合同管理信息系統(tǒng)(共16頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上合同管理信息系統(tǒng)(CMIS)專心-專注-專業(yè)1. 合同管理功能簡介合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，通過加強(qiáng)管理，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效的防范風(fēng)險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。1.1 系統(tǒng)目標(biāo)合同管理由傳統(tǒng)手工方式向現(xiàn)代信息化方式轉(zhuǎn)變，有效地提高工作效率，實現(xiàn)合同管理工作規(guī)范化。合同信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和動態(tài)管理，為全面收集企業(yè)的合同信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)合同信息規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。通過網(wǎng)上合同審批，縮短地區(qū)企業(yè)及其下屬單位的合同管理辦理周期，提高工作效率。通過對合同訂立準(zhǔn)備、審批、簽訂、履行和歸檔等環(huán)節(jié)的管理，加強(qiáng)對地區(qū)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的監(jiān)控力度，避免不必要的經(jīng)營

2、風(fēng)險。利用合同查詢、統(tǒng)計和分析，及時、準(zhǔn)確了解企業(yè)合同信息及其狀況，為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)。1.2 總體業(yè)務(wù)流程圖1.1合同管理系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程2. 系統(tǒng)功能合同管理系統(tǒng)包含了合同準(zhǔn)備，合同訂立，合同履行，合同終結(jié)四個模塊，實現(xiàn)了對合同全生命周期的管理，相對人管理、合同授權(quán)管理，方便快捷的為系統(tǒng)提供了必要的支持，同時系統(tǒng)提供了個人工作助理以及查詢統(tǒng)計功能，方便企業(yè)對合同進(jìn)行分析與統(tǒng)計，生成各種報表。2.1 合同準(zhǔn)備合同準(zhǔn)備是合同系統(tǒng)中合同發(fā)起的唯一入口，合同主辦部門經(jīng)辦人經(jīng)過與合同相對方就合同相關(guān)條款等信息協(xié)商達(dá)成一致后，需要與對方簽訂紙質(zhì)合同前登陸系統(tǒng)發(fā)起合同。合同準(zhǔn)備包括：一般合同訂立準(zhǔn)備、重

3、大合同訂立準(zhǔn)備、簽約依據(jù)、項目信息。2.1.1 一般合同訂立準(zhǔn)備合同主辦部門根據(jù)計劃、預(yù)算或簽報等簽約依據(jù)起草合同。2.1.2 重大合同訂立準(zhǔn)備公司總部機(jī)關(guān)各職能部門主辦或委托企業(yè)辦理，以公司名義訂立的投資類、融資類、擔(dān)保類、知識產(chǎn)權(quán)類、不動產(chǎn)類等合同為重大合同。重大合同包括：1. 有較強(qiáng)法律約束力的戰(zhàn)略合作協(xié)議；2. 長期股權(quán)投資、境內(nèi)外合資合作合同；3. 資本運(yùn)作合同；4. 長期貸款合同、擔(dān)保合同（由財務(wù)公司辦理的、公司系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)之間的借貸或擔(dān)保合同除外）；5. 涉及專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、商業(yè)秘密等知識產(chǎn)權(quán)引進(jìn)、許可、轉(zhuǎn)讓、合資等合同；6. 不動產(chǎn)買賣、土地使用權(quán)取得及處置合同；7. 根

4、據(jù)公司內(nèi)控制度權(quán)限指引，需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并由公司總部機(jī)關(guān)部門主辦的其他合同。重大合同訂立準(zhǔn)備與一般合同區(qū)別在于新錄入的重大合同需要上傳盡職調(diào)查報告，對于后期的業(yè)務(wù)流程也可通過工作流設(shè)定實現(xiàn)。2.1.3 簽約依據(jù)維護(hù)由簽約依據(jù)維護(hù)人員或者合同經(jīng)辦人在簽約依據(jù)模塊對簽約依據(jù)進(jìn)行新增、刪除、修改、查詢等操作2.1.4 項目信息維護(hù)由項目信息維護(hù)人員在項目信息模塊將領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注程度較高的、投資額較大的重點或其他熱點項目在此維護(hù)，可以對項目進(jìn)行新增、刪除、修改、查詢等操作完成對項目信息的管理工作。2.2 合同訂立合同準(zhǔn)備結(jié)束之后，合同進(jìn)入訂立階段。合同訂立主要包括訂立發(fā)起、合同審查審批、合同打印、合同

5、簽署、合同蓋章備案。l 訂立發(fā)起訂立發(fā)起提供了生成/修改合同文本，設(shè)置履行提示信息，上傳合同附件及送審功能。2.2.1 合同訂立審查審批在訂立發(fā)起環(huán)節(jié)，送審之后，合同進(jìn)入審查審批環(huán)節(jié)。審查審批主要是對文本的審查。文本審查包括定量審查和定性審查。定性審查指合同會簽審核（經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律）部門，根據(jù)職責(zé)對合同文本的合法性、嚴(yán)密性、完整性作出定性審核意見的一種審核方式。定量審查指合同會簽審核（經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律）部門根據(jù)專業(yè)分工審核與其職責(zé)相關(guān)的合同條款，并提出審核意見的合同文本審查方式。以便相關(guān)部門在審查審批時可以快速定位到相應(yīng)的合同條款。2.2.2 合同打印合同審查審批結(jié)束，進(jìn)入合同打印環(huán)節(jié)。合同

6、打印環(huán)節(jié)，主要有打印合同文本、廉潔從業(yè)責(zé)任書、安全協(xié)議、會簽審查審批表功能。內(nèi)部合同支持電子蓋章，經(jīng)過電子蓋章的合同，只能在線打印。2.2.3 合同簽署合同打印結(jié)束后，合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。合同簽署是對合同線下簽訂的信息作以記錄。2.2.4 合同蓋章備案合同簽訂環(huán)節(jié)，終結(jié)之前可以進(jìn)行合同蓋章備案。合同蓋章備案，是在系統(tǒng)中記錄合同線下的用章情況。2.3 合同履行合同履行模塊跟蹤記錄合同執(zhí)行情況。合同生效后，合同主辦部門可根據(jù)合同具體履行情況辦理“收款”、“付款”、“變更”、“轉(zhuǎn)讓”、“終止”、“臨時歸檔”、“中止”、“履行完畢”、“合同變更備案”、“合同轉(zhuǎn)讓備案”、“發(fā)送付款申請”、“付款錄入”、“

7、預(yù)警設(shè)置”等業(yè)務(wù)。系統(tǒng)提供合同付款、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等業(yè)務(wù)的申報及審查審批功能。2.3.1 履行選擇履行選擇是指在履行階段可以進(jìn)行的操作。履行選擇的操作有合同收款申請、合同付款申請、合同變更申請、合同轉(zhuǎn)讓申請、合同終止申請、臨時歸檔、合同中止申請、履行完畢合同收款錄入。合同收款錄入是指經(jīng)辦人將資金收入類合同的相關(guān)收款信息錄入系統(tǒng)。2.3.2 合同付款申請資金支出類合同，在達(dá)到付款條件后（何時到達(dá)付款條件由合同經(jīng)辦人自行判斷），經(jīng)辦人填寫履行結(jié)算申請表（履行結(jié)算反饋表），包括驗收情況分析及驗收人意見或附驗收報告、本次付款金額、付款類型等信息，提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門審查、領(lǐng)導(dǎo)審批。審查審批通過后，財務(wù)部

8、門根據(jù)審查結(jié)果辦理付款（此業(yè)務(wù)可在各單位選用）。一份合同在履行階段同一時間點上，只能辦理一個業(yè)務(wù)。例如，一份合同如果正在辦理合同付款業(yè)務(wù)，處于付款審查審批環(huán)節(jié)，則無法辦理其它履行業(yè)務(wù)，只有該合同完成付款審查審批流程，合同重新回到“履行選擇”狀態(tài)時，方可辦理其它業(yè)務(wù)。2.3.3 合同變更申請合同未約定或約定條款不準(zhǔn)確，需進(jìn)行變更或補(bǔ)充約定的，由經(jīng)辦人填寫合同變更審批單，確認(rèn)申請變更方，如：我方原因、對方原因、雙方原因或其它原因，必要時進(jìn)行詳細(xì)說明；選擇變更事項，包括合同主體名稱的變更、合同標(biāo)的金額變更、履行期限的變更和其他變更。經(jīng)辦人選擇變更事項，填寫相應(yīng)的變更信息，并上傳合同變更協(xié)議，依據(jù)合同

9、變更審查審批流程，進(jìn)行會簽和審批，完成合同變更協(xié)議的打印，雙方簽字蓋章后備案，進(jìn)入合同履行狀態(tài)。工程類合同因設(shè)計變更、或合同相對方要求簽訂合同變更協(xié)議的，辦理合同變更。由于原工作量估算不準(zhǔn)，辦理變更簽證的，可不簽訂合同變更協(xié)議。一份合同可以進(jìn)行多次變更，合同變更協(xié)議作為原合同的一部分，在合同編號中加以區(qū)分，并與原合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)。在查詢統(tǒng)計中，作為單獨(dú)的一份合同進(jìn)行統(tǒng)計。2.3.4 合同轉(zhuǎn)讓申請合同在履行期間需要對債權(quán)、債務(wù)或債權(quán)債務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)讓時，由經(jīng)辦人填寫合同轉(zhuǎn)讓申請單，選擇轉(zhuǎn)讓類型，包括債權(quán)轉(zhuǎn)讓、債務(wù)轉(zhuǎn)讓和債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)讓；確認(rèn)申請轉(zhuǎn)讓方，如：我方、對方、雙方或其它，必要時進(jìn)行詳細(xì)說明；填寫相應(yīng)的

10、轉(zhuǎn)讓原因，并上傳合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議，依據(jù)合同審查審批流程，進(jìn)行會簽和審批，完成合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議的打印，雙方簽字蓋章后備案，進(jìn)入合同履行狀態(tài)。一份合同可以進(jìn)行多次轉(zhuǎn)讓，合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議作為原合同的一部分，在合同編號中加以區(qū)分，并與原合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)。在查詢統(tǒng)計中，作為單獨(dú)的一份合同進(jìn)行統(tǒng)計。2.3.5 合同終止合同終止包括合同解除（單方、雙方）、合同無效和其它（債務(wù)相互抵銷、債權(quán)人免除債務(wù)、債權(quán)債務(wù)歸于一人等情形）情況導(dǎo)致的合同不同正常履行，合同經(jīng)辦人發(fā)起合同終止申請，根據(jù)業(yè)務(wù)需要提交解除協(xié)議，審查審批完成后蓋章確定并備案。合同終止后不能辦理履行狀態(tài)下的其它業(yè)務(wù)，如收付款、變更等，只能由合同經(jīng)辦人辦理合同終結(jié)程序

11、。2.3.6 合同臨時歸檔錄入臨時歸檔信息后，合同進(jìn)入臨時歸檔狀態(tài)。臨時歸檔狀態(tài)的合同不能進(jìn)行履行期間的業(yè)務(wù)操作，如果該合同需要繼續(xù)履行那么需要進(jìn)行“歸檔回轉(zhuǎn)”操作。臨時歸檔的合同只能進(jìn)行合同終結(jié)操作。2.3.7 合同中止合同中止即合同履行暫停。合同在執(zhí)行過程中，由于某種客觀原因或雙方協(xié)商達(dá)成一致暫停履行，由合同經(jīng)辦人進(jìn)行合同中止操作。被中止的合同不能辦理履行狀態(tài)下的其他業(yè)務(wù)，如變更、終止等，處于凍結(jié)狀態(tài)。被中止的合同可以由經(jīng)辦人激活后重新進(jìn)入履行環(huán)節(jié)。2.3.8 合同履行完畢合同履行經(jīng)辦人根據(jù)合同實際履行情況，在合同所約定的所有權(quán)利和義務(wù)履行完畢后，進(jìn)行履行完畢操作。合同履行完畢后進(jìn)入合同終

12、結(jié)環(huán)節(jié)。2.3.9 履行審查審批履行審查審批主要功能是指合同履行階段中付款、變更、中轉(zhuǎn)、終止的合同文本及合同基本信息進(jìn)行審查。經(jīng)辦人提交合同審查申請后，由主辦部門兼職合同管理員審核標(biāo)準(zhǔn)合同文本；合同主辦部門負(fù)責(zé)人完成部門審核；其他相關(guān)權(quán)限人員進(jìn)行合同的經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查、專業(yè)技術(shù)審查、法律審查等。系統(tǒng)支持合同文本修改痕跡保留、審查審批痕跡保留。2.3.10 合同變更備案2.3.11 合同轉(zhuǎn)讓備案2.3.12 發(fā)送付款申請在合同履行階段，合同付款申請審查審批完成后，將相關(guān)信息通過接口自動傳遞至財務(wù)系統(tǒng)。2.3.13 合同付款錄入2.3.14 預(yù)警設(shè)置2.4 合同終結(jié)合同終結(jié)是指合同關(guān)系建立后，因一定法

13、律事實產(chǎn)生，合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系消亡，合同終止后，為實現(xiàn)合同全過程的閉環(huán)管理而設(shè)置的一道管理程序。系統(tǒng)中合同履行經(jīng)辦人點擊“履行完畢”或辦理了“合同終止”業(yè)務(wù)后，進(jìn)入合同終結(jié)環(huán)節(jié)。合同終結(jié)包括合同正常終結(jié)和合同異常終結(jié)。合同終結(jié)包括：合同終結(jié)、電子歸檔、臨時歸檔、紙質(zhì)歸檔、發(fā)案管理。合同終結(jié)2.4.1 合同終結(jié)是指合同關(guān)系建立后，因一定法律事實產(chǎn)生，合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系消亡，合同終止后，為實現(xiàn)合同全過程的閉環(huán)管理而設(shè)置的一道管理程序。合同終結(jié)包括合同正常終結(jié)和合同異常終結(jié)。合同經(jīng)辦人員需要對履行完畢的合同，以及不能履行或不需要繼續(xù)履行的合同進(jìn)行資料歸集整理，報專（兼）職合同管理員和相關(guān)部門審核確認(rèn)，完

14、成合同終結(jié)程序。合同終結(jié)程序完成后，合同為終結(jié)狀態(tài)無法進(jìn)行其它業(yè)務(wù)操作。企業(yè)可以選擇是否開啟合同終結(jié)審查審批流程。2.4.2 合同終結(jié)查詢查詢已終結(jié)合同狀態(tài)2.4.3 履行回轉(zhuǎn)合同履行結(jié)束走到合同終結(jié)的階段，在合同終結(jié)的代辦里，發(fā)現(xiàn)合同需要繼續(xù)履行，這時可以通過履行回轉(zhuǎn)來實現(xiàn)2.4.4 合同終結(jié)審查審批合同終結(jié)開啟審查審批按鈕，合同終結(jié)信息提交以后，合同進(jìn)入審查審批。2.4.5 電子歸檔合同終結(jié)完成以后合同自動進(jìn)入電子歸檔，終結(jié)的合同都可以在電子歸檔里進(jìn)行查詢。2.4.6 臨時歸檔合同臨時歸檔是指對于履行期限較長（一般指超過兩年以上）的合同，為避免占用系統(tǒng)資源和便于合同電子文檔管理，當(dāng)雙方主要

15、權(quán)利與義務(wù)履行完畢后，可以進(jìn)行臨時歸檔。一般情況下，建設(shè)工程類合同出現(xiàn)質(zhì)保金全部收/付完畢或合同價款僅剩質(zhì)保金；長周期設(shè)備采購合同收貨、付款完成；其他類合同無收/付款項時，達(dá)到臨時歸檔條件。合同進(jìn)行臨時歸檔操作后，進(jìn)入臨時歸檔狀態(tài)，臨時歸檔狀態(tài)下的合同無法進(jìn)行其它業(yè)務(wù)。用戶需要對臨時歸檔的合同需要進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，需要進(jìn)行歸檔回轉(zhuǎn)操作將合同置為履行狀態(tài)以進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。2.4.7 紙質(zhì)歸檔合同紙質(zhì)文件歸檔由合同主辦部門經(jīng)辦人或?qū)＃妫┞毢贤芾韱T在線下完成，當(dāng)完成線下紙質(zhì)合同文件歸檔后，合同主辦部門經(jīng)辦人或?qū)＃妫┞毢贤芾韱T將移交清單保存在系統(tǒng)中。對于需多次歸檔的合同，合同主辦部門經(jīng)辦人或?qū)＃?/p>

16、）職合同管理員應(yīng)該及時上傳移交清單，保存至系統(tǒng)中。2.4.8 發(fā)案管理發(fā)案管理就是合同在履行階段或終結(jié)階段發(fā)生的糾紛。在履行階段發(fā)生的糾紛由經(jīng)辦人做發(fā)案操作，在合同終結(jié)階段按各個企業(yè)要求可由履行經(jīng)辦人或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)發(fā)案操作。2.5 合同授權(quán)合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)了合同的“民事授權(quán)”功能。原則上所有非“法人/負(fù)責(zé)人”簽署的合同，都必須辦理合同授權(quán)委托書。系統(tǒng)中為每一個合同自動生成一份合同授權(quán)委托書，用戶可以根據(jù)實際需要生成并打印授權(quán)委托書。合同在訂立審查審批結(jié)束后，即可辦理對該合同的授權(quán)。合同授權(quán)一般由法律部門人員辦理，并打印合同授權(quán)委托書。2.6 查詢統(tǒng)計系統(tǒng)提供了全面的、多方位、靈活的查詢分析功能，包括基礎(chǔ)查詢、高級查詢、合同報表和統(tǒng)計分析，實現(xiàn)了對總部及企業(yè)合同的分類查詢與統(tǒng)計分析，系統(tǒng)支持按照板塊、企業(yè)、合同類型、年度、合同狀態(tài)等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，并提供導(dǎo)出、打印功能。2.6.1 基礎(chǔ)查詢提供給系統(tǒng)使用的所有人，通過此功能，可以方便各級人員通過多種條件快速查詢篩選自己權(quán)限范圍內(nèi)的合同，進(jìn)行統(tǒng)計與分析，生成合同臺賬信息。2.6.2 高級查詢提供給各級領(lǐng)導(dǎo)，通過此功能，可以方便各級領(lǐng)導(dǎo)通過多種條件，選擇要查看的顯示列，快速查詢篩選自己權(quán)限范圍內(nèi)的合同，進(jìn)行統(tǒng)計與分析。2.6.3 合同報表提供給需要對合同進(jìn)行報表操作的業(yè)務(wù)人員，可以讓業(yè)務(wù)人員更加簡單、直觀