標代理、測量等服務合同6其他合同-其他第三制度會議（管 理文 件）1人事制度管理-人事人事、財務等管理制度2財務管理制度管理-財務3公司文件管理-會議

14、公司發(fā)文4公司會議及決議管理-文件公司會議紀要及形成決議5與中色科技來文管理-中色6其他管理-其他第 四 卷生產(chǎn)銷售1生產(chǎn)銷售圖紙、 數(shù)據(jù)及宣傳資 料銷售-宣傳2客戶資料銷售-業(yè)主3營銷合同銷售-購貨4貸款有關資信文件銷售-資信5生產(chǎn)銷售簽收資料及計劃銷售-計劃6報表資料銷售-資料7其他銷售-其他第 五 卷財務管理1會計報表財務-報表月、季、年度財務報告2會計帳簿財務-賬薄總帳、明細帳、日記帳34會計憑證財務-憑證原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他財務-其他固定資產(chǎn)的新增、調撥編號方法:1） XX檔（固定編號）X （行政篇的第一個字母）XXX （卷號）-XXX（子文件號）-001 （文件順序號）

15、例：XX檔X法律-證件-001即行政篇法律文書卷項目報批證件中的第001號文件5.2工程類檔案篇工程類檔案歸檔編號方案卷號文件 分 類序號歸檔文件名稱（子文件名稱）編號第卷項 目 報 批 及 報1土地相關報批文件報建-土地2規(guī)劃相關報批文件報建-規(guī)劃345建委相關報批文件預售相關報批文件房產(chǎn)相關報批文件報建-建設報建-預售報建-房產(chǎn)建6其他第卷合 同 及 管 理7工程委托合同（含附加補充協(xié)議）合同-工程8施工承分包合同（含供貨、租賃安裝）合同-施工9設備材料訂貨采購合同合同-采購10工程設計變更/洽商單，技術核定單合同-變更11工程暫停令合同-暫停12工程復工報審表合同-復工13工程臨時延期審

16、批表合同-延期14經(jīng)濟洽商報審及簽認合同-費用15費用索賠報告及審批合同-索賠16其它合同-其它第卷施工 準 備 文 件17施組/方案及報審表準文-方案18分包/供貨資質材料準文-分包19試驗等單位資質材料準文-試驗20其它開工審批文件質量監(jiān)督手續(xù)準文-其它第四卷質量 控 制 文 件21材料/構配件工程/設備報驗單及臺賬質量-材料22工程試驗（見證試驗）及臺賬質量-試驗23施工報驗申請表質量-報驗24中間驗收資料質量-中驗25設備安裝專項資料質量-安裝26檢驗批質量驗收記錄及臺賬質量-檢驗批第四卷質量 控 制 文 件27分項工程質量驗收記錄及臺賬質量-分項28分部工程質量驗收記錄及臺賬質量-分

17、部卷號文件 分 類序號歸檔文件名稱（子文件名稱）第四卷質量 控 制 文 件29不合格項通知30質量事故報告及處理意見31竣工驗收資料32其它第五卷進度 控 制 文 件33工程開工審批表34年/月/周計劃審查意見35其它第六卷造 價 控 制 文 件36預付款報審與支付37月付款報審與支付38工程竣工決算審批意見書39工程量報審與簽認40其它第七卷工 程 工 作 資 料41工程日記（盒裝）項資-日記42工程月報項資-月報43例會紀要項資-例會44專題會議紀要項資-專題45工程師通知單（含回復）項資-通知46工作聯(lián)系單項資-聯(lián)系47工程備忘、來函項資-文函48收發(fā)文本（盒裝）項資-登記第七卷工 程 工 作 資 料49項目工作總結項資-總結項目工作總結質量評估報告專題總結50其它項資-其它第八卷設計 文 件51勘察/設計文件設文-設計52測量基礎資料設文-測量53設計交底/圖紙會審記錄設文-會審54其它設文-其它卷號文件 分 類序號歸檔文件名稱（子文件名稱）編號第九卷管 理 文 件55公司文件管文-公司56外來文件管文-外來57工程部文件管文-溝通58內部文件管文-內部59其它管文-其它第十卷安 全 管 理60安全監(jiān)理細則安全-細則61安全管