育達(dá)商業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法(修正草案)對(duì)照表

1、育達(dá)商業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法（修正草案）對(duì)照表修正條文現(xiàn)行條文說明第一條 為使本校來往紙本及電子公文透過嚴(yán)謹(jǐn)而有系統(tǒng)的點(diǎn)收、登錄、整理、掃描、分類、裝訂、保管、檢調(diào)及清理，以建全檔案管理，特訂定本辦法。第一條 為使本校來往公文透過嚴(yán)謹(jǐn)而有系統(tǒng)的點(diǎn)收、整理、分類、裝訂、歸檔上架，以建全檔案管理，依行政院秘書處訂頒之文書處理檔案管理手冊(cè)及行政院研考會(huì)檔案法相關(guān)規(guī)定，訂定本要點(diǎn)。一、 行政院秘書處事務(wù)管理手冊(cè)檔案管理部份於94年7月1日廢止，現(xiàn)行檔案管理相關(guān)法令依國(guó)家檔案管理局檔案法及其相關(guān)子法規(guī)定辦理。二、 本辦法歸類為行政規(guī)則，並無(wú)引用必要，因此第一條依據(jù)的部分刪除。三、 依檔管局檔案法所定義之

2、檔案管理作業(yè)事項(xiàng)及符合本校實(shí)際作業(yè)狀況，修訂部分文字。四、 配合本校電子公文實(shí)施將公文修訂為紙本及電子公文。五、 將要點(diǎn)修訂為辦法。第二條 檔案管理係指檔案管理作業(yè)過程中之點(diǎn)收、立案、編目、保管、檢調(diào)、清理、安全維護(hù)及其他檔案管理作業(yè)及相關(guān)設(shè)施事項(xiàng)。 第二條 檔案管理係指檔案管理作業(yè)過程中之點(diǎn)收、整理、登記、分類、編案、編目、裝訂、入檔、保管、檢調(diào)、清理、銷毀、移轉(zhuǎn)、機(jī)密等級(jí)調(diào)整註銷等程序及其他有關(guān)事項(xiàng)之處理。依檔管局檔案法所定義之檔案管理作業(yè)事項(xiàng)修訂條文。第三條 本校公文之處理，凡經(jīng)登錄總收發(fā)文號(hào)完成文書處理流程後之公文，應(yīng)送交總務(wù)處辦理結(jié)案歸檔。第三條 凡處理本校公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書

3、、圖表、簿冊(cè)，其已結(jié)案或存查之案件、送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。一、 依本校公文處理辦法修訂條文。二、 明定歸檔公文類別，凡經(jīng)登錄總收發(fā)文號(hào)之公文辦畢後，一律送總務(wù)處辦理結(jié)案歸檔。第四條 歸檔案件之點(diǎn)收、登錄，依下列規(guī)定辦理：一、歸檔案件屬紙本簽核者，承辦單位應(yīng)將辦畢案件併同公文處理登記簿，送交總務(wù)處歸檔。檔案管理人員辦理點(diǎn)收作業(yè)，應(yīng)以件為單位，詳細(xì)核對(duì)其內(nèi)容與數(shù)量，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤後，於公文處理登記簿上加蓋歸檔日期戳備查，並於電子公文系統(tǒng)中登錄結(jié)案歸檔。歸檔案件屬電子簽核者，承辦單位應(yīng)將完成線上簽核之電子檔案回傳總務(wù)處歸檔，檔案管理人員於電子公文系統(tǒng)辦理點(diǎn)收作業(yè)、列印簽核意見單後登錄結(jié)案歸

4、檔。二、機(jī)密案件歸檔時(shí)，承辦單位應(yīng)使用機(jī)密檔案專用封套裝封，於封面上註明檔號(hào)、承辦單位、總收發(fā)文號(hào)、來文單位、來文字號(hào)及解密條件，封口簽章後，送總務(wù)處辦理歸檔。檔案管理人員按機(jī)密封套上記載事項(xiàng)辦理點(diǎn)收，不得拆開封套；封套上記載不全者，應(yīng)退回補(bǔ)正。經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤後，於機(jī)密公文處理登記簿上加蓋歸檔日期戳備查，並於電子公文系統(tǒng)中登錄結(jié)案歸檔。三、紙本簽核案件所提之附件一律要?dú)w檔，若附件由承辦單位自行抽存，應(yīng)在公文簽辦單上加蓋附件未歸檔字樣。四、檔案管理人員點(diǎn)收歸檔案件，應(yīng)逐案逐件清點(diǎn)核對(duì)，有下列情形者，應(yīng)退還承辦人員補(bǔ)正，再依歸檔程序重新辦理點(diǎn)收： （一）案件或其附件不全，或附件未經(jīng)簽準(zhǔn)而抽存者。 （二

5、）案件污損或內(nèi)容不清楚者。 （三）案件未經(jīng)批準(zhǔn)或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會(huì)者。 （四）案件未編列文號(hào)或文號(hào)有誤者。（五）案件未填註保存期限或分類號(hào)者。（六）案件與公文處理登記簿登載不符者。（七）案件未能以原件歸檔且未經(jīng)簽奉權(quán)責(zé)長(zhǎng)官核準(zhǔn)者。第四條 應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人應(yīng)先加以檢查整理，文件如有脫漏應(yīng)予補(bǔ)齊，手續(xù)未完備者應(yīng)予補(bǔ)備；抽存之附件及污損之處均予註明，在公文處理登記簿詳載案由、收發(fā)文號(hào)、日期，送交文書組點(diǎn)收歸檔。第五條 檔案管理人員點(diǎn)收歸檔案件，應(yīng)逐案逐件清點(diǎn)核對(duì)： 一、文件不全者，退還補(bǔ)正。 二、文件有污損或字跡模糊不清者，退還補(bǔ)正。 三、存查文件，未經(jīng)批準(zhǔn)者，退還補(bǔ)辦。 四、發(fā)文文

6、稿有漏判、漏印、漏發(fā)、漏會(huì)者，退還補(bǔ)辦。 五、附件漏送或附件未全，或未經(jīng)簽準(zhǔn)而抽存者，退還補(bǔ)正。 六、文件未編列文號(hào)或文號(hào)有誤者。退還補(bǔ)正。 七、併同原件歸檔之附件不符規(guī)定者，將原件連同附件，退還更正。 八、歸檔文件與公文處理登記簿登載不符者，退還更正。第六條 歸檔之文件，經(jīng)檢查無(wú)訛後，即分別於公文處理登記簿及文件上加蓋歸檔戳記。一、 整併原條文之第四、五、六條。二、 明定點(diǎn)收、登錄作業(yè)程序。三、 配合電子公文系統(tǒng)增修部分文字。四、 依據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊(cè)修訂歸檔案件查核事項(xiàng)。五、 訂定機(jī)密案件點(diǎn)收作業(yè)程序。第七條 歸檔文件經(jīng)檢查無(wú)訛後，應(yīng)加以分類整理、編目。一、本條刪除。二、整併入修正條文

7、第六條為明定歸檔案件之分類、掃描、裝訂程序，爰刪除本條。第五條 歸檔案件之整理，依下列規(guī)定辦理：一、 歸檔案件以每一發(fā)文稿及其相關(guān)來文 與附件為一案；存 查案件及其附件為 一案。已完成線上 簽核之紙本來文應(yīng) 與簽核意見單裝訂。二、檔案上加附之金屬物應(yīng)予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。三、檔案如有皺摺，應(yīng)予理平；如有破損，應(yīng)予修補(bǔ)。四、檔案之大小長(zhǎng)短，應(yīng)以公文紙規(guī)格(A4)之標(biāo)準(zhǔn)為度，過大、過寬者應(yīng)予摺疊。五、檔案裝訂應(yīng)靠左並與底邊對(duì)齊，先行整理、掃描後再予釘固。第八條 附件應(yīng)與原文件裝訂，如遇過厚過多不便裝訂時(shí)，可另行存置，惟應(yīng)於附件上註明檔號(hào)、收發(fā)文字號(hào)，並在簽辦單內(nèi)註明附件存放

8、處所。若附件由承辦單位自行抽存，在公文處理登記簿及簽辦單上，加蓋附件未歸檔字樣。一、 原條文整併入修正條文第六條為明定歸檔案件之分類、掃描、裝訂程序。二、 明定整理歸檔案件作業(yè)程序。第九條 本校檔案分類對(duì)照表採(cǎi)書本式分類方式編製，每一分類號(hào)一頁(yè)，凡同一分類號(hào)之各案，各依次書寫於該分類號(hào)同一頁(yè)內(nèi)。各頁(yè)概依分類號(hào)別大小次序裝訂，如係新案，並應(yīng)依序登錄目錄內(nèi)。一、本條刪除。二、本校檔案分類對(duì)照表已於96年1月3日修訂發(fā)布，此條文已不適用，爰刪除本條。第十條 本校採(cǎi)用檔案號(hào)碼索引簿將每份文件之檔號(hào)依收發(fā)文字號(hào)，填註於欄內(nèi)。一、本條刪除。二、為簡(jiǎn)化作業(yè)程序並因應(yīng)電子公文資訊化，爰刪除本條。第六條 歸檔案

9、件之分類、 掃描、裝訂，依下列規(guī)定辦理：一、歸檔案件之分類，係依本校檔案分類對(duì)照表辦理。二、檔案經(jīng)分類後，應(yīng)依電子公文系統(tǒng)產(chǎn)生之檔號(hào)，填入檔號(hào)欄內(nèi)。三、掃描已填入檔號(hào)之檔案，並建立電子檔案。四、掃描後之檔案依所屬之分類號(hào)置於同一檔案夾，並於檔案夾封面或卷脊標(biāo)明年度、案名及分類號(hào)。五、每一檔案夾以存放二十件同分類號(hào)案件為原則；案件過多時(shí)，得分置數(shù)個(gè)檔案夾，依檔案夾之卷宗號(hào)順序排列。六、每一檔案夾內(nèi)首頁(yè)應(yīng)製作並放置案卷目次表。七、裝訂檔案時(shí)，附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時(shí)，應(yīng)標(biāo)記檔號(hào)及總收發(fā)文號(hào)，在文(稿)或公文簽辦單上加蓋附件另 存字樣，另行存置。八、檔案裝訂以一年一次為原則。第十一條

10、 檔案依左列程序 入檔：一、檔案登入檔案號(hào)碼索引簿後，入檔文件依所屬分類號(hào)之項(xiàng)/號(hào)置於檔案夾內(nèi)，製作卷宗目錄表檔，貼於檔案夾首頁(yè)。二、每一檔案夾以存放同一分類號(hào)之各案為原則，如同一類號(hào)之案件過多時(shí)，得用續(xù)夾，依檔案夾之宗號(hào)順序排列。 三、對(duì)收到歸檔公文，以當(dāng)日處理完畢入檔為原則。第十三條 檔案裝訂以一年一次，裝訂檔案須整齊劃一。一、 整併原條文之第十一、十三條。二、 條次變更。三、 明定分類、掃描、裝訂歸檔案件作業(yè)程序。四、 修正部分文字。第七條 保管與安全維護(hù)規(guī) 定如下：一、經(jīng)整理、裝訂之檔案，應(yīng)按年度及檔號(hào)大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列存放。二、檔案附件另行存置時(shí)

11、，應(yīng)按年度及檔號(hào)大小順序，分別存放於附件櫃內(nèi)。三、機(jī)密檔案應(yīng)與一般檔案分開典藏，按年度及檔號(hào)大小順序，分別存放於機(jī)密檔案櫃內(nèi)。四、檔案室非檔案管理人員，不得擅自進(jìn)出，檔案室內(nèi)濕度與溫度應(yīng)適宜並設(shè)置防盜及防火之預(yù)防措施。五、檔案電子儲(chǔ)存應(yīng)定期製作二套以上備份，分置於不同地點(diǎn)保管之。第十二條 檔案應(yīng)根據(jù)案件辦理先後，由上而下依次彙訂，再依檔案夾之類別及檔號(hào) 次序排列檔案櫃，順序存放。第十四條 機(jī)密檔案之存放應(yīng)與普通檔案分開，採(cǎi)用機(jī)密檔案櫃典藏，並指定專人負(fù) 責(zé)管理。第十五條 另存附件按檔號(hào)先後次序，放置於附件箱內(nèi)，並貼置標(biāo)籤，書明檔號(hào)。第十六條 檔案保管場(chǎng)所，非檔案管理人員，不得擅自進(jìn)出一、整併原

12、條文之第十二、十四、十五、十六條。二、條次變更。三、 明定保管與安全維護(hù)作業(yè)程序。四、 訂定檔案電子儲(chǔ)存?zhèn)浞葑鳂I(yè)程序。五、 修正部分文字。第八條 歸檔案件之檢索與調(diào)閱，應(yīng)依下列規(guī)定辦理：一、調(diào)閱檔案應(yīng)以在總務(wù)處現(xiàn)場(chǎng)查閱為原則，如欲借出須填具公文借調(diào)單，一案一單，由調(diào)案人填寫，完成規(guī)定程序後，送檔案管理人員調(diào)取。二、借調(diào)檔案以與承辦單位業(yè)務(wù)相關(guān)為原則；若借調(diào)非主管業(yè)務(wù)案件，應(yīng)須獲得該承辦單位主管同意，並在承辦單位欄內(nèi)簽章。三、借調(diào)檔案以七天為限，屆期如需繼續(xù)使用，須填展期單，展期次數(shù)以三次為限。展期次數(shù)超過三次，仍需使用檔案者，應(yīng)先行歸還檔案後，再依規(guī)定辦理借調(diào)；如遇承辦單位或其他單位有急用，得

13、隨時(shí)催還。四、借調(diào)之檔案應(yīng)妥慎保管，不得遺失、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點(diǎn)等破壞檔案或變更檔案內(nèi)容之情事，並不得擅自將所借檔案轉(zhuǎn)借給業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之第三者。五、對(duì)於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應(yīng)定期辦理稽催；經(jīng)洽催三次仍不歸還時(shí)，應(yīng)簽報(bào)議處。六、借調(diào)檔案歸還後，檔案管理人應(yīng)於公文借調(diào)單上加蓋歸還日期，以備查考。 七、電子影像檔案或電子公文檔案之調(diào)閱，得採(cǎi)線上方式處理。八、機(jī)密檔案借調(diào)依一般檔案借調(diào)處理方式，借出時(shí)應(yīng)注意其安全維護(hù)。第十七條 借調(diào)檔案以與承辦單位業(yè)務(wù)相關(guān)為原則；若借調(diào)非主管業(yè)務(wù)案件，應(yīng)簽報(bào)會(huì)有關(guān)單位主管同意，始能借調(diào)。第十八條 借調(diào)檔案須填寫公文借調(diào)

14、單，一案一單，由調(diào)案人填寫，完成規(guī)定程序後送檔案管理人員調(diào)取。第十九條 借調(diào)之檔案，如遇拆散、塗改、抽換、增損、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、遺失、缺漏等情事，不予歸檔，並送請(qǐng)總務(wù)長(zhǎng)簽報(bào)校長(zhǎng)處理。第二十條 檔案借調(diào)以七天為限，屆期仍需繼續(xù)使用，須填展期單；如遇承辦單位或其他單位有急用，得隨時(shí)催還。第二十一條 檔案管理人對(duì) 逾期之檔案，填寫催還單向借調(diào)人催還；經(jīng)稽催兩次仍不歸還時(shí)，送交總務(wù)長(zhǎng)簽報(bào)校長(zhǎng)處理。第二十二條 借調(diào)檔案歸還後，檔案管理人於借調(diào)單上加蓋歸還日期，以備查考。一、 整併原條文之第十七、十八、十九、二十、二十一、二十二條。二、 條次變更。三、 明定檢調(diào)歸檔案件及機(jī)密公文作業(yè)程序。四、 修正部分文字。

15、第二十三條 檔案保存期限分永久保存與定期保存兩種。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔案分類對(duì)照表辦理，爰刪除本條。第二十四條 各級(jí)行政/學(xué)術(shù)單位之下列檔案須永久保存：一、關(guān)於法令規(guī)章及其解釋案件。二、關(guān)於單位之設(shè)立、調(diào)整或裁撤案件。三、關(guān)於各項(xiàng)施政方針規(guī)劃及報(bào)告。四、關(guān)於各項(xiàng)會(huì)議決議與會(huì)議紀(jì)錄。五、關(guān)於人事任免、獎(jiǎng)懲、考績(jī)及訓(xùn)練案件。六、其他歷史文獻(xiàn)可供永久查考之案件。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔案分類對(duì)照表辦理，爰刪除本條。第二十五條 定期保存之檔案，除另有規(guī)定外，其保存年限區(qū)分為十五年、十年、五年、三年、一年之保存年限。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔

16、案分類對(duì)照表辦理，爰刪除本條。第九條 檔案之清理與銷毀，依下列規(guī)定辦理：一、檔案保存年期限係依本校檔案分類對(duì)照表辦理，並視實(shí)際需要定期清理。二、保存期限屆滿之檔案，由檔案管理人員繕造檔案銷毀目錄，送原承辦單位核對(duì)，凡有延長(zhǎng)保存年限之必要者，應(yīng)簽註延長(zhǎng)年限及理由，並由業(yè)務(wù)承辦單位主管簽章；經(jīng)承辦單位主管同意銷毀之案卷，應(yīng)簽奉校長(zhǎng)核準(zhǔn)後會(huì)同相關(guān)單位派員監(jiān)毀。三、機(jī)密檔案經(jīng)解密 後，依一般檔案管 理清理銷毀。四、已銷毀之檔案，應(yīng)分別於檔案銷毀目錄及宗卷目次表，註記核準(zhǔn)銷毀之文號(hào)及銷毀之日期，並於電子影像檔，附註其編號(hào)，但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。已銷毀檔案之目錄，應(yīng)併同核準(zhǔn)銷毀文件永久保存。第二十六條 檔案管理人員應(yīng)每年定期清理一次。第二十七條 已屆滿保存期限之檔案，應(yīng)繕造檔案銷燬清冊(cè)，送原業(yè)務(wù)承辦單位審查。凡認(rèn)為有延長(zhǎng)保存期限之必要者，應(yīng)簽註具體理由及延長(zhǎng)期限，並由單位主管核章。其經(jīng)業(yè)務(wù)主管單位同意銷燬之檔案，在清冊(cè)之同意銷燬欄內(nèi)簽章，送由總務(wù)長(zhǎng)簽報(bào)校長(zhǎng)核準(zhǔn)。一、 整併原條文之第二十六、二十七條。二、條次變更。三、明定清理與銷毀歸檔案件 作業(yè)程序。四、修正部分文字。第二十八條 各種會(huì)計(jì)憑