合同歸檔制度

1、合同檔案治理制度第一章總那么第一條為了標(biāo)準(zhǔn)公司合同檔案治理,有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材 料,維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益,降低經(jīng)營風(fēng)險,特制定本治理制度.第二章歸檔范圍第二條 合同檔案：公司與有關(guān)單位簽訂的各類業(yè)務(wù)合同及與業(yè)務(wù)相關(guān)的協(xié)議,文件等.第三條 非合同檔案：與業(yè)務(wù)有關(guān)的協(xié)議,文件等.第三章歸檔制度第四條凡屬歸檔范圍的文件資料,均由檔案歸口部門人力行政部統(tǒng)一治理,檔案應(yīng)至少保存兩份原件外加審批單,歸口部門且把一份原件轉(zhuǎn)移至財務(wù)部,任何個人不得擅自留存.第五條財務(wù)部門無文件資料借閱權(quán),原件不得向外借出.第六條 原件用于報批不能歸檔或必須由相關(guān)部門保存的,人力行政部保存復(fù)印件, 并備注原

2、件的保存部門,以備查閱 .第七條 所有歸檔的文件均需將原件進(jìn)行掃描分類編號,留存電子版.第四章檔案保管制度第八條 人力行政部設(shè)專門存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等平安條件.第九條 歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄.第十條部門設(shè)兼職檔案治理人員,檔案治理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找.第十一條 檔案分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次清楚,存放科學(xué).第十二條檔案治理人員要熟悉所治理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律.第十三條嚴(yán)格遵守檔案平安保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作.第五章檔案治理員的責(zé)任第十四條部門設(shè)兼職檔

3、案治理人員,統(tǒng)一收集治理公司全部應(yīng)歸檔資料.第十五條 具體負(fù)責(zé)工作：負(fù)責(zé)部門檔案資料的收集、分類、整理、編目、歸檔、借閱等工作,同時做好電子存檔的治理、督查工作.第十七條檔案治理人員要嚴(yán)格執(zhí)行部門檔案治理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利 用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用.第六章檔案查閱和借閱要求第十六條部門檔案只供集團(tuán)內(nèi)部人員借閱,公司內(nèi)部人員借閱者需要填寫檔案借閱 登記表?.第十七條 檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案,檔案治理人員要定期催還.第十八條不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用.第十九條必須保護(hù)檔案,不得抽換檔案內(nèi)文件,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃 線或作記號等,在檔案材料右上角寫檔案編

4、號除外.第二十條用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案治理人員另行辦理續(xù)借手第七章合同檔案保管期限及銷毀第二十一條 正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限.第二十二條 合同金額在50萬元不含以下的保存 10年；合同金額在100萬元不含以下的保存 15年；合同金額在5000萬元不含以下的保存 50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存.第八章檔案銷毀第二十三條 任何組織或個人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料.第二十四條 各檔案治理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查.第二十五條 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等舉措,以保證合 同文檔的平安.第二十六條 但凡超過保管期限又

5、確無保存價值的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單?上登記, 經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,專人監(jiān)銷,由檔案治理專員銷毀,并由檔案銷毀清單?立卷永 久保存.第九章責(zé)罰制度第二十七條 公司各部門凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的, 經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外, 各罰款200元,并予以通報批評.第二十八條 公司所有員工凡違反合同檔案治理制度,泄露公司檔案機密的,涂改、拆散或未經(jīng)人力行政部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款100-500元,并予以通報批評；第二十九條 公司所有員工違反第六章第十九條,不按借閱期限歸還的

6、,限期歸還并責(zé)令 其當(dāng)事人寫出書面檢查,并對借閱人進(jìn)行績效處分100元；第三十條一般檔案資料假設(shè)出現(xiàn)喪失、損壞、缺頁等情況,應(yīng)立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續(xù),同時對借閱人進(jìn)行績效處分100元；如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密, 造成惡劣后果者,扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個月績效工資,并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任.第三條 不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并給予 通報批評.第三十二條對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的,公司將追究其法律責(zé)任.第十章附那么第三十三條 本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改, 由總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后執(zhí)行.該規(guī)定 可以依據(jù)實際情況進(jìn)行隨時或定期修訂 ,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后生效