用友ERP系統(tǒng)銷售部崗位使用手冊

1、XX公司用友ERP系統(tǒng)銷售部崗位操作手冊手冊名稱：銷售部操作手冊適用部門：銷售部編寫人員：版本號1.0編寫日期2006年7月一八日對口支持業(yè)務銷售訂單業(yè)務問題、操作問題發(fā)貨單業(yè)務問題、操作問題銷售發(fā)票業(yè)務問題、操作問題銷售出庫業(yè)務問題、操作問題技術(shù)財 務 部軟件問題、錯誤提示計 算 機網(wǎng)絡、硬件、系統(tǒng)故障 目 錄一、部門職責：4二、部門崗位劃分：4三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：5四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：61、日常業(yè)務類型的界定：62、普通銷售業(yè)務日常處理：63、特殊業(yè)務：104、帳表查詢：145、權(quán)限管理一五6、月末結(jié)帳：16一、部門職責：銷售部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、 開發(fā)新

2、的客戶，進行客戶資料的維護和更改，加強客戶資源管理；2、 及時錄入銷售訂單，為生產(chǎn)部安排采購和生產(chǎn)做依據(jù)；3、 根據(jù)客戶付款情況，錄入銷售發(fā)貨單；4、 根據(jù)客戶要求到財務進行開具發(fā)票；5、 掌握客戶欠款情況，催收貨款；6、 作好各種銷售統(tǒng)計，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分： 銷售助理：系統(tǒng)內(nèi)客戶分類、客戶檔案、銷售訂單/銷售開票通知單的錄入、賬表查詢銷售部經(jīng)理：對于銷售管理工作完成情況審核，進行月末結(jié)帳處理。銷售業(yè)務員：進行訂單錄入、銷售發(fā)貨單錄入、銷售退貨單錄入。三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：1、 銷售業(yè)務員根據(jù)客戶具體要求簽訂銷售合同，具體要求參見手工合同審批流程。2、 銷售助理根據(jù)已簽定

3、合同(或已中標工程)在銷售管理模塊中錄入銷售訂單，如果所簽的產(chǎn)品為特制的產(chǎn)品，在目前的銷售管理模塊存貨檔案中不存在，需要手工填寫工程/存貨增加申請單一式兩聯(lián)，技術(shù)部、留底，申請增加工程/存貨。3、 技術(shù)部人員根據(jù)工程/存貨增加申請單增加工程/存貨；定義存貨的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增加完畢通知銷售助理。4、 銷售助理根據(jù)審核后的銷售合同在銷售管理模塊中錄入銷售訂單。5、 銷售訂單需要進行打印，經(jīng)過相關(guān)的手工內(nèi)部審批處理(具體要求見手工合同審批流程)，所有手工審批完畢后，由銷售經(jīng)理在銷售管理模塊中審核銷售訂單。6、 銷售業(yè)務員根據(jù)客戶的收款及信用情況，開具發(fā)貨單，并通知財務開票；7、 銷售發(fā)貨單審核自動生成銷

4、售出庫單，倉庫根據(jù)客戶的提貨單，審核對的的出庫確認出庫。四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務類型的界定：普通銷售、配套件銷售、材料半成品讓售、直運銷售、委托代銷業(yè)務以后可能發(fā)生。2、普通銷售業(yè)務日常處理：² 根底檔案填加：n 客戶檔案增加原那么：客戶分類+三位流水號Ø 客戶編碼：客戶編碼必須唯一。Ø 客戶名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空Ø 修改客戶：除了客戶編碼不能修改外，其他信息可根據(jù)實際情況作調(diào)整。Ø 刪除客戶：已經(jīng)使用的客戶不能刪除、但可以通過并戶的功能做變相處理。操作路徑：【企業(yè)門戶】【設置】【根底檔案】【往來單位】【客戶檔案】1

5、、 銷售訂單：銷售訂貨是指由購銷雙方確認的客戶的要貨需求的過程，用戶根據(jù)銷售訂單組織貨源，并對訂單的執(zhí)行進行管理、控制和追蹤。銷售訂單是反映由購銷雙方確認的客戶要貨需求的單據(jù)，它可以是企業(yè)銷售合同中關(guān)于貨物的明細內(nèi)容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。銷售訂單對應于企業(yè)的銷售合同中訂貨明細局部的內(nèi)容，但不能完全代替銷售合同，沒有關(guān)于合同中付款內(nèi)容的描述。1. 銷售訂單可以手工增加，也可以參照銷售報價單生成。2. 銷售訂單可以修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、翻開，已審核未關(guān)閉的銷售訂單可以變更。3. 已審核未關(guān)閉的銷售訂單可以參照生成銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票。操作路徑：【銷售管理】【業(yè)務】【銷售訂貨】【銷售

6、訂單】2、 銷售發(fā)貨單：銷售發(fā)貨是企業(yè)執(zhí)行與客戶簽訂的銷售合同或銷售訂單，將貨物發(fā)往客戶的行為，是銷售業(yè)務的執(zhí)行階段。發(fā)貨單是銷售方作為給客戶發(fā)貨的憑據(jù)，是銷售發(fā)貨業(yè)務的執(zhí)行載體。無論工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，發(fā)貨單都是?銷售管理?的核心單據(jù)。軟件系統(tǒng)提供了兩種業(yè)務模式，先發(fā)貨后開票、開票直接發(fā)貨。先發(fā)貨后開票模式： 1發(fā)貨單由銷售部門根據(jù)銷售訂單填制或手工輸入，客戶通過發(fā)貨單取得貨物所有權(quán)。發(fā)貨單審核后，可以生成銷售發(fā)票、生成銷售出庫單。2開票直接發(fā)貨模式：發(fā)貨單由銷售發(fā)票產(chǎn)生，發(fā)貨單只作瀏覽，不能進行修改、刪除、棄審等操作，但可以關(guān)閉、翻開；銷售出庫單根據(jù)自動生成的發(fā)貨單生成。先發(fā)貨后開票的模

7、式操作路徑：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【發(fā)貨單】1、 銷售發(fā)貨單可以手工增加，也可以參照銷售訂單填制。2、 銷售發(fā)貨單可以修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、翻開。3、 已審核未關(guān)閉的銷售發(fā)貨單可以參照生成銷售發(fā)票。與?庫存管理?集成，且選中是否銷售生成出庫單，那么銷售發(fā)貨單審核時生成銷售出庫單；否那么在?庫存管理?根據(jù)發(fā)貨單生成出庫單。3、 退貨單:銷售退貨業(yè)務是指客戶因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量等不符合要求而將已購貨物退回本企業(yè)的業(yè)務。退貨單是發(fā)貨單的紅字單據(jù)，可以處理客戶的退貨業(yè)務。退貨單也可以處理換貨業(yè)務，貨物發(fā)出后客戶要求換貨，那么用戶先按照客戶要求退貨的貨物開退貨單，然后再按照客戶所換的貨物

8、開發(fā)貨單。操作路徑：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)貨】【退貨單】1、退貨單可手工填制。2、也可以參照原銷售訂單、原銷售發(fā)貨單填制。4、 銷售開票：1) 銷售開票是在銷售過程中企業(yè)給客戶開具銷售發(fā)票及其所附清單的過程，它是銷售收入確認、銷售本錢計算、應交銷售稅金確認和應收賬款確認的依據(jù)，是銷售業(yè)務的重要環(huán)節(jié)。2) 銷售發(fā)票是在銷售開票過程中用戶所開據(jù)的原始銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票及其所附清單。3) 銷售發(fā)票復核后通知財務部門的?應收款管理?核算應收賬款，在?應收款管理?審核登記應收明細賬，制單生成憑證。1. 銷售發(fā)票一定要參照銷售發(fā)貨單生成；根據(jù)委托代銷發(fā)貨單進行委托結(jié)算時自動生成委托代

9、銷發(fā)票。2. 銷售發(fā)票可以修改、刪除、復核、棄復、作廢/棄廢等操作。操作路徑：【銷售管理】【業(yè)務】【發(fā)票】【銷售專用發(fā)票】3、特殊業(yè)務：n 直運銷售業(yè)務1) 直運業(yè)務是指產(chǎn)品無需入庫即可完成購銷業(yè)務，由供給商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算。2) 直運業(yè)務包括直運銷售業(yè)務和直運采購業(yè)務，沒有實物的出入庫，貨物流向是直接從供給商到客戶，財務結(jié)算通過直運銷售發(fā)票、直運采購發(fā)票解決。直運業(yè)務適用于如大型電器、汽車、設備等產(chǎn)品的銷售?！鞠到y(tǒng)選項】1) ?銷售管理?的直運業(yè)務選項影響?采購管理?的直運業(yè)務。2) 設置銷售選項業(yè)務控制是否有直運銷售業(yè)務3) 設置銷售選項業(yè)務控制直

10、運銷售必有訂單4) ?采購管理?設置采購選項業(yè)務及權(quán)限控制業(yè)務選項直運業(yè)務必有訂單顯示?銷售系統(tǒng)?相應選項，不可修改。1 用戶錄入直運銷售訂單。錄入銷售訂單時選擇業(yè)務類型為直運銷售。2 直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成，可以拆單不能拆記錄，即每行銷售訂單記錄只能被采購訂單參照一次。3 直運采購發(fā)票參照直運采購訂單生成，注意選擇業(yè)務類型為直運采購4 直運銷售發(fā)票參照直運銷售訂單生成，注意選擇業(yè)務類型為直運銷售【業(yè)務規(guī)那么】1 直運采購發(fā)票和直運銷售發(fā)票互相參照時：1） 不可超量采購、超量銷售。2） 可以拆單拆記錄。2 直運銷售發(fā)票不可錄入倉庫，不可錄入受托代銷屬性的存貨、“應稅勞務的存貨。3

11、 采購未完成的直運銷售發(fā)票已采購數(shù)量銷售數(shù)量；銷售未完成的直運采購發(fā)票已銷售數(shù)量采購數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)下年。4 未復核、未記賬的直運發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)下年。n 委托代銷業(yè)務：1） 委托代銷業(yè)務，指企業(yè)將商品委托他人進行銷售但商品所有權(quán)仍歸本企業(yè)的銷售方式，委托代銷商品銷售后，受托方與企業(yè)進行結(jié)算，并開具正式的銷售發(fā)票，形成銷售收入，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。2） 只有?庫存管理?與?銷售管理?集成使用時，才能在?庫存管理?中應用委托代銷業(yè)務。委托代銷業(yè)務只能先發(fā)貨后開票，不能開票直接發(fā)貨。3） 【系統(tǒng)選項】?銷售管理?設置銷售選項業(yè)務控制是否有委托代銷業(yè)務委托代銷業(yè)務流程 1. 銷售部門制訂銷售方案，銷售人員按照銷售方案，

12、簽訂委托代銷合同或協(xié)議。2. 銷售部門根據(jù)委托代銷協(xié)議填制委托代銷發(fā)貨單并審核。3. 銷售部門通知倉庫備貨，根據(jù)生成的銷售出庫單出庫。4. 客戶受托方對貨物進行接收。5. 受托方售出代銷商品后，開據(jù)售出清單。6. 銷售部門根據(jù)客戶的售出清單開據(jù)委托代銷結(jié)算單。7. 結(jié)算單審核后系統(tǒng)自動生成銷售發(fā)票。8. 銷售發(fā)票傳遞到?應收款管理?，進行收款結(jié)算。操作路徑：【銷售管理】【業(yè)務】【委托代銷】【委托代銷發(fā)貨單】委托代銷的業(yè)務流程比擬復雜，涉及到的單據(jù)有：委托代銷訂單、委托代銷發(fā)貨單、結(jié)算單等等。下列圖為這些單據(jù)的來龍去脈：1. 委托代銷出庫單參照委托代銷發(fā)貨單生成。2. 受托方如退貨，參照委托代銷

13、發(fā)貨單填制委托代銷退貨單。3. 可通過委托代銷調(diào)整單對委托代銷貨物的結(jié)存價稅合計進行金額調(diào)整。4. 可通過委托代銷結(jié)算價調(diào)整功能，修改委托代銷發(fā)貨單的結(jié)算價，并可選擇是否生成委托代銷調(diào)整單，對結(jié)存價稅合計進行金額調(diào)整。5. 結(jié)算時，參照委托代銷發(fā)貨單填制委托代銷結(jié)算單。6. 委托代銷結(jié)算單審核時，自動生成銷售發(fā)票。7. 因委托代銷結(jié)算有誤，可沖銷或局部沖銷原來結(jié)算的業(yè)務，填制委托代銷結(jié)算退回單，結(jié)算退回單審核后生成紅字銷售發(fā)票。4、帳表查詢：銷售管理系統(tǒng)提供了豐富的報表功能，可以從多角度對整個業(yè)務情況，主要報表【操作流程】1. 進入要查詢的賬表功能，系統(tǒng)顯示賬表的過濾窗口；輸入查詢的過濾條件，

14、包括分組匯總項、過濾條件、展開條件。參見過濾條件2. 單擊確認按鈕，系統(tǒng)顯示滿足用戶條件的賬表。3. 按格式按鈕，可對報表格式進行設計。4. 按小計按鈕，可對分組小計項進行小計。5. 按合計按鈕，可對所有的數(shù)據(jù)進行合計匯總。6. 所有數(shù)據(jù)查詢完畢，如果想查詢其他數(shù)據(jù)，點擊工具欄上的查詢，可重新輸入過濾條件。7. 如果不想查詢，可單擊工具條上的關(guān)閉按鈕或當前窗口右上角的小叉子，退出賬表查詢功能，返回系統(tǒng)主菜單。5、權(quán)限管理用戶可以對操作員的權(quán)限進行管理，包括功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限，參見?系統(tǒng)管理?幫助。在?銷售管理?可對當前系統(tǒng)是否進行有關(guān)檔案的數(shù)據(jù)權(quán)限控制進行設置，包括客戶、部門、存貨、業(yè)務員、操

15、作員。 【系統(tǒng)選項】系統(tǒng)管理權(quán)限權(quán)限：進行功能權(quán)限的設置。企業(yè)門戶根底信息數(shù)據(jù)權(quán)限：進行數(shù)據(jù)權(quán)限、金額權(quán)限的設置。· 數(shù)據(jù)權(quán)限控制設置：設置哪些業(yè)務對象需要進行數(shù)據(jù)權(quán)限控制。只有設置的業(yè)務對象才能在【記錄權(quán)限設置】對應用戶、用戶組進行授權(quán)，才能在?庫存管理?設置是否檢查權(quán)限。· 數(shù)據(jù)權(quán)限設置記錄權(quán)限設置：設置用戶、用戶組對應檔案、單據(jù)的數(shù)據(jù)權(quán)限，可設置查詢權(quán)限、錄入權(quán)限包括查詢權(quán)限。?銷售管理?設置選項業(yè)務控制權(quán)限控制：在查詢單據(jù)時只能查詢有查詢權(quán)限的檔案及其記錄；在填制單據(jù)時只能參照、錄入有錄入權(quán)限的檔案，該錄入權(quán)限只是查詢和填制單據(jù)時的權(quán)限，與根底檔案的編輯權(quán)

16、限不同。 【業(yè)務規(guī)那么】§ 單據(jù)查詢查詢、定位：功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限，單據(jù)上任一數(shù)據(jù)無權(quán)限那么整張單據(jù)不能查詢。§ 單據(jù)編輯錄入、修改：功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限，只能參照有錄入權(quán)限的檔案。§ 單據(jù)編輯變更：功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限不含操作員數(shù)據(jù)權(quán)限，只能參照有錄入權(quán)限的檔案。§ 單據(jù)列表查詢：功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限，表頭任一數(shù)據(jù)無權(quán)限那么整張單據(jù)不顯示；表體無權(quán)限的存貨不顯示，有權(quán)限的顯示。§ 賬表查詢：功能權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限，過濾時無查詢權(quán)的數(shù)據(jù)不能參照、錄入，表頭任一數(shù)據(jù)無權(quán)限那么整張單據(jù)不顯示、統(tǒng)計；表體無權(quán)限的存貨不顯示、統(tǒng)計。采購管理庫存管理固定資產(chǎn)工資管理應付賬款總 賬存貨核算銷售管理應收賬款本錢核算6、月末結(jié)帳： 當月月底結(jié)束時，于每月自然月最后一天，銷售管理系統(tǒng)的月末結(jié)賬是將每月的銷售單據(jù)逐月封存，并將當月的銷售庫數(shù)據(jù)記入有關(guān)賬表中。進行