加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理

1、加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理摘 要】辦公室行政精細(xì)化管理是提高辦公室管理水平的關(guān)鍵路徑， 對我們更好地落實(shí)辦公室管理工作起著至關(guān)重要的 作用。一定要建立精細(xì)化管理概念，形成精細(xì)化工作習(xí)性，經(jīng)過 制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)推動精細(xì)化管理的發(fā)展進(jìn)程。關(guān)鍵詞】辦公室 ;精細(xì);管理 ;策略辦公室行政管理在廣義上包含行政管理、 辦公管理、 人力資 源管理、財(cái)會管理四個(gè)層面 ;狹義上指的是以行政部門為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)，詳細(xì)包含有關(guān)制度的制定和實(shí)行推進(jìn)、平時(shí)辦公事務(wù)管理、秘書工作、文件管理、會議管理、公關(guān)事務(wù)管理、辦公物品管理，還觸及到生活后勤管理、車輛、安保管理2、辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義等等。1、辦公

2、室精細(xì)化管理的必要性辦公室精細(xì)化管理一方面是實(shí)際競爭的需求，另一方面還是辦公室改變管理模式、 提升管理水平的必經(jīng)之路。辦公室工作沒有小事，辦公室經(jīng)過辦文、辦事、辦會時(shí)候的所有事情、所有細(xì) 節(jié)反映工作成效和服務(wù)質(zhì)量， 繼而展現(xiàn)其管理水平、 小事處理不 好、細(xì)節(jié)處理不妥當(dāng)、就會導(dǎo)致整個(gè)大局受影響，可能還會導(dǎo)致 工作上嚴(yán)重的失誤， 一個(gè)電話記錄做得不好就可能對校領(lǐng)導(dǎo)的工 作行程甚至學(xué)校部分工作造成直接影響。一個(gè)數(shù)字、一個(gè)標(biāo)記、 一個(gè)字、一個(gè)詞的失誤就很可能影響到職員對領(lǐng)導(dǎo)意思的了解和 清晰，工作人員的言行舉止還有對所有工作細(xì)節(jié)的解決都有很大 的關(guān)聯(lián)， 直接反映出辦公室大體上的工作情況， 服務(wù)水平和工

3、作 成效。俗話說， 細(xì)節(jié)決定成敗， 將來的競爭主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)的競爭 上。最近幾年，管理學(xué)領(lǐng)域重新審查和掌握傳統(tǒng)的管理行為，在 現(xiàn)有的管理學(xué)理論的根基上開展豐富和發(fā)展， 發(fā)表“精細(xì)化管理” 的新觀念， 辦公室工作需要緊跟時(shí)代的腳步， 順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展 特征，在精細(xì)化的管理方面付出精力，建設(shè)規(guī)范的、效率高的辦 公室行政管理機(jī)制和運(yùn)作體系。需要辦公室人員形成嚴(yán)格謹(jǐn)慎、 周全的工作風(fēng)格，以嚴(yán)格謹(jǐn)慎、仔細(xì)的態(tài)度解決所有的文件、所 有的會議、所有領(lǐng)導(dǎo)安排要處理的事務(wù)、注重細(xì)節(jié)、保障效率高 且沒有失誤，切實(shí)提升“三服務(wù)”的實(shí)際效率和功能，落實(shí)可持 續(xù)性發(fā)展。實(shí)行精細(xì)化管理還是一切辦公室提升管理水平的必經(jīng) 之

4、路，一是只有經(jīng)過清晰的目的任務(wù)、知道自己的職責(zé)，才可以 確?！叭?wù)”全方位涉及、沒有任務(wù)空隙、沒有空缺位置、不 遺漏任務(wù)， 才可以有效減少辦公營運(yùn)的成本， 避免損失和浪費(fèi)的 情況出現(xiàn)， 二是只有經(jīng)過平?；竟ぷ鞯牧炕?才可以切實(shí)做到 公平公正，平等地看待每一位職員， 對員工的工作成果開展客觀、 公平的評定， 才可以更好地展現(xiàn)標(biāo)桿的鼓舞作用， 讓員工意識到 自己的優(yōu)勢和不足， 加強(qiáng)員工的主動性和創(chuàng)造性， 提高員工綜合 素養(yǎng)，服務(wù)水平和工作效能。精細(xì)化管理是一種管理理念， 從辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn) 實(shí)意義上看，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面， 分別是加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通、 規(guī)范員工的日常行為、提高辦公室運(yùn)

5、行效率，其具體內(nèi)容如下：2.1加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通是辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義 之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、 聯(lián)系四面八方的樞紐，行政管理精細(xì)化可以將工作流程化繁為 簡，推動各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)， 使內(nèi)部溝通可以起到事半 功倍的效果。2.2規(guī)范員工的日常行為規(guī)范員工的日常行為是辦公室行政管理精細(xì)化的又一現(xiàn)實(shí) 意義。 精細(xì)化管理就是以規(guī)范化為前提， 辦公室行政管理精細(xì)化 對員工的日常行為做了明確規(guī)定， 崗位職責(zé)更加明確， 管理責(zé)任 更加具體， 行政管理工作有章可循， 這樣無疑對規(guī)范員工的日常 行為大有裨益。2.3 提高辦公室運(yùn)行效率辦公室行政管

6、理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義還表現(xiàn)在提高辦公室運(yùn) 行效率方面。 辦公室行政管理精細(xì)化， 就是將辦公室行政管理工 作做精、 做細(xì)，把整個(gè)辦公室行政與其他部門的工作有效進(jìn)行結(jié) 合，及時(shí)調(diào)整各部門的工作任務(wù)，優(yōu)化工作思路，調(diào)動他們的積精細(xì)化的有效途徑勢在必行。極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理3、辦公室行政管理精細(xì)化策略辦公室行政管理精細(xì)化， 不單單是工作模式的改變， 還是管 理思路的轉(zhuǎn)變，要求管理人員在平時(shí)的工作中持續(xù)提升自我規(guī) 范，按照精細(xì)化需求，轉(zhuǎn)變工作思想和模式，落實(shí)行政管理工作 的精細(xì)化。3.1建立精細(xì)化企業(yè)文化企業(yè)要落實(shí)行政管理工作的精細(xì)化， 一定要在企業(yè)中打造精 細(xì)化企業(yè)文

7、化。長期以來，辦公室行政管理質(zhì)量太低，而且管理 的過程中沒有落實(shí)量化和標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容， 導(dǎo)致企業(yè)管理中成本效 益無法獲得展現(xiàn)。 建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化， 有助于在企業(yè)行政管理 工作中打造標(biāo)準(zhǔn)化和秩序化的管理模式。營造精細(xì)化企業(yè)文化， 要始終運(yùn)用“制度化、程序化、規(guī)范化”全方位提高辦公室精細(xì) 化管理的質(zhì)量，要建設(shè)“文件處理、會議任務(wù)、公關(guān)接待、輪流 值班”等各個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作程序， 關(guān)注辦公室工作的精品概 念，繼而讓辦公室成員在工作里形成精細(xì)化思想， 讓企業(yè)辦公室 管理落實(shí)從制度化限制轉(zhuǎn)換成文化限制，提升精細(xì)化水平。3.2用制度化推動精細(xì)化落實(shí)以精細(xì)化管理文化來提高企業(yè)的發(fā)展水平， 是現(xiàn)在企業(yè) 管理

8、工作的有利路徑。而怎樣在建立精細(xì)化企業(yè)文化的征程中， 切實(shí)落實(shí)精細(xì)化從思想、 制度到人們自主行為的改變， 就是一個(gè) 主要的問題。以辦公室管理為首，要落實(shí)精細(xì)化，就一定要以合理的內(nèi)部制度管理為基本， 經(jīng)過辦公室人員規(guī)范的工作行為為保障。精細(xì)化不是一步兩步就能落實(shí)的， 要從精細(xì)化管理制度著手，將工作中獲得的有效管理經(jīng)驗(yàn)升級成工作制度，繼而進(jìn)一步辦公室員工的精細(xì)化工作水平。 比如， 我們辦公室在解決會務(wù)工 作的時(shí)候，把平常落實(shí)的從會議目的、意義到會場的申請、再到 會務(wù)的管理等多項(xiàng)會議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)， 歸納出一套規(guī)范、 細(xì)化的會務(wù) 工作程序， 繼而推動往后相似工作有章可依。 并且實(shí)施的精細(xì)同 時(shí)準(zhǔn)確。3.3

9、培養(yǎng)員工精細(xì)化工作習(xí)性有優(yōu)良的觀念、良好的制度，還應(yīng)該有好的習(xí)性，長時(shí)間以 來養(yǎng)成了粗糙的工作風(fēng)格， 在精細(xì)化的管理背景下明顯已經(jīng)不符 合現(xiàn)在的需求， 一定要培養(yǎng)員工精細(xì)化的工作習(xí)性。 一是養(yǎng)成員 工任何時(shí)間地點(diǎn)歸納工作中的有效經(jīng)驗(yàn)， 繼而給精細(xì)化管理打下 根基。二是培養(yǎng)員工嚴(yán)禁根據(jù)程序辦事， 同時(shí)對工作任務(wù)開展分 解，持續(xù)推動精細(xì)化，落實(shí)工作任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，工作任務(wù)的 量化審查。結(jié)束語辦公室是一個(gè)綜合、 全面的辦事部門， 所謂行政管理精細(xì)化，精”就是管理質(zhì)量精益求精，細(xì)”就是管理標(biāo)準(zhǔn)的具體量化。如何提高辦公室行政管理精細(xì)化水平是當(dāng)前辦公室管理關(guān)注的 焦點(diǎn)。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意 義。本文以精細(xì)化管理為切入點(diǎn)， 在概述辦公室行政管理精細(xì)化 途徑，以期為辦公室管理提供參考借鑒。參考文獻(xiàn)：1管理箴言的哲理解讀（十）J .本刊編輯 .上海城市管理.2013（06）2試論實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策 J .袁昌莉 .東方企業(yè)文化 .2015