管理信息化組織的架構(gòu)及定位

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632管理信息化組織的架構(gòu)及定位影響公司管理信息化最終走向完全成功的關(guān)鍵因素有：制定正確的IT戰(zhàn)略目標(biāo)及規(guī)劃、進(jìn)行有效的需求管理、階段實(shí)施應(yīng)用系統(tǒng)和有序的階段控制與持續(xù)改善。當(dāng)公司的管理信息化建設(shè)已完成三期項(xiàng)目，基本建設(shè)告一段落，主要任務(wù)從系統(tǒng)實(shí)施轉(zhuǎn)向系統(tǒng)維護(hù)與實(shí)施并重的時(shí)候，管理信息化實(shí)施團(tuán)隊(duì)將何去何從？這時(shí)候需要公司領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，參照扁平化管理、高效、有序、控制的要求，進(jìn)行綜合權(quán)衡。從以下五個(gè)方面進(jìn)行分析有利于領(lǐng)導(dǎo)更全面地掌握情況。管理信息化組織的模式參考大量信息化實(shí)施案例分析后發(fā)現(xiàn)，信息化實(shí)施團(tuán)隊(duì)的定位和管理信息

2、化組織的模式存在一定差異，可以歸納為團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定、團(tuán)隊(duì)精簡、團(tuán)隊(duì)擴(kuò)充式、團(tuán)隊(duì)解散和團(tuán)隊(duì)獨(dú)立五個(gè)模式。選擇團(tuán)隊(duì)保持穩(wěn)定的企業(yè)，其信息化實(shí)施策略是總體規(guī)劃、小步實(shí)施，每兩步之間間隔的時(shí)間較短。每次實(shí)施既優(yōu)化前一階段成果，也增加部分新的內(nèi)容。這些企業(yè)規(guī)模適中，市場(chǎng)基本平穩(wěn)，信息化投入持續(xù)穩(wěn)定。團(tuán)隊(duì)的名稱有可能發(fā)生變更，如成立“管理信息部”等。選擇團(tuán)隊(duì)精簡的企業(yè)，其信息化的實(shí)施策略是總體規(guī)劃、分步實(shí)施，兩步之間間隔的時(shí)間較長。每次實(shí)施新增更多內(nèi)容。這些企業(yè)的規(guī)模較小，人力資源有限；市場(chǎng)波動(dòng)，不能保證持續(xù)的信息化投入。每個(gè)階段的實(shí)施工作完成后，一部分成員回到原單位擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，其余成員負(fù)責(zé)技術(shù)支持或系統(tǒng)維護(hù)

3、。團(tuán)隊(duì)的名稱也可能發(fā)生變更為“管理信息化推進(jìn)委員會(huì)”等。選擇團(tuán)隊(duì)擴(kuò)充的企業(yè)，其信息化的實(shí)施策略是總體規(guī)劃、注重效果、逐步推廣。每次都在肯定前一階段實(shí)施成果的基礎(chǔ)上，既增加實(shí)施深度，又添加新的功能。這些企業(yè)的規(guī)模較大，市場(chǎng)基本穩(wěn)定，能保證基本平穩(wěn)的信息化投入。團(tuán)隊(duì)的發(fā)展方向是專業(yè)的咨詢服務(wù)公司，因而確保企業(yè)內(nèi)部的實(shí)施效果顯得極為重要。除了實(shí)施失敗的部分企業(yè)外，選擇團(tuán)隊(duì)解散的企業(yè)，信息化實(shí)施策略大都是總體規(guī)劃、總體實(shí)施、全面推進(jìn)。取得階段性成果之后，除保留極少的幾個(gè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)員之外，其他成員回到原單位成為技術(shù)支持骨干和管理干部。員工培訓(xùn)和系統(tǒng)維護(hù)基本外包。這些企業(yè)一般規(guī)模都很大，如跨國公司或者世界5

4、00強(qiáng)企業(yè)。選擇團(tuán)隊(duì)獨(dú)立的企業(yè)，其信息化的實(shí)施策略基本上是總體規(guī)劃、分步實(shí)施、資源互補(bǔ)、對(duì)內(nèi)維護(hù)、對(duì)外服務(wù)的發(fā)展策略。分步實(shí)施的信息化取得階段性成果之后，高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)成員組織成為相對(duì)獨(dú)立的管理信息技術(shù)公司，業(yè)務(wù)收入主要來自于原企業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)和與咨詢公司合作的系統(tǒng)實(shí)施，一部分則來自于與咨詢公司合作的資源外包收入。信息化管理組織的職能目前公司的管理信息化團(tuán)隊(duì)仍然采取項(xiàng)目部的組織形式，其主要職能是SAP系統(tǒng)的維護(hù)與組織新模塊的實(shí)施。將這些職能細(xì)分，還可以總結(jié)出如下更詳細(xì)的業(yè)務(wù)內(nèi)容。1.培訓(xùn)，如對(duì)管理人員的培訓(xùn)、關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)和最終用戶的培訓(xùn)。2.數(shù)據(jù)稽查與監(jiān)控，對(duì)所有進(jìn)入系統(tǒng)的各類原始數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，

5、并對(duì)各單位反映的數(shù)據(jù)問題進(jìn)行查核和仲裁，對(duì)違規(guī)數(shù)據(jù)操作進(jìn)行稽查與監(jiān)控。3.系統(tǒng)維護(hù)、功能分析與數(shù)據(jù)歸檔，如生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)后期的定期歸檔。4.對(duì)使用者和使用單位的考核和評(píng)價(jià)，如對(duì)錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和及時(shí)性的考核，對(duì)使用單位規(guī)避系統(tǒng)的考核。5.ERP項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，各單位關(guān)鍵用戶的評(píng)價(jià)和管理。6.SAP系統(tǒng)的實(shí)施、開發(fā)、調(diào)整和優(yōu)化。如流程變更后的系統(tǒng)配置，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和單位新的報(bào)表需求，計(jì)劃實(shí)施的冷軋項(xiàng)目、設(shè)備管理模塊和人力資源管理以及以后的數(shù)據(jù)倉庫等。7.對(duì)外交流、接待兄弟單位參觀考察，同時(shí)向兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)。8.通過系統(tǒng)功能發(fā)現(xiàn)并堵塞管理漏洞，為公司決策層提供數(shù)據(jù)分析和決策支持。9.對(duì)系統(tǒng)總體架構(gòu)提出建

6、議，協(xié)調(diào)管理相關(guān)系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)。10.管理與系統(tǒng)相關(guān)的流程，協(xié)調(diào)與系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)并對(duì)與系統(tǒng)相關(guān)的制度提出參考。11.對(duì)系統(tǒng)需要的物料主數(shù)據(jù)進(jìn)行總體把關(guān)，并在實(shí)施期間根據(jù)需要建立測(cè)試數(shù)據(jù)，然后利用技術(shù)手段建立批量物料主數(shù)據(jù)。公司管理信息化的組織分析通過分析公司ERP項(xiàng)目部的職能，結(jié)合公司采取的管理信息化實(shí)施策略，較好的方式是選擇團(tuán)隊(duì)擴(kuò)充，并在此基礎(chǔ)上成立專門的管理信息化部門，隨著團(tuán)隊(duì)實(shí)力的增強(qiáng)再逐步轉(zhuǎn)型為獨(dú)立核算的專業(yè)服務(wù)公司。該建議主要基于如下幾點(diǎn)理由。1.公司以后信息化集成、實(shí)施、開發(fā)的任務(wù)依然很重。公司已基本實(shí)現(xiàn)建立于物流、資金流、信息流同步基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，但要達(dá)到管理和控制銜接，仍然

7、有大量的工作要做，對(duì)目前的企業(yè)管理狀況而言尤其迫切。2.完善的管理信息系統(tǒng)應(yīng)該能為企業(yè)提供及時(shí)的經(jīng)營管理信息和準(zhǔn)確的決策支持信息，目前的管理信息系統(tǒng)由于部分?jǐn)?shù)據(jù)失真和缺少監(jiān)控的原因，仍然無法實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)。3.流程的本性決定了流程的不可分割性，但目前公司的流程分為系統(tǒng)內(nèi)流程和系統(tǒng)外流程，只有系統(tǒng)內(nèi)流程由ERP項(xiàng)目管理部來管理，這樣就割裂了流程之間的天然聯(lián)系，引起流程的隨意性和多樣性。流程的分散管理同時(shí)也會(huì)降低流程的標(biāo)準(zhǔn)性，反過來會(huì)影響系統(tǒng)內(nèi)外流程接口的順暢，最終影響流程執(zhí)行的整體效率。4.系統(tǒng)內(nèi)存在一定的垃圾數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)歸檔、系統(tǒng)維護(hù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)工作也需要ERP項(xiàng)目部專人負(fù)責(zé)。

8、5.公司各級(jí)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)的銜接，L2、L3、L4等系統(tǒng)之間如何開發(fā)，功能如何分擔(dān)，出現(xiàn)問題后的分析。目前還沒有一個(gè)單位能客觀公正地承擔(dān)這一職責(zé)。信息化管理的組織設(shè)計(jì)從下面五個(gè)方面來考慮管理信息化實(shí)施組織的設(shè)立，對(duì)公司今后的管理信息化推進(jìn)將發(fā)揮更好的作用。1.決策支持室。主要職能是為公司的最高管理層提供經(jīng)營管理的重要信息。其意義不言自明。2.流程管理室。要提高管理效率，必須先從流程的執(zhí)行效率著手。而流程的執(zhí)行效率又取決于流程管理的標(biāo)準(zhǔn)化。從ERP系統(tǒng)的角度看，流程和數(shù)據(jù)一樣都是系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)。在要求數(shù)據(jù)統(tǒng)一維護(hù)的要求下，也應(yīng)該把流程納入統(tǒng)一管理的范疇。這樣，既有利于管理，又有利于系統(tǒng)實(shí)施。

9、流程管理室的職能除了統(tǒng)一管理企業(yè)的流程之外，還要與人力資源部門協(xié)作，共同管理系統(tǒng)內(nèi)流程所涉及的崗位設(shè)計(jì)和人員就職標(biāo)準(zhǔn)，因此培訓(xùn)和頒證也是流程管理室的重要職能。3.系統(tǒng)實(shí)施室。以更好地保證已實(shí)施模塊的作用，同時(shí)對(duì)未實(shí)施的模塊早做準(zhǔn)備。4.維護(hù)開發(fā)室。ERP項(xiàng)目與其他外掛系統(tǒng)存在較多接口，還有其他已經(jīng)實(shí)施但未完工的三級(jí)系統(tǒng)的接口需要開發(fā)實(shí)施；另外，新增加的實(shí)施內(nèi)容都存在報(bào)表開發(fā)的問題；基于對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)逐步加深和操作逐漸熟練，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)提出一些報(bào)表需求，這部分內(nèi)容需要固定的人員來開發(fā)；隨著集成度的逐步提高，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)會(huì)迅速增加，定期的維護(hù)歸檔將成為一項(xiàng)制度。因此，配備專業(yè)穩(wěn)定的維護(hù)開發(fā)人員是又一項(xiàng)緊迫的工作。5.稽核監(jiān)控室。要讓系統(tǒng)運(yùn)行好并發(fā)揮更好的業(yè)務(wù)支撐作用，就必須加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的監(jiān)控并由專門人員承擔(dān)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確的考核職責(zé)。這比項(xiàng)目實(shí)施人員來監(jiān)管監(jiān)控效果更佳。信息化管理的