酒店物料采購(gòu)工作程序

1、酒店物料采購(gòu)工作程序 - 制度大全酒店物料采購(gòu)工作程序之相關(guān)制度和職責(zé)，酒店經(jīng)營(yíng)成本的控制方法諸多,其中最主要的莫過(guò)于控制進(jìn)貨的成本價(jià) ,怎樣才能把好物料的采購(gòu)關(guān) ,在采購(gòu)程序上有許多方面值得研究 本文就此闡述酒店物料采購(gòu)程序的一些見(jiàn)解。一、物料申購(gòu)單 .酒店經(jīng)營(yíng)成本的控制方法諸多 ,其中最主要的莫過(guò)于控制進(jìn)貨的成本價(jià),怎樣才能把好物料的采購(gòu)關(guān) ,在采購(gòu)程序上有許多方面值得研究 ,本文就此闡述酒店物料采購(gòu)程序的一些見(jiàn)解。一、物料申購(gòu)單形式與種類 :酒店通常使用的物料申購(gòu)單中應(yīng)有詳細(xì)的物料相關(guān)資料,如 :序 （代 ）號(hào)、物料名稱、物料規(guī)格、記數(shù)單位、 目前庫(kù)存申購(gòu)數(shù)量、 要求到貨時(shí)間、上次進(jìn)貨時(shí)

2、間和數(shù)量單價(jià)及本次申購(gòu)供 應(yīng)商的報(bào)價(jià)、 供應(yīng)商資料等并有財(cái)務(wù)結(jié)算方式和倉(cāng)務(wù)或使用部門、 采購(gòu)部門、 財(cái)務(wù)總監(jiān)和具 體分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理的簽批。酒店的經(jīng)營(yíng)物料可分成四類 :一 ） 補(bǔ)倉(cāng)室的申購(gòu) :當(dāng)一個(gè)酒店通過(guò)試運(yùn)行調(diào)整后 ,各部門的經(jīng)營(yíng)狀況基本趨于穩(wěn)定 ,在各使用部門或酒店財(cái)務(wù) 總倉(cāng) ,任何一類酒店經(jīng)營(yíng)物料都需要有一個(gè)存量,存量額怎樣制定呢必須從五個(gè)方面考慮: 流動(dòng)資金狀況、固定資產(chǎn)的配備情況、本期預(yù)計(jì)的客流量、物料的采購(gòu)周期、物料的保存期部門小倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)總倉(cāng)應(yīng)根據(jù)上述五個(gè)方面來(lái)制定物料的最低存量數(shù)和最高限量數(shù)。一旦有了這些規(guī)定 ,財(cái)務(wù)在會(huì)計(jì)運(yùn)作中可合理利用流動(dòng)資金、減少庫(kù)存量,并能保證使用部門

3、的正常經(jīng)營(yíng)的使用和物料的質(zhì)量 ;同樣倉(cāng)管人員在見(jiàn)到庫(kù)存量以達(dá)到物量存量的最低數(shù)值線時(shí) ,這 便是提出該物料申購(gòu)的最佳時(shí)期 ,由采購(gòu)部門專職采購(gòu)。二 ） 集中式的申購(gòu)一家酒店的辦公用品及文化用品涉及到一個(gè)酒店對(duì)外形象,由于要考慮到下述幾個(gè)因素 ,所以可由酒店的行政辦公室來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理,統(tǒng)一提出申購(gòu)。1、酒店管理之需的前臺(tái)見(jiàn)客文具與后臺(tái)操作作用文具的區(qū)分2、酒店管理人員的級(jí)別區(qū)分3、酒店視覺(jué)形象設(shè)計(jì)效果的統(tǒng)一。 行政辦公室可以統(tǒng)計(jì)各方面的數(shù)據(jù)每月統(tǒng)一提出文具用品申購(gòu)單,并由行政辦公室、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽批 ,由采購(gòu)部門專職進(jìn)行日常采訪三 ）緊急需求的采購(gòu) :緊急采購(gòu)一般只限于緊急需求的情

4、況下,價(jià)格并不是很大并在事先酒店政策允許的規(guī)定范圍中進(jìn)行如 :1、工程急修門開(kāi)關(guān)零配件等2、經(jīng)營(yíng)中不常備的經(jīng)營(yíng)物料或常備物料,但某一時(shí)使用量超出常規(guī)的庫(kù)存范圍。遇到上述情況可以隨時(shí)出單而不受常規(guī)的限定,單此類情況的采購(gòu)首先可由采購(gòu)部進(jìn)行優(yōu)先采購(gòu)或在政策規(guī)定的范圍中經(jīng)部門經(jīng)理同意后由使用部門進(jìn)行緊急采購(gòu)。四 ）部門所需物料的日常申購(gòu) :酒店各部門在日常的經(jīng)營(yíng)管理中,需要大量物料 ,為了不占倉(cāng)位 ,通常進(jìn)貨是直接存放在使用部門中的 ,所以這批物料的短缺 ,均由使用部門直接提出物料的申購(gòu)單,這些物料申購(gòu)單的數(shù)量較大 ,涉及面較廣 ,幾乎所有酒店部門都有 ,因此在申購(gòu)與審批過(guò)程中均需嚴(yán)格控制,考慮因素

5、有下面兩個(gè)方面 :1、部門在提出物料申購(gòu)單的時(shí)候 ,應(yīng)詳細(xì)了解該物料的現(xiàn)存數(shù)、 每日用量、 采購(gòu)和審批期、 目前物料的價(jià)格和涉及的成本因素、 物料的質(zhì)量情況有無(wú)需請(qǐng)采購(gòu)部門尋找新的替代品種的2、采購(gòu)部門在接到使用部門的 物料申購(gòu)單 后 ,應(yīng)充分審閱并明確其內(nèi)容 ,根據(jù)內(nèi)容來(lái)尋 找物料的供應(yīng)商 ,并且在多家供應(yīng)商之間進(jìn)行尋價(jià)和詢價(jià)工作。要了解物料的性能、用途、 價(jià)格等等 ,使采購(gòu)人員完全將使用部門物料采購(gòu)意圖落實(shí)在供應(yīng)商的物料之中,使供應(yīng)商了解酒店使用部門的物料的真正用途 ,同時(shí)采購(gòu)部門也將與供應(yīng)商的談判中,得到價(jià)格、質(zhì)量等方面的信息 ,以便與其他供應(yīng)商比較。二、物料采購(gòu)程序1、使用部門經(jīng)理簽發(fā)

6、的物料申購(gòu)單2、采購(gòu)部門根據(jù)物料申購(gòu)單內(nèi)容尋找供應(yīng)商和報(bào)3、財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)酒店的實(shí)際情況審核申購(gòu)數(shù)量和供應(yīng)商情況4、飯店分管領(lǐng)導(dǎo)審定圈價(jià)并經(jīng)總經(jīng)理簽署5、供應(yīng)商根據(jù)酒店采購(gòu)部門的書面通知或合同向酒店供貨6、酒店驗(yàn)收部門根據(jù)審定情況驗(yàn)收并處書面憑據(jù)給供應(yīng)商7、供應(yīng)商根據(jù)酒店物料驗(yàn)收情況向酒店財(cái)務(wù)部門索取物料貨三、物料的采購(gòu)物料的采購(gòu)并非單是物料的購(gòu)置 ,所以物料的采購(gòu)過(guò)程中須考慮更多方面的情況,除名稱外產(chǎn)地、規(guī)格、報(bào)價(jià)、批號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期限、運(yùn)輸、包裝和裝運(yùn)規(guī)格、存放、冰凍品含 冰率、物料的凈重、物料的生產(chǎn)季節(jié)、合同的簽訂方式、付款內(nèi)容等等、這些因素在物料的 采購(gòu)中應(yīng)隨時(shí)考慮到 ,要由 2-3

7、 家同類供應(yīng)商的選擇并尋價(jià) ,在供應(yīng)商背靠背的尋價(jià)中得到啟 發(fā)并如實(shí)向上級(jí)報(bào)考。有些重要的物料貨長(zhǎng)期供應(yīng)的物料,還需簽訂供貨合同 ,合同的條款須請(qǐng)專家和上級(jí)主管的確認(rèn)方可。在采購(gòu)過(guò)程中 ,為使自己處于主動(dòng)地位 ,應(yīng)盡可能在事先取得經(jīng)使用部門認(rèn)可的物料樣品和 支付供應(yīng)商最少量訂金 ,待符合樣品物料的全部到貨后,再支付一定比例的貨款 ,并有一定數(shù)額的尾款 ,以防物料中有不符合樣品的物料夾帶。采購(gòu)部門在落實(shí)使用部門的申購(gòu)任務(wù)時(shí),應(yīng)嚴(yán)格遵守申購(gòu)單上的規(guī)定 ,在采購(gòu)中由于時(shí)間、價(jià)格、質(zhì)量、等因素的變化而定購(gòu)不到某一物料時(shí),應(yīng)急時(shí)通知申購(gòu)部門。如果需要進(jìn)行物料調(diào)整或?qū)ふ掖闷窌r(shí) ,需由申購(gòu)使用部門主管、財(cái)

8、務(wù)總監(jiān)和高級(jí)管理人員簽署的物料樣 品確認(rèn)書同意后方可。采購(gòu)部門若發(fā)現(xiàn)申購(gòu)單上的物料 ,屬于新近增加而以往是未曾采購(gòu)過(guò)的物料,采購(gòu)部門應(yīng)將新采購(gòu)物料樣品確認(rèn)書一起保送財(cái)務(wù)總監(jiān),物料申購(gòu)部門主管及有關(guān)專業(yè)人員驗(yàn)證簽署后方可履行下一步的采購(gòu)程。四、通過(guò)物料的驗(yàn)收給申購(gòu)部門把關(guān) 物料驗(yàn)收部門是代表酒店監(jiān)督采購(gòu)程序時(shí)是正確與否的一個(gè)重要部門,常用物料是由驗(yàn)收部直接驗(yàn)收 ,而有些專業(yè)性較強(qiáng)的物料 ,通常須請(qǐng)使用部門的專業(yè)人員共同參與驗(yàn)收。在驗(yàn)收 工作中可能會(huì)發(fā)現(xiàn)許多采購(gòu)中存在的問(wèn)題并可以在驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)予以及時(shí)制止 ,從而減少酒店的 損失。 若發(fā)現(xiàn)有不符合酒店政策與程序 ,甚至有違法交易的行為 ,即可指出 ,同時(shí)及時(shí)上報(bào)有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求給與幫助。驗(yàn)收人員需有較高的物料識(shí)別能力和質(zhì)量確定能力,同時(shí)應(yīng)具備公正、公平、公開(kāi)、的工作態(tài)度 ,在驗(yàn)收過(guò)程中 ,采購(gòu)人員應(yīng)積極配合驗(yàn)收部門對(duì)物料的驗(yàn)收,在驗(yàn)收中須詳細(xì)核對(duì)物料申購(gòu)單 ,對(duì)照申購(gòu)單中每一項(xiàng)內(nèi)容是否與物料相符合,其中包括物料名稱、 規(guī)格、審定價(jià)格、審定數(shù)量、物料質(zhì)量等等。在填寫驗(yàn)收單時(shí)要詳細(xì)說(shuō)明實(shí)際驗(yàn)收的情況,表明驗(yàn)收時(shí)間、申購(gòu)單的編號(hào)、發(fā)票及供應(yīng)商名稱 ,并在驗(yàn)收單上由驗(yàn)收人員和使用部門參與驗(yàn)收人