采購部工作流程圖總結(jié)

1、采購部工作流程圖做好訂單，勾好采購銷售部提供型號、數(shù)量、批次、銷售賣價如有特別要求需注明：真空/原盒原包/年份限制/包裝形式，如管裝/托盤/卷帶1K/包 2500/包郵件方式通知買貨QQ方式通知買貨采購部 金額超過5000以上做好合同并且通知供貨商蓋章回傳，統(tǒng)一交采購助理歸檔，保存如含稅采購必須做含稅合同；注意:首次合作的供貨商一定讓提供有效的營業(yè)執(zhí)照/稅務登記證/一般納稅人資格證/付款賬號資料找到相應的供貨商來申請價格以最低的價格通知供貨商安排送貨（要求供貨商按照指定地點安排送貨）包裝數(shù)量要求：按照客戶的要求安排指定的數(shù)量比如整包，要按照真空，原包原盒，非整包，卷帶的客戶有要求整段的就要安排

2、完整的不能有接頭送貨時間以及貨期要求：現(xiàn)貨一般要求供貨商在一小時內(nèi)安排送到，有特殊要求很急的可以要求柜臺同事及時去拿貨，訂貨的一般按照訂單合同的日期交貨，一般不得超過交貨日期的2天批次要求：沒有特殊要求的一般都是安排2年以內(nèi)的批次，客戶訂單有規(guī)定年份限制就要按照客戶的要求安排指定的年份不得超過年限要求供應商提供蓋章銀行資料；（首次必須要跟供貨上電話確認）注意事項：付款申請單公司名的正確填寫格式（安排含稅貨款時必須按照供應商提供的開票資料上的公司名填寫付款人全程，安排不含稅對公時按照供應商提供的銀行資料上的公司名填寫，不含稅貨款就按系統(tǒng)里面的公司名填寫）；付款申請單需要認真核對，確保公司名稱、銀

3、行賬號、付款金額等信息都是正確的；供應商銀行資料更改應及時發(fā)給財務建檔保存填寫付款申請單5000以上的貨款需要申請，安排轉(zhuǎn)賬的全部寫付款申請單收現(xiàn)金的供貨商5000以下可以直接讓供應商去柜臺收款付款申請單的付款原因一欄需要填寫詳細的單筆金額明細及分清含稅與不含稅 根據(jù)供應商要求安排付款申請方式（付款方式：長青微對公轉(zhuǎn)款、瑞凡微對公轉(zhuǎn)款、交行對私轉(zhuǎn)款、柜臺付款）；如有應收款時須問清楚相關(guān)同事是否扣掉，一般情況一定抵扣(瑞凡微對公除外),一些特殊情況另處理與財務對賬查詢系統(tǒng)應付款明細并與供應商對賬注意事項：應登記每一筆付款的明細，確保已付款系統(tǒng)出現(xiàn)漏銷賬的情況，應及時反映給財務，避免重復付款助理接

4、到采購付款通知付款日查詢拖欠較久的應付款明細截圖發(fā)給采購，由采購定奪是否需要付款采購員直接提供需要付款的供應商如供應商直接找助理催款，助理應詢問采購是否需要付款采購部付款流程收取發(fā)票轉(zhuǎn)交給采購助理單獨發(fā)給公司的采購員采購助理每周去一趟門市整理核對發(fā)票，交接簽收門市部發(fā)到瑞凡發(fā)票群（開票公司，發(fā)票張數(shù)，金額）供貨商送到公司門市部注意事項：供應商開過來的發(fā)票驗收標準：發(fā)票不能破損，圖畫，密碼不能超出區(qū)域線內(nèi)，核對我司的開票信息是否無誤，開票放的收款人、復核、開票人必須要有，并開票和復核人不能是同一個人的名字供貨商發(fā)票的收取和登記流程 財務付款后把付款水單發(fā)到采購與財務的討論組中付款申請單遞交審批助

5、理填寫付款申請單采購主管第一審批財務核對第二審批付總第三審批要求:財務最好能當天轉(zhuǎn)出，如果不能當天也請第二天上午轉(zhuǎn)出，如果不能轉(zhuǎn)出請通知到采購助理相關(guān)原因注意事項：部門所有發(fā)票都需有采購或助理交給財務。交由財務核對整理核對無誤后登記采購中途遇到意外，以及解決辦法 銷售實物退到門市部以后，門市部通知采購員 銷售,采購員會安排門市部的同事退貨事宜 門市部的同事退完貨以后通知采購員，財務，并讓財務做好采購退貨單 財務部做好采購退貨單以后通知門市部同事，并弄清楚供貨商退款細節(jié) 采購員積極的跟供貨商溝通退貨事情，并溝通退款細節(jié)銷售提出退貨申請采銷售預下的期貨訂單碰到延期情況，應該及時告知銷售并且讓銷售跟客戶溝通，采購這邊采取相應的措施繼續(xù)催促供貨商交貨，或者是尋找新的渠道貨已經(jīng)安排采購進來，銷售那邊客戶突然取消訂單，這種情況應該及時和供貨商溝通，說明情況并且安排做退貨處理采購途中遇到供貨商臨時把貨出掉，在想辦法繼續(xù)找下現(xiàn)貨，實在沒有現(xiàn)貨的情況下問到訂貨交期，并及時告知銷售，和銷售溝通后續(xù)的解決辦法采購部的退貨流程現(xiàn)在的退貨流程因為系統(tǒng)的原因，我認為是不合理的我的建議：1. 銷售那邊發(fā)起銷售退貨并做銷售退貨單(新系統(tǒng)要給到銷售這權(quán)利,并設審批流程)并跟進讓客戶把貨退到門市部2. 門市部收到退貨后在系統(tǒng)生成退貨單,并通知銷售,財務3. 銷售通知采購說客戶貨已經(jīng)退回,讓采購去安排退貨4.