保險公司財務(wù)部會計檔案管理規(guī)定修訂版

1、保險公司財務(wù)部會計檔案管理規(guī)定修訂版IBMT StandardiZation OffiCe IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18保 險 分 公 司 會 計 擋 案 管 理 辦 法為維護公司會計檔案的安全與完整，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化管理，根據(jù)檔案法、會計法和總 公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合分公司實現(xiàn)、制定本辦法。一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟 業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。本制度所指會計檔案為我分公司財務(wù)部門在沒有移交公司綜合檔案室之前，暫由財務(wù)部門保 管的會計檔案及有關(guān)會計資料。二、會計檔案的范圍：（一）憑證：原始憑證、記帳憑證、其他會計憑

2、證；（二）會計帳簿：總帳、日記帳、固定資產(chǎn)明細帳、低值易耗品登記簿、其他分戶明細帳、有 價證券登記簿、其他會計帳簿；（三）報表：月報表、季報表、年度決算報表及所屬附表、財務(wù)報告、報表文宇說明等；（四）采用計算機迸行會計核算后，須保存的磁盤、磁帶、光盤及打印出的書面會計檔案等；（五）其他：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案消毀清冊、銀行存款對賬單及 余額調(diào)節(jié)表尺其他應(yīng)該保留的會計資料。三、會計檔案立卷會計憑證：按月統(tǒng)一編流水號，如6月份第2冊編為6-2。會計帳簿：活頁帳按封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、帳頁、封底順序排列，裝訂成冊，封口處加蓋裝訂人名章。帳簿脊背注名所屬年度、帳簿名稱、編號

3、、保管期限。每冊活頁帳不應(yīng)超過200 頁。會計帳簿按年編號，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)明細帳尺其他分戶明細帳。會計報表：裝訂應(yīng)以左上角齊1、裝訂順序：(1) 封面；(2) 財務(wù)情況說明書；(3) 會計報表，按表號順序排列；(4) 封底。2、卷號應(yīng)根據(jù)用途和保管期限的不同進行編制。下列各項應(yīng)分別單獨裝訂、編制卷號：(1) 月季度會計報表；(2) 年終結(jié)算；(3) 會計移交清冊；(4) 會計檔案保管清冊;（5）會計檔案銷毀清冊。四、會計檔案的整理、保管及歸檔（一）分公司所形成的會計檔案應(yīng)按照規(guī)定分類，按時間順序裝訂成冊。一般應(yīng)在月終結(jié) 算工作完成后的下月，進行整理裝訂。（

4、二）成冊的會計檔案，應(yīng)有專人管理，設(shè)置專用文件柜或保險柜。建立會計檔案登 記簿逐項編號登記。在移交綜合檔案室之前，做到防水、防蛀、防霉等。（三）年度終了后的第二年六月底以前，應(yīng)將主要會計檔案移交公司綜合檔案管理部 門管理。移交時編制“會計檔案移交清冊”，雙方經(jīng)手人及財務(wù)負責人簽章后，各留一份 備査。五、檔案的調(diào)閱使用為防止丟失和泄密，會計檔案一般不準外借。根據(jù)工作需要，內(nèi)部需要調(diào)閱時，應(yīng)經(jīng)過會計 主管人員批準，手續(xù)辦妥后，方能借閱。紀檢、審計、司法人員等因特殊需要，査閱會計檔 案時，必須持主管部門正式公文介紹信，經(jīng)單位負責人批準，辦妥手續(xù)后，方可查閱。査閱 時，會計檔案保管人員要現(xiàn)場陪同，不準

5、隨意帶出。不允許將原件抽出或借出。查閱人員如 需復制或摘錄，必須經(jīng)財務(wù)負責人同意并報單位負責人批準。外來查閱人員的介紹信，應(yīng)附 入原件內(nèi)保管，并將查閱的日期及有關(guān)情況在檔案封底詳細記錄，由會計主管人員和經(jīng)辦人 共同簽章，以備查，與介紹信調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的檔案不予提供。六、會計檔案的處理和銷毀1.財務(wù)部門不準自行銷毀會計檔案。銷毀檔案時，應(yīng)有檔案部門、會計部門、稽核部門共同監(jiān)銷。銷毀用計算機核算的會計檔案，應(yīng)有電腦部門參與監(jiān)銷。2. 財務(wù)部門保留的短期會計核算的輔助資料，保管期滿后，列出清冊，由經(jīng)手人簽 章，財務(wù)負責人簽署意見后，交綜合檔案管理部門統(tǒng)一銷毀。3. 合并、撤消公司的會計檔案，應(yīng)根據(jù)撤并方案的要求，分別移交并入公司或總公 司，交接雙方必在移交清冊上簽名或蓋章。七、各種會計檔案的保管期限根據(jù)會計檔案的特點，分為永久、定期二類。定期保管期