電子文件管理

1、 第三章第三章 電子文件管理工作電子文件管理工作一、電子文件管理及其理論基礎(chǔ)一、電子文件管理及其理論基礎(chǔ) （一）電子文件管理概述（一）電子文件管理概述 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案形式的劃時(shí)代變革。 甲骨簡(jiǎn)牘紙張光盤 時(shí)空黑洞出現(xiàn) 必須首先把電子文件收集保存起來！必須首先把電子文件收集保存起來！ （四）電子文件管理工作的原則及發(fā)展目標(biāo)（四）電子文件管理工作的原則及發(fā)展目標(biāo) 堅(jiān)持五項(xiàng)基本原則： （1）統(tǒng)一管理原則。 （2）全程管理原則。 （3）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。 （4）便于利用原則。 （5）安全保密原則。 目標(biāo)：積極推動(dòng)電子文件管理規(guī)范化、法制化進(jìn)程，努力建立有中國(guó)特色的電子文件管理體系，更好地為黨和人民的

2、事業(yè)服務(wù)。 （五）電子文件管理工作的主要任務(wù)（五）電子文件管理工作的主要任務(wù) 進(jìn)一步研究解決保真、保密和保存等問題，使之與傳統(tǒng)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。確保電子文件的“真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性” 。 我國(guó)電子文件的管理戰(zhàn)略我國(guó)電子文件的管理戰(zhàn)略：不僅要確保電子文件長(zhǎng)期不失真，而且要確保重要的電子文件信息能被長(zhǎng)期讀取利用。 （1 1）保證電子文件的真實(shí)性）保證電子文件的真實(shí)性 （2 2）保證電子文件的完整性）保證電子文件的完整性 （3 3）保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性）保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性 （4 4）促進(jìn)工作效率的提高）促進(jìn)工作效率的提高 （5 5）方便查詢和利用）方便查詢和利用（六

3、）電子文件管理的理論基礎(chǔ)（六）電子文件管理的理論基礎(chǔ)1 文件連續(xù)體理論 “實(shí)踐的變化催生理論的變革。面對(duì)電子文件的洶涌浪潮，必須有新的思維和理論去適應(yīng)它的發(fā)展?jié)M足它的需要?！?國(guó)外流行多年的文件生命周期理論，近年來針對(duì)電子文件又進(jìn)一步演化為文件連續(xù)體模型，即“往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程”。原有直線型的文件生命周期的圖示被拓展成多維的環(huán)狀文件連續(xù)體模型。（1）概念的提出： 1996年出版的澳大利亞的國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)中文件連續(xù)體的定義是：“從文件形成(包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì))到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式” 這一定義揭示了文件形成、保存與長(zhǎng)久利用應(yīng)一體

4、化管理的理念。（2）電子文件環(huán)境下的文件連續(xù)體理論的意義 與傳統(tǒng)的文件生命周期理論形成鮮明的對(duì)照，文件連續(xù)體理論淡化了對(duì)文件階段性的劃分，它承認(rèn)文件存在著不同的價(jià)值形態(tài)。其運(yùn)動(dòng)方向是可逆的，就電子文件而言，連續(xù)體理論更有說服力的闡釋了電子文件較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的新特性，它將視野拓寬到文件與其形成者之間的關(guān)系。 在文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)文件與其形成者、保管者的互動(dòng)關(guān)系，強(qiáng)調(diào)文件具有多種價(jià)值形態(tài)并且可以同時(shí)存在，這樣的理念貫穿于文件運(yùn)動(dòng)過程，體現(xiàn)了文件形成、保管、利用的一體化，進(jìn)而使文件產(chǎn)生、使用、鑒定、保管等各機(jī)構(gòu)部門之間的聯(lián)系更加緊密，對(duì)文檔的管理更加符合電子文件的要求。 此外，文件連續(xù)體理論對(duì)檔案

5、工作者固有觀念的沖擊十分強(qiáng)烈，以往的文件工作重視利用，檔案工作重視保管的涇渭分明的觀念受到挑戰(zhàn)；尤其在電子文件時(shí)代，對(duì)文件連續(xù)體理論的運(yùn)用體現(xiàn)在文檔一體化的趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，無論是文件還是檔案，其形成、傳播、保管的實(shí)質(zhì)都是為了更好的利用，以最大限度的發(fā)揮其價(jià)值。因此，檔案工作者必須形成以“服務(wù)”為主導(dǎo)的工作理念，以其實(shí)現(xiàn)文件檔案的價(jià)值。 2 文檔一體化理論 國(guó)內(nèi)外對(duì)文件與檔案相互關(guān)系認(rèn)識(shí)上的共性和分歧決定了國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案一體化管理含義的理解既有相同之處，也有一定差別。了解國(guó)內(nèi)外的各種認(rèn)識(shí)，有助于全面、科學(xué)地提煉出文件、檔案一體化管理的基本含義。 國(guó)外觀點(diǎn)，文件與檔案的密切聯(lián)系決定了文件管理與檔

6、案管理之間存在著以下五個(gè)方面的緊密聯(lián)系： （1）文件管理是檔案管理的前提，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，因此文件的質(zhì)量直接決定著檔案的質(zhì)量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優(yōu)劣。 （2）檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展。 （3）文件管理和檔案管理是處于一個(gè)統(tǒng)一體的系統(tǒng)工程。 （4）檔案部門和人員的介入是提高文件管理質(zhì)量的重要保證。 （ 5）文件管理人員與檔案管理人員之間也存在相互依存和相互促進(jìn)的關(guān)系。 現(xiàn)代環(huán)境下在OA平臺(tái)上文檔一體化的概念的含義包括四個(gè)方面的內(nèi)容： 第一，文件、檔案一體化管理的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程的全面控制和科學(xué)管理。 第二，文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包

7、括文件、檔案生成控制的一體化流程、管理的一體化和信息利用的一體化。 第三，文件、檔案一體化管理的科學(xué)指導(dǎo)是系統(tǒng)思維。用整體的觀點(diǎn)把握從文件到檔案存在著一個(gè)轉(zhuǎn)化的運(yùn)動(dòng)過程。因而對(duì)文件到檔案的運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施全面控制和有效管理是十分必要的。 第四，文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。3 3 知識(shí)管理理論知識(shí)管理理論 （1）什么是知識(shí)管理？ 所謂知識(shí)管理的定義為，在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的信息與知識(shí)，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角

8、度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于組織做出正確的決策，以因應(yīng)社會(huì)及其環(huán)境的變遷。 （2）知識(shí)管理的特點(diǎn) 觀念更新是知識(shí)管理的基礎(chǔ)。 從信息管理的“ 擁有信息”的觀念更新為“ 共享信息”的觀念 創(chuàng)新是知識(shí)管理的核心。 有了應(yīng)變, 有了創(chuàng)新, 事業(yè)就能興旺, 就能通過不斷地推陳出新而獲得發(fā)展 知識(shí)只有在交流中才能得到發(fā)展 人是知識(shí)管理的關(guān)鍵。 知識(shí)只能通過人的能動(dòng)創(chuàng)造性的發(fā)揮而產(chǎn)生, 并依附于人而存在 信息技術(shù)是知識(shí)管理的工具。 加速了新知識(shí)的商品化、市場(chǎng)化、產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程, 從而實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理 共享信息、知識(shí)創(chuàng)新的目標(biāo) 文化再造是知識(shí)管理的“ 新鮮血液”。 知識(shí)管理給文化注人了新鮮血液, 其主

9、要特征包括相互信任, 開放 式交流、學(xué)習(xí)、共享與開發(fā)的知識(shí), 享受知識(shí)管理過程。 （七）電子文件管理的原則（七）電子文件管理的原則在電子文件管理我們常說的原則有：（1）全程管理原則全程管理原則 電子文件管理必須遵循全程管理的原則，就是要在從文件產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行全程管理。 電子文件的全程管理是一種全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。 （2 2）前端控制原則）前端控制原則 前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。 如果將傳統(tǒng)文件的運(yùn)動(dòng)過程分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個(gè)階段，在這一過程中，現(xiàn)行階段

10、屬于前端。因此，對(duì)于傳統(tǒng)文件而言，前端控制主要表現(xiàn)為機(jī)關(guān)檔案部門和人員對(duì)文件形成和現(xiàn)行利用的階段實(shí)施控制，確保這一階段的管理功能盡可能在這一階段實(shí)現(xiàn)。 但電子文件的前端控制與此表現(xiàn)不同。國(guó)際檔案界將電子文件的生命周期分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)基本階段，表明電子文件運(yùn)動(dòng)過程的前端已延伸到了電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。 電子文件管理中的前端控制是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成，運(yùn)行和歸檔管理，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證、相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行模式和保障體系，以維護(hù)電子文件的原始性，真實(shí)性的一種管理活動(dòng)。 前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，

11、在電子文件管理中更加重要。（3 3）真實(shí)性保障原則）真實(shí)性保障原則 電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。 電子文件維護(hù)真實(shí)性面臨難題，原因來自兩個(gè)方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文件信息技術(shù)的軟硬件依賴性。 維護(hù)電子文件的真實(shí)性必須做到： 電子文件的制作過程要責(zé)任分明 電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng) 建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度 建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度 加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活

12、動(dòng)的管理 建立電子文件管理的記錄系統(tǒng) 電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002） 5.2應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。 5.2.1建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。 5.2.2設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。 5.2.3對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。 5.2.4對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。（4）完整性保障原則 電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全

13、； 二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。 完整性是電子文件價(jià)值的重要保障。殘缺不全的文件留給后人的是殘缺的社會(huì)記憶，維護(hù)電子文件的完整性是文件、檔案工作者的責(zé)任。 為了確保電子文件的完整性，應(yīng)該了解電子文件的構(gòu)成要素（前面提到了電子文件構(gòu)成的三要素） 保證電子文件的永久真實(shí)性國(guó)際研究項(xiàng)目保證電子文件的永久真實(shí)性國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES) (InterPARES) 探討了組成文件的基本組成要素，認(rèn)為探討了組成文件的基本組成要素，認(rèn)為“文件文件基本要素包括基本要素包括: : (a)載體 即信息的物理載體； (b)內(nèi)容即文件想要傳達(dá)的信息； (c)物理和智能形式即允許信息交流

14、的表示規(guī)則; (d)生成文件的活動(dòng); (e)以文行事的人; (f)檔案鏈即連接每份文件與其前后文件的關(guān)系; (g)背景即文件產(chǎn)生的司法、行政、程序以及記錄框架。（5）可讀性保障原則 可讀性保障是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。 電子文件的可讀性是其存在和保存價(jià)值的基礎(chǔ)。 （八）（八）“后保管后保管”思想及對(duì)電子文件管理的影響思想及對(duì)電子文件管理的影響 1 1 加拿大著名檔案學(xué)家特里加拿大著名檔案學(xué)家特里庫(kù)克（庫(kù)克（Terry CookTerry Cook）“檔案后檔案后保管范式保管范式”思想思想。 檔案事業(yè)的七

15、個(gè)轉(zhuǎn)變： (1) 從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件的形成過程； (2) 從分析個(gè)別文件的性質(zhì)和特征轉(zhuǎn)向 更好地了解導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、 活動(dòng)、任務(wù)、事務(wù)處理和工作流程； (3) 從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng)，并挑選出反映它們的最精煉的文件永久保存。 (4) 從文件實(shí)體的整理、編目和保管轉(zhuǎn)向了解信息系統(tǒng)和形成者的相關(guān)文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系。 (5)從檔案館作為一個(gè)希望與文件形成機(jī)關(guān)合作的“懇求”機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)監(jiān)督形成者、維護(hù)和保管在其管理下的檔案文件活動(dòng)的審計(jì)機(jī)構(gòu)。 (6)從檔案館建筑作為文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便于公眾利用數(shù)百個(gè)由形成者控制的系統(tǒng)內(nèi)各種文件的中央

16、信息中心。 (7)從以等級(jí)結(jié)構(gòu)中原始文件產(chǎn)生部門為中心的實(shí)際來源轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎?dòng)、臨時(shí)、甚至“虛擬”的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來源。 所有這些轉(zhuǎn)變的核心可以歸結(jié)為：“從由此產(chǎn)生的文件或產(chǎn)品轉(zhuǎn)向背后的創(chuàng)造活動(dòng)或創(chuàng)造意圖。”“將傳統(tǒng)理論對(duì)實(shí)體保管對(duì)象實(shí)態(tài)文件的關(guān)注轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者及其形成過程有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互聯(lián)系、職能和可靠性的關(guān)注?！? 2 后保管模式的重大理論意義后保管模式的重大理論意義 后保管模式的理論意義在于為電子文件時(shí)代的檔案管理建立了一個(gè)新的范例。在后保管模式中，重視檔案文件中所包含的有效信息知識(shí)，要甚于文件實(shí)體；重視文件的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)，要甚于已經(jīng)形成的文

17、件本身；重視聯(lián)系要甚于每一份具體文件；重視文件所體現(xiàn)的職能要甚于研究人員對(duì)文件的各種要求。 3 后保管模式基本內(nèi)容是新來源觀、宏觀鑒定論和知識(shí)服務(wù) (1) (1)新來源觀新來源觀： 新來源觀從一個(gè)全新的角度闡述了“來源概念”的內(nèi)涵。 特里庫(kù)克認(rèn)為“電子時(shí)代檔案來源的概念需要重新考慮、醞釀和定意，這種來源不僅指文件的形成機(jī)關(guān)，而且包括其形成的目的，形成活動(dòng)，過程，處理程序和職能范圍等等?！?馮惠玲:“這個(gè)來源就是指文件的形成過程及背景，即文件是由誰，在什么條件下，運(yùn)用那些數(shù)據(jù)為了什么目的，采用了何種結(jié)構(gòu)形式的等方面的情況?！彼€指出“不管文件是獨(dú)立產(chǎn)生于一個(gè)機(jī)構(gòu)，或是由來自若干個(gè)數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)組合

18、而成的，只要我們掌握它的形成過程，并把這些信息隨同文件信息一同保留下來，就可以尋根溯源，了解該文件的始末原委。” (2) (2)宏觀鑒定論宏觀鑒定論：把鑒定對(duì)象從文件自身變成文件形成者，把鑒定標(biāo)準(zhǔn)從文件內(nèi)容變成文件形成者的宏觀職能，把鑒定執(zhí)行時(shí)間從文件形成之后變?yōu)槠湫纬芍畷r(shí)，甚至之前，使鑒定方法從具體變?yōu)楹暧^，從分散變?yōu)榧?，從滯后變?yōu)槌?，從而更有利于滿足電子文件的鑒定需求。 (3)(3)知識(shí)服務(wù)：知識(shí)服務(wù)：知識(shí)服務(wù)是以信息知識(shí)的搜尋組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ), 根據(jù)用戶的問題和環(huán)境, 融入用戶解決問題的過程之中,提供能夠有效支持知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)。知識(shí)服務(wù)要求檔案人員“停止扮

19、演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫(kù)到建立知識(shí)庫(kù)上”，“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識(shí)甚至智慧”。 新來源觀和宏觀鑒定論是知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)和保障，知識(shí)服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的。檔案后保管范式的思想內(nèi)核體現(xiàn)和反映了檔案管理向知識(shí)管理方向發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢(shì)。 總之， 電子文件是一種全新的事物，以它為對(duì)象，形成了全新的電子文件管理工作。電子文件工作是傳統(tǒng)的文書、檔案工作在新時(shí)代的延續(xù)，它在現(xiàn)代信息環(huán)境下文檔一體化條件下的文件管理工作，它包含傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作兩部分內(nèi)容。二二 電子文件管理的基本內(nèi)容電子文件管

20、理的基本內(nèi)容 （一）電子文件的微觀管理（一）電子文件的微觀管理 所謂電子文件微觀管理是指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對(duì)象，運(yùn)用一定的技術(shù)方法對(duì)其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實(shí)性、完整性、有效性，并向社會(huì)提供利用服務(wù)。 （二）電子文件管理宏觀管理（二）電子文件管理宏觀管理 所謂電子文件的宏觀管理是指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對(duì)象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效的運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整

21、保存的歷史責(zé)任得以實(shí)現(xiàn)。 三三 現(xiàn)代技術(shù)條件下電子文件管理流程現(xiàn)代技術(shù)條件下電子文件管理流程 現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的文件管理模式已不能適應(yīng)電子文件的處理、管理和利用等要求，需要對(duì)電子文件管理流程重新構(gòu)造。 2 2 電子文件管理流程重組電子文件管理流程重組 電子文件管理工作，是圍繞電子文件為核心展開，為保證電子文件真實(shí)、可靠、完整、可用的一些列工作。 實(shí)踐證明如果檔案部門不能及早介入電子文件的收集、積累等管理，將給電子文件的歸檔帶來毀滅性的災(zāi)難。 （一）傳統(tǒng)流程及其特點(diǎn) 傳統(tǒng)的文件、檔案管理流程是相互分離的，即按照文件和檔案的管理規(guī)律，對(duì)文件和檔案工作的一系列環(huán)節(jié)、工作步驟分別進(jìn)行有序的組合

22、和合理安排，并通過歸檔環(huán)節(jié)加以鏈接。 傳統(tǒng)的文件、檔案管理流程的特點(diǎn) ： （1）文件、檔案管理流程各自獨(dú)立，整個(gè)文件活動(dòng)過程被劃分為涇渭分明的兩個(gè)階段文件管理階段和檔案管理階段，前后缺乏連貫性和一致性。 （2）文件、檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)被人為地劃分為若干“環(huán)節(jié)”，每個(gè)環(huán)節(jié)各自有相對(duì)獨(dú)立的工作內(nèi)容和方法，彼此缺乏聯(lián)系。 （3）線性流程，單向發(fā)展，流程主要體現(xiàn)在工作環(huán)節(jié)的劃分，工作任務(wù)的分配上。 （二）電子環(huán)境下的文件管理流程特點(diǎn) 電子環(huán)境下文件管理的最大特征是以數(shù)字化的信息作為處理對(duì)象。因此，在管理流程的設(shè)計(jì)上也不同于以往的“分工”法。具體說來，電子文件一體化管理流程有以下特征： （1）由于電

23、子文件可以借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，因此，在其現(xiàn)行的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，多以“虛擬”的狀態(tài)存在使得傳統(tǒng)文件管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的界限變得模糊、淡化，因此，對(duì)于某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可以進(jìn)行重新整合、即重組和合并。 管理流程順序上變化： 串行向并行電子環(huán)境下一些業(yè)務(wù)活動(dòng)同時(shí)進(jìn)行，如在文件形成階段同時(shí)要鑒定、著錄、歸檔（賦予歸檔標(biāo)識(shí)）等。 線性向非線性 流程表現(xiàn)為相互穿插，互相銜接，你中有我、我中有你的狀態(tài)。 （2） 由于電子文件具有信息形態(tài)數(shù)字化、非人工識(shí)讀性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及其對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，非實(shí)體歸檔的可能性等特點(diǎn)，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)文件信息的形成、處理和利用方式發(fā)生根本性變化，除了要合并某些環(huán)節(jié)外，還要將原有環(huán)節(jié)

24、的排列順序重新調(diào)整。 特別是在時(shí)間順序均有提前： 歸檔：傳統(tǒng)紙質(zhì)一般是第二年上半年；科技或基建等項(xiàng)目結(jié)束后，但電子文件通常是處理完畢后即進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。 鑒定：電子文件的鑒定也是在歸檔前。 著錄：檔案部門與文件形成部門合作，由文件形成部門根據(jù)檔案著錄的要求進(jìn)行著錄，也即以文件元數(shù)據(jù)技術(shù)，利用電子文件管理系統(tǒng)自動(dòng)著錄。 時(shí)間延長(zhǎng)：一些原來在一個(gè)階段完成的工作現(xiàn)在要在每一個(gè)過程連續(xù)完成，典型的就是著錄貫穿與電子文件的形成、處理、歸檔、遷移、利用整個(gè)過程。 （3）電子文件流程的設(shè)計(jì)不同于傳統(tǒng)的環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，而是根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，采用功能需求環(huán)節(jié)的流程設(shè)計(jì)思路。即：在確定功能的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的功能需求

25、，而后再將功能需求具體運(yùn)用到各個(gè)工作環(huán)節(jié)之中，將電子文件管理需求滲透到系統(tǒng)里、實(shí)踐中。 首先，根據(jù)文件、檔案一體化管理的性質(zhì)和目標(biāo)，將電子文件管理系統(tǒng)的功能分為生成、存儲(chǔ)(包括處置)和利用三個(gè)部分。在確定總體功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合機(jī)構(gòu)的職能和文件、檔案管理兩方面的需求確定電子文件管理系統(tǒng)的具體功能需求。 其次，對(duì)機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境作詳細(xì)的調(diào)查，將功能需求與實(shí)際工作流程相融合，確定功能需求的具體實(shí)施地點(diǎn)和實(shí)現(xiàn)方式。 （4）電子文件管理流程的設(shè)計(jì)必須是一種徹底性的變革，而不是對(duì)傳統(tǒng)文件或檔案管理流程的簡(jiǎn)單對(duì)接或小修小改，它必須能夠反映自動(dòng)化環(huán)境下電子文件形成和運(yùn)動(dòng)的基本特點(diǎn)與基本規(guī)律。 要以系統(tǒng)的觀點(diǎn)

26、從電子文件的整個(gè)流程對(duì)電子文件的管理方法和進(jìn)行宏觀的思考。 （5）電子文件管理流程的設(shè)計(jì)需要有正確、適當(dāng)?shù)睦碚撟鳛橹笇?dǎo)。比如知識(shí)管理理論、文件連續(xù)體理論等。 （三）電子文件管理流程重組的思考 由于電子文件的特點(diǎn)，電子文件管理流程的變化是顯著的，我們?cè)陔娮游募芾砹鞒谈母锏臅r(shí)候要從機(jī)構(gòu)管理的整體進(jìn)行根本性考察，從整體的角度來考慮。 同時(shí)，要注意，重組不僅發(fā)生在業(yè)務(wù)層，還應(yīng)從體制、組織管理、管理理念等多個(gè)層面以及這些層面之間具有的復(fù)雜又緊密的關(guān)系來考慮。四四 電子文件管理模式電子文件管理模式 電子文件與紙質(zhì)文件的不同特點(diǎn)，不僅導(dǎo)致其管理原則、方法和技術(shù)上的一系列變化，同時(shí)引發(fā)了對(duì)文件保管機(jī)構(gòu)的職責(zé)

27、和管理體制的思考。 （1）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式 對(duì)電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理 實(shí)行文件、檔案一體化管理 （2）檔案館電子文件管理模式 分散管理分散保存在形成機(jī)構(gòu)，檔案館對(duì)電子文件信息加以控制，進(jìn)行指導(dǎo)和幫助。澳大利亞、德國(guó)、俄羅斯等。 集中管理將有永久保存價(jià)值的電子文件傳送到檔案館集中保存，檔案館對(duì)信息和實(shí)體實(shí)現(xiàn)雙重控制。美國(guó)、英國(guó)、瑞士、法國(guó)等。 （3） 國(guó)家電子文件管理體制 概念：是一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理工作的組織方式和組織制度。 集中統(tǒng)一管理的管理體制 根據(jù)我國(guó)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作基本原則。集中統(tǒng)一原則仍然是我國(guó)管理電子文件的基本管理體制 五五 電子文件管理系統(tǒng)電子文件管理系

28、統(tǒng) 電子文件的管理是復(fù)雜的，其范圍也較廣，需要特定的軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理。這樣的一個(gè)系統(tǒng)就稱之為“電子文件管理系統(tǒng)”。 其主要功能包括：收集電子文件，分類和保管，提供利用等。1 1 電子文件管理系統(tǒng)的含義及其開發(fā)的必要性電子文件管理系統(tǒng)的含義及其開發(fā)的必要性 （一）電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Keeping System）的含義 電子文件管理系統(tǒng)是指收集、組織、記錄電子文件信息并對(duì)其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。 劉家真在電子文件管理基礎(chǔ)中認(rèn)為有三層含義，即宏觀、中觀、微觀三個(gè)層次。 教材上提出是廣義和狹義之分。 廣義的電子文件管理系統(tǒng)是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、設(shè)備、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等所有相關(guān)因素在內(nèi)。 狹義電子文件管理系統(tǒng)是以信息技術(shù)為支撐，具有文件保存功能 。（二）開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的必要性 （1）電子文件管理系統(tǒng)是電子文件的生存環(huán)境。 電子文件將成為文件、檔案一體化管理的主要對(duì)象，也必定會(huì)影響到文件、檔案管理流程的設(shè)計(jì)工作。 （2） 設(shè)計(jì)科學(xué)、合理，運(yùn)轉(zhuǎn)良好的電子文件管理系統(tǒng)，能夠確保機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的順利開展，并提供機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的證據(jù)。 （3） 電子文件管理系統(tǒng)是具有行政有效性和法律證據(jù)性文件的“聚集地”，在為機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。 2 2 電子文件管理系