加強(qiáng)合同管理防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

1、加強(qiáng)合同管理，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)-陜西 AAAA 集團(tuán)有限公司合同管理培訓(xùn)班講稿（第一講）（戴濤律師 北京市新輝律師事務(wù)所）-合同管理概念及作用一合同管理：合同管理是企業(yè)組織內(nèi)部針對(duì)與合同有關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范的行為的總稱，包括對(duì)合同的立項(xiàng)、審批、決定、訂立、履行、監(jiān)控、備案、存檔等。廣義的合同管理廣義的合同管理是指對(duì)組織內(nèi)部所有的合同，如某商場(chǎng)主營業(yè)務(wù)涉及的采購合同、大筆的銷售合同、以及本商場(chǎng)使用辦公機(jī)具、設(shè)備等的采購合同，還包括與企業(yè)職工訂立的勞動(dòng) 合同，與公司高級(jí)管理人員訂立的聘用合同等等；狹義的合同管理狹義的合同管理主要是針對(duì)企業(yè)主營業(yè)務(wù)的合同的管理。相應(yīng)的關(guān)于勞動(dòng)合同的管理單列為“勞動(dòng)合同管理

2、制度”，因?yàn)閯趧?dòng)合同與一般的經(jīng)營業(yè)務(wù)的合同在訂立、履行的方式、 管理部門、以及法律性質(zhì)上均有較大差異，難以納入統(tǒng)一的合同管理制度中，進(jìn)行統(tǒng)一的管理和規(guī)范。本文所稱的合同管理指的是狹義的合同管理，即主要針對(duì)企業(yè)的主營業(yè)務(wù)所涉及的合同進(jìn)行的管理。合同管理的作用：規(guī)范的合同管理對(duì)企業(yè)有以下作用。一、監(jiān)控、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)有許多是在合同中立項(xiàng)、訂立、和履行中發(fā)生的。 通過規(guī)范的合同管理，加強(qiáng)合同中立項(xiàng)的審查以慎重決策減少不利益投資；加強(qiáng)合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中的個(gè)人疏漏產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；合同履行中控制可以保障合同利益得以更為及時(shí)、安全的實(shí)現(xiàn)；合同的備案與存檔可以督促有關(guān)機(jī)構(gòu)與人員更

3、謹(jǐn)慎執(zhí)行合同事務(wù)，防止風(fēng)險(xiǎn)。否則,同種類型的不同錯(cuò)誤會(huì)頻頻發(fā)生。女口：某企業(yè)對(duì)外訂立施工承包合同，但不審查對(duì)方資質(zhì)。當(dāng)對(duì)方嚴(yán)重延誤工期時(shí)，卻 因合同無效而無法追究其違約責(zé)任。再如：對(duì)方將我方企業(yè)重要材料私下拉走，但因未有交付證據(jù)而難以主張。再如：賣方遲延交付，但合同中未明確約定交付期限，更沒有約定合同解除權(quán)，將導(dǎo) 致合同履行非常被動(dòng)。二、提高管理水平、運(yùn)營效率：完善、切實(shí)可行的合同管理， 能夠使企業(yè)形成一種自然的工作機(jī)制，對(duì)于業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的與合同有關(guān)的問題，有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員能夠依此明確職責(zé)，并得夠得到有效指引和解決途徑， 從而能夠形成程序化的制度管理，各負(fù)其責(zé)，提高企業(yè)的管理水平和運(yùn)營效率。否則，

4、僅是出現(xiàn)問題后解決問題，則難以形成有效的運(yùn)營機(jī)制，難免疲于奔命，分身乏 術(shù)。女口：某小型施工企業(yè)，大小合同均聽由老總指示，接受老總指令的負(fù)責(zé)人員無章可循， 只能按照其工作習(xí)慣行事，但個(gè)人習(xí)慣難求一律，難免顧住東，顧不住西。三、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益：企業(yè)的首要目的就是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，一次重大的交易失敗、頻發(fā)的交易失誤會(huì)造成企 業(yè)的直接經(jīng)濟(jì)損失，甚至一蹶不振；防止了這樣的損失，就是創(chuàng)造了效益。即使沒有上述情 況，通過合同管理提高工作效率本身也可創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。四、提升企業(yè)形象：規(guī)范的現(xiàn)代企業(yè)均有較為規(guī)范的合同管理制度， 規(guī)范的合同管理毫無疑問的將使接觸 企業(yè)的人感受到合同管理中體現(xiàn)出的企業(yè)管理的規(guī)范與秩序，工

5、作的嚴(yán)謹(jǐn)與守信，較高的法律意識(shí)和員工素質(zhì)。 同時(shí)，也可以提高合同相對(duì)人對(duì)合同履行的合理預(yù)期，提高合同的履約率。-合同管理的主要內(nèi)容一合同管理的主要內(nèi)容：一、 合同管理范圍：合同管理的對(duì)象-即公司企業(yè)主營業(yè)務(wù)所涉及的合同的管理。舉例：（一）、對(duì)于一個(gè)建設(shè)工程總承包企業(yè)而言主要包括：1 1、建設(shè)工程施工承包合同2 2、建設(shè)工程施工專業(yè)承包合同3 3、建設(shè)工程施工專業(yè)分包合同4 4、建設(shè)工程施工勞務(wù)分包合同5 5、建筑材料、施工機(jī)具、周轉(zhuǎn)材料買賣合同6 6、施工機(jī)具、周轉(zhuǎn)材料租賃合同（二）、對(duì)于一個(gè)商事特許經(jīng)營的特許人而言，主要包括以下內(nèi)容：1 1、特許經(jīng)營合同2 2、區(qū)域特許經(jīng)營合同3 3、分特許

6、經(jīng)營合同4 4、直接特許經(jīng)營合同5 5、商標(biāo)使用許可合同6 6、專利實(shí)施許可合同7 7、著作權(quán)許可使用合同8 8、商業(yè)秘密使用許可合同9 9、保密合同1010、競(jìng)業(yè)禁止合同（三）、對(duì)于普通的工業(yè)企業(yè)而言，主要包括以下內(nèi)容：1 1、材料采購合同2 2、設(shè)備買賣合同3 3、產(chǎn)品銷售合同（包括代銷合同、賒銷合同、試用買賣合同等）4 4、運(yùn)輸合同二、 合同管理機(jī)構(gòu)、人員及其權(quán)限合同管理機(jī)構(gòu)是指單位中負(fù)有合同管理職責(zé)的機(jī)構(gòu)，包括專設(shè)的合同管理事務(wù)部，或負(fù)有合同管理職責(zé)的單位法律事務(wù)部、經(jīng)營部；規(guī)模較小的僅設(shè)合同管理員。合同管理人員是指在合同管理機(jī)構(gòu)中從事合同管理工作的人員，包括合同管理事務(wù)部的總管或分管

7、的人員；以在特定工作部門中負(fù)有合同管理職責(zé)的人員。合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立旨在能夠使合同管理制度各負(fù)其責(zé)的實(shí)施落實(shí)。合同管理機(jī)構(gòu)在單位中的合理地位與權(quán)限以及合同管理人員的素質(zhì)，是合同管理能否取得實(shí)效的重要因素。三、 合同的立項(xiàng)管理合同的立項(xiàng)是指單位針對(duì)特定需要而需訂立某一合同的計(jì)劃。女口：為生產(chǎn)某一特定產(chǎn)品而需采購某一材料，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)的生產(chǎn)部門或技術(shù)部門提出立項(xiàng)。立項(xiàng)是某一特定合同產(chǎn)生的起因和發(fā)起點(diǎn)。合同立項(xiàng)管理，旨在對(duì)合同項(xiàng)目的可行性、經(jīng)濟(jì)性、必要性的審查，避免 無效或不經(jīng)濟(jì)的投資。四、 合同的訂立管理訂立合同不僅是一種法律行為，同樣也是企業(yè)經(jīng)營的重要手段，對(duì)合同訂立的規(guī)范不僅是規(guī)范合同法律風(fēng)險(xiǎn)的

8、需要，更是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目的的需要。主要包括：1 1、 合同的形式；是否需經(jīng)招投標(biāo)，是書面形式還是其它形式；2 2、合同談判；誰代表單位進(jìn)行談判，3 3、合同文本及特殊條款要求；五、 合同的審批合同的審批是指對(duì)最終訂立合同（合同成立前）的決定與否進(jìn)行審查。 是合同訂立的最后防線。合同的審批還包括合同的決定權(quán)限與合同章的管理等內(nèi)容。六、 合同的履行控制合同履行控制是指在合同履行的過程中依據(jù)合同約定，履行合同義務(wù)，主張合同權(quán)利，實(shí)現(xiàn)合同權(quán)利，完成合同義務(wù)的各種措施。 包括：合同履行中準(zhǔn)備、告知、催告、解除等等。七、 合同的備案與存檔合同訂立后需由交由特定部門進(jìn)行備案，并設(shè)置臺(tái)帳。在合同履行完畢后，或糾紛

9、解決后將有關(guān)履行情況，有關(guān)證據(jù)附卷存檔。八、 合同糾紛處理1 1、 處理方式：非訴（協(xié)商談判、調(diào)解等）、訴訟、仲裁等。2 2、 要求：知己知彼，了解對(duì)方，熟知糾紛處理程序；認(rèn)真研究案情，收集保全證據(jù)， 積極準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)措施，等等。-管理的機(jī)構(gòu)于人員-合同管理的機(jī)構(gòu)與人員 機(jī)構(gòu)與人員的設(shè)置原則： 首要原則：對(duì)應(yīng)流程原則，不同的合同可能適用不同管理流程，在不同的管理流程中，機(jī)構(gòu)及人員的設(shè)置及其職責(zé)是不同的，這樣才能與管理流程相對(duì)應(yīng)，相適應(yīng)。核心原則：權(quán)責(zé)明確原則：不同的合同管理機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)當(dāng)被賦予不同的權(quán)責(zé)，才能實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、流程化。補(bǔ)充原則：節(jié)約成本原則；機(jī)構(gòu)與人員的設(shè)置應(yīng)充分考慮企業(yè)組織機(jī)

10、構(gòu)的現(xiàn)狀，不能為進(jìn)行合同管理而憑空增設(shè)不必要的機(jī)構(gòu)或人員。增加現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及人員的職責(zé)可以節(jié)約管理成本。機(jī)構(gòu)及人員設(shè)置的基本框架： 業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)人員；兼職合同管理員；部門負(fù)責(zé)人； 法律部門：專職合同管理員；部門負(fù)責(zé)人； 主管機(jī)構(gòu)：副總經(jīng)理；總經(jīng)理；董事長(zhǎng)；董事股東會(huì)； 印章管理部門：印章管理員；檔案管理員；部門負(fù)責(zé)人； 業(yè)務(wù)部門素質(zhì)要求：承辦合同約定業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具體部門。 業(yè)務(wù)人員：對(duì)擬訂合同的業(yè)務(wù)工作背景、程序、具體內(nèi)容清楚明確，了解擬簽約對(duì)象的資信及履約能力，能將內(nèi)外情況進(jìn)行充分有效的溝通。兼職合同管理員：對(duì)擬訂合同的業(yè)務(wù)工作有充分的了解，具有一定的法律尤其是合同法知識(shí)，文字水平高，嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，

11、能充分領(lǐng)悟具體業(yè)務(wù)人員的意圖。部門負(fù)責(zé)人：對(duì)擬訂合同的業(yè)務(wù)有宏觀上的把握，具有領(lǐng)導(dǎo)下屬的能力， 能夠與企業(yè)其他部門進(jìn)行充分的溝通與協(xié)調(diào)。法律部門及人員素質(zhì)的要求：專職合同管理人員： 知識(shí)要求：不但具有扎實(shí)的法律專業(yè)基礎(chǔ)，精通合同法，公司法， 而且應(yīng)當(dāng)時(shí)刻牢記理論聯(lián)系實(shí)際，平時(shí)注意經(jīng)濟(jì)管理企業(yè)管理知識(shí)，深入了解熟悉企業(yè)的經(jīng)營程序與環(huán)節(jié)。工作方式：注意與業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行有效的溝通， 認(rèn)真傾聽他們的想法與意圖，想辦法從法 律上將這些想法意圖完善。有充分的耐心將業(yè)務(wù)在法律上的判斷解釋清楚， 讓業(yè)務(wù)人員真正 感受到確實(shí)是在為他們考慮。工作作風(fēng)：虛心請(qǐng)教業(yè)務(wù)人員，熟悉業(yè)務(wù)背景與流程，不能以偏概全，草率作出

12、法律判斷。細(xì)心考慮業(yè)務(wù)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，尋求合適的規(guī)避方式，耐心解釋法律結(jié)論，說服業(yè)務(wù)人員充分考慮法律判斷。法律部門負(fù)責(zé)人：知識(shí)要求：充分體現(xiàn)合同管理服于公司業(yè)務(wù)、 服務(wù)于其他公司業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)思想， 真正融 入到公司的服務(wù)管理隊(duì)伍中。 充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)效率的重要性， 在保證規(guī)范的前提下， 最在可 能的提高工作效率。工作方式：熟悉并能熟練運(yùn)用與企業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)企業(yè)管理等經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)有充分的 了解和掌握，能夠正確定位法律部門在企業(yè)管理活動(dòng)中的地位與角色，注重實(shí)現(xiàn)法律知識(shí)與業(yè)務(wù)知識(shí)的融會(huì)貫通。工作作風(fēng)：勇于承擔(dān)責(zé)任，不能因?yàn)闃I(yè)務(wù)存在法律風(fēng)險(xiǎn)，法律工作人員將來可能承擔(dān)責(zé)任而一概回絕。不能武斷、草率

13、，持之以恒、腳踏實(shí)地、精益求精，做好每一件事。業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)主管權(quán)限：標(biāo)的額不大，對(duì)公司沒有重大影響的一般業(yè)務(wù)合同。 副總經(jīng)理主管權(quán)限：標(biāo)的客不大、對(duì)公司沒有重大影響的一般業(yè)務(wù)合同。素質(zhì)要求：充分了解業(yè)務(wù)對(duì)公司的影響，并充分參考法律部門的意見?？偨?jīng)理主管權(quán)限：按照公司的管理制度，需要審批的重要合同。素質(zhì)要求：充分考慮主管副經(jīng)理的意見，并注重法律部門的意見。董事長(zhǎng)主管權(quán)限：按照法律規(guī)定或公司管理制度，需要由法定代表人審批的合同。素質(zhì)要求： 充分考慮總經(jīng)理的意見，并在認(rèn)為必要時(shí)征求外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的意見。董事會(huì)及股東會(huì)主管權(quán)限：按照法律規(guī)定或公司管理制度，需要由兩會(huì)通過的極其重大的合同。素質(zhì)要求：嚴(yán)格按

14、照法律規(guī)定的程序和要求討論、表決。印章管理部門：印章管理員；檔案管理員；部門負(fù)責(zé)人：素質(zhì)要求：原則性強(qiáng)，對(duì)公司忠誠。嚴(yán)格遵守公司用印管理制度，熟悉合同管理操作流程， 與業(yè)務(wù)部門保持相對(duì)獨(dú)立性，有一定的法律基礎(chǔ)。熟悉包括合同文本在內(nèi)的檔案管理，能夠認(rèn)真作好歸檔合同的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)公司忠誠，能夠嚴(yán)守公司的商業(yè)秘密。能夠有效控制下屬人員的工作方式與成果，確保有關(guān)人員對(duì)公司的忠誠度，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，確保簽訂合同文本的安全。業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)人員基本職責(zé)：負(fù)責(zé)簽訂合同的談判， 落實(shí)合同的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容， 負(fù)責(zé)合同的具體履行， 監(jiān)督對(duì)方的履約行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門和人員，介入合同糾紛的處理。兼職合同管理人員：負(fù)

15、責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同的起草工作，并負(fù)責(zé)就合同問題與法律部門及人員溝通，與本部門具體業(yè)務(wù)人員配合，參與合同談判，監(jiān)督合同履行，處理合同糾紛。部門負(fù)責(zé)人：領(lǐng)導(dǎo)本部門業(yè)務(wù)人員與兼職合同管理員管理好本部門的業(yè)務(wù)合同。就合同中出現(xiàn)的簽訂、履行、糾紛處理等問題與其他部門及人員溝通協(xié)商。法律部門及人員及職責(zé)：專職合同管理員：職責(zé)一：在隨時(shí)與業(yè)務(wù)部門兼職合同管理員溝通的情況下， 首先審查對(duì)方是否具有簽約的主 體資格；其次對(duì)草擬合同的每項(xiàng)條款進(jìn)行規(guī)范、調(diào)整；如有必要，應(yīng)增加或者刪除部分合同條款。職責(zé)二：負(fù)責(zé)合同履行的監(jiān)控， 對(duì)履行中的問題進(jìn)行法律上的解釋，并與業(yè)務(wù)部門一起具體辦理合同糾紛的有關(guān)事宜。如果業(yè)務(wù)部門起草

16、合同難度較大，還應(yīng)負(fù)責(zé)起草合同。 如果有必要（尤其是在對(duì)方提供合同文本的情況下），還應(yīng)參與重大合同的談判，起草或?qū)彶楹贤母黜?xiàng)條款。法律部門負(fù)責(zé)人：職責(zé)：負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及本部門專職合同管理員就合同條款的確定進(jìn)行溝通協(xié)商，使合同條款能夠符合業(yè)務(wù)與法律上的雙重標(biāo)準(zhǔn)，在合同簽訂發(fā)揮重要作用。合同履行過程中，隨時(shí)注意從業(yè)務(wù)部門掌握履行進(jìn)度，對(duì)履行中出現(xiàn)的問題，與業(yè)務(wù)部 門及部門專職合同管理員協(xié)商，制訂應(yīng)對(duì)方案并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)于重大合同，或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)部門一起參與合同談判，草擬合同 條款，如有必要，還應(yīng)對(duì)簽訂、履行該合同出具法律意見。業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)職責(zé)：副總經(jīng)理職責(zé)：對(duì)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)的合

17、同金額、支付方式與限期等核心條款進(jìn)行核查。如果是一般合同，則由其以代理人的身份簽字確認(rèn)。如果是重大或特別重大合同，應(yīng)交由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)進(jìn)一步審核、 簽字。合同履行過程中出現(xiàn)異常情況，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門及法律部門制 定應(yīng)對(duì)方案。總經(jīng)理職責(zé)：重大或特別重大合同，以副總經(jīng)理審核后，由總經(jīng)理進(jìn)一步確認(rèn)審核。對(duì)于重大合同，總經(jīng)理審核后以代理人的身份簽字確認(rèn)；對(duì)于特別重大合同， 審核后交由董事長(zhǎng)進(jìn)一步審核、簽字。重大合同履行出現(xiàn)異常情況，指導(dǎo)副總經(jīng)理、業(yè)務(wù)部門及法律部門制 定應(yīng)對(duì)方案。董事長(zhǎng)職責(zé)：對(duì)于特別重大合同，總經(jīng)理審核后，應(yīng)交由公司董事長(zhǎng)進(jìn)一步確認(rèn)審核，董事長(zhǎng)審核簽字確認(rèn)后，由印章管理部門蓋章。重大合同履

18、行出現(xiàn)異常情況，指導(dǎo)總經(jīng)理及 有關(guān)部門制定應(yīng)對(duì)方案。董事股東會(huì)職責(zé)：對(duì)于資產(chǎn)重組、投資、關(guān)聯(lián)交易等特別重大合同，一般需要董事會(huì)或股東會(huì)表決通過后，董事長(zhǎng)方可簽字確認(rèn)。此時(shí)，董事會(huì)或股東會(huì)的職責(zé)就是按照法律規(guī) 定章程規(guī)定以及公司的其他規(guī)章制度進(jìn)行合法、規(guī)范表決。印章檔案管理部門：印章管理員：確認(rèn)合同經(jīng)過了規(guī)定的審核程序后方可蓋章。公司可以篆刻幾枚合同專用章，由指定印章管理人員專門保存管理，以防范風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理員：負(fù)責(zé)已經(jīng)簽訂合同的歸類、整理、存檔工作并做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，同時(shí)還 應(yīng)嚴(yán)格注意合同的保密問題。部門負(fù)責(zé)人：嚴(yán)格核查合同是否經(jīng)過了必要的審批手續(xù)，進(jìn)而決定是否蓋章；合同的履行過程中出現(xiàn)異常情

19、況，應(yīng)及時(shí)將已符合提供給有關(guān)部門。-合同管理原則一合法管理：合同管理應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，尤其不得訂立非法合同。 合同的簽訂履行爭(zhēng)議的處理等管理行為一般應(yīng)有明確的法律依據(jù)。法律無明確規(guī)定或?qū)俜煽瞻椎模?合同應(yīng)遵循一般的公平公正誠信等原則。法律明確禁止的，應(yīng)通過一定的技術(shù)處理手段，使合同管理合法或至少不違法。技術(shù)上無法規(guī)避的法律禁止性規(guī)定的，合同管理不得為之。全面管理：完整的合同管理應(yīng)當(dāng)包括有序的多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)需要恰當(dāng)?shù)暮贤芾?，不?遺漏。締約的準(zhǔn)備階段，包括了解對(duì)方資信、確定締約內(nèi)容等，是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ)階段。審核簽訂階段，包括確定合同條款、 按照規(guī)定流程審核等，是合同管理的核心環(huán)節(jié)。依約履 行階段，包括己方依約履、關(guān)注對(duì)方履約等， 是