檔案分類規(guī)范

1、檔案分類規(guī)范第一條為適應(yīng)公司檔案信息化發(fā)展需要，進(jìn)一步規(guī)范公司檔案的分類與編號(hào)，根據(jù)中國石油化工集團(tuán)公司現(xiàn)行企業(yè)檔案 分類規(guī)則，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。第二條 公司檔案分類以立檔單位的全部檔案為對象，依據(jù)本單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。第三條 一級(jí)類目的設(shè)置:（一）公司檔案設(shè)置一級(jí)類目15個(gè)，即黨群管理類、行政管理類（包括經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部員工檔案類、教育 工作類、禮品類、聲像類、榮譽(yù)類、印章類、照片類、光盤類;第四條 二級(jí)及二級(jí)以下類目，按照公司部門（車間）專業(yè)管

2、理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置（見附件1）。設(shè)置方法如下:（一）黨群管理、行政管理、教育工作類的二級(jí)類目，按保 管期限設(shè)置。（二）產(chǎn)品、科研、設(shè)備儀器類的二級(jí)類目，按專業(yè)性質(zhì)設(shè) 置。三級(jí)類目分別按產(chǎn)品類型、科研課題、設(shè)備儀器類型設(shè)置。（三）基本建設(shè)類的二級(jí)類目，按工程項(xiàng)目（或裝置）設(shè)置。三級(jí)類目按階段設(shè)置。（四）會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目，按文件材料形式（名稱）設(shè)置。三級(jí)類目按所屬單項(xiàng)內(nèi)容設(shè)置。（五）干部員工檔案類的二級(jí)類目，按員工身份設(shè)置。（六）禮品類的二級(jí)類目按制成材質(zhì)設(shè)置。（七）聲像類下設(shè)錄像帶、錄音帶、數(shù)字磁帶（盤）二級(jí)類 目，三級(jí)類目按內(nèi)容設(shè)置。（八）榮譽(yù)類的二級(jí)類目，按獎(jiǎng)品種類設(shè)置。（九）印章

3、、照片類下設(shè)黨群工作、行政工作二級(jí)類目。（十）光盤類的二級(jí)類目，按數(shù)據(jù)類型設(shè)置。第五條 全部檔案應(yīng)按一、二級(jí)類目分類。三級(jí)類目一般只作分類排架的依據(jù)，是否采用由各部門根據(jù)本單位檔案數(shù)量、內(nèi) 容構(gòu)成和形成特點(diǎn)確定。第六條 類目標(biāo)識(shí)的構(gòu)成:（一）一級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字 01、02、03、04依次 標(biāo)識(shí);（二）二級(jí)及二級(jí)以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字01 99標(biāo)識(shí);（三）各級(jí)類目號(hào)之間、全宗號(hào)與類目號(hào)、類目號(hào)與年度號(hào)之間均使用間隔號(hào)“ ”隔開。案卷號(hào)（或件號(hào)）與其它代號(hào)之間，律使用連接號(hào)“一”相連。第七條檔號(hào)的結(jié)構(gòu):（一）檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)按公司各車間、部門的編號(hào)標(biāo)識(shí)（見附件三），一

4、些類別檔案還將年度號(hào)放入檔號(hào)中。各類別檔案的檔號(hào)具體結(jié)構(gòu)執(zhí)行第八條規(guī)定。（二）分類號(hào)是檔號(hào)的主體，般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，有擴(kuò)展到三級(jí)類目的，還應(yīng)包括三級(jí)類目代號(hào)。第八條各類檔案的檔號(hào)標(biāo)識(shí)方法與標(biāo)識(shí)示例如下:（一）黨群管理類、行政管理類、教育工作類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX XX XX XXXX XXXI件號(hào)年度 保管期限 一級(jí)類目 全宗號(hào)例:106 01 012015 013（二）產(chǎn)品類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX 05 XX_ XXX案卷號(hào)二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:第12卷石油化工產(chǎn)品產(chǎn)品類107 (04)- 04 02 012監(jiān)察部（分析化驗(yàn)）（三）科研類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:

5、XXX 05 XXX例:2技改、技措項(xiàng)目檔案的檔號(hào)，可采用以下結(jié)構(gòu):可,201 (01)- 05 03 002（四）基本建設(shè)類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX 06 XX XX XXX案卷號(hào)階段代號(hào)項(xiàng)目代號(hào)基本建設(shè)類全宗號(hào)例:202 (02)- 06 26 43 0061小型工程、公用工程、民用建筑等檔案的檔號(hào)，可采用以下結(jié)構(gòu):XXX 06 XXXXX例:301 (02)-06 12007第7卷變配電所基本建設(shè)類機(jī)電儀車間（電氣）XXX 06 XX XX XXX案卷號(hào)技改技措次數(shù)全宗號(hào)原項(xiàng)目代號(hào)基本建設(shè)類例:第6卷第一次技改技措液化氣球罐基本建設(shè)類202 (01)-06 05 - 61 006動(dòng)

6、力車間（油品）3公用工程、民用建筑等有子項(xiàng)（分項(xiàng)）的項(xiàng)目，其子項(xiàng)編號(hào)由各單位檔案部門確定。（五）設(shè)備儀器類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX - 07 XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目設(shè)備儀器類全宗號(hào)例:201 (01)憶 005第5卷爐設(shè)備儀器類生產(chǎn)車間（天然氣制氫裝置）（六）會(huì)計(jì)檔案類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:案卷號(hào)年度財(cái)務(wù)部門代號(hào)二級(jí)類目會(huì)計(jì)類全宗號(hào)財(cái)務(wù)部門代號(hào)”由公司檔案部門根據(jù)實(shí)際情況確定。例:104 08 I 012015 016第16卷憑證會(huì)計(jì)檔案類2015 年財(cái)務(wù)部辦公室公司財(cái)務(wù)部（七）干部員工檔案類的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XX - XX -XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106

7、09 01 015（八）禮品類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX X XX XXXX XXX件號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)106 13 012015 013（九）聲像類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX XX XX XX -XXXX XXX盤號(hào)年度三級(jí)類目二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106 14 01012015 013第13盤錄像帶聲像類2015 年新聞錄像帶公司辦公室（十）榮譽(yù)類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX XX XX XXXX XXX件號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106 15 01 2015 009（十一）印章類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX XX XX XXXX XXX枚號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)

8、類目全宗號(hào)例:106 46 012015 010（十二）照片類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX - XX XX XXXX XXX序號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106 17 012015 002（十三）光盤類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為:XXX - XX XX XXXX XXX盤號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106 18 012015 006（一）件號(hào)，是指文件的排列順序號(hào)。黨群管理類、行政管理類和教育工作類檔案的“件號(hào)”，是結(jié)合二級(jí)類目和年度進(jìn)行編制的，即同一大類同一保管期限和年度下的文件，按文件歸檔 的先后順序從“ 001 ”開始標(biāo)注文件號(hào)。（二）案卷號(hào)，是指案卷的排列順序號(hào)。產(chǎn)品、科研、設(shè)備

9、、基本建設(shè)等類檔案的“案卷號(hào)”,是對檔案號(hào)中最小一級(jí)類目下件2）。的所有案卷依次進(jìn)行排列。女口：產(chǎn)品類檔案號(hào)中最小一級(jí)類目是 二級(jí)類目，則其下面的所有案卷從“ 001 ”開始排列案卷號(hào)；會(huì) 計(jì)檔案類檔案的“案卷號(hào)”，是在二級(jí)類目下，對同一財(cái)務(wù)部門的所有案卷跨年度地從“001”開始排列；干部員工檔案類的“案2/ 口卷號(hào)，是在二級(jí)類目下從“ 001 ”開始排列。（三）印章、聲像、光盤、榮譽(yù)、禮品、照片等類檔案的枚 號(hào)（或盤號(hào)、件號(hào)和序號(hào)），按二級(jí)類目對其下面的所有檔案跨 年度地從“ 001 ”開始排列。第十條案卷的排架:（一）檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。30（二）黨群管理類、行政管理

10、類、教育工作類檔案，分別按 大類、保管期限、年度排架，即把同一大類的案卷按永久、 年、10年分排，再將同一保管期限的案卷按年度排列。（三）產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分 別按大類、項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀 器）排架。其中基本建設(shè)類的圖紙案卷，按專業(yè)順序排列（見附（四）會(huì)計(jì)檔案類檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表 和工資獎(jiǎng)金表分別排架。（五）干部員工檔案類、禮品類、聲像類、榮譽(yù)類、印章類、照片類、光盤類檔案，分別按大類、二級(jí)類目排架。底圖對應(yīng)其藍(lán)圖整理順序，單獨(dú)平放排列。第十一條本規(guī)范適用于臨沂沂河石化有限公司、沂河集團(tuán)分公02.02 30 年04產(chǎn)品類司

11、。第十二條本辦法由公司辦公室、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條本辦法自下文之日起施行。附件1:公司檔案分類表二、三級(jí)類目代號(hào)二、三級(jí)類目名稱01黨群管理類 01.01永久 01.02 30 年 01.03 10 年 02行政管理類 02.01永久02.03 10 年04.01石油產(chǎn)品04.01.01燃料04.03.06其它04.05其它04.01.02溶劑與化工原料04.01.03潤滑劑04.01.04瀝青04.01.05隹八、04.01.06其它04.02石油化工產(chǎn)品04.02.01基本有機(jī)化工04.02.02合成樹脂與塑料04.02.03合成橡膠與合成膠乳04.02.04氮肥04.02.05其它0

12、4.03精細(xì)石化產(chǎn)品04.03.01催化劑04.03.02石油添加劑04.03.03合成材料助劑04.03.04表面活性劑04.03.05水處理劑04.04石油化工機(jī)械產(chǎn)品05科研類05.01基本理論 05.02石油煉制 05.03石油化工05.04精細(xì)石油化工05.05分析測試05.06儀表自動(dòng)化05.07高分子材料05.08環(huán)境保護(hù)05.09樹脂加工應(yīng)用05.10其它14其它2涉外部分21合同談判06基本建設(shè)類 06.項(xiàng)目代號(hào) 二級(jí)類目項(xiàng)目代號(hào)由公司綜合管理部統(tǒng)一排定。06.項(xiàng)目代號(hào).階段號(hào) 三級(jí)類目階段號(hào)及內(nèi)容如下: 階段號(hào)階段內(nèi)容1前期準(zhǔn)備階段11工程前期文件12工程管理文件13工程設(shè)

13、計(jì)基礎(chǔ)資料22設(shè)計(jì)審查23設(shè)備檢驗(yàn) 24外籍人員現(xiàn)場服務(wù) 25其它 3設(shè)計(jì)階段07.04.02非金屬貯罐07.04.03球形罐07.04.04 氣柜31總體設(shè)計(jì)32初步設(shè)計(jì)33最終設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)專利34施工圖設(shè)計(jì)、最終版施工圖3536其它4竣工驗(yàn)收41竣工驗(yàn)收材料42交工文件43竣工圖紙44監(jiān)理文件45聲像材料46其它5生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備 51生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備53其它07設(shè)備儀器類07.01 爐07.01.01加熱爐07.01.02轉(zhuǎn)化爐07.01.0307.01.04重沸爐07.01.05熱載體爐07.01.06其它07.02 塔07.02.01板式塔07.02.02填料塔07.02.03焦炭塔

14、07.02.04干燥塔07.02.05冷卻塔07.02.06吸附塔07.02.07其它07.03反應(yīng)設(shè)備 07.04貯罐 07.04.01金屬貯罐07.04.05 其它 07.05換熱設(shè)備07.13起重運(yùn)輸與施工機(jī)械08會(huì)計(jì)檔案類08.01會(huì)計(jì)憑證07.05.01管殼式換熱器07.05.02套管式換熱器07.05.03水浸式換熱器07.05.04噴淋式換熱器07.05.05回轉(zhuǎn)（蛇管）式換熱器07.05.06板式換熱器 07.05.07板翅式換熱器 07.05.08管翅式換熱器 07.05.09廢熱鍋爐 07.05.10 其它 07.06石油化工機(jī)械 07.07橡膠與塑料機(jī)械 07.08化纖機(jī)

15、械 07.09通用機(jī)械 07.09.01 泵 07.09.02壓縮機(jī)07.09.07 其它07.10動(dòng)力設(shè)備07.10.01工業(yè)鍋爐07.10.02汽輪機(jī)07.10.03蒸汽機(jī)07.10.04內(nèi)燃機(jī)07.10.05電動(dòng)機(jī)（100千瓦及以上）07.10.06交直流發(fā)電機(jī)07.10.07變壓器（100千伏安及以上）07.10.08開關(guān)柜07.10.09其它07.11儀器、儀表 07.11.01測量儀表 07.11.02控制儀表 07.11.03檢測儀表 07.11.04計(jì)算機(jī) 07.11.05 其它 07.12機(jī)修設(shè)備07.14其它08.01.01原始憑證、記帳憑證、匯總憑證08.03.03財(cái)務(wù)快

16、報(bào)08.04工資獎(jiǎng)金表08.04.01工資表08.01.02公積金憑證08.01.03企業(yè)補(bǔ)充保險(xiǎn)08.01.04增值稅抵扣稅款憑證08.01.05涉外憑證08.01.06其它08.02會(huì)計(jì)帳薄08.02.01總帳08.02.02日記帳08.02.03銀行對帳單08.02.04明細(xì)帳08.02.05固定資產(chǎn)卡片08.02.06輔助帳薄08.02.07涉外會(huì)計(jì)帳薄08.02.08其它08.03會(huì)計(jì)報(bào)表08.03.01年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）08.03.02月、季會(huì)計(jì)報(bào)表08.03.04其它08.04.02獎(jiǎng)金表 08.04.03獨(dú)生子女表 08.04.04保健表 08.04.05 其它 08.05其

17、它 08.05.01會(huì)計(jì)檔案移交清冊 08.05.02會(huì)計(jì)檔案清冊 08.05.03會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 09干部員工檔案類 09.01干部檔案 09.02工人檔案 09.03健康檔案 10教育工作類 10.1基礎(chǔ)教育（中小學(xué)） 10.2中等教育 10.03高等教育 10.03.01綜合事務(wù) 10.03.02教學(xué)管理 10.03.03學(xué)藉管理 10.03.04學(xué)生畢業(yè)與分配 10.03.05公司干部職工培訓(xùn)10.03.06教職工進(jìn)修與培訓(xùn)10.03.07教學(xué)科研 10.03.08教學(xué)設(shè)備儀器 10.03.09 其它 11醫(yī)療衛(wèi)生類 12商業(yè)服務(wù)類 13禮品類 13.01金屬 13.02玉質(zhì) 13.

18、03瓷質(zhì) 13.04木質(zhì) 13.05其它 14聲像類 14.01錄像帶 14.01.01新聞錄像帶 14.01.02專題錄像帶 14.02錄音帶 14.02.01黨群工作 14.02.02行政工作 14.03數(shù)字磁帶（盤） 14.03.01數(shù)字磁帶15榮譽(yù)類14.03.02數(shù)字磁盤15.01獎(jiǎng)杯01 土建15.02獎(jiǎng)牌15.03獎(jiǎng)旗15.04獎(jiǎng)狀15.05題詞15.06證書15.07其它16印章類 16.01黨群工作 16.02行政工作 17照片類 17.01黨群工作 17.02行政工作 18光盤類 18.01圖像光盤 18.02數(shù)據(jù)光盤 18.03工程光盤 附件2: 基建檔案專業(yè)代號(hào) 專業(yè)代號(hào)專業(yè)名稱02工藝03設(shè)備 04電氣、通訊 05儀表、自控、計(jì)算機(jī) 06給排水 07采暖、通風(fēng)、制冷 08分析、化驗(yàn) 09總圖及其它 附件3公司部門及車間編號(hào):安全環(huán)保部101生產(chǎn)部102設(shè)備部103財(cái)務(wù)部104財(cái)務(wù)部（營業(yè)室）104 （01）財(cái)務(wù)部（計(jì)量室）104 （02）財(cái)務(wù)部（倉庫）104 （03）營銷部105營銷部（采購）105 （01）營銷部（營銷）105 （02）辦公室106