公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

1、希望本文對(duì)您有所幫助！公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定導(dǎo)讀：本文是關(guān)于公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定，希望能幫助到您！規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定一、文書處理程序：目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。參考文件：總公司檔案管理辦法、經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法（X x字XX第111號(hào)）附件： 檔案庫(kù)房管理制度檔案補(bǔ)充修改制度檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度檔案鑒定與銷毀制度檔案的統(tǒng)計(jì)制度綜合檔案歸檔范圍及保管期限工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工（一）

2、收文：1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照iso14001 及 ohsas18001 的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在文件承辦單上簽字，并及時(shí)送還綜

3、合辦。5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)肅處理。（二）發(fā)文：1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“ x X字”、“ x X黨字”、“X X工字”、“X X團(tuán)字”。2、 行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、 核稿、 簽發(fā)、 編印、 校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。3、 凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人

4、核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。（三）歸檔：1、公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等

5、程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。（ 1）收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。（ 2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。（ 3）檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（y）、長(zhǎng)（c）、短（d）三種歸檔文件。（ 4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間

6、順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。（ 5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。（ 6）編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。3、歸檔范圍內(nèi)的公文

7、材料（詳見附件綜合檔案歸檔范圍及保管期限）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、 領(lǐng)導(dǎo)批示 （包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。5、重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。6、 公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工 ） ，由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì)

8、, 并于每年度3 月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后, 由主管部室審定, 隨即歸檔。10、   人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，1020天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交 單后，隨時(shí)歸檔。11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟

9、件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。（四）利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度） 。（五）統(tǒng)計(jì)：詳見附件檔案的統(tǒng)計(jì)制度。（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。（七）銷毀：詳見附件檔案鑒定與銷毀制度。二、印信管理程序：1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。2、 綜合辦要確保印信工作

10、的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。4、 分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明 “僅限于使用字樣6、介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，

11、還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。9、各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等） ，應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。10 、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫用印審批表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。11、印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。三、 公

12、函郵寄程序：1 、 公司公函 （包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems （郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。2、一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。3、公函辦理ems郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。四、辦公設(shè)備及用品使用程序：范圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保

13、公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。參考文件：總公司行政辦公設(shè)備管理規(guī)定（x x字XX第125 號(hào)）1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)

14、一購(gòu)置。9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置，并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。五、圖書購(gòu)置、借閱程序：1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購(gòu)置。2、購(gòu)置圖書后，購(gòu)置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫(kù)及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。4、綜合辦應(yīng)按照iso14001 及 ohsas18001 的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。5、借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。六、 信息傳遞程序：1、 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。2、對(duì)于總公司下行的信息（包括fax 、