會議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設計方案

1、第章會議管理系統(tǒng)設計會議管理模塊實現(xiàn)了會議室管理、一般會議管理、常委常務會議管理、大型會議管理、會議紀 要管理等一系列全過程管理。功能全面細致，操作簡單方便；而且實現(xiàn)了與公文傳輸系統(tǒng)及其他系 統(tǒng)的信息交互和無縫集成，使各系統(tǒng)協(xié)同工作，發(fā)揮最大的效率，幫助用戶方便、安全、快捷地完 成業(yè)務管理工作。.1 系統(tǒng)概述為進一步完善市體育局的會議系統(tǒng)，需在現(xiàn)有協(xié)同辦公基礎上拓展會議管理功能模塊，在各會 議室設置投影儀，實現(xiàn)會議投影功能，共 4 臺；并配套 10 個無線話筒，實現(xiàn)會議擴聲功能會議系統(tǒng)提供會前、會中、會后的一體化會議管理.2 會議室管理功能概述會議室管理子模塊實現(xiàn)對內(nèi)部會議室基本信息的管理，包

2、括會議室基本資料錄入、會議室狀態(tài) 維護等。會議室管理模塊分為兩種權(quán)限：瀏覽權(quán)限及會議室管理權(quán)限。可通過后臺權(quán)限管理配置。瀏覽權(quán)限只能瀏覽會議室基本信息，管理員權(quán)限可新增、修改、刪除會議室提出議題紀要審批會議室的基本信息有：會議室名稱、會議室位置、座位數(shù)量、附加設備、使用單位、是否可用、 描述等。功能圖會議室基本資料維護會議室基本資料維護實現(xiàn)會議室的增、刪、改操作，可以將單位內(nèi)部所有會議室進行統(tǒng)一登記, 實現(xiàn)會議室信息的共享，便于單位內(nèi)部人員選擇所需會議室。孕町圖：會議室基本資料會議室狀態(tài)維護會議室狀態(tài)維護由會議室管理員維護， 如果將狀態(tài)設置為“不可用”，該會議室將不能被用戶空資護議本維會基料室

3、維議態(tài)護會狀權(quán)限管理圖: 會議室管理功能組成預定權(quán)限管理分配會議室管理權(quán)限，權(quán)限分為管理權(quán)和瀏覽權(quán)。默認情況下所有用戶都具有瀏覽權(quán)， 管理權(quán) 由系統(tǒng)管理員或模塊管理員指定。.2.1會議室申請當業(yè)務部門需要組織一個跨部門會議時， 可以使用會議申請功能。會議申請關聯(lián)工作流，通過 會議室預定申請實現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時間，參加會議人員等信息。 會議申請發(fā)出后，會議室自動被預定，參會人員也會自動收到通知。圖：會議申請表22會議室預定對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接在會議室 預定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預定

4、后參加會議人員可收到提醒。23會議室使用沖突管理會議室被占用后，系統(tǒng)將自動提醒此會議室被占用時間，供會議室申請人查看。N 盒辺室逸耳口Hi亡片就Istcrbe t fcxplrcf.3 議題庫管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中，通過增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。如果單位收發(fā)文流轉(zhuǎn)到領導審批環(huán)節(jié)的時候， 領導批示意見為：同意安排上會議審議，則當公 文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候， 由兩辦辦文人員加入到議題庫中，議題入庫后公文可以繼續(xù) 辦理。議題登記：議題的登記分為 自動登記和手工登記兩種形式。自動登記指當公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候，表單

5、上方會出現(xiàn)“加入議題庫”按鈕，此時兩辦辦文人員點擊此按鈕，該份公文的相關信息會自動加入到議題庫中， 議題名稱就是表單標 題，表單和正文以及附 InlH M1總拝？11E.回33 lit/11. LU. 12. i.utif他曲應IkEbflurt luLeiiHt壯乩飢叭 Ilit： l-J-i.出鋤E：結(jié)豈時 Q*Asn emm凰 a士劄也負：缶炷地擇IISB：甌1QPS朋 己申請件作為議題的相關材料，如下圖所示：暫：王辦理裘點擊表單上方的“加入議題庫”按鈕，系統(tǒng)提示“操作成功”，即可將該議題納入到會議議題庫中。點擊“電子會議”導航欄，進入“議題庫”子欄目，可以看見相關的議題已經(jīng)被添加進議題

6、 庫中，如下圖所示:摩yr眷.唱ffWk.： B?P屮廿帀；Mi L ： WiJ頁頁職祈上一只1下一UIlfgfl孟幣ID53佚巾;rtf.刪帶H一d經(jīng)嚨曲節(jié)科廠右利劃上丹坪社玄齊火./:二 *H刪區(qū)之士il酗殆謎韋科笫蘭季厘工it酬熾陽a眾區(qū)賓膿刊&罩LThn.tsHirUT?把申1傾守就LI禮砂出蓋秦肘 臨頭超*養(yǎng)nr&區(qū)尹it偏:p 解Vi汽HF誦比中1口J.IffruNUHAkav i：八匕川工匕也冊局苗It中天干認副蛀預Kii漲|畑區(qū)繪雄局忌細酹険|和島畿用目申追LLtl罰請知宦！te此頁面只有兩辦相關人員才能看見，用戶可以在此頁面對議題進行新增、修改、刪除以及查詢 等操作。新增議題

7、：就是議題的手工登記方式。點擊“新增議題”按鈕，彈出如下圖所示的頁面:3http2/172. 21,0.ID/szrtKeel. do?*Bt hcidpreA.dd一 .匚 | X 址擇祁廣岳加丈fl用戶填寫相關信息并添加附件后，點擊“確定”即可將議題添加成功。.3.1議題材料上報議題納入議題庫后，辦會人員要求擬上會的議題的匯報部門補充相關材料，按照規(guī)定材料分為四種：議題情況說明、議題摘要表、征求意見情況表、資金測算表。其中議題情況說明、議題摘要 表必須填寫。當某個議題被納入到議題庫中后， 議題狀態(tài)為“待補充材料”， 督查科辦會人員選擇需要補充 材料的議題，點擊“補充材料”按鈕，該議題匯報部

8、門的收發(fā)文人員系統(tǒng)中“單位議題庫”中就會 出現(xiàn)該議題，并且標題前面顯示紅色“new ”標示，同時系統(tǒng)也會自動發(fā)出短信通知收發(fā)文人員，單位收發(fā)文人員補充相關材料后，點擊確定，督查科辦會人員議題庫中議題狀態(tài)變?yōu)椤按龑徟?，表示材料已?jīng)補充，可以進入議題審批。如果辦會人員認為材料補充的不完整， 還可以重復上述過 程，直到材料補充完整。32議題審批議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來， 通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會議管理人員根據(jù)議題的重要性和材料的準備情況，從議題庫中挑選一組議題在會議上討論。會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來啟動審批流程, 出

9、現(xiàn)如下圖所示的頁面:大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序號即可。會議管理員建好議題審批表后，點擊表單上方的“下一步”按鈕，將審批表發(fā)送給相關人員審批即 可。注意：點擊議題審批表中每個議題的“查看材料”按鈕，彈出下圖所示的頁面:點擊材料名稱，右邊顯示此材料的詳細內(nèi)容，也可以點擊“上一份”、“下一份”按鈕在不同材料直接切換。議題表發(fā)送出去以后，用戶可以在“議題審批”中查詢到審批表當前的狀態(tài)，和公文查詢類似，如下圖所示:dUU M丄A .：.： J.流程監(jiān)控可以查看審批表當前在哪位領導那里；審批表發(fā)出之后不能刪除也不能修改，只有新建后沒有發(fā)送過的情況下才可以修改

10、或者刪除。相關人員收到議題審批表后，會在系統(tǒng)首頁的“會議通知”中顯示相關信息，如下圖所示：用戶點擊名稱，打開議題審批表，查看每個議題的相關信息后，可以增加或者刪除議題，也可 以修改議題的提出部門和參加部門， 系統(tǒng)自動將用戶的操作記錄下來，顯示在操作記錄欄中，如下 圖所示：TTE； I丿E FTS? |liiJ 3Jl9)|14110 -g I T-g用戶也可以切換到“批示意見”頁面中填寫相關意見，如下圖所示：怪巴出畢晦電卜tlsRAhiflttr.-. rtd!lwA.to豐比,HidL-12啊山：暢用盧ticla t -0審上也完成后將審批表發(fā)送出去。.4 接收會議通知默認顯示會議通知編輯頁

11、面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會議通知，如下圖所示:全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員這里會議管理人員打開議題審批表,系統(tǒng)將會議通知蓋章后，送“通知區(qū)領導”和“通知與會單位”。收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示會議通知的信息，如下圖所示:氈于 砂麗iktnm秋揉甲點擊會議通知標題，會看見套紅蓋章后的會議通知，如下圖所示:1 dTA 0青4脅空t fl fit*:I芹悴】羨乎Ft勢臺ILk川畑1嚇，KitirirV m anrai v r Rno 甲悴1去于in匡直1. fl*盂営瓷力理違陽4叮平件1畫千下孑周表*-1豹*玄丼出如果收

12、到通知的是領導，那么該份通知會停留在領導系統(tǒng)首頁上， 方便領導隨時查看，直到會 議時間過去一天后自動消失；如果收到通知的是單位收發(fā)文人員，那么將進入單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序。發(fā)布會議通知以后，相關單位收發(fā)文人員可以在系統(tǒng)首頁的 “會議通知”欄目中查看到提示信息，如下圖所示: i平侍關丁姜岀anm年詒咅保潔.評旳關:TBiatmm年査通缶合 I平申關丁中擢勢誕氐吹越程合一-訶悴陜于申祁；疇即17環(huán)梅中. .真棗內(nèi)制掛dTD)慕太翟U0醍衛(wèi)蛟懇和毆埜尼応罔主更;舌戲?qū)毩?11 TL夭二書詵口0拜T作寂帶展.(ll-lC)矗屣亦薙齊111鼻 芫于鈿其尿口口年部1審0 . tli-E)衛(wèi)盤駁和毆罡屁応團主靈狂

13、甜史并HI恥、軒閩寧亜共“。腫卑驚自 5)實平怦關丁弄駁許訓市帥曲暉呈平岸J丹衛(wèi)三于密短廿甲4】關于EDJIl布頂府儀皆可3:薛扁0曲詒第批冷褊侖呼件扇鼎會裂麺(B009ff.-更參屯1就于戈日陛國戲附便密赳驚當晏盤誼血知點擊通知標題，彈出會議通知的內(nèi)容頁面，如下圖所示:此頁面中顯示的是會議通知的正文內(nèi)容，收發(fā)文人員選擇頁面左上方的“通知單位領導”選項,然后點擊頁面右上方的“發(fā)送”按鈕，可以將會議通知發(fā)送給本單位領導，如下圖所示:在彈出的發(fā)送頁面中，選擇好本單位的領導，點擊“確定”按鈕，即可將通知發(fā)送給單位領導單位領導收到會議通知后，點擊通知標題，會顯示通知的詳細內(nèi)容，如下圖所示:，K1深單位

14、領導在會沁叭癖頁環(huán)不可編和中可以查看到會議通知的正文內(nèi)容，如上圖所示;在還醐息頁面中可以查看到與本單位有關的議題信息，如下圖所示：點擊材料名稱，系統(tǒng)彈出此材料的詳細內(nèi)容，可以點擊“上一份”、“下一份”按鈕在不同材料直接切換，如下圖所示:參會還是需要單位其他人代替參會，都需要在批示中加以說明，如下圖所示:節(jié) f 旨斤X唧:丄，ii j“二1L?J31二二譏IT恢* ”u. iuih.i負 IT-土 &罵丄JML密1a- u j _ _詳二二雪.-T 丄丄丄二一-11i &_ &領導查看完會議信息后,深圳市鹽田區(qū)發(fā)展和攻革局文件諸假扌 It 示頁中做出批示。原則上來說，不管是領導自己黃于”鹽田図四

15、穽防治早礎沒鮒建涉常.- 坳冃扭転計劃下詁的満示領導批示完成后，點擊頁面右上方的發(fā)送 按鈕，即可將會議通知發(fā)送出去.5 會議紀要管理會議結(jié)束后，需要將會議決議分解成任務，落實到每個責任人，對各個事項進行全程跟蹤管理.5.1會議記錄每次會議之后，由督查室起草一份會議紀要。選擇相應的會議記錄，點擊“啟動會議紀要審批流程”按鈕，如下圖所示:系統(tǒng)自動生成一份會議紀要審批表，發(fā)文同志將草擬的會議紀要添加到審批表的正文中，通過 發(fā)文流程提交給領導審批，整個審批流程結(jié)束后，該會議紀要自動添加到會議模塊的對應會議記錄 中，至此，整個會議過程中產(chǎn)生的所有資料和信息將全部匯總，分成六個TAB 頁面顯示出來，如下圖

16、所示為會議信息頁面：O13 fW礎也光WI濟1卯畀辭訶4f 4Afli轟曹甲 3E 世坦因斗府九丸戊博琴沓祝scwu-se14 n區(qū)野曲亦麻詛:UiW 11.-B dW w*LVEMt* it it口因EW+罕+代菁幕詛l-ITrt go広:岬nRWW A.BHJWE卜狛4 W復曹申訂L舍誠KW-M-ITL4 0曹甲苗L的詹收直麗沖irwxwr m v心5斗v Hf但17也氏陽鷹IT審.怕L-料的IT nil i Jf加啦 一-一 掛麗私痢沽弄再誼I_._；下圖所示為會議紀要頁面:h* 1M -r 0.hcd-vi.vivAnrrt 111 LI34II11 r ri Ini r mp |1

17、nrHE- - _1:電ri * Fn ”滬B 4flLII 1 X-N I I A.isi t 4 l fr v Iu 2： iA深圳市酬區(qū)人民政浙常務會議紀要根據(jù)用戶權(quán)限的不同，能看到的頁面也有所不同，兩辦人員和區(qū)領導，可以看見的界面如下 會議紀要、會議信息界面、議題信息界面、會議通知、議題批示意見界面、紀要批示意見界面； 普通用戶可以看見的界面如下：會議紀要、議題信息界面（只顯示與本單位有關的議題）、知界面。會議通庁號恢世睛敬人I代科人 靖ivwmi5.2會議紀要審批會議紀要審批采用工作流實現(xiàn)，根據(jù)用戶需要進行個性化配置，完成整個會議紀要的起草、審 批過程。.6 會議資料與信息管理會議資

18、料管理涵蓋于會議有關的會議通知、參加人員名單、會議議題、會議紀要等相關材料的 管理。會議資料管理是以會議為主線的，一個會議關聯(lián)多個會議資料。會議資料的產(chǎn)生可以在會議過 程中，也可以在會議中結(jié)束后添加、修改相關材料。會議結(jié)束后，需要將會議決議分解成任務，落實到每個責任人，對各個事項進行全程跟蹤管理。會議查詢會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時間、會議參與人等信息查詢，查 詢到會議信息后，相應的會議申請、會議紀要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。.7 一般會議管理功能概述一般會議管理指由部門組織發(fā)起的小型會議，主要包括會議申請及通知，會議室預定，會議紀 要審批、會議查詢等功能功能圖Hr

19、? irsTT IffIDT3垃頁：LJ * TtN. 1 jlTDJffi上一嗟I T一訶圖：會議資料管理會議申請當業(yè)務部門需要組織一個跨部門會議時， 可以使用會議申請功能。會議申請關聯(lián)工作流，通過 會議申請流程實現(xiàn)會議的申請工作， 在申請表中選擇會議室，會議時間，參加會議人員等信息。會 議申請通過后，會議室自動被預定，參會人員也會自動收到通知（包括短信通知）。會議室預定對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接在會議室預定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預定后參加會議人員可收到提醒。IniM M會議通知會議通知功能結(jié)合在會議申請和會議

20、室預定功能中，通知的方式包括系統(tǒng)內(nèi)信息和短信息或郵 件等。會議紀要審批會議紀要審批采用工作流實現(xiàn)，根據(jù)用戶需要進行個性化配置，完成整個會議紀要的起草、審 批過程。會議查詢會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時間、會議參與人等信息查詢，查 詢到會議信息后，相應的會議申請、會議紀要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。iW5fri*iw ff fl f r ,：x 上Ji下Ji沖.8 上級會議管理功能概述上級會議管理實現(xiàn)上級會議通知的處理、 通知等工作，通過工作流實現(xiàn)上級通知的處理, 理過程可以指定參加人員，處理完畢自動通知相關人員。功能圖匕級會議管理圖：上級會議管理會議通知處理根據(jù)需要定制

21、所需的處理流程，將上級來文進行處理，也可以結(jié)合在收文處理流程中在處會議通知處理會議通知會嘆通知辦理表來文單便會諫地點內(nèi)容摘要擬蘇意見：通知人員領導批示1勧人:雅系電話:圖：會議通知辦理表會議通知與一般會議管理的會議通知功能一致。.9 常委/常務會議管理功能概述常委/常務會議管理面對會議議題，上傳會議資料、會中匯報、會后會議紀要的審批等。功能圖議題庫管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中,通過增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。議題的登記分為 手工登記和自動登記兩種形式手工登記指人工將議題登記到議題庫中圖：登記界面自動登記指當公文流轉(zhuǎn)到收發(fā)文人員處理的時候

22、， 表單上方會出現(xiàn)“加入議題庫”按鈕，此時 辦文人員點擊此按鈕，該份公文的相關信息會自動加入到議題庫中，議題名稱就是表單標題，表單 和正文以及附件作為議題的相關材料，如下所示：圖：公文轉(zhuǎn)議題登記完的議題還可以進行增刪改等操作議題審批議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來， 通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來啟動審批流程：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序號即可。在會議議題審批界面還可以對議題進行增刪改操作，也可以指定議題討論順序。全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員

23、。會議管理人員打開議題審批表，系統(tǒng)默認 顯示會議通nJS. |博St舸復舌爼撲沽磔予 口廠擊輝圳秘節(jié)科關于彪6舷埼臉肛口新禪區(qū)豈胡可底時皓毎科科口爭fHft進便悄砸融區(qū)毀二罔一區(qū)訂咖扇血屮C頷曲示件：受蜩至鋼肘u-ufijerriS區(qū)護麗和莎富陽詡比中l(wèi),芙千用墮販L煙區(qū)財班屆宙出中玉干認刊噺SJK阿按屢衍鉤宜恿體ihi廟動竝目也摳二1T釣迪別區(qū)發(fā)渝敦翠嗎國氏中r 2 *廠帀畫TTF】斥口耳肓10謂事朋!圖：議題管理界面知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶只需稍做調(diào)整就成 為一份正式的會議通知，如下圖所示：收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示常務會議通知的信息兇 Jg

24、JTABfk_AnftEi電于藝迓Hthf -L平* K 于Hl暹鼻扌蠹骨比力繪渥曲也譏111XUJA*r叫-t-IT J I ATT址也可以打開會議通知，查看具體內(nèi)容會中匯報. I ：: r.平vlH 千下fit櫛赳訴rFH *7Urfr.nTA n營網(wǎng)* ij* aiA-片昱十IrfMI巾昭;i工如甲在會議上，參會領導可隨著匯報者的匯報演示在個人電腦上自行查看會議議題、與議題相關的會議材料。（匯報者的匯報演示也是使用相同的功能模塊通過投影儀來展現(xiàn)）。每個議題的參加部門人員和匯報部門人員只能查看與自己相關議題的議題名稱和議題材料，其他議題不可見。辦會人員可以調(diào)整議題排列順序和相關參會人員甌罪

25、擔a .趕WfltaAta一七4-BSS穴咖儷力協(xié)匕ne或.n住!fl,TitlK3J甘 E：（對匚JH|為誹丄-A ）k益說曾號用腳色皿二|區(qū)總廚叫新jrofi-30-23 ：aoEtfte中心似常矗議w三韋 1：歡n wv/ww*EFB?中心譏訊朽欝訕nrwv/tom21-10-25 14： 40魴甬中右1則常勞會迎 圖：圖中匯報列表匯報部門和參加部門人員只能看見與自己有關的議題信息，如下圖所示:科開廈nw液Tier爭詢制(9WffilVAA呂比、P叵芒、旦或沖*主世，區(qū)人武話昨BA里止林喳咅耳站一昌蘋助 區(qū)廚柯.莊田E監(jiān)聚衽局憐 奧肝局比 財骯國祠七卜號計辰局快t ftsn朝工耳鼻Mt門

26、ma*t*t；利師雷恤lipjfclt騒-FS帶陣?J1JEMP-KKdU. dnE會議紀要審批針對大型會議，每次會議之后，由相關部門起草一份會議紀要，發(fā)送給領導審批，最終形成正式的會議紀要并發(fā)布圖：啟動會議紀要流程會議紀要審批窗口由三個部分組成： 審批意見、會議信息和會議紀要正文，這三部分的顯示順序可以調(diào)整AKA i: !=-iii :WirAjolrRE1帶即合M IttfeftiiW I丹 p ： L卅時.丄 貝口fi Hr上一更|下一耳剪仗L/JW事ITs迥累券乍辰冷W-：:，.1：十5?w-n；-a& ue：sjfltlliu會議紀要審批完成后，系統(tǒng)自動將會議紀要的正文添加到相應常務

27、會議記錄中，如下圖所示:K 頤門平Efi=亦口辛訂E行 R 口心訶卯孑舍V性吉任耐*三IBAKt呂氐 別區(qū)論 國丟（SJ整土出 區(qū)人直部部伍mi注叫卻F.E 勇蠡 玫協(xié)吾一老+跡辦刊主僅辰監(jiān) 左融怕笛衣烏瑞萇.網(wǎng)如屆畏，宙計扁馳戡礙 HL用茁門巫怎隈叱轉(zhuǎn)再郡：區(qū)七尢更止詈斟士區(qū)噸玻局設曲1：堆；迎星靛址輕普戸左的月沁巧計撐斫打 n 出丘寒去亡 右眾的迪比I：尺希門:區(qū)童工石壬匚時耕w3S.10 會議系統(tǒng)與協(xié)同辦公接口為降低維護難度，我公司承諾會議管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進行無縫集成，并且會議管理系統(tǒng)使用協(xié)同辦公平臺的用戶，與協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)統(tǒng)一待辦、 統(tǒng)一信息展現(xiàn)，會議管理系統(tǒng)過程中產(chǎn) 生的議題

28、、會議紀要、會議通知、會議室預定等相關審批表單都需使用已建成的應用支撐平臺提供 的工作流工具及表單工具設計實現(xiàn)。甲方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)相關接口資料。.11 系統(tǒng)主要設備參數(shù)要求第章 督查督辦系統(tǒng)設計參照同類單位督查督辦功能的實現(xiàn)方法，結(jié)合本系統(tǒng)所提供的相關功能以及廣州是體育局實際 業(yè)務情況，我公司將實現(xiàn)該功能，完全滿足廣州市體育局實際業(yè)務需求。.1 督查督辦建設目標1.梳理、優(yōu)化督辦業(yè)務流程2.工作匯報智能提醒3.自動催辦4.規(guī)范工作匯報流程5.提供完善的查詢、統(tǒng)計手段督查督辦提供了督查立項，督查辦理，督查反饋，督查事項查詢，督查統(tǒng)計等功能。完成對督 查事項的篩選、立項、督辦、反饋、統(tǒng)計、匯總、

29、查詢等的全程自動化管理。.2 同類機關督查督辦業(yè)務說明.2.1業(yè)務范圍說明我公司已經(jīng)在眾多政府中實現(xiàn)了督查督辦業(yè)務 （如清遠市政府、黃埔區(qū)、南沙區(qū)、天河區(qū)等）， 經(jīng)過總結(jié)，督查督辦業(yè)務范圍可描述如下：序號業(yè)務范圍描述1督查來源督查件來源分為兩種：1、一種是限制辦理時間的公文；2、另一種是限制辦理時間或重要性較高的事項；這兩種督查件的共通點是超過辦理期限時，需要通知相關人員， 并對辦理人員進行催辦；不同點在于公文辦理有各自的辦文流 程，而事項辦理為各自的辦事流程；2督查形式督查的過程按照督查形式可以分為事前催辦和事后監(jiān)督： 事前催辦在于督促辦理人員按照辦理要求對督查件進行快速辦 理；事后監(jiān)督體現(xiàn)

30、為在績效評估期間，可以根據(jù)督查件的辦理統(tǒng)計 結(jié)果對辦理人員及部門進行總體評估。3督查內(nèi)容督查內(nèi)容可按照單一事項及匯總事項來分類：1、 在單一辦理事項中，根據(jù)事項辦理過程中，收集辦理數(shù)據(jù)匯 總后，成為單一事項的督查內(nèi)容；2、在對評估期間對多個督查事項的辦理過程進行統(tǒng)計并分析數(shù) 據(jù)，形成辦理績效統(tǒng)計表，是對辦理人員或部門的匯總事項的 督查內(nèi)容。22黃埔區(qū)政府督查流程督辦類型一覽:沖醫(yī)妻辦關卜海理鈾件的通A區(qū)委亦需杏誦知烷漿鋤導冋志批小件亦塑怙況呈批督査呂區(qū)妻卵育査爭填辦埋惜況呈It表匸IA婁靜導H志交外事氓外理情批呈&批袁e區(qū)糞亦苦杳旦訪請況呈ft衣呂bi委弗習査狀懸跟痔農(nóng) 呂區(qū)委必骨童罠區(qū)內(nèi)傳閱

31、n9忸査辦督査立屜摧我占（X査那督査梵省幣傳御杵督查類型對應流程市級市委領導批示件區(qū)委辦督查類省市傳閱件市部門督查事項區(qū)委辦督查類省市傳閱件區(qū)內(nèi)會議事項督查全會區(qū)委辦督查通知常委會區(qū)委辦督查通知視頻會議區(qū)委辦督查通知其他會議區(qū)委辦督查通知決策督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)一專項督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)一領導交辦事項督查區(qū)委領導同志交辦事項辦理情況呈批表區(qū)內(nèi)一區(qū)委領導批示件1 區(qū)委辦關于辦理領導批示件的通知（用于發(fā)出事項）2.區(qū)委領導同志批示件辦理情況呈批表（辦理）區(qū)內(nèi)一督查專報區(qū)委辦督查類區(qū)內(nèi)傳閱件工作通報工作通報部分流程設置利用應用支撐平臺設計統(tǒng)計表督查事項已發(fā)出督查數(shù)各單位完成數(shù)督查科已辦理事項數(shù)各

32、單位未元成數(shù)各單位續(xù)報數(shù)市級市委領導批示件市部門督查事項區(qū)內(nèi)會議事項督查全會常委會視頻會議其它會議決策督查專項督查領導交辦事項督查區(qū)委領導批示件督查專報工作通報單位名稱承辦總數(shù)元成數(shù)按時完成數(shù)延時元成數(shù)超時元成數(shù)未元成數(shù)單位名稱承辦督查事項總數(shù)已完成總數(shù)按時完成數(shù)經(jīng)區(qū)委辦督科 同意延時后，延時完成督查事項的總數(shù)超過時間，未 經(jīng)督查科同意 但仍然完成的 督查事項的總 數(shù)未處理督查事項總數(shù).3 體育局督辦流程設計說明：1.督辦新建成功后，會自動在督辦人員的督辦事項列表中顯示，同時也會在被督辦人員的督辦事項列表中顯示。督辦事項列表可以看到所有的督辦事項，包括已反饋和未反饋的；2.被督辦人員必須在反饋

33、時限前填寫反饋意見，并上傳相關辦理成果附件提交到督辦科人員審核； 如果超過反饋時限還沒填寫反饋意見，則默認無反饋意見并把督辦事項的狀態(tài)更新成下一階段 的督辦事項；3.未提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋”列表中，已提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋” 列表中；4.審核沒有通過的督辦反饋，會退會到被督辦人員重新修改后再提交。如果督辦人員沒有審核反 饋意見，在超過督辦期限后會自動通過審核；5.如果被督辦人員覺得督辦事項已完成，無需再提交反饋，可以選擇“無需反饋”提交，如果審 核通過則此督辦事項被列為已完成事項。.4 督辦立項審核反饋意見*不通過重新提交修改反饋意見流程督辦流程督辦科人員被督辦單位已

34、完成已反饋已完成未反饋已反饋未反饋待審核4 接收督辦事項新增督辦I !4 辦理督辦事項 T否是填寫反饋意見通過審核或超出反饋時限已提交本階段已提交本階段督辦科人員 督辦事項列表被督辦人員 督辦事項列表未提交或進入下一階段未提交或進入下一階段超出反饋時限需要反饋新建督辦的權(quán)限可根據(jù)實際情況配置新建督辦的情況分為兩種，第一種是手動新建一個督辦，督辦的事項是獨立的，由建立督辦的 用戶自由填寫。第二種是由收文直接轉(zhuǎn)換成督辦，督辦的事項就是公文所需要辦事的事項。新建督辦后，督辦人員根據(jù)實際需要發(fā)送到督辦科長、督辦科副主任、督辦科主任審核，或不需要審核直接發(fā)送到被督辦單位。.4.1手動新建督辦督辦人員進入

35、督辦頁面，點擊“新建督辦”，進入新建督辦界面，如下圖：L苜頁公文處理“音查公共信息蹤合管$悠妊！今夭果 20124230右公衣骨辦磁山。頁本頁。記錄數(shù)0業(yè)畀種類遵級已匡需（協(xié)辦）新建督辦時，需要填寫的信息包括：督辦文號（督辦科自定義），督辦分類（區(qū)政府重點工作、 承辦市政府重點工作、區(qū)長辦公會議、區(qū)政府常務會議），任務內(nèi)容（被督辦事項的內(nèi)容摘要）， 領導批示，相關附件（被督辦事項的附件），牽頭（負責）單位（可多選），配合（協(xié)辦）單位（可 多選），第一次反饋時限（所有的督辦由第一次反饋時限為結(jié)束時間，但如果選擇了反饋頻率，則 每次反饋的時限為“第一次反饋時限” +“反饋頻率”），反饋頻率（下拉框

36、：每周、每月、每半 月、每季度、每半年、每年），經(jīng)辦人，經(jīng)辦人電話（被短信催辦的對象）。如果是以收文轉(zhuǎn)督辦件的方式新建督辦， 則系統(tǒng)會自動摘取任務內(nèi)容、相關附件和領導批示等 信息。如果手動新建，則以上內(nèi)容必須手動填寫。如下圖：填寫完成后點擊“發(fā)起督辦”按鈕，可以發(fā)起督辦。督辦信息可隨時修改，系統(tǒng)根據(jù)修改的情況自動調(diào)整督辦時限。42收文轉(zhuǎn)督辦督辦人員先通過公文查詢功能找到需要轉(zhuǎn)督辦的公文，然后點擊打開公文，在公文上方的菜單點擊“督辦”按鈕即可對該公文發(fā)起督辦，如下圖:冶也翌無圧H志轉(zhuǎn)辦 K操存收袁處理|KB1I信息匡井理編號:嚴豈卜|竺卜|竺緊蟲程區(qū)：工牛 丄ST：來女單位廣門市 佔出怎和廣墻電

37、跡1無收文日糾如07-M 11:13文件毎甌版和廠電局關于加怏“為忌廠啊廣聲侵相關汪勞咬買施萬更（肯輸可聞珀廣陸山觀昌1收文轉(zhuǎn)督辦件系統(tǒng)會自動把復制收文的相關內(nèi)容到督辦信息里.5 督辦反饋被督辦人員在接收到督辦事項后至第一次反饋時限前的時間段可以根據(jù)督辦事項辦理情況填寫反饋意見并提交。.5.1查看督辦事項督辦人員發(fā)起督辦后，被督辦單位的督辦人可以在公文督辦的 “待反饋”頁面找到督辦項，所有需要反饋的督辦事項都可以在此頁面找到，已經(jīng)提交反饋且還沒到下一階段反饋時間的督辦事項，會在“已反饋”頁面顯示，如下圖：I首頁公文蛀理 僭查曹辦公共信息綜合iIIII您，“兮夭是20J21月們巨U必交雪加 控文

38、彗挪列壺 新建冒加已反胡 己完成5.2提交反饋牽頭（負責）單位根據(jù)實際情況填寫結(jié)果反饋，并在反饋時限前提交，否則系統(tǒng)自動提交，提交的內(nèi)容包括：結(jié)果反饋和上傳附件，如下圖所示:.5.3反饋時限說明所有督辦事項都會有第一次反饋時限和反饋頻率（可為空）當反饋頻率不為空時，督辦事項會一直在未完成的狀態(tài), 交了反饋意見后， 以后的每一次督辦時限為第一次反饋時限日期 位點擊“無需繼續(xù)反饋”按鈕。在未超出本階段的反饋時限前，不能提交下一次反饋意見在督辦反饋時限前被督辦人員必須提交反饋意見， 否則系統(tǒng)會自動提交空意見（即沒有反饋意 見）。一旦反饋提交后將不能修改，除非沒有通過督辦單位審核多次反饋的意見最終會匯

39、總在一起，如下圖所示：而次!）旳頁畜方D記帚犧業(yè)莠種套產(chǎn)級正呂樸站*fen士MrWE1 1*銅川I民應卜 a 爵ra邊1-訕冊搟戦三創(chuàng)曲 Z FlSHI當被督辦人員在第一次反饋時限前提+反饋頻率，直到牽頭（負責）單室頭（懂蠱）單持力理豬息牽頭（負貴單位辦理信息正在推進中it 不譜 j； fiHAsai士夜他皈目前正宙市注 tf 珈瞬瞬溼驅(qū)朗艇莖陽育 M 正在握邁中.目薊正簾市建制那卿畀嚴舍砂碑 m 過魚肆的改府覲 醉詩租權(quán)呵璉制辦幵原袍關調(diào)研， 倔腮討廈包毎呵曬姬臀 毗備 【食總虜苗津】血梓 o4 月 1 汨 16:36提交廈訪無需維加慎.5.4反饋審核牽頭（負責）單位或配合（協(xié)辦）單位提交反

40、饋后，將不能作出修改，反饋意見由督辦單位進 行審核，如果審核不通過，可以在反饋期限前退回反饋單位，如果在超出反饋時期仍未對反饋意見 進行審核，系統(tǒng)會自動默認為審核通過。審核通過的反饋會更新到督辦事項的結(jié)果反饋匯總。如圖所示：同意*畝檢意見請您笙位有任務即將劃廉饋時限.請抓覧時范閔 檢傕辦人：電子政務科2012-04-11單位有任務即特到反饋時風 譯抓緊時間反饋 祓傕辦八|電子政務科2012-04-12即使是沒通過審核的反饋意見，領導也隨時可以查看.6 督辦事項的顯示催力，歷史督辦事項會根據(jù)督辦人處理情況自動顯示在不同的督辦列表中。其中主辦跟協(xié)辦分開顯示，即 督辦事項（主辦）列表分為有“未反饋”

41、、“已反饋”和“已完成”，同樣督辦事項（協(xié)辦）也一樣（同公文的待辦跟待閱），如下表:督辦事項處理情況督辦人員列表被督辦人員列表公文督辦列表未反饋已反饋已完成公文督辦列表未反饋已反饋待審核已完成新建督辦未提交反饋意見已提交反饋意見審核通過審核不通過進入下一個反饋周期無需反饋61督辦列表顯示字段督辦事項列表顯示的字段包括：督辦分類、任務內(nèi)容、督辦文號、任務來源、分管領導、緊急 程度、牽頭（負責）單位、配合（協(xié)辦）單位、第一次反饋時間、反饋頻率、催辦、接收情況。其 中接收情況可以點擊彈出查看頁面，顯示所有單位（主辦和協(xié)辦）的接收情況。.7 領導批示督辦領導可隨時查看督辦事項，并對督辦事項進行批示，如

42、下圖:督辦信息I主辦辦理信息I協(xié)辦辦理信息任務內(nèi)容I選擇批示語 放大編請盡快辦理。領導批示.8 智能提醒和催辦系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的任務匯報間隔， 通過系統(tǒng)消息、手機短信自動發(fā)送工作匯報提醒，提醒主辦部門環(huán)節(jié)和會辦部門環(huán)節(jié)完成相關督辦事項。系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的緊急程度、任務匯報間隔（如果沒有設置任務匯報間隔，就是要求完成 時間）等條件設置及完成情況，通過手機短信/系統(tǒng)消息自動發(fā)送催辦通知，并記錄催辦次數(shù).8.1系統(tǒng)自動催辦新建督辦事項后，如果牽頭（負責）單位在反饋時限過了一半時間還沒反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短 信到經(jīng)（督）辦人進行催辦，如果牽頭（負責）單位在限時前三天還沒有反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短信 到經(jīng)

43、（督）辦人進行催辦。.8.2手動催辦發(fā)起督辦單位可以對牽頭（負責）單位進行手動催辦，跟公文催辦類似，可以通過系統(tǒng)催辦， 也可以通過短信催辦。選擇需要發(fā)起催辦的公文，進入催辦界面，輸入催辦信息后選擇系統(tǒng)催辦或 短信催辦，是否知會上級等，然后點擊發(fā)起催辦。催辦可以選擇對督辦員或經(jīng)辦人催辦。手動催辦支持批量催辦功能。用戶只要選擇多個督辦事項，點擊“催辦”按鈕，即可同時對多全頭（員責）單位配合（協(xié)辦單位第 r 欠反憒時間選搓個督辦事項進行催辦.9 查詢統(tǒng)計和導出.9.1查詢針對所有不同類型的督辦事項，系統(tǒng)提供一套統(tǒng)一、快捷的查詢方式，提供給領導、督查人員 進行快捷查詢及督辦，針對領導、文秘部門、處領導、承辦人員、會辦人員等，應當具有不同的查 詢權(quán)限，領導可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關的督辦件。具有局級督辦權(quán)的用戶，可以看到所有督辦件；具有處級督辦權(quán)的用戶，只能看到所有本部門 或本處的督辦件；普通用戶只能看到