企業(yè)規(guī)章制度中的法律風險控制2014428

1、企業(yè)規(guī)章制度中的法律風險控制一、企業(yè)內部規(guī)章制度簡介企業(yè)規(guī)章制度是企業(yè)自身情況依法制定的組織生產和進行經(jīng)營管理的規(guī)則。企業(yè)內部規(guī)章制度的制定主體為企業(yè)，只在企業(yè)內部適用，一般表現(xiàn)為公開和正式的單位行政文件。企業(yè)規(guī)章制度主要內容包括勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理等。規(guī)章制度是企業(yè)的內部“法律”，貫穿于企業(yè)的整個用工過程，是企業(yè)行使管理權、合同解除權的重要依據(jù)。同時，企業(yè)內部規(guī)章制度對于提高勞動效率、保護職工和企業(yè)的合法權益、促進企業(yè)構建和諧的勞動關系也具有重要意義。制定規(guī)章制度既是用人單位的法定權利也是用人單位的法定義務。完善的規(guī)章制度可以使用人單

2、位的勞動管理行為規(guī)范化，不合理的違法的規(guī)章制度則會大面積侵犯職工權益，最終受損失的還是企業(yè)。二、企業(yè)規(guī)章制度的效力企業(yè)規(guī)章制度的法律效力來自于法律的授權。 1995 年 1 月 1 日實施的中華人民共和國勞動法第四條規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務?！钡诙鍡l規(guī)定：“勞動者嚴重違反勞動紀律或用人單位規(guī)章制度”，用人單位可隨時解除與勞動者的勞動合同，且無需支付經(jīng)濟補償金。第八十九條規(guī)定：“用人單位制定的勞動規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動行政部門給予警告，責令改正；對勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任?！边@三條規(guī)定明確了制定內部規(guī)章制度對企業(yè)

3、來說既是權利，也是義務，勞動者違反內部規(guī)章制度以及企業(yè)制定的內部規(guī)章制度違法可能承擔的法律責任。2001 年 3 月 22 日公布施行的最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋( 法釋 200114 號) 第十九條規(guī)定：“用人單位根據(jù)勞動法第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)?！贝艘?guī)定實際上確定了企業(yè)規(guī)章制度有效性的三個一般標準，即經(jīng)過民主程序制定、內容合法 、向勞動者公示 ，三個條件缺一就會出現(xiàn)規(guī)章制度無效的后果。2006 年 7 月 10 日發(fā)布實行的關于審理勞動爭議案件適用法

4、律若干問題的解釋 ( 二) （法釋 20066 號）第十六條規(guī)定：“用人單位制定的內部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應予支持。”這就依法賦予了 勞動合同和集體合同的優(yōu)先效力 。三、規(guī)章制度的實用性以一種經(jīng)常出現(xiàn)的情況為例。一名職工連續(xù)曠工 15 天，單位除名的必備要件之一就是“連續(xù)曠工時間超過 15 天，或者 1 年以內累計曠工時間超過 30 天”。單位有義務證明這個事實的存在，這時單位會拿出考勤記錄。這份 考勤記錄 就會成為案件的一個焦點，有可能會存在以下幾個問題。1. 考勤制度 不符合合法、公示、走過民主程序三個要件，除名就會被撤銷

5、;2. 考勤制度所依托的工作時間安排不合法，考勤也就沒有意義了 ;3. 考勤制度所確定的考勤范圍不包括本案的被除名者，而且單位是有義務來證明被除名者是被包括在里面的 ;4. 考勤制度沒有真正實行。如果單位所制定的考勤制度經(jīng)不住以上推敲的話，敗訴的風險是很大的。所以，企業(yè)規(guī)章制度在很大程度上會成為單位約束員工的游戲規(guī)則，如果只有原則性的條文，是很難起到作用的。四、企業(yè)規(guī)章制度制定主體上的風險勞動規(guī)章制度制定主體應是用人單位，并以用人單位名義頒布實施。用人單位的管理機構，不具有勞動規(guī)章制度的制定主體資格，只能參與勞動規(guī)章制度的制定活動。風險提示： 如勞動規(guī)章制度由企業(yè)某個部門制定并以部門名義發(fā)布，

6、則存在因制定主體不適格，導致勞動規(guī)章制度不具有法律效力，對員工不具有約束力。風險防范： 用人單位的部門或者其他管理機構因工作需要需制定規(guī)章制度的，應以用人單位的名義發(fā)布實施，以保障其規(guī)章制度的效力。五、企業(yè)規(guī)章制度制定程序上的風險2006 年 1 月 1 日修改后的中華人民共和國公司法第十八條第三款規(guī)定：“公司研究決定改制以及經(jīng)營方面的重大問題、制定重要的規(guī)章制度時，應當聽取公司工會的意見，并通過職工代表大會或者其他形式 聽取職工的意見和建議。”2008 年 1 月 1 日實施的中華人民共和國勞動合同法第四條規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。

7、用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當?shù)模袡嘞蛴萌藛挝惶岢?，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者?！边@進一步明確了企業(yè)內部規(guī)章制度的內容和制定程序，賦予了勞動者在制定企業(yè)內部規(guī)章制度過程中的話語權，加強了對勞動者權益的保護。勞動合同法關于企業(yè)規(guī)章制度的制定的

8、程序最后定格在“平等協(xié)商”上，這就意味著企業(yè)規(guī)章制度制定權由原來的企業(yè)“單決權”變?yōu)榱似髽I(yè)與員工的“共決權”。勞動合同法對規(guī)章制度制定的程序作出了明確具體的規(guī)定，具體的制定程序要求包括以下兩個：一、 經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定 ；二、 公示或告知勞動者 。中華人民共和國勞動合同法第八十條規(guī)定：用人單位直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動行政部門責令改正，給予警告；給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。（一）制定上的風險及其防范風險提示： 未經(jīng)過民主程序制定的規(guī)章制度，一旦勞動者提出異議，在仲裁或訴訟中將不得作為處理案件

9、的依據(jù)。風險防范： 為了避免今后發(fā)生糾紛時難以舉證，用人單位制定勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時，應當保留與職工代表大會或全體職工協(xié)商的書面證據(jù)。（二）公示的風險及其防范規(guī)章制度只有向勞動者公示才對勞動者產生約束力。司法實踐中勞動者往往以其不知道規(guī)章制度的內容為由主張規(guī)章制度未公示，用人單位也往往無法提供已經(jīng)公示的證據(jù)。規(guī)章制度有效的公示方法：1、員工手冊發(fā)放（要有員工簽領確認）； 2、內部培訓法（注意一定要包括：培訓時間、地點、參會人員、培訓內容、與會人員簽到）；3、考試法（開卷或閉卷）；4、勞動合同

10、約定法； 5、傳閱法；6、入職登記表聲明條款；7、意見征詢法；我們建議采用員工手冊發(fā)放簽收的公示方法，這最有效。盡量避免如下公示方法：1、網(wǎng)站公布（舉證困難）；2、電子郵件告知（舉證困難）；3、公告欄，宣傳欄張貼（舉證困難）。規(guī)章制度告知勞動者的，應留下經(jīng)勞動者簽字的書面證據(jù)。六、企業(yè)規(guī)章制度內容不合法的風險1995 年 1 月 1 日實施的中華人民共和國勞動法第八十九條：“用人單位制定的勞動規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動行政部門給予警告，責令改正；對勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任?！眲趧雍贤ǖ诎耸畻l規(guī)定：“用人單位直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，給勞動者造成

11、損害的，應當承擔賠償責任?！逼?、企業(yè)規(guī)章制度法律風險的應對措施為防止不合法的規(guī)章制度給企業(yè)帶來的用工風險，企業(yè)在制定、修改規(guī)章制度時可采用以下應對措施：（一）制定的內容要合法有效企業(yè)制定規(guī)章制度必須做到制定主體適格、內容合法、合理且程序完善，不得違反公序良俗，不得與勞動合同和集體合同相沖突。（二）制定過程要符合法定程序勞動合同法要求規(guī)章制度的制定要履行相應的法定程序，即平等協(xié)商 + 公告（告知）程序。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體

12、職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。即：第一、規(guī)章制度的制定、修改要履行民主程序，并保留職工代表大會或者全體職工討論、協(xié)商的書面證據(jù)，履行公示程序。第二、依法進行公示方法。勞動合同法第4 條第 4 款規(guī)定“直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度應當公示，或者告知勞動者?！弊罡呷嗣穹ㄔ宏P于勞動爭議適用法律若干問題的解釋第19 條也明確規(guī)定只有向勞動者公示的規(guī)章制度才能作為審判案件的依據(jù)。公示可采用的方式有：企業(yè)網(wǎng)站公布法；電子郵件通知法；公告欄張貼法；員工手冊發(fā)放法（保留簽收記錄）；規(guī)章制度培訓法（保留培訓簽到記錄）；規(guī)章制度考試法（保留試卷）。目前比較行之有效的方式是將企業(yè)規(guī)章

13、制度寫入企業(yè)的員工手冊內，并讓員工簽收；或對員工進行規(guī)章制度培訓，并簽收閱讀等。當然，并非所有的企業(yè)規(guī)章制度都需要經(jīng)過職工代表大會或全體職工討論。需經(jīng)職工等討論通過是涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度，如薪酬福利制度、違紀處罰制度等。對于那些非涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度的制定，目前法律并未規(guī)定具體程序，應當理解為非涉及勞動者切身利益的事項的制定程序由用人單位自行規(guī)定。（三）規(guī)章制度內容要量化、程式化、系統(tǒng)化這是用人單位最容易忽視而恰恰是最重要的地方，在制定規(guī)章制度的時候要特別注意，盡可能地量化具體的要求或者適用的情形。如對經(jīng)常曠工的人員辭退問題，不要使用含糊的“經(jīng)常”這兩個字，而是要確定的文字表述

14、， 應當盡量避免此類語言的歧義。如可表述為曠工三次以上，企業(yè)可以辭退。等等對于一些無法量化的要求和適用情形，則可以選擇程式化的方式。一些輕微違反勞動紀律的情況，因為尚不構成嚴重違反，用人單位難以解除勞動合同，但勞動者屢屢違反，用人單位覺得不知如何處理。比如勞動者在上班期間從事一些與工作無關事務，打私人電話、上網(wǎng)娛樂、看小說等等，這些行為在規(guī)章制度中難以窮盡，且情節(jié)一般比較輕微，但對于勞動者屢屢觸犯的情況，則可以在規(guī)章制度中設定，用人單位一經(jīng)查實，給予書面警告，三次書面警告以上的視為嚴重違反規(guī)章制度。這種程式化的設定，使得規(guī)章制度全面而具有操作性，便于用人單位在行使勞動管理時，真正地有“章” 可

15、依。規(guī)章制度的系統(tǒng)化也是非常重要的。比如，規(guī)章制度規(guī)定“勞動者不符合工作要求，或考核不達標的，用人單位可以解除勞動合同”，而在具體的規(guī)章制度中又沒有規(guī)定勞動者的工作要求或者崗位職責的內容，因此，此種情形用人單位解除勞動合同的權利只是一紙空文。（四）規(guī)章制度中不能規(guī)定本應在合同中約定的事項雖然新勞動合同法從程序上加大了企業(yè)制定規(guī)章制度的限制，但企業(yè)仍然享有比較大的自主權。而勞動合同中的事項卻是雙方當事人協(xié)商確定的事項。因此兩者有著本質的區(qū)別。實踐中，仲裁機構和法院在衡量企業(yè)規(guī)章制度的效力時，往往會認為，凡是應當由雙方協(xié)商確定的事項，如果沒有經(jīng)過協(xié)商而由單位單方面在規(guī)章制度中進行規(guī)定時，一般情況下

16、都不會作為審理案件的依據(jù)。（五）明確規(guī)章制度的效力范圍規(guī)章制度制定時應明確其效力范圍，即對哪些人有效，在哪些場合有效，適用于哪些事情，什么時候生效，有無溯及力等。（六）清理現(xiàn)有規(guī)章制度，及時修改、重建與新勞動合同法不一致的內容，完善法定程序主要包括：1企業(yè)要隨時關注現(xiàn)行法律的修改及新法律的出臺，修改不合法的內容；2企業(yè)要尊重法律賦予工會或職工在規(guī)章制度實施過程中的建議修改權，協(xié)商修改相應內容；3企業(yè)要依據(jù)自身發(fā)展及內外環(huán)境的變化，依法修改、補充不適合的相關內容；4依法對現(xiàn)有規(guī)章制度重新修改后，采取適合的方式公示或告知勞動者，完善法定程序。（七）注重保全證據(jù)企業(yè)在制定和依據(jù)規(guī)章制度行使工作管理權時必須具備證據(jù)意識，以防發(fā)生糾紛時企業(yè)舉證不能的風險發(fā)生。在規(guī)章制度制定方面，需要保留已經(jīng)履行好法定程序的證據(jù)，如會議記錄、討論的經(jīng)過等等。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據(jù)，如上墻張貼公告、用工錄用表確認、員工手冊簽收等等。在依據(jù)規(guī)章制度處理或者解除勞動合同方面，需要保留違規(guī)調查方面的證據(jù)。一、人事制度中