考勤管理系統(tǒng)軟件說明書

1、考勤管理系統(tǒng)說明書考勤機(jī)與電腦連接方法和注意事項(xiàng)：將考勤機(jī)連接到電腦前，首先要檢查電腦的IP是自動獲取的還是靜態(tài)分配的，如果是自動獲取的，則考勤機(jī)的通訊設(shè)置不需要做調(diào)整；如果電腦的IP是靜態(tài)分配的，則需要檢查考勤機(jī)的IP地址與電腦的IP地址是否一致，檢查辦法有兩個(gè)：辦法一：點(diǎn)擊電腦的“開始”“運(yùn)行”，輸入cmd，回車，在打開命令行窗口中輸入ipconfig，回車，即可得到本電腦的IP地址、子網(wǎng)掩碼、默認(rèn)網(wǎng)關(guān)等；辦法二：打開電腦的網(wǎng)絡(luò)和共享中心，如圖所示：點(diǎn)擊“本地連接”“詳細(xì)信息”，可查看電腦的IP地址。如下圖所示： 得到電腦的IP地址后，進(jìn)入考勤機(jī)的“高級設(shè)置”-“通訊設(shè)置”菜單中，查看通訊

2、設(shè)置中IP地址信息是否一致（注：考勤機(jī)與電腦的IP地址的前三段需要一致，如電腦的IP地址為192.168.207.83，那考勤機(jī)的IP地址須為192.168.207.XXX，XXX表示任意數(shù)字，但是不可以為83，同時(shí)，多臺考勤機(jī)需要連接到電腦時(shí)，IP地址的最后一段不可以重復(fù)），IP地址的修改步驟為：進(jìn)入考勤機(jī)的“通訊設(shè)置”菜單，將“動態(tài)分配IP”項(xiàng)設(shè)為否，然后進(jìn)入“IP地址”項(xiàng)進(jìn)行修改，IP地址設(shè)置好后，請用網(wǎng)線連接好考勤機(jī)。 按以上說明設(shè)置好機(jī)器后，軟件會自動掃描可連接的考勤機(jī)，并顯示在“設(shè)備管理”菜單中的可連接設(shè)備欄中（如果沒有顯示，請檢查考勤機(jī)的IP設(shè)置或者網(wǎng)線連接是否有問題）。 選中“

3、可連的設(shè)備”中需要連接的機(jī)器，點(diǎn)擊“注冊”，軟件會進(jìn)行自動連接，并將選中的機(jī)器在“已注冊的設(shè)備”中顯示，如下圖所示：將考勤機(jī)注冊好后，請對每臺考勤機(jī)的名稱進(jìn)行編輯以方便考勤管理。1.軟件快速使用步驟1、編輯公司信息和部門信息2、在人員檔案菜單中將員工的工號、姓名、指紋等資料編輯好后上傳到設(shè)備中3、設(shè)置班次時(shí)間段（進(jìn)入班次設(shè)置）4、給員工排班（進(jìn)入人員排班）5、將設(shè)備上的考勤數(shù)據(jù)下載至軟件中（連接設(shè)備從設(shè)備下載考勤記錄）6、查看考勤報(bào)表（進(jìn)入考勤報(bào)表管理）2.系統(tǒng)主界面 安裝好系統(tǒng)后，雙擊桌面快捷方式或點(diǎn)擊【開始】【得力考勤管理系統(tǒng)】進(jìn)入系統(tǒng)主界面。如下圖所示： 主界面的左側(cè)欄為考勤狀態(tài)，中間欄

4、顯示的是當(dāng)天未簽到人員，右側(cè)欄顯示的是本月考勤統(tǒng)計(jì)狀態(tài)。在沒有編輯任何信息時(shí)，考勤情況的所有數(shù)據(jù)都為0。備注：只有狀態(tài)欄中的“今日簽到”和“今日未簽到人員”會實(shí)時(shí)更新，其它內(nèi)容都是統(tǒng)計(jì)到操作該天的前一天。3. 公司信息 點(diǎn)擊主菜單欄中的【公司信息】，進(jìn)入該界面可對相關(guān)公司信息進(jìn)行編輯。3.1公司名稱 點(diǎn)擊子菜單欄中的【公司名稱】，進(jìn)入公司名稱編輯界面，點(diǎn)擊“編輯”鍵，可編輯本公司的相關(guān)信息。3.2部門管理 點(diǎn)擊子菜單欄中的【部門管理】，進(jìn)入部門管理界面，點(diǎn)擊“編輯”鍵可以對相應(yīng)的部門信息進(jìn)行編輯，包括部門名稱、部門電話以及部門的一些描述，本系統(tǒng)中最多可以編輯16個(gè)不同的部門，部門名稱最大長度為

5、12個(gè)漢字，編輯完之后點(diǎn)擊保存。3.3人員檔案點(diǎn)擊子菜單欄中的【人員檔案】，進(jìn)入人員檔案界面，點(diǎn)擊“編輯”鍵可以對員工的相關(guān)信息進(jìn)行編輯，系統(tǒng)默認(rèn)員工所屬的部門為“公司”，級別為“一般用戶”，編輯完所有員工信息后點(diǎn)擊“保存”。人員檔案可根據(jù)管理員的需求按員工號或部門進(jìn)行排序，點(diǎn)擊“員工號”，系統(tǒng)會自動按員工號的升序或倒序方式進(jìn)行排序，點(diǎn)擊“所屬部門”，系統(tǒng)會根據(jù)員工的所屬部門進(jìn)行分類。對于指紋的登記，有兩種方法：1. 進(jìn)入“人員檔案”界面，點(diǎn)擊編輯后左鍵點(diǎn)擊想要刪除或添加的“指紋”單元格，進(jìn)入“編輯指紋”窗口。如圖所示:具體操作步驟如下：點(diǎn)擊“設(shè)備”選擇一臺在線的設(shè)備。如果想要刪除指紋，選中想

6、要刪除的指紋編號，此時(shí)上方的“刪除指紋”亮，點(diǎn)擊“刪除指紋”，完成指紋刪除。如果想要注冊指紋，選中想要注冊的指紋編號，此時(shí)上方的“注冊指紋”亮，點(diǎn)擊“注冊指紋”，按要求完成指紋登記。2.在考勤管理軟件里先編輯好用戶的工號、姓名等信息，并上傳到目標(biāo)考勤機(jī)中，然后通過考勤機(jī)的用戶注冊功能完成用戶的指紋信息采集。3.4管理員設(shè)置點(diǎn)擊子菜單欄中的【管理員設(shè)置】，進(jìn)入軟件管理員設(shè)置界面，點(diǎn)擊編輯，再點(diǎn)擊標(biāo)示欄中的“員工號”或“姓名”，選擇需要被設(shè)置為管理員的員工，并設(shè)置好密碼（密碼長度為6-9位），設(shè)置好之后點(diǎn)擊保存。設(shè)置好管理員后，再重新登入考勤管理系統(tǒng)時(shí)必須輸入管理員的員工號和密碼才可以對考勤系統(tǒng)進(jìn)

7、行操作。如下圖所示：3.5同步公司資料 打開子菜單欄中的【同步公司資料】界面，如下圖所示： 同步分為“下載信息”和“上傳信息”兩個(gè)功能，同步的內(nèi)容為部門信息、用戶信息及響鈴時(shí)段等，其中：“下載信息”即為將考勤機(jī)里的內(nèi)容同步到考勤管理系統(tǒng)中，同步時(shí)以設(shè)備信息為準(zhǔn)；“上傳信息”即為將考勤管理系統(tǒng)的內(nèi)容同步到考勤機(jī)中，同步時(shí)以勤管理系統(tǒng)中的信息為準(zhǔn)。信息同步步驟一般如下： 1.在勤管理系統(tǒng)中編輯完部門資料和人員檔案之后，點(diǎn)擊【同步公司資料】【上傳信息】，在員工信息界面中選擇想要上傳的員工。如下圖所示： 2.然后選擇上傳信息的目標(biāo)設(shè)備，點(diǎn)擊“同步”鍵。 3.上傳成功之后，請?jiān)诳记跈C(jī)中按員工號和姓名登記

8、每一個(gè)員工的指紋或人臉信息（如果選用第二種指紋登記的情況下），登記好后再進(jìn)入考勤管理系統(tǒng)的“公司信息”“同步公司資料”“下載信息”，將考勤機(jī)中完整的員工信息同步到考勤管理系統(tǒng)。 4排班管理 點(diǎn)擊主菜單欄中的【排班管理】，進(jìn)入該界面可以對相關(guān)考勤規(guī)則進(jìn)行編輯。4.1班次設(shè)置 點(diǎn)擊子菜單欄中的【班次設(shè)置】，進(jìn)入班次設(shè)置界面，本考勤管理系統(tǒng)可編輯的24個(gè)班次，其中有3個(gè)為默認(rèn)班次，分別為“班次1”、“班次2”和“班次3”。無效班次的時(shí)段內(nèi)容為空白，當(dāng)用戶隨意新增班次或調(diào)整、刪除已有班次。點(diǎn)擊“編輯”鍵，可進(jìn)行新增、調(diào)整班次；而需要刪除班次時(shí)，選擇要刪除的班次，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕，將對應(yīng)班次設(shè)置的時(shí)

9、間清除即完成刪除，班次號不取消。備注：可編輯特殊班次，也就是只需打上班卡或者只打下班卡的班次，以應(yīng)對特殊行業(yè)的需求，如：食堂，服務(wù)業(yè)等。特殊班次的上班時(shí)間默認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)的8小時(shí)。4.2人員排班 點(diǎn)擊子菜單欄中的【人員排班】，進(jìn)入排班界面，排班方式采用的是對員工進(jìn)行月排班，排班前請?jiān)诮缑娴南路竭x擇需要排班的日期，然后開始排班。排班表中的日期字體為紅色說明在考勤規(guī)則中的周六、周日是否上班設(shè)置為休息，或者節(jié)假日設(shè)置中這一天為節(jié)假日，不用進(jìn)行排班。雙擊每個(gè)排班的單元格，點(diǎn)擊出現(xiàn)的“”鍵，選擇班次號。如下圖所示。如果想要批量排班（多個(gè)單元格同時(shí)排班），點(diǎn)擊“編輯”，選中想要排班的單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)

10、的選項(xiàng)中選擇排班內(nèi)容即可。 4.3響鈴時(shí)段 點(diǎn)擊子菜單欄中的【響鈴時(shí)段】，在響鈴時(shí)段界面編輯響鈴時(shí)間、響鈴時(shí)長和響鈴日期。響鈴時(shí)長有9個(gè)選項(xiàng)，0-60秒不等，在想要響鈴的日期中打“”，總共可以設(shè)置24個(gè)響鈴時(shí)間，如果想要刪除響鈴時(shí)段，選中編號，點(diǎn)擊刪除將對應(yīng)響鈴時(shí)段的內(nèi)容恢復(fù)到默認(rèn)內(nèi)容即完成刪除。備注：一個(gè)時(shí)間不能設(shè)置多個(gè)響鈴，不然會出現(xiàn)以下提示。4.4考勤規(guī)則 點(diǎn)擊【考勤規(guī)則】進(jìn)入界面，系統(tǒng)默認(rèn)規(guī)則如下圖所示。 根據(jù)公司要求，點(diǎn)擊編輯進(jìn)行修改，選擇星期六、星期天是否上班，若不上班則不打“”，同時(shí)在人員排班界面中所有的星期六、星期天都顯示紅色，若上班則打“”，在人員排班界面顯示和其它日期一樣的

11、顏色。4.5節(jié)日設(shè)置 編輯相應(yīng)的節(jié)日，填寫節(jié)日名稱、開始日期和天數(shù)，比如國慶節(jié)，從10月1號開始，休息5天，那么在【人員排班】中10月1號到5號日期顏色顯示為紅色。5.下載考勤記錄 本考勤管理系統(tǒng)會定時(shí)自動從已注冊的考勤機(jī)中下載考勤記錄，間隔時(shí)間默認(rèn)為5分鐘，同時(shí)也可以手動將考勤機(jī)中的考勤記錄下載到系統(tǒng)中，進(jìn)入“設(shè)備管理”菜單，選擇想要下載的設(shè)備（可單選也可多選），點(diǎn)擊子菜單欄中的“下載考勤記錄”。 如果無法下載，請按本說明書中介紹的辦法檢查IP設(shè)置是否正確和網(wǎng)線是否連接正常。下載后的數(shù)據(jù)將在【數(shù)據(jù)管理】中顯示出來。6數(shù)據(jù)管理 點(diǎn)擊主菜單欄中的【數(shù)據(jù)管理】，進(jìn)入該界面可以對員工考勤進(jìn)行管理和查

12、看。6.1考勤報(bào)表管理 考勤報(bào)表管理中有3個(gè)表格，分別為“考勤統(tǒng)計(jì)表”、“考勤記錄表”和“考勤異常表”，每個(gè)表格的右上方都有“導(dǎo)出”鍵，點(diǎn)擊導(dǎo)出，出現(xiàn)如圖所示的界面。 編輯要保存的文件名，選擇保存路徑和保存類型，點(diǎn)擊“保存”，即保存完成，保存后可以將表格打印出來。在系統(tǒng)中，考勤報(bào)表不能進(jìn)行編輯，如果要進(jìn)行異常處理，可以通過請假/出差、加班、補(bǔ)簽的方式進(jìn)行處理。備注：考勤統(tǒng)計(jì)的截止時(shí)間為當(dāng)前時(shí)間的前一天。比如在2015.11.9進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，那么只對2015.11.8（含）以前的考勤記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。考勤報(bào)表管理中的3張表如下：1.考勤統(tǒng)計(jì)表 在考勤統(tǒng)計(jì)表中，標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)數(shù)表示在統(tǒng)計(jì)日期范圍內(nèi)所排的工作時(shí)

13、長，出差、曠工和請假的單位都是“小時(shí)”，異常次數(shù)表示有多少次打卡異常。關(guān)于工資可以將表格導(dǎo)出后再填寫。2.考勤記錄表 在考勤記錄表中，記錄的是每個(gè)員工的考勤時(shí)間點(diǎn)，紅色代表時(shí)間異常，考勤次數(shù)多時(shí)，單元格將自動拉長。3.考勤異常表 在考勤異常表中，只要有一個(gè)時(shí)間段沒有打卡就算曠工，異常打卡時(shí)間（包括遲到和早退）將在表中顯示，并會標(biāo)明具體總的遲到和早退時(shí)間。 6.2請假/出差管理 點(diǎn)擊【請假/出差管理】進(jìn)入界面，點(diǎn)擊“編輯”，在工號欄中選擇想要編輯的員工號，姓名和所屬部門將自動彈出，單號為員工上交的請假單或出差單的單號，作為依據(jù)必須填，不然將不能保存，在“請假/出差類型”中選擇請假或者出差，然后選

14、擇開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，請假/出差原因可以不填，審核人為“默認(rèn)管理員”。 編輯完之后點(diǎn)擊保存，請假/出差時(shí)長將在考勤統(tǒng)計(jì)表中的“出差”和“請假”欄中顯示。6.3加班管理 和請假/出差編輯相同，填寫“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”之后，“工時(shí)”并不是自動彈出，而是自己填寫，填寫的工時(shí)不能超過“結(jié)束時(shí)間”和“開始時(shí)間”之差，不然將不能保存。 編輯完之后點(diǎn)擊保存，加班時(shí)長將在考勤統(tǒng)計(jì)表中的“加班時(shí)數(shù)”這一欄中顯示出來，正常加班時(shí)數(shù)指的是在排班范圍內(nèi)的加班時(shí)數(shù)，特殊加班時(shí)數(shù)指的是沒有排班但有加班的時(shí)數(shù)，比如節(jié)假日等。6.4補(bǔ)簽管理 點(diǎn)擊【補(bǔ)簽管理】進(jìn)入界面，和加班管理編輯相同，補(bǔ)簽對應(yīng)的時(shí)間段，在補(bǔ)簽單元格中編輯補(bǔ)簽的時(shí)間。 編輯完之后系統(tǒng)會自動將補(bǔ)簽的時(shí)間統(tǒng)計(jì)到考勤表中。6.5管理記錄 管理記錄表里記錄的內(nèi)容為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)的具體操作，包括操作者，操作時(shí)間和操作的描述。如果系統(tǒng)沒有設(shè)置管理員，那么操作者為默認(rèn)管理員。7.考勤系統(tǒng)設(shè)置7.1、數(shù)據(jù)庫 點(diǎn)擊主菜單最左邊的圖標(biāo)（【公司信息】左邊），出現(xiàn)如右圖所示的界面: 如果想要備份數(shù)據(jù)庫，點(diǎn)擊【備份數(shù)據(jù)庫】，將數(shù)據(jù)庫備份，選擇備份的文件的路徑，點(diǎn)擊“開始”，備份完成后出現(xiàn)下圖所示的提示： 想要刪除系統(tǒng)中的所有記錄，點(diǎn)擊【初始化系統(tǒng)】，將系統(tǒng)數(shù)據(jù)化。 想要恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，點(diǎn)擊【恢復(fù)數(shù)據(jù)庫】，選擇之前備份的數(shù)據(jù)庫，點(diǎn)擊“開始”