修訂采購內(nèi)控制度20150701

1、采購與付款內(nèi)部控制制度第一章總則第一條 為了加強xxxxxXt限公司（以下簡稱公司）對采購與付款的內(nèi)部控 制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),制定本制度。第二條本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、采購合同、價格評審、貨物入庫、采購發(fā)票、應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。第三條本制度適用于公司以及下屬機構(gòu)。第四條公司審計部對本公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施監(jiān)督審計,主管采購業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。第二章崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)第五條公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確

2、保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括:付款審批與付款執(zhí)行。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。第六條公司的采購部是負(fù)責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦 理。第七條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù) 的人員應(yīng) 當(dāng)具1、 請購與審批;2、詢價與確定供應(yīng)商;3、 采購合同的訂立與審計;4、 采購與驗收;5、 采購、驗收與相關(guān)會計記錄;6、備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。第八條 公司的采購部門應(yīng)

3、當(dāng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分開，采購與貨物驗收或倉庫人員分開。第九條公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。第十條采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第十一條采購部門要保證對己采購的貨物價值計量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。第十二條 公司采購部門在辦理采購業(yè)務(wù)時應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)各部門下達(dá)的采購計劃需求做采購準(zhǔn)備，對采購計劃進(jìn)行審核，對使用部門提岀的請購屮請進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價、比價，重大金額采購需要通過招投標(biāo)且審計部參與監(jiān)督，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗收入庫，登記入賬、支付貨款

4、。采購部負(fù)責(zé)大宗商品采購，行政后勤物品由行政部負(fù)責(zé)，參照現(xiàn)有行 政后勤物品采購審批流程進(jìn)行。第十三條采購部門負(fù)責(zé)審核（編制）請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購貨物、請求付款等。第十四條財務(wù)部門負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項，登記存貨及應(yīng)付款項等賬務(wù)處理。第十五條財務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性以及符合付款手續(xù)后,按合同約定付款方式支付貨款。第十六條付款及審批執(zhí)行公司的資金審批權(quán)限表：1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經(jīng)采購負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后履行審批程序。2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫資金支出申請，要求填明資金的數(shù)量、原因、使用部門和支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯、匯票），經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。3、

5、采購負(fù)責(zé)人必須審核采購貨物數(shù)量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購貨物的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進(jìn)行審核，對資金支付的風(fēng)險負(fù)責(zé)。4、主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符 合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商的選擇及價格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。5、財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批，對往來款項進(jìn)行賬冃核對，對采購資金進(jìn)行合同核對，對資金的支出風(fēng)險進(jìn)行審批。6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提岀質(zhì)疑并要求審計部介入監(jiān)督檢查。7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)對總經(jīng)理進(jìn)行溝通，財務(wù)總監(jiān)不在，由財務(wù)經(jīng)理（主管會計）負(fù)

6、責(zé)對財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在 相關(guān)單據(jù)寫明溝通結(jié)果，并盡快讓相關(guān)責(zé)任人補批簽字。（審批人可按照資金審批權(quán)限授權(quán)委托相關(guān)人員代簽名，待審批人回到公司后在單據(jù)上進(jìn)行補簽名。）&采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限表審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付 款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對于 審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告或者向?qū)徲嫴块T投訴處理。（采購資金支付：得附有采購合同所載明約定的結(jié)算款期與結(jié)算方式來進(jìn)行操作，凡是有發(fā)生業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，采購部門都得梳理列明各供應(yīng)商的結(jié)算款期與結(jié)算方式明細(xì)表：該表一式四份

7、，采購經(jīng)手人員一份，采購負(fù)責(zé)人一份，財務(wù)部一份（按表監(jiān)督采購部門的支付款項是否按規(guī)則來操作），審批人一份。9、財務(wù)部出納員接到審批健全的付款審批單方可支付資金，對于審批不健全的單據(jù)應(yīng)拒絕支付。10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯或匯票在24小時內(nèi)支付，因資金控制或資金調(diào)整，財務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購，特殊情況需要財務(wù)總監(jiān)審批，并作特殊說明。12、財務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛屮請人“其他應(yīng)收款”O(jiān)13、采購貨物要求必須使用國家稅務(wù)總局發(fā)行的正規(guī)發(fā)票（可抵扣），特殊情 況需要財務(wù)總監(jiān)審批，并作特殊說明

8、。14、發(fā)票報銷的手續(xù)：己經(jīng)借款報賬的，要求經(jīng)手人簽字，部門經(jīng)理審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)總監(jiān)審批，總經(jīng)理審批；未借款直接報賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核,然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行。15、經(jīng)手人憑審批過的發(fā)票沖回自己的采購借支或要求財務(wù)部核銷往來，沒有往來的由財務(wù)部支付O第三章貨物采購驗收控制第十七條加強采購與驗收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。第十八條應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購貨物性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各下屬機構(gòu)大宗原材料采購由公司采購部統(tǒng)一負(fù)責(zé)；一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式；小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接

9、購買等方式。第十九條應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、使用、財務(wù)、倉儲、銷售等部門共同參與程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。第二十條采購貨物到達(dá)后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購貨物進(jìn)行質(zhì)量檢查。第二十一條采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時送交倉庫。倉庫人員接到貨物后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在驗收入庫單據(jù)上進(jìn)行登記，送貨人員要在單據(jù)上簽字。第二十二條檢查合格的貨物，倉庫人員要及時填寫材料入庫單，入庫單一式三聯(lián),第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，財務(wù)記賬用，第

10、三聯(lián)，對賬聯(lián)，采購人員報賬用，材料入庫單必須連續(xù)編號管理。第二十三條 入庫單的傳遞程序如下:倉庫人員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記進(jìn)銷存臺賬或者系統(tǒng)賬務(wù)。聯(lián)留給采購部門對賬用。5、入庫單第二聯(lián)留財務(wù)部門做登記材料明細(xì)賬用；月末存貨盤點時，核對相符。第二十四條倉庫人員要根據(jù)材料入庫單及時登記倉庫物資臺賬，保證審計部門或者財務(wù)部門審計調(diào)查工作。對于檢驗不合格的貨物，要及時通知采購人員，由采購人員與供 應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。第四章應(yīng)付賬款入賬第二十五條財務(wù)主管會計負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供應(yīng)商的送貨單及發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、請購單、訂貨合同、入庫單 等

11、；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)， 按照現(xiàn)有暫估流程操作、 采購人員報賬情況以 及供貨方開發(fā)票情況。第二十六條 財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗 收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第二十七條財務(wù)人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進(jìn)行會計處理。1、倉庫人員接到檢驗合格的貨物后，填制材料入庫單。2、倉庫填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量。3、4、材料入庫單經(jīng)釆購部門簽字后，將第二聯(lián)和供應(yīng)商發(fā)票一同交由財務(wù)報賬，第三賬實是否第二十八條 公司財務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。第二十九條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。第五章監(jiān)督檢查第三十條公司審計部負(fù)責(zé)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查工作，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括:1、 采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購 與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。3、 應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正 確性、時效性和合法性。