外貿學習筆記

1、外貿業(yè)務員的工作職責1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原 料、顏色搭配和做法。 樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。 如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付。總的原則 如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數(shù)量較多，應考慮樣品收費，運費到付。2、精確地報出美金銷售價格嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩 種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價單”。業(yè)務員一定要看清 楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。利潤=美金賣價X匯率X

2、0.96-成本銷售利潤率=利潤十（美金賣價 X匯率）X100%3、積極主動與客戶保持聯(lián)系積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網(wǎng) 頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，非?？蜌?地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。4、樹立“訂單就是命令”的理念業(yè)務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務員應在 第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關部門。整個過程，最長不能超過48個小時。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業(yè)務員應立即做兩件事：第一，打電話給

3、客戶，催促客戶盡快書面回 復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經 理的要求去做。中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所 有物料采購等通知”。外貿業(yè)務員職業(yè)素養(yǎng) 基本心態(tài)1）熱愛外貿工作，永不放棄2）站在客戶的立場上想問題，做事情3）勤奮工作，虛心學習4）有良好的自信心，要有奮斗目標基本素質1）熟悉出口業(yè)務操作流程2）書面英語過硬，口語良好，與客戶能夠進行業(yè)務溝通3）熟悉常見的

4、國際交往禮儀4）熟悉日常的交際英文，接待客人顯示出良好的修養(yǎng)和職業(yè)素質5） 熟悉常用的辦公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint.Outlook,AutoCad等.；能夠使用傳真機、復印機等辦公設備6）能夠草擬標準的傳真及信函，能夠獨立完成信用證的審核，根據(jù)信用證制定正 確的出口單證.7）撥、接電話要顯示良好的公司形象例如：國內模擬撥通電話，你應該說：您好，我是xxxxxxxx有限公司外貿部的xxx，請問是XXX?然后切入正題。接聽電話，你應該說：xxxxxxx有限公司，您好，我是XXX,請問有什么能夠幫助你的？國外情景模擬：撥通電話：Hello, t

5、his isxxx, from xxxx Co., ltd. May I speak to Mr /msxxx?接聽電話:Hello, this is xxxxx Co., Ltd. I' m alex. May I help you?專業(yè)素質1）對本工廠的產品能夠非常熟悉，對生產流程有詳細的了解；對產品品質能夠準確作出判斷；對產品的主要材料有一定的了解；能夠獨立準備一份公司CATALOG供給人參考；能夠草擬一份專業(yè)的報價單；熟悉工廠運營方式的組織機構構成2）對競爭對手的產品有相當?shù)牧私?；對整個從事的行業(yè)有一個正確的了解；對國 外的同類產品有一個詳細的了解3）對相關的產品測試標準有完整

6、的了解4）能夠從客人的語氣里面，判斷出客人的意圖5）能夠對客人的來訪提前做出接待安排；能夠獨立帶領客人參觀工廠；能夠巧妙 的回答客人的問題6）對出口貨物操作有實際的經驗7）能夠獨立向客人介紹產品、公司，并且正確、專業(yè)的回答客人提出的問題8）對出口貨物包裝及標志能夠有專業(yè)的設計觀念，確保符合出口貨物的需要9）對于國外正在執(zhí)行的訂單，要提供詳細的生產計劃通知單與生產部門及相關的 部門。其他素質：1）能夠與周圍的同事和諧相處2）能夠合理的提供建議給上司和領導；部門之間盡量使用書面溝通或者電話溝通3）工作要注意溝通方法，一旦出現(xiàn)問題，首先想到的是如何去解決問題，而不是 追求責任；發(fā)現(xiàn)錯誤要及時糾正，杜

7、絕再次發(fā)生4）工作要講究效率，養(yǎng)成良好的書面記錄習慣：一天工作開始，要書面記錄當天的工作內容，并核對是是否完成一天工作結束，要書面記錄明天還有那些工作要做5）切記在公眾場所發(fā)牢騷或者做有損公司形象的事情6）要時刻維護工廠的形象7）將自己良好形象的展示給客戶8）嚴格遵守公司的規(guī)章制度，對公司的發(fā)展能夠提出良好的建議（注意方法）9）要及時的答復客人的電子郵件或者電話如何成為優(yōu)秀外貿業(yè)務員1，與工作了的外貿人交朋友他們是很好的導師，甚至比你們的老師還好也許他們不會免費幫你。你應該學會通過提高自己從而也可以給他們幫點忙，比如：尋找信息，翻譯之類的。順便說一下， 你可以從福步上海論壇獲得很多外貿精英的聯(lián)

8、系信息。要有雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛。2，盡量經常訪問外貿論壇推薦福步上海論壇、阿里巴巴商人論壇、跨國外貿論壇、TOXUE外貿論壇。“要得到，先付出”。這就是生活。3，投資于學習留意有關國際貿易的最新流行的書籍。你需要投資于你的學習，只是值得的。4，重視電子商務學?？赡懿唤棠汶娮由虅罩R，但是對于做外貿，那是必不可少的。在福步論壇有 個電子商務版塊。最重要的是，不斷的思考，你才會發(fā)現(xiàn)你自己獨特的方式。別人的意 見只能作為參考。推薦網(wǎng)站：世貿人才網(wǎng)之世貿大學 。外貿業(yè)務員的職業(yè)要求一般要求大專以上學歷， 貿易類、語言類、金融類相關專業(yè)，而外銷員 從業(yè)資格證、 報關員資格證書、國際貿易單證員證書等相關資格

9、證明則顯得更為重要2 0外貿業(yè)務員工作細則客戶接待工作（一） 如需到機場迎接，安排接機事宜，并應于飛機抵達前 2小時與航空公司機場辦 事處聯(lián)絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。（二）如客戶需赴工廠察看，應事先與工廠聯(lián)絡，安排行程。（三）如客戶需要游覽 名勝古跡，應事先安排觀光行程。客戶來訪接待（一）赴機場或飯店接客戶前，將有關資料、檔案、樣品等置于業(yè)務洽談室。（二）如客戶需要飲料、食品等，應通知樣品室準備。（三） 如需采購部有關科長備詢時，應事先通知待命。客戶接洽業(yè)務（一）陪客戶挑選樣品。（二）經客戶挑選的有興趣產品，應即記錄詳細資料及產品編號、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)

10、，最近工廠價格。如有必要，得與有關科長協(xié)調報價。如客戶是以C&F或CIF條件采購者，應即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產品客戶以前曾購買者 ，則應記錄前次廠價與賣價。（三）與客戶洽談中，對報價及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質、訂購數(shù)量等，均應詳細列入記錄，必要時畫上該產品草圖。（四） 如客戶當日未能決定采購者，須待次日繼續(xù)洽談時，應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務治談室架子內。以免下次洽談時重復挑眩（保留期限不得超過一星期）。（五） 如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品，應囑咐樣品室歸還原處。（六） 客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能

11、即時答復，亦應向客戶說明原因并告 以何時答復。（七）與客戶洽談中，對客戶所交代的工作應于下次洽談前完成。整理報價單（一）應客戶需要，將洽談中感興趣的產品，應整理報價單，核閱后打出交給客戶。（二）客戶訂購產品，應于客戶離公司的當日或限內將報價單單項總價及全部總價底 稿整理妥當，閱后，掃報價單所規(guī)定份數(shù)增加二份。（三） 應即核對報價單是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤 ，然后抽出一 份報價單請示經理后，開國內訂單，連同國內訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。（四） 所有寄國外信件，報價單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出份上經 理簽名處旁簽名和簽注日期 ，送交主管經理發(fā)出，但報關文件由營業(yè)助理

12、于結并前自行 核對單價數(shù)量，必須在當日內完成。開國內訂單營業(yè)助理應時常查核自存的報價單，并盡速請主管經理會同有關采購科長發(fā)出國內訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價、國內訂單號碼及日期。（一）訂單上嘜頭可采用下列方式：1. 刻章。2. 打字。3. 由營業(yè)助理書寫清楚,即發(fā)出"訂單更改通知（二）如國內訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時 ",并與原國內訂單留底聯(lián)裝訂一起。,則應于國內訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注"并于存檔報價單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂（三）如是將國內訂單改開另一

13、工廠 明,"本訂單是原訂單號重開，原訂單作廢 更改國內訂單號碼、日期、承制廠名稱價格 單是重開，并即將裝運聯(lián)直接交裝運押助理,須用特別編號，舉例如下：（四）原國內訂單如是改開別家工廠時KR-1021 （此為改開訂單號碼）K-1021 （此為原訂單號碼）（五） 需動退的貨，外箱上要打記號，應于訂單上特別注明，告知工廠。（六） 如是紡織品的訂單,亦應于訂單上注明需辦GUOTM可出口。（七）印制樣品請款時，務必附上樣品才可付款。（八） 訂單一個ITEM在Y 5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字 ，才能寄出,如科長 不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出，但

14、如未 經科長簽字的訂單，采購科長應協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責。（九） 凡向工廠催貨（包括配件及印刷品）一切的責任由營業(yè)助理負責，但裝押助理協(xié) 助催貨。開妥國內訂單（一）國內訂單開妥后，須校對與報價單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。（二） 開妥國內訂單送主管經理核閱簽名后：1. 留底聯(lián)存查。2. 工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交管制中心。3. 裝運聯(lián)連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。4. 簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時，由管制中心過濾，如該訂單單項金額超過美金 2000元或人民幣8萬元以上者，通知有關副（助）理或外務員負責簽回,（如金額未超過以 上金額者不必硬性簽回）,如超過美金5,000元者,務必由

15、各有關科長簽回。5. 管制中心收到簽回聯(lián)時，核對單價、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉交各有關人員更改樣品室價格。 外貿業(yè)務員的工作職責 一業(yè)務工作流程1. 整理報價：針對不同客戶詢盤，提供相關報價資料。其中，對于出口產品的報價主要包括：產 品的質量等級、產品的規(guī)格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨 期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，并由經 理簽字存檔。2. 處理樣品：制作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣 品尺寸，質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照

16、其生產。另，針對有的工 廠的樣品費用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對寄樣費用，同客戶協(xié)商，協(xié)商不了的情況 下，匯報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息，以便及時追蹤和后查。3. 訂貨（簽約）：貿易雙方就報價達成意向后，買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業(yè)進行 協(xié)商，雙方協(xié)商認可后，需要簽訂購貨合同。在簽訂購貨合同過程中，主要對 商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、 仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協(xié)議寫入購貨合同。合同需由業(yè)務和經理 審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預計費用都列明。通常 情況下，簽訂購貨合同一式兩份由

17、雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。4. 收取訂金或信用證：? 如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到 L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它 可能的問題，如有問題應立即請客人改證。? 如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。5. 下國內生產定單：在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根據(jù)訂單制定生產計劃單，經過 審批后，下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印 刷品應要求工廠提供倍品，并確保掃讀 0K以免影響出貨。6. 追蹤和驗貨：在備貨過程中，生產部同步進行生產進度匯報，對生產

18、完的產品進行入庫登記，以 便業(yè)務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。如 客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨 期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。7. 租船訂艙：? 在備貨的同時，如果本票業(yè)務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢價，確定本次出運的貨代公司。? 在貨物全部生產、包裝完畢后，生產部制作裝箱單，業(yè)務人員根據(jù)報來的裝箱單，結合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船一周前可拿到定倉紙。? 單證儲運部門根據(jù)出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運單據(jù)

19、。出運單據(jù)包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。? 單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費用后，準備全套報關單據(jù)（出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關、出運；? 在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨 物運至指定倉庫）。8. 報檢：國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格，附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱 證等單據(jù)取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關。9. 申領核銷單

20、：單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。10. 出口報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。? 單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、出 口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認貨代公司收 到上述單據(jù)。? 公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑 單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。? 公司根據(jù)貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后， 貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。11. 收款：? 準備文

21、件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公 司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確 認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件（商業(yè)發(fā)票/一般原產地證/裝箱單等）。?11.2.交單：采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有 錯誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提 單正本及其它文件寄給客人。12. 核銷退稅：一般在報關之日起 90天內核銷，核銷后公司方可到稅務局申報退稅。13 業(yè)務登記/存檔：每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登

22、記，便于以后查詢， 統(tǒng)計等。14.售后問題的處理：因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發(fā)/漏發(fā)/質量不合格導致客戶提出質量、數(shù)量索賠的，業(yè)務人員應及時處理。注：以上業(yè)務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應同單證報關人員緊密配合工作，處理好相關交接工作，以免產生問題。二.客戶維護與開發(fā)1. 現(xiàn)有客戶關系維護處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協(xié)調與客戶之間的關系適時對重點客戶制定相應的促銷和優(yōu)惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的企業(yè)和品牌形象。在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候。及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。2. 新客戶開發(fā)通過展會，網(wǎng)絡

23、手段如搜索引擎、開發(fā)信等，銷售電話，走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。三其他相關職責1. 外事接待2. 建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳。并對每筆定單的技術狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。3. 留意市場動態(tài)并收集相關產品和市場信息，統(tǒng)計、整理、歸檔。4. 提交月/季度報表和年度總結。5. 注意不斷提高業(yè)務員自身知識和素養(yǎng)。出貨情況總結以及出貨注意事項（如下僅列舉從組織貨源到提貨資料的準備階段）A. 出貨前如何組織所有貨源首先必須明白此次將要安排哪些貨，估計在什么時候發(fā)給客人；其次必須明白這些貨分別是哪些工廠的貨，待發(fā)貨的生產進度，何時

24、能交，并從所有待發(fā)貨 的工廠中找出要特別跟蹤的工廠，將默認的交貨時間直接告訴對方，并要求對方按這個時間 安排B. 同客人確認發(fā)貨首先將所有待發(fā)貨按各自工廠的清單作成 PACKINEIST和INVOICE主要目的是了解待發(fā)貨 的貨值及毛重和體積，以便于確定是安排散貨還是整柜發(fā)貨：其次要將整理好的發(fā)票和清單 傳真給客人，一是確認何時發(fā)貨，二則告訴客人該批貨的貨款是多少，三是獲取發(fā)貨信息包 括應該準備那些資料，有什么具體要求等，一定要確認清楚。C. 向貨代詢價并安排定倉、出貨事宜整柜貨的詢價及其他具體操作則直接找通富小余，散貨詢價是崴航小陳，注意詢價時將發(fā)貨 的要求明白告知對方，包括目的港、提單簽單

25、要求以及是否有免費堆存期等等，后面找機會 從其他貨代試出一部分貨。D. 準備報關資料的過程準備報關發(fā)票和清單以及貨運委托書（如果有來發(fā)票的,一定要和發(fā)票的名稱及單位數(shù)量核對清楚 ）。一般是提前一次性向發(fā)貨工廠獲取準確的出貨清單，一般工廠都會提前給我們，但對于因趕貨需要 到發(fā)貨時才能確認準確數(shù)量的情況，先錄入資料再跟進并盡早獲取該準確數(shù)據(jù)，準備報關要素資也 及所需保函等其他必須要資料，從 LEAH處獲得報關委托書和核銷單，以上共 6份資料一起準備齊全 通知貨代過來取。給貨代資料前分別檢查所有資料是否齊全，該蓋章的地方是否有漏蓋或還沒蓋章 的地方，是否還有其他需要貨代幫忙辦理的事情，諸于帶樣品到倉

26、庫或其他等E. 跟蹤所有到貨直到確認所有貨物進倉F. 準備所有提貨資料：核對提單：按托單或直接客人要求核對尤其是：CONSIGNEENOTIFYPARTY SHIPPER LOADING DESTINATION DESCRIPTINMARK PACKAGEGROSS WEIGH1VIEASUREMENFREIGHT PREPAID OR COLLECTELEX RELEASE OR ORIGINAL核對保單：按提單或和客人清關發(fā)票：被保險人、發(fā)票和提單號、起運港和目的港、起運時間和簽單時間、賠付地點、目的港查勘代理、保險的方式，通常是一切險、其他基礎數(shù)據(jù)包括嘜頭、品名和件數(shù)、準備其他資料如FO

27、RM E或 CO等其他所需資料、按客人要求準備提貨的發(fā)票和清單以及付款的真實發(fā)票出貨情況小結：一：到貨跟蹤1、以整票訂單為依據(jù)，落實該票訂單的所有貨物；2、聯(lián)系相關工廠，確定發(fā)貨清單，并落實發(fā)貨；3、查到貨情況，跟蹤貨物，直到確定該貨物能及時準確到倉；4、查庫房到庫狀況，一單一單的落實；二：資料核對1、發(fā)出去的資料要核對；2、進來的資料也要核對；? 出貨前一定要先了解整票貨的進展情況，以最晚交貨的那票時間為節(jié)點合理安排整票 貨的進倉，同時將資料發(fā)給客人確認，以得到發(fā)貨指示；? 在整理發(fā)貨的過程中如發(fā)現(xiàn)貨量不夠， 一定要提前同客人或工廠溝通， 及時增加貨物， 爭取提早安排發(fā)貨；? 所有產品的價格

28、必須事先同客人確認，特別是第一次發(fā)貨的產品，其單價一定要事先 同客人確認后再安排； 尤其是現(xiàn)在匯率調整的階段，更要注意；? 對于對嘜頭或其他有特殊要求的產品，在給工廠準備進倉單前確認清楚并安排好，不 然影響我們的整個工作，這邊的庫房有它自己的要求，不允許我們去做些大動作的事 情，如拆包貼標簽等后續(xù)訂單跟蹤情況：? 及時了解已交貨訂單和未交貨訂單的情況，經常性的同工廠取得聯(lián)系以掌握該訂單的 進度，準備安排下一次出貨；? 對習慣性整柜出貨的客戶， 已下訂單不足整柜部分及時同客人溝通， 以爭取新的訂單； ? 資料整理工作：? 對已完成的訂單的資料隨時按我們的要求進行整理歸檔，要形成習慣；? 包括客人

29、的文件夾及往來資料等，要經常性梳理，分清要和不要以保持文件都是有用 的；? 樣品拍照工作要求做到位，拍照前后確保拍照場地的整齊，干凈，用完的工具和樣品 及時歸位，以便下次使用時查找? 出貨量多時，這種情況就要注意各類單據(jù)不要出錯，一定要核對清楚；? 尤其是報關資料所報數(shù)據(jù)和工廠開票的數(shù)據(jù)一定要一致，避免出現(xiàn)異?，F(xiàn)象；? 給客人的提貨資料及報價也不要亂，要仔細核對，哪怕多花點時間，也要避免出錯；? 優(yōu)秀是一種習慣；認真是一種能力；驗貨注意事項有關驗貨： 任何客人的要求無非就三點 :1- 單價低廉.2-. 品質超群.3- 出貨準時. 作為驗貨的目的除了保證產品品質的同時 , 還要保正工廠按時的出貨

30、 . 為公司採集更多的樣品和工廠訊息等相關資料針對我司的工廠，驗貨的目的不光是產品品質的跟蹤，還要密切追蹤生產中的進度，保證 按期出貨.在此其間主要是以溝通的方式去了解最真實的情況，反應給公司，讓公司有充足的“挖雷”的時間.在驗貨時我們應從以下方面著手：1- 出行準備：出行前應了解我司定單明細工廠有多少我司定單,分別有什么產品及產品數(shù) 量多少.是否有配件及附帶品項(如條碼,彩標等).交期.客訴.并歸納成表，以便和工廠核對.2- 到工廠后的動作.1) .巡視工廠,了解工廠的現(xiàn)場的生產情況有那些其他客戶的產品以及我司產品的上線情 況.并通過工作人員了解日產量.計算出完成時間.2) .核對定單.此步

31、很重要.除產品規(guī)格數(shù)量與交期外,外發(fā)加工的配件,包裝材料等都要逐 一了解情況.并及時跟蹤記錄留案.3) .清查倉庫.根據(jù)定單清查倉庫生產原料是否到位及預留產品數(shù)量.如:請工廠把產品分類陳放4) .數(shù)量盤查.根據(jù)倉庫數(shù)量及生產日產量計算交貨時間.同時要考慮到配件及包裝材料入 庫時間.5) .趕貨協(xié)商.根據(jù)所了解情況對照交期是否有出入.如不能按時出貨要與對工廠做有效溝 通,安排外發(fā)或是其他方法.并做后續(xù)跟蹤，了解外發(fā)交期和工廠的生產品質.6) .反饋報告:把了解的工廠情況書面反饋給公司有關人員,以便公司業(yè)務有效掌握工廠真 實的生產進度，隨時應對客人不時之需.4- 危險性檢查：觀察工廠生產環(huán)境，是否

32、有限電.停電情況,法定假日情況，生產機器是否易 出故障.工廠加班預測.情況，人員流失等.5- 品質查看：了解工廠的生產工藝流程，查看各工序的生產情況，掌控線上品質，對生產過 程中產品有暇疵的工序及時溝通，改正生產方法.對不良產品及時挑出和改正.并及時補充數(shù) 量.6- 有效溝通：與工廠溝通要抓出重點,注意說話的語氣和用詞,以解決問題的態(tài)度去溝通, 而不是用挑毛病的心態(tài)責怪工廠.要讓工廠感覺到我們是在幫工廠減少成本避免可控的損失 . 提高工廠的品質意識，同時也我們保證了對客人的信用.以出貨為目的，以交期和品質為保證 及時發(fā)現(xiàn)問題，反饋問題，解決問題才是重重之重 ！優(yōu)秀外貿業(yè)務員必須具備的能力:?準

33、確判斷目標客戶的能力發(fā)現(xiàn)客戶需求的能力?為客戶增值的能力向客戶要求生意的能力?要有和客戶保持良好關系的能力良好的學習能力業(yè)務小技巧?電話溝通：含笑禮貌，言簡意賅收到訂單：查記錄，分別廠商，快回合同?訂單跟蹤：按合同根據(jù)廠商特性， 軟硬兼施到貨跟蹤：根據(jù)時間節(jié)點，跟蹤核對貨物?單據(jù)制作：膽大心細，精準及時貨后跟蹤：抓準物流節(jié)奏，關心貨物動向?樣品處理：登記、拍照、錄入系統(tǒng)?客戶訂單管理及要求：?對各自分管客戶的已出訂單資料的整理，未出訂單的跟蹤，要嚴防漏單以及要求不明 確現(xiàn)象，及時了解客人訂單進度并告訴客人；?對每個客人年度訂貨情況進行總結，并做好下一步溝通，爭取日后的訂單?學習公司的目錄等其他

34、常規(guī)產品，向自己管理客人做些其他產品的推介計劃業(yè)務員的基本工作內容及要求：?業(yè)務員的工作內容主要有：外貿業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸 跟單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。?1.出口貨物跟單；（外貿業(yè)務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）?；A外語及函電往來。? 2 .物料采購跟單。（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）? 3 .生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。? 4 .貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關 知識。? 5.客戶聯(lián)絡跟蹤 （客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。外貿業(yè)務

35、跟單：?1、收到客人訂單后的工作；? 2、向工廠詢價及對比以往價格，給客人報價；? 以報價單、形式發(fā)票、或銷售確認書的形式傳真給客人確認? 3 、客人確認價格； 整理成銷售合同以便追蹤? 4 、每次發(fā)貨前確認收貨人資料和提單等出口單據(jù)的詳細資料；? 5、收到客人的EMAIL或其他資料，當日內給與答復。收到訂單：（查記錄，分別廠商，快回合同）? 收到訂單要趕緊查閱過往資料，根據(jù)產品信息查廠商；? 咨詢廠商：最新價格、交貨時間、包裝要求。? 參照以前的報價方法做合同，價格要做到心中有數(shù)：漲跌有因；? 定價除特別客戶外，其他保留小數(shù)兩位，按比例的小數(shù)點后第三位均進一；? 非按比例的采取 5、 0 或

36、客戶幸運數(shù)策略；? 合同交貨時間要盡可能準確：最晚工廠到貨期 +3 個工作日，交期最好按周天安排；? 按每個客戶整理好訂單明細，以便跟蹤和備客戶查詢； 物料采購及生產過程跟單：? 1、客人確認后的訂單；2、以工礦產品購銷合同的形式發(fā)給工廠? 3、按與工廠確認的合同交期跟蹤貨物； 4 、隨時了解貨物的生產進度情況；? 5、按合同的日期，結合所有同一客戶訂單狀況，及時催要發(fā)貨清單；? 6、按實際發(fā)貨的清單具體數(shù)量，準備好進倉單和開票資料傳真給工廠；? 7 、跟蹤工廠發(fā)貨；8 、確認貨物進倉。訂單跟蹤：（按合同根據(jù)廠商特性，軟硬兼施）? 給工廠的訂單要根據(jù)各工廠的實際能力和他們答應的時間簽合同；?

37、合同簽定后，要以個人身份和經手人聊聊工廠近況，目的是掌握合同進展情況；? 催貨時多突出：及時交貨才能取得客戶盡快的翻單。? 如果是很趕的貨，對發(fā)貨經常不及時的工廠爭取貨發(fā)出后要到司機的手機；? 對有些需要款到發(fā)貨的工廠要及時提請財務安排付款；? 發(fā)票一定要按實際發(fā)貨數(shù)量及實際貨款金額開，以免辦理退稅出現(xiàn)麻煩； 到貨跟蹤：（根據(jù)時間節(jié)點，跟蹤核對貨物）? 廠商發(fā)貨后，我們要跟蹤貨物到達倉庫的基本情況：時間、數(shù)量、破損情況；? 根據(jù)廠商資料形成自己的發(fā)票、裝箱單；? 訂單完成前一周催到所有工廠裝箱明細，以便通知客戶，取得發(fā)貨指示及付款承諾；?根據(jù)客戶要求安排貨物裝柜等等：打托盤、改包裝、做SGS裝

38、柜位置.?關于裝柜?注意要合理計算空間，按客人要求裝柜；?注意產品的疊放順序及要求?注意產品質量，不能影響產品的質量；? 貨柜容量：20'普柜21.5噸/28.5米3、? 20'超重柜 28.2 噸/28.5 米 3 (20' Heavy Duty)? 40'普柜 25.4 噸/57.5 米 3、40' H' Q 柜 25.4 噸/67.5 米 3 (40 ' H' Q )?訂單發(fā)貨的根據(jù)實際重量/體積安排LCL CFS/CFS或FCL及柜型?循環(huán)訂貨發(fā)貨的根據(jù)一定時間或客戶要求時間安排柜型，單柜價值越高越好；關于每項工作的時間把

39、握：?貨物進倉時間：最晚在船期前 4天進倉；?核對提單時間：在船期前3? 投保時間：核對提單同時投保?產地證時間：確定船期或ON BOAR時間? 領到提單時間：船開后一天內?領到正本保單時間：船開后一天?準備提貨資料的時間：船開前一天準備?寄出貨給客人資料時間：船開后，對于有付款要求的除外貨物運輸跟單：?1、根據(jù)的工廠的清單整理好報關用裝箱單、發(fā)票和貨運委托書；? 2、根據(jù)客人確認好的收貨人資料確認要訂艙；? 3、根據(jù)所有貨物進倉時間及客戶要求結合實際船期，確認訂艙的日期；? 4、準備好所有報關資料，在船期前三天交給貨代準備報關事宜；? 5、同貨代確認好提單，直到船開后簽領正本提單或電放提單；

40、? &跟蹤貨代并敦促他們做好二程船的跟蹤直到客人確認提貨；? 7、貨物自船期后15天左右，跟蹤查詢核銷單回單情況；? 8、同貨代確認每票貨實際費用；? 9、每周一做好庫存狀況查詢并索要數(shù)據(jù)以隨時備查。貨后跟蹤：(抓準物流節(jié)奏，關心貨物動向)?跟蹤客戶確定收到提貨資料：紙質一 DHL,電放一Email+MSN? 根據(jù)提單資料，查詢跟蹤貨柜基本信息；? 根據(jù)貨柜到港時間,提醒客戶申領貨物；? 關心貨物的安全情況及銷售情況：爭取新訂單。? 注意匯率波動及材料價格變動( LME、SHM)E ,及時催收貨款；基本單證介紹：? 1.根據(jù)客戶要求制作和核對提單( Bill of Lading: Ho

41、use Bill & Marine Bill)；? 2. 提單上的基本資料要準確： Consignee, Notify Party, Destination Port, Description 。? 根據(jù)提單信息及實際離港船期制作： Form AE, C/O, Insurance Policy, Certificate 。? 根據(jù)客戶單價、金額及進一步品名要求制作客戶報關用的發(fā)票、裝箱單；? 如果是第一次交貨的客戶,有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤,并在收齊 該票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)；提單：1. 根據(jù)客戶要求制作和核對提單( Bill of Lading: H

42、ouse Bill & Marine Bill)；2. 提單上的基本資料要準確： Consignee, Notify Party, Destination Port, Description 。3. 如果是第一次交貨的客戶, 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤, 并在收齊該 票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)；保險單：1. 根據(jù)提單信息及實際離港船期制作： For m A E, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交貨的客戶, 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤, 并在收齊該 票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手

43、續(xù)；FORM E：1. 根據(jù)提單信息及實際離港船期制作： For m A E, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交貨的客戶, 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤, 并在收齊該票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)； 一般原產地證：1. 根據(jù)提單信息及實際離港船期制作： FormAE, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交貨的客戶， 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤， 并在收齊該 票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)；發(fā)票：1. 根據(jù)客戶單價、金額及進一步品名要求

44、制作客戶報關用的發(fā)票、裝箱單；2. 如果是第一次交貨的客戶， 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤， 并在收齊該 票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)；3. 客人提貨的是全英文的，而報關的發(fā)票則是中英文版的 .裝箱單：1. 根據(jù)客戶單價、金額及進一步品名要求制作客戶報關用的發(fā)票、裝箱單；2. 如果是第一次交貨的客戶， 有關客戶提貨資料最好要先經該客戶確認無誤， 并在收齊該 票貨全款后才寄全套單據(jù)或安排提單電放手續(xù)；3. 客人提貨的是全英文的，而報關的發(fā)票則是中英文版的 . 如何提高工作效率：? 以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向? 管理對象：新收訂單和未交貨訂單? 新收訂單的

45、交貨期限和保證生產期限? 未交貨訂單的出貨跟蹤? 我個人認為做好計劃是提高工作效率的有效途徑；? 建立工作列表，隨時記錄下要做的工作，所有事情一目了然：? 區(qū)分輕重緩急，先做重要的事情，? 分清楚按什么順序去做，? 什么時間去做，先從時間已經確定的事務開始，如會議，會客等，? 將事務安排在合適的時間，? 不要安排得太滿，留下必要的緩沖時間，? 相似的工作放在一起，盡量減少角色的變換? 一件事情一定要做到位，哪怕是中途中斷，也要抓緊時間做完，做完了接著做其他的事情? 當然還要注意在追求效率的同時還要注意工作的效果如何管理訂單? 接收訂單途徑： E-MAIL/ 傳真/ 電話? 管理訂單：每個客人的

46、訂單原始數(shù)據(jù)要集中保存 / 電話訂單要做好記錄，以隨時備查 / 經客人確認后的訂單統(tǒng)一歸集/以PENDING LIST或 SALES CONFIRMATI形式? 每一訂單的不同產品對應不同工廠；? 工礦產品購銷合同的內容要同客人的要求一致，傳真給工廠前一定要全面審核， 各項條款清楚，不含糊；? 以客人的合同為依據(jù)，將不同工廠對應的同一合同號的訂單集中管理；? 對每一個訂單的生產進度要做到心中有數(shù)，每天瀏覽一遍，對于有疑問的訂單同工廠 確認進度。貨物進倉時點把握? 工廠的地點、發(fā)貨的方式、一般在途的時間、跟催工廠的發(fā)貨清單、及時給出進倉單? 確認工廠收到進倉單、確認工廠的發(fā)貨時間、同工廠確認預到

47、庫時間? 按預估時間差庫存清單、核對提前核對庫存、所要廈門貨棧電話或司機電話及時了解 貨物位置? 確認進倉出貨資料整理歸集備案工作一、每票出貨的文檔的歸集 : 資料袋內一面放財務資料，另一面放業(yè)務的資料 1、業(yè)務資料文件基本順序：（從外向內）出貨明細表- 供核對的報關資料留底件（委托書 +發(fā)票+裝箱單） - 要求裝訂在一起 （進 倉單 +開票資料 +工廠清單 ）- 工廠合同 - 客戶匯款的水單及銀行收匯水單 -（給客人的資料包 括提貨資料等按時間順序直接裝在資料袋內可以穿插放，但每套訂在一起）2、財務資料基本順序：（從外向內） 出口發(fā)票留存聯(lián)報關單出口退稅留存聯(lián)付款水單和工廠發(fā)票留存聯(lián)（訂在一

48、起 , 水 單朝外）客人訂單以及來往資料的歸集、客人訂單以及來往資料的歸集 : 存放在各客戶指定文件夾內1、涉及同一個訂單的資料歸集在一起，不同訂單的資料按時間順序由里面向外存放，當 資料夾滿了，取出來加上封面統(tǒng)一裝訂成冊以備查；三.系統(tǒng)資料核對，按要求錄入完整2、客人的樣品資料：涉及到同一訂單的樣品圖紙統(tǒng)一歸集；樣品圖片歸進各自文件夾內，并按客戶寄來樣 品名稱做好產品圖片命名，產品圖片一般四張；樣品存放及去向做好登記；3、與工廠來往的資料，經客人確認的也要統(tǒng)一歸集普遍不理解“價格永遠不是成交的障礙”，卻拿價格為利器或視價格為障礙，因此如果哪 個行業(yè)因價格被做死了，外貿人員是直接的締造者。即使

49、過了專八，英語文法的應用能力也普遍極其薄弱，即使不會成就大的錯誤和損 失，也是個不定時炸彈。外貿業(yè)務員大忌總結工作無計劃性，不善統(tǒng)籌，屬于“等水開了才買米面” 一族。粗心現(xiàn)象泛濫，是做外貿工作的大忌。搞不懂“耐心方可積累，厚積方可薄發(fā)”的含義。產品知識（產品、工藝、設備、標準、產能等）不夠熟悉。外貿、單證 基礎知識不扎實，經不起綜合運用的敲打。一犯錯就道歉，Sorry成了口頭禪，也成了實際彌補措施的替代品或掩護。一犯錯就找借口，拿生產、技術部門或客觀因素作擋箭牌。一聽客戶來訪就發(fā)慌。英語 聽力上聽不清還裝懂，不懂又不問。商務禮儀概念和知識缺乏，客人說沒關系以為就沒關系了。會議組織能力差，缺乏一

50、些基本的管理學知識的支撐。正式場合裝束行頭違背“三色原則”，還不懂就該去查查金正昆的書。接待客戶座次上不懂“客面門、左為上”，以為真的可以“隨便”。與客交談中不懂“細傾聽、勿插話”，此為人際交往之大忌。與客見面之禮除了握手還是握手，不了解貼、合、躬。懶得動筆記錄，以為自己還和讀書時一樣腦筋充沛。懶得自我總結，做了 5年能力上卻落后于做了 3年的別人有計劃，卻無總結。發(fā)郵件忘記發(fā)附件，補發(fā)時還裝樣子不作交代。回復或轉發(fā)郵件不署名。發(fā)開發(fā)信時簽名和聯(lián)系信息不完整。似乎永遠不懂對Excel文檔要進行“打印預覽”和相應調整。超過2MB勺附件，還直接用Email發(fā)送。報價無有效期，自己埋下爭議或被動的伏筆。PI中付款方式表達混亂或遺失某基本條款。看了客人郵件，不深入分析、思索布劃，更不檢查，即行回復，實為草率。報價不敢 留空間，客人一還價就把自己置于被動。報交期不留空間，生產人員說什么就什么，一遇風吹草動，自己必然就陷入不義或食 言的局面?？腿肃]件內容有五點，回復客人郵件只回兩三點。郵件無條目、條理、層次性，啟承轉合置于腦后。郵件、文件字體字號紛雜，明明是西文卻用中文字體或標點，此想象的存在極為普遍, 我這樣說了你可能還不理解我的意思。不懂或不去了解同行狀況。客人不回復，就放棄跟進，不知去了解或如何去了解原因所在。客戶跟進方式極其單調，除了重復追問還是重復追問，以為客人都是瞎