內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施

1、第四章 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到：1. 描述出一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)2. 使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施3. 管理并處置現(xiàn)金4. 對現(xiàn)金收款實行內(nèi)部控制5. 對現(xiàn)金付款實行內(nèi)部控制6. 運用預(yù)算來管理現(xiàn)金7. 衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯誤？ 答案是：在現(xiàn)金會計的控制上存在漏洞。Steve Lane 負(fù)責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時還可以接觸公司的會計帳。通過操縱會計賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達(dá)幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討論的幾步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)然，這些控制系統(tǒng)

2、雖不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的。外部腐敗法(The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會的控制下保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護(hù)公司資產(chǎn)的組織的計劃和完整的框架。本章將這些控制方法主要運用到現(xiàn)金（流動性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進(jìn)行道德評判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進(jìn)行控制。內(nèi)部控制經(jīng)理的一項主要責(zé)任就是控

3、制企業(yè)的運營。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目標(biāo)，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不能控制運營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計劃加以實施。內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：1 保護(hù)資產(chǎn)，2 鼓勵遵守公司政策，3 促進(jìn)運營效率，4 確保準(zhǔn)確與可靠的會計報告。例4-1引自Lands End公司合并財務(wù)報表中責(zé)任一節(jié)。該公司高層管理人員負(fù)責(zé)財務(wù)報表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。文中第二段提到關(guān)于一個系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護(hù)、和對欺詐財務(wù)報告的預(yù)防。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的

4、內(nèi)部控制系統(tǒng)。請參照點4-1例4-1：Lands End公司內(nèi)部控制管理報告書Lands End公司 - 對于合并財務(wù)報表的責(zé)任Lands End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財務(wù)報表，并對其完整性和可觀性負(fù)責(zé)。報表是依照公認(rèn)會計準(zhǔn)則制定并在一致性基礎(chǔ)上實施。合并財務(wù)報表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好的估計和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時，管理層還將準(zhǔn)備年報中的其他信息，并對合并財務(wù)報表的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。David F. Dyer首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護(hù)內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)力分配，對合并財務(wù)報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)以防未授權(quán)的使用或處置，以及預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺

5、詐性財務(wù)報告，經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標(biāo)。Stephen A. Orum副董事長，首席財務(wù)官建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands End公司、還是一家本地的百貨公司，一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點：具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競爭性的、可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)和在工作中進(jìn)行指導(dǎo)來達(dá)到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工生病或休假時，另一名員工就會補(bǔ)上來。責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部

6、控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一名員工都會承擔(dān)一定的責(zé)任。例4-2在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個責(zé)任分配的模型。請注意公司有一名負(fù)責(zé)財務(wù)會計的副董事長，其下設(shè)財務(wù)主管和總會計師，兩人向副董事長報告。其中，財務(wù)主管負(fù)責(zé)現(xiàn)金管理，總會計師是主要的會計主管人。在這個組織中，總會計師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款發(fā)票，而財務(wù)主管則負(fù)責(zé)簽支票?？倳嫀熓窒碌臅嫽蛟S負(fù)責(zé)財產(chǎn)稅，或許負(fù)責(zé)銷售稅?？偠灾?，所有的責(zé)任都被明確定義和布置到負(fù)責(zé)他們的個人手中。適當(dāng)授權(quán)。一個組織通常都會有關(guān)于核準(zhǔn)程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當(dāng)授權(quán)。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進(jìn)行批準(zhǔn)；同樣的

7、，在大學(xué)里，低年級的學(xué)生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過大學(xué)的系主任的批準(zhǔn)。職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個或多個人（部門）之間分配。職權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機(jī)會，并增進(jìn)了會計紀(jì)錄的準(zhǔn)確性。Lands End公司的責(zé)任報告（見例4-1）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點：1 經(jīng)營與會計的分離。所有的會計活動都應(yīng)從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會計紀(jì)錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機(jī)器操作員英負(fù)責(zé)計量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀(jì)錄。請通過例4-2來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。2 資產(chǎn)保管與會計的分離

8、。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時出納無法接近會計賬簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會計記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例4-2中這一內(nèi)部控制要素所示，財務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時負(fù)責(zé)這兩件事。3 Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane 控制會計系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入。這一對職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。4 存貨應(yīng)有不具有會計職權(quán)的倉庫員工負(fù)責(zé)管理。如果他們被允許對存貨記賬，他們

9、就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀(jì)錄為因存貨過時而導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負(fù)責(zé)保管資產(chǎn)的人無權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。5 交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。例如，同一個人不能同時負(fù)責(zé)授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因為如果同時具備這兩項權(quán)利，此人就會授權(quán)向他自己進(jìn)行支付同時簽署支票。而當(dāng)兩權(quán)分離時，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。6 會計職能內(nèi)部權(quán)利的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會計帳務(wù)的不同階段，從而出錯和欺詐的機(jī)會都達(dá)到最小化。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應(yīng)

10、由不同會計負(fù)責(zé)；分管應(yīng)付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。請參照點4-2例4-2 公司組織結(jié)構(gòu)圖董事會審計委員會總裁高級副總裁生產(chǎn)部副總裁市場部副總裁財會部副總裁其他副總裁財務(wù)主管總會計師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會計稅務(wù)預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)部審計外部審計內(nèi)部和外部審計。為保證會計記錄的準(zhǔn)確性，許多公司會進(jìn)行定期的審計。審計是指對公司的財務(wù)報表、會計系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項的會計賬簿所進(jìn)行的檢查。由于對審計人員來說檢查一個期間內(nèi)的所有交易事項從經(jīng)濟(jì)上講是不劃算的，所以審計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準(zhǔn)確的會計記錄。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審計員們要評價其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)

11、的缺點并建議更正。審計員要在其審計報告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點。審計分內(nèi)部和外部審計。例4-2中顯示內(nèi)部審計員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲嬑瘑T會匯報。在一些組織中，內(nèi)部審計員直接向副總裁匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進(jìn)行審計，以確保所有職員均服從于公司政策。外部審計員完全獨立于公司。他們受雇于像Lands End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進(jìn)行審計。外部審計師主要考慮財務(wù)報告及影響因素。內(nèi)部和外部審計師均獨立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一

12、樣。在此種情況下，審計師應(yīng)建議改進(jìn)。而審計師的這些建議有助于公司更有效的運營。文件和賬簿。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會計日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號。在順序編號的文件中缺頁表明有文件遺失。提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復(fù)印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核對。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù)復(fù)印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機(jī)系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會被保存為電子版。在保齡球場里，主要的文件是計分板。經(jīng)理可以通過比較玩的

13、次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局?jǐn)?shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。電子和計算機(jī)的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)備來控制資產(chǎn)和運營。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillards這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷售完成時收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達(dá)到50%。會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝置。計算機(jī)能夠產(chǎn)生準(zhǔn)確的記錄并

14、增加運營效率，但他不能自動保護(hù)資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。計算機(jī)甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計算機(jī)程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。在一家公司內(nèi)部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起相應(yīng)的控制。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計得好的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。例如，鞋子部的所有交易都通過計算機(jī)來進(jìn)行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機(jī)打印出的報告察看銷售額是否與文檔輸入計算機(jī)之前她所計算的控制總額一致。收款部依賴計算機(jī)來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設(shè)計顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為

15、其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯客戶賬戶代碼的行為都會導(dǎo)致將錯誤的信息傳遞給計算機(jī)，這樣計算機(jī)將不會接受此號碼。其它控制。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會使用防盜自動警鈴來保護(hù)廠房和其他財產(chǎn)。零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護(hù)現(xiàn)金，他們都會使用出售終端機(jī)作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負(fù)責(zé)人會在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會為出納購買忠實保險契約。這種契約是一份保險單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放出忠實保險契約之前，

16、保險公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強(qiáng)制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯達(dá)及其它的大型公司會把員工從一個崗位調(diào)往另一個崗位（通常以6個月為一個間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴(kuò)大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方面。同時，員工因為知道下個月其他人要接手他們的工作，他們因此也會保持誠實。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個崗位調(diào)往另一個崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。請參照點4-3思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會既負(fù)責(zé)賣票又負(fù)責(zé)在顧客進(jìn)門時收

17、票。標(biāo)準(zhǔn)程序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進(jìn)行控制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。在這個案例中，內(nèi)部控制的缺點在哪里呢？如果一個不誠實的員工想偷錢他會怎么做？為了加強(qiáng)現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應(yīng)增加什么程序？答案內(nèi)部控制的缺點在于缺乏職權(quán)分離：Ralph不僅收款而且管電影票。好的內(nèi)部控制應(yīng)該要求Ralph負(fù)責(zé)兩個職權(quán)之一而不是兩個。如果他不誠實的話，他就會不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種不誠實的行為發(fā)生，經(jīng)理應(yīng)該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實的員工就會私自撕毀一些存根然后私吞顧客票款。

18、要抓住這種不誠實的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順序編號。遺漏的號碼就會引起懷疑和進(jìn)一步的調(diào)查。內(nèi)部控制的局限性大多數(shù)的內(nèi)部控制都可以被克服。如果兩個或多個員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設(shè)計出來防止單個員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處。考慮一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。但這樣就會占用其他職權(quán)的時間。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴(yán)格就越昂貴。過于復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)也會將企業(yè)扼殺于繁文縟節(jié)中；而有效性對

19、企業(yè)有可能是傷害而不是幫助。那么內(nèi)部控制究竟應(yīng)該多么嚴(yán)格呢？經(jīng)理們必須要具備敏感的判斷力。向內(nèi)部控制的投資也必須考慮到成本和收益。用銀行賬戶作為控制手段現(xiàn)金是流動性最強(qiáng)的資產(chǎn)，因為它是交易的媒介?，F(xiàn)金容易被隱藏、轉(zhuǎn)移和偷竊，因此許多企業(yè)都適用一個設(shè)計精細(xì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)來保護(hù)和管理他們的現(xiàn)金。將現(xiàn)金保存在銀行中是內(nèi)部控制的一個重要手段，因為銀行能夠保護(hù)現(xiàn)金。銀行還可以為存款者提供現(xiàn)金交易的記錄。為了完全利用這些控制特色，企業(yè)應(yīng)該把所有現(xiàn)金收款都存入銀行賬戶中，此外，除了零用金的支付（我們將在本章的后面討論它）外，其他所有現(xiàn)金支付也都應(yīng)通過銀行賬戶進(jìn)行。用來控制銀行賬戶的文件包括簽名卡片、存款單、

20、支票、銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。簽名卡片：銀行要求那些需要被授權(quán)通過銀行賬戶進(jìn)行交易的人簽一張簽名卡片。銀行將原始文件上的簽名與簽名卡片上的簽名相核對，以此來保護(hù)銀行和存款人免遭偽造。存款單：銀行通常都會提供一些標(biāo)準(zhǔn)表格，如存款單?？蛻魧⒋婵顢?shù)額和存款日期填入。作為交易的證明，客戶會保留以下兩種文件之一，根據(jù)銀行的操作：（1）存款單的復(fù)印件；（2）存款收據(jù)。支票：如果要從銀行里取錢，存款者要填寫一張支票，這是指導(dǎo)銀行付一筆特別的款額給指定的人或企業(yè)的文件。一張支票有三方當(dāng)事人：填寫支票的出票人；支票被償付給的收款人；及負(fù)責(zé)這一現(xiàn)金轉(zhuǎn)移的銀行。多數(shù)支票都是按順序編號并提前印上出票人和銀行的名字

21、及地址。例4-3 附帶付款報告的支票 銀行 收款人 支票號碼 338海灣地區(qū)國家銀行South Palo Alto #136P.O.Box 22985Palo Alto CA 94306 20X1年1月28日 11-8/1210付給 加州辦公用品公司 $319.47三百一十九塊四角七-美元商業(yè)調(diào)查公司3814 Glenwood Parkway Edward Y.Lee 財務(wù)主管（簽名）Palo Alto, CA 94306 Hence R.Hash 副總裁（簽名）:121000086：0338 136213733:33日期發(fā)票號碼摘要金額減項凈值項目金額1/28/X1415辦公用品$319.4

22、7$319.47付款報告 出票人 例4-3是一張由商業(yè)調(diào)查公司開出的支票。支票分兩部分：持票本身和付款報告，即一個可選擇的附件，目的是告知收款人其付款原因。出票人（商業(yè)調(diào)查公司）保留了支票的復(fù)印件，以便在支票登記簿中記錄（現(xiàn)金付款日記賬）。請注意商業(yè)調(diào)查公司的內(nèi)部控制制度要求兩名主管在支票上簽名。銀行對賬單：銀行每月都會給他們的存款人寄銀行對賬單。對賬單顯示了期初余額與期末余額，并將由銀行經(jīng)手的交易列示出來。對賬單中有付款人的匿存支票，即銀行已代表存款人支付但存款人未入賬的支票。銀行對賬單還列示了客戶存款和其他賬戶金額的變動。存款按日期順序，支票按邏輯順序（一般是按支票號）和付款日期的順序。例

23、4-4是商業(yè)調(diào)查公司是20X1年1月31日截止的銀行對賬單。一些銀行在每月的一號發(fā)出一部分銀行對賬單，在二號發(fā)出另一部分，等等。這一空檔減輕了銀行在一個時間內(nèi)發(fā)出所有銀行對賬單的壓力。大多數(shù)像商業(yè)調(diào)查公司一樣的公司在每月的月底收到他們的銀行對賬單。資金過戶電子系統(tǒng)(EFT)是依賴于電子通訊（而非紙張文件）轉(zhuǎn)移現(xiàn)金的系統(tǒng)。如今越來越多的企業(yè)依賴于EFT來進(jìn)行重復(fù)的現(xiàn)金交易。比起發(fā)行上百份的工資單,公司通過EFT發(fā)工資要便宜得多。此外，許多人通過提前和銀行安排而支付抵押、租賃款和保費，而無需為這些支付再填寫支票。銀行對賬單列示了所有經(jīng)由EFT而產(chǎn)生的現(xiàn)金收付。例4-4：銀行對賬單海灣地區(qū)國家銀行X

24、 22985 PALO ALTO, CA 94306 商業(yè)調(diào)查公司 賬號 136-2137333814 Glenwood ParkwayPalo Alto, CA 94306 截止日 01/31/X1期初余額存款總數(shù)取款總數(shù)手續(xù)費期末余額6,556.124,352.644,963.0014.255,931.51-經(jīng)常賬戶交易-存入日期金額存款01/041,000.00存款01/04112.00存款01/08194.60EFT 租金收入01/17904.03銀行托收01/262,114.00利息收入01/3128.01手續(xù)費日期金額服務(wù)費01/3114.25支票：支票余額號碼日期金額日期余額日期

25、余額33201/123,000.0012/316,556.1201/175,264.7565601/06100.0001/047,616.1201/204,903.7533301/12150.0001/067,416.1201/267,017.7533401/10100.0001/087,610.7201/315,931.5133501/06100.0001/124,360.7233601/311,100.00其它費用日期金額NSF01/0452.00EFT 保險費01/20361.00月合計提款次數(shù)：8最小余額：4,360.00平均余額：6,091.00銀行余額調(diào)節(jié)表有兩份材料記錄企業(yè)的現(xiàn)金

26、：(1) 企業(yè)的現(xiàn)金賬； (2) 銀行對賬單，記錄企業(yè)在銀行的實際存款數(shù)。企業(yè)的現(xiàn)金賬余額很少會和銀行對賬單上的金額一致。雖然兩者的金額不符，但兩者都有可能是對的。除了一些銀行或企業(yè)的錯誤，大部分差異是由于記錄交易的時間差異引起的。比如，一家公司在填寫支票后立即將其從現(xiàn)金賬上劃去，而銀行要等到收到支票并支付后才會把錢從企業(yè)的戶頭上減去。如果收款人遲遲不兌現(xiàn)支票的話，這一步驟會花費幾天甚至幾周的時間。同樣的，如果這家公司將所有的現(xiàn)金收款立即入賬，而銀行卻要等上幾天的時間才能入到企業(yè)在銀行的賬上。為了確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)的會計必須會解釋在某一天企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額的差異。這一過程

27、的結(jié)果便是一張被稱為銀行余額調(diào)節(jié)表的文件。做得好的銀行余額調(diào)節(jié)表會確保所有現(xiàn)金交易都被記錄，企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的現(xiàn)金交易記錄也都是對的。要知道，有關(guān)于現(xiàn)金從哪里來、如何被適用及余額是多少等相關(guān)信息對企業(yè)是很重要的。以下是導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額差異的一些通常項目：請參照點4-41 企業(yè)已入賬銀行未入賬：a. 在途存款（未達(dá)存款）。企業(yè)已記錄這些存款但銀行未記。b. 未達(dá)支票。企業(yè)已發(fā)出并記賬但銀行還未承兌。2 銀行已入賬企業(yè)未入帳：a. 銀行托收。由于許多企業(yè)都指定其顧客直接向他們的銀行賬戶付款，因此銀行會代表存款者收款。這種行為被稱為保險箱系統(tǒng)，它比存款者先收款再存款要快

28、得多。b. 資金過戶電子系統(tǒng)（EFT）。銀行或許會代表存款人存入或支付現(xiàn)金。銀行對賬單會將通過EFT交易的項目來列示，并以此提醒存款者記賬。c. 服務(wù)費。這是銀行處理存款者交易的手續(xù)費。存款者也是通過銀行對賬單知道其數(shù)額的。d. 經(jīng)常性賬戶的利息收入。如果存款者的賬戶里有足夠多的存款，那么他們就會獲得利息收入。存款者通過銀行對賬單知道其數(shù)額。e. 存款不足支票（NSF）。為理解NSF(或稱危險支票)如何運作，考慮支票產(chǎn)生的過程。例4-5用圖表示了此種支票清理的過程。f. 存款不足支票是沒有價值的現(xiàn)金收據(jù)。如果出票人的銀行沒有足夠的錢來兌現(xiàn)支票，出票人銀行就會拒付支票并返還給收款人銀行一張存款不

29、足支票通知。付款人銀行收到通知后從收款人賬戶上減去那部分存款，就如例子中5-7步所示。收款人通過銀行對賬單得知存款不足支票，銀行對賬單將存款不足支票列為費用，即減項，如例4-4種所示。g. 除NSF以外其他原因引起的收集、存儲、返還給收款人的支票。銀行在以下情況時將支票返還給收款人：(1)出票人賬戶已關(guān)閉；(2)支票已過期(有些支票標(biāo)明“30天后過期”)。(3)簽名未被授權(quán)；(4)支票已被替換；(5)支票格式不對(如偽造支票)。所有返回支票的會計處理和NSF支票的處理過程一樣。h. 支票印刷成本。此項作為手續(xù)費沖減企業(yè)賬。例4-5：兩種支票獲取的途徑1. 出票人填寫支票1. 出票人填寫支票2.

30、收款人存支票于銀行，增加余額4.出票人銀行減少其余額并將匿藏支票寄給出票人3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行6.收款人銀行減少其余額并返還支票給收款人7. 收款人保留支票5.出票人銀行將支票返還給收款人銀行2.收款人存支票于銀行，增加余額3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行4.出票人銀行沒有足夠錢支付支票 存款充足支票 存款不足(NSF)支票 目標(biāo)2：用銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段關(guān)于銀行余額調(diào)節(jié)表的解釋。例4-4中的銀行對賬單表明商業(yè)調(diào)查公司在1月31日的銀行存款余額為$5,931.51。然而，如例4-6中所示，公司帳上的余額為$3,294.21。下面的調(diào)節(jié)項目解釋了兩者差異的原因：1 1月

31、31日的一筆$1,591.63存款不在銀行對賬單上。2 銀行錯將商業(yè)調(diào)查協(xié)會的一張第656號支票，票面金額為$100,記入商業(yè)調(diào)查公司的戶頭上。例4-6：商業(yè)調(diào)查公司現(xiàn)金賬記錄日記賬科目 現(xiàn)金日期摘要借方貸方余額20X11月1日余額6,556.12 2日現(xiàn)金收款1,112.007,668.12 7日現(xiàn)金收款194.607,862.72 31日現(xiàn)金付款6,160.141,702.58 31日現(xiàn)金收款1,591.633,294.21現(xiàn)金付款(請參照點4-5)支票號金額支票號金額332$3,000.00338$ 319.47333510.0033983.00334100.00340203.14335

32、100.00341458.533361,100.00337286.00總額$6,160.143 銀行尚未支付公司在1月底發(fā)出并已記賬的支票。支票號日期金額3371月27日$286.00338 28日319.47339 28日83.00340 29日203.14341 30日458.534 銀行代商業(yè)調(diào)查公司通過EFT收到出租房屋租金收入$904.03,并于銀行對賬單中反映。5 銀行代表公司收到一張$2,114的應(yīng)收票據(jù)，其中有利息收入$214。商業(yè)調(diào)查公司未入賬。6 銀行對賬單中有公司存款利息收入$28.01。7 第333號支票應(yīng)付布朗公司$150錯記為$510,使公司現(xiàn)金賬少記現(xiàn)金$360。

33、8 銀行手續(xù)費本月為$14.25。9 銀行對賬單上顯示收到NSF支票$52，自客戶L. Ross。10 商業(yè)調(diào)查公司通過EFT支付月保險費$361，但公司尚未入賬例4-7是基于以上項目的銀行余額調(diào)節(jié)表。面板A列示了所有的調(diào)節(jié)項目，它們和面板B中的項目號相對應(yīng)。經(jīng)過調(diào)節(jié)后，公司現(xiàn)金賬余額和銀行賬余額相等?？梢源俗鳛楹瞬闃?biāo)準(zhǔn)。在所有情況下調(diào)節(jié)項目的處理都是一樣的。下面是關(guān)于處理不同調(diào)節(jié)項目的總結(jié)：銀行賬余額 + 在途存款 未兌現(xiàn)支票 +/- 銀行錯誤更正公司現(xiàn)金賬余額 + 銀行托收項目、利息收入、EFT收款 手續(xù)費、NSF支票、EFT付款+/- 企業(yè)錯誤更正調(diào)節(jié)表導(dǎo)致的交易的會計處理。銀行余額調(diào)節(jié)

34、表并不直接影響日記賬或分類賬。和企業(yè)的賬簿不同，調(diào)節(jié)表只是一種會計工具。銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段，通知企業(yè)將其上面的調(diào)節(jié)項目補(bǔ)記在帳上。比如，銀行代企業(yè)收到一張應(yīng)收票據(jù)，但企業(yè)尚未將這筆現(xiàn)金收入記賬。實際上，只有當(dāng)企業(yè)收到銀行余額調(diào)節(jié)表時，他才知道這筆現(xiàn)金收入。例4-7：銀行余額調(diào)節(jié)表(請參照點4-6)面板A 調(diào)節(jié)項目1 在途存款，$1,591.63。2 銀行錯誤，銀行余額增加$100。3 未兌現(xiàn)支票：337號，$286；338號，$319.47；339號，$83；340號，$203.14；341號，$458.53。4 EFT租金收入，$904.03。5 銀行托收$2,114，包括利息收

35、入$214。6 銀行存款利息收入$28.01。7 企業(yè)錯誤，企業(yè)賬余額增加$360。8 銀行手續(xù)費$14.25。9 來自L. Ross的NSF支票$52。10 通過EFT付保險費$361.00。面板B 銀行余額調(diào)節(jié)表商業(yè)調(diào)查公司銀行余額調(diào)節(jié)表20X1年1月31日銀行帳企業(yè)賬1月31日余額$5,931.511月31日余額$3,294.21加：加：1.1月30日在途存款1,591.634.EFT租金收入904.032.銀行錯誤更正: 商業(yè)調(diào)查協(xié)會支票錯記在公司戶上100.005.銀行代收應(yīng)收票據(jù)，包括利息收入$2142,1147,623.146.銀行存款利息收入28.017. 企業(yè)錯誤更正: 第3

36、33號支票多記3606,700.25減：減：337號$286.008.銀行手續(xù)費 $14.25338號$319.479.NSF支票 52.00339號$ 83.0010通過EFT付保險 361.00（427.25）340號$203.14341號$458.53(1,350.14)調(diào)節(jié)后余額$6,273.00調(diào)節(jié)后余額$6,273.00 金額一致根據(jù)例4-7中的調(diào)節(jié)項目，商業(yè)調(diào)查公司做了以下分錄。所有分錄都注明日期1月31日，使那一天的現(xiàn)金余額正確。圓括號中的數(shù)字與例4-7中調(diào)節(jié)項目的標(biāo)號一致。01/31(4)現(xiàn)金904.03租金收入904.03收到每月租金。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入

37、904.03= 0 + 904.0301/31(5)現(xiàn)金2,114.00應(yīng)收票據(jù)1,900.00利息收入214.00銀行代收應(yīng)收票據(jù)。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入+2,114.00= 0 + 214.00 -1,900.0001/31(6)現(xiàn)金28.01利息收入28.01銀行存款利息收入。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入28.01= 0 + 28.01 01/31(7)現(xiàn)金360.00應(yīng)付賬款布朗公司360.00第333號支票錯誤更正。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益360.00= 360.00 + 001/31(8)雜項費用14.25現(xiàn)金14.25銀行手續(xù)費。資產(chǎn) = 負(fù)債 +

38、股東權(quán)益 - 費用-14.25= 0 - 14.2501/31(9)應(yīng)收賬款 L. Ross52.00現(xiàn)金52.00銀行返還的NSF支票。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益+52.00= 0 + 0-52.0001/31(10)保險費用361.00現(xiàn)金361.00月付保險費。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 - 費用-361.00= 0 - 361.00注釋：雜項費用是銀行手續(xù)費的借方，因為手續(xù)費沒有特別的費用賬戶對應(yīng)。第九條分錄需要解釋。商業(yè)調(diào)查公司在知道L.Ross的$52支票無法兌現(xiàn)時，貸記現(xiàn)金帳。但由于商業(yè)調(diào)查公司仍有向Ross的應(yīng)收款，公司借記應(yīng)收賬款-L.Ross并繼續(xù)設(shè)法向他收款。思考銀行

39、對賬單余額為$4,500，包括手續(xù)費$15,利息收入$5,NSF支票$300。在途存款$2,100；未兌現(xiàn)支票$575。記賬員將一張$125的支票錯記為$152于應(yīng)付賬款賬戶中。1 調(diào)整后賬戶余額是多少？2 調(diào)整前企業(yè)現(xiàn)金賬余額是多少？3 請準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表中項目的調(diào)整分錄。答案1 $5,125 ($4,500+$1,200-$575)2 $5,408 ($5,125+$15-$5+$300-$27)。調(diào)整后企業(yè)現(xiàn)金賬和銀行余額相等。答案可以將上述調(diào)整反向進(jìn)行。3 雜項費用 15 現(xiàn)金 15 現(xiàn)金 5 利息收入 5 應(yīng)收賬款 300 現(xiàn)金 300 現(xiàn)金 27 應(yīng)付賬款 27經(jīng)理和所有者如何使

40、用銀行余額調(diào)節(jié)表正如下面例子所述，銀行余額調(diào)節(jié)表對于企業(yè)經(jīng)理或所有者來說是一個十分有利的控制手段。Randy Vaughn 是休斯敦的一名注冊會計師。他擁有幾處公寓，由其姑媽管理。他很忙，幾乎沒有時間過問這幾處公寓。他的姑媽負(fù)責(zé)簽署租賃合同、每月收取租金支票、安排保管和維修工作、雇傭和解雇員工、填寫支票、準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表?？傊?，她負(fù)責(zé)一切。這種權(quán)利集中于一人的行為對內(nèi)部控制是很不利的。Vaughn的姑媽可以偷竊錢物，而作為一名注冊會計師，他十分清楚這種可能性。Vaughn很相信他的姑媽，因為她是家族中的一員。但同時，對于她的管理工作，他也執(zhí)行一些松散的控制。比如，Vaughn定期拜訪他的公寓

41、，視察維修工是否盡職；他詢問租戶們設(shè)備工作是否正常,他們的問題是否被重視。這些措施形成了一定程度上的控制。為了控制現(xiàn)金，Vaughn使用銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。他偶爾會檢查他姑媽準(zhǔn)備的銀行余額調(diào)節(jié)表，這樣就能很快看出他的姑媽是否為自己填寫支票。通過檢查每張支票，Vaughn建立了對現(xiàn)金支付的控制。Vaughn有一個簡單的控制現(xiàn)金收入的方法。他知道公寓房間的占用水平和每月的租賃費，將出租公寓的間數(shù)的,如20，乘以月租金（平均$500每間），就得出預(yù)期月租金收入$10,000；把$10,000和銀行對賬單對應(yīng)，Vaughn就可以知道他的錢是否都到了他的賬戶中。如果他的姑媽偷了錢并通過操縱銀行余

42、額調(diào)節(jié)表來掩蓋其行為，Vaughn就會知道。為了使他的姑媽時刻警覺，Vaughn會讓她知道他會定期檢查她的工作。請參照點4-8請參照點4-9這些控制行為對于小企業(yè)來說都是十分重要的。因為他們往往都只有少數(shù)幾個員工，職權(quán)分配不清。但經(jīng)理和所有者必須能夠檢查和控制企業(yè)的運作，否則資產(chǎn)就會流失，正如在我們本章中提到的Grant LeForge & Company.半章復(fù)習(xí)復(fù)習(xí)題Bain公司20X3年2月28日的現(xiàn)金帳如下：現(xiàn)金2月1日余額3,9952月3日400 6日 800 12日3,100 15日1,800 19日1,100 23日1,100 25日500 28日2,400 27日900

43、2月28日余額4,095Bain公司于20X3年2月28日收到了銀行對賬單。(負(fù)數(shù)以括號來反映):20X3年2月銀行對賬單期初余額$3,995存款： 2月7日$ 800 15日1,800 24日1,1003,700支票(每日總額)： 2月8日$ 400 16日3,100 23日1,100(4,600)其它項目： 手續(xù)費(10) 自M.E.Crown的NSF支票(700) 銀行代收應(yīng)收票據(jù)1,000* EFT月租金費用(330) 存款利息15期末余額$3,070*包括利息$119。附加信息：Bain公司將所有現(xiàn)金收入都存入銀行，所有現(xiàn)金付款都通過支票完成。要求1. 準(zhǔn)備Bain公司20X3年2月

44、28日銀行余額調(diào)節(jié)表。2. 過調(diào)整分錄。答案1.BAIN 公司銀行余額調(diào)節(jié)表20X3年2月28日銀行：20X3年2月28日余額$3,070加：2月28日在途存款2,4005,470減：未兌現(xiàn)支票2月25日($500), 2月27日($900)(1,400)20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,070企業(yè)：20X3年2月28日余額$4,095加：銀行代收應(yīng)收票據(jù)，包括利息$1191,000 存款利息155,115減：手續(xù)費$10 NSF支票700 EFT租金費用330(1,040)20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,0702. 02/28現(xiàn)金1,000應(yīng)收票據(jù)881利息收入119銀行代收應(yīng)收票據(jù)。

45、 28現(xiàn)金15利息收入15銀行存款利息收入 28雜項費用10現(xiàn)金10銀行手續(xù)費。 28應(yīng)收賬款700現(xiàn)金700銀行返還NSF支票。 28租賃費用330現(xiàn)金330月利息費用。企業(yè)的運營周期像Lands End、Toys“”US、Macys這樣的公司購買存貨，銷售商品給客戶，將所得用于購買更多的存貨，重復(fù)循環(huán)。例4-8用圖表顯示了現(xiàn)金銷售和賒銷的循環(huán)。對現(xiàn)金銷售來說，循環(huán)是從現(xiàn)金到存貨(其購買是為了進(jìn)一步的銷售)，在企業(yè)經(jīng)營中，經(jīng)理們總是試圖縮短這個周期，使現(xiàn)金流動加快。存貨銷售和收款越快，企業(yè)的利潤越高。例4-8：企業(yè)運營周期現(xiàn)金存貨現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金銷售采購采購賒銷收現(xiàn)金 采購和現(xiàn)金銷售 采購和

46、賒銷現(xiàn)金管理現(xiàn)金管理需要保持平衡。Lands End、Toys“”US、Macys公司必須有足夠的現(xiàn)金付款，否則它們就會破產(chǎn)。但現(xiàn)金是一種相對價值低的資產(chǎn)。比起把錢放在銀行里，Toys“”US公司通過投資存貨會獲得更多的收入。因此，公司都設(shè)法保持其現(xiàn)金流動，如例4-8中所示。公司使用許多方法來管理其現(xiàn)金。在這一部分，我們將討論其中的一些方法。加速賒銷現(xiàn)金回收像Sony, Eastman Kodak, Fisher-Price(玩具制造商)這樣的制造商將它們大部分的存貨賣給零售公司。請考慮Fisher-Price公司對Toys“”US公司的賒銷。因為Fisher-Price公司在銷售時未收到現(xiàn)金

47、，他都會設(shè)置一個應(yīng)收賬款科目，下設(shè)許多子科目。Fisher-Price公司的所有客戶的應(yīng)收款總額和公司總賬中應(yīng)收賬款科目的余額相等，如例4-9所示。像許多公司一樣，F(xiàn)isher-Price公司使用應(yīng)收賬款科目來追收客戶款。例如，假如Kmart未付款，F(xiàn)isher-Price公司就會做下面的分錄。例4-9：Fisher-Price公司應(yīng)收賬款記錄總賬應(yīng)收賬款明細(xì)賬現(xiàn)金KMART余額 XX余額 1,000應(yīng)收賬款TARGET余額 1,800余額 300Toys“”US余額 500總額 1,800為加速現(xiàn)金的回收，企業(yè)為客戶提供了現(xiàn)金折扣，以促進(jìn)他們在一個特定的時間段內(nèi)付款，一般是10天。信貸條件“

48、2/10 n/30”是很普遍的，它代表如果客戶能在商品出售后10內(nèi)付款，就可以享受2%的折扣；否則，賣方期待買方在30天內(nèi)付全額款。假設(shè)Fisher-Price于8月4日賣給Toys“”US價值$50,000的商品。如果信貸條件為2/10 n/30，而Fisher-Price 在8月14日還款。Fisher-Price 將記錄銷售和收款如下：8月4日應(yīng)收賬款Toys“”US50,000銷售收入50,000賒銷。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 + 收入50,000= 0 + 50,0008月14日現(xiàn)金($50,000*0.98)49,000銷售折扣($50,000*0.02)1,000應(yīng)收賬款To

49、ys“”US50,000收現(xiàn)金。資產(chǎn) = 負(fù)債 + 股東權(quán)益 對方收入+49,000 = 0 - 1,000 -50,000在這筆交易中，F(xiàn)isher-Price 收到了現(xiàn)金$49,000?？蛻粲?1,000的折扣，使Fisher-Price凈銷售收入減少至$49,000。折扣是記在一個叫“銷售折扣”的賬戶中，作為銷售收入的減項。作為一個反向賬戶，銷售收入減銷售折扣得出凈銷售額。10天2%的折扣推至全年就是大概37%的年利率，這足以刺激客戶加快付款。但為什么像Fisher-Price這樣的公司愿意提供這么多的折扣呢？因為，正如俗話所說：“一鳥在手勝于兩鳥在林”。能迅速得到現(xiàn)金，銷售者就可以避免現(xiàn)金短缺及相應(yīng)的昂貴的借款需求；銷售者還可以避免以后追款。第五章我們會更詳細(xì)地討論應(yīng)收賬款。目標(biāo)4： 運用內(nèi)部控制于現(xiàn)金收款中現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制確保所有現(xiàn)金都存在銀行中，且公司的會計記錄是準(zhǔn)確的。有許多企業(yè)是通過柜臺交易或郵寄形式收到現(xiàn)金。每一種現(xiàn)金收款的方式都需要不同的安全措施。柜臺交易收款。銷售點終端（即收銀機(jī)）為商店提供對現(xiàn)金收款的管理控制。想想Macys商店：首先，安置終端使客戶能夠看到出納輸入電腦的數(shù)額。公司政策要求有一張收款憑證以確保每筆銷售都被收銀機(jī)記錄。第二，現(xiàn)金抽屜只有當(dāng)銷售員輸入密碼后才能被打開，且機(jī)器要記錄每一筆收入和現(xiàn)金交易。在每天結(jié)束