項目九檔案裝具排放

1、項目九檔案裝具排放目錄一 檔案庫房二 檔案裝具三 檔案設備與消耗品四 檔案裝具的排放與編號五 檔案存放位置索引六全宗排列與檔案代理卡檔案庫房 檔案庫房：是收藏檔案的專用庫房。檔案庫房應符合檔案保管的要求，但不同的檔案保管機構在庫房建筑配置上因受財力等因素的限制而又有不同。檔案館應該按檔案館建設標準的要求建造庫房;機關檔案室也應在檔案庫房的建造上盡量使用向檔案館建設標準的要求靠攏。 檔案庫房建造必須滿足的要求： 檔案庫房應專用堅固（不能與其他的辦公室合用，也不能同時存放其他物品） 注意防潮（不應設在辦公樓的底層和頂層，以防止潮濕和滲雨） 注意防高溫（不設在辦公樓的西側和南側以及頂樓，防止高溫和陽

2、光直射） 注意防有害氣體（不應該靠近廁所、盥洗室、和鍋爐房，以防止有害氣體、水患及水災） 檔案庫房的分類：綜合檔案庫房、專門檔案庫房、圖書資料庫房 1 綜合檔案庫房：是檔案庫房的主體部分，主要用于保存建國前后各機關單位及著名人物所形成的檔案。在館藏檔案數(shù)量較多的檔案館，還可以實行分庫管理，如設立建國前舊政權檔案庫、革命歷史檔案庫、建國后黨政機關檔案庫等。檔案庫房建造必須滿足的要求檔案庫房建造必須滿足的要求 2 專門檔案庫房：主要是為了適應專門檔案的特點以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制成特點制成特點而設立的檔案庫，如照片、錄音、磁帶等；以專業(yè)特點專業(yè)特點為標準設立的檔案庫，如科技、地圖、會計等。專

3、門檔案庫與綜合檔案庫在內(nèi)容與形式上都有較為明確的界限，具有相對獨立性，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫（膠片、磁帶），有著特殊的管理要求，不能與一般檔案庫相提并論。 3 圖書資料庫房：是指由檔案館（室)所設立的專門保存于檔案有關的圖書、資料的庫房。檔案庫房的編號為了便于庫房的管理，應將每個庫房進行統(tǒng)一編號。庫房的編號有兩種方法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號;二是根據(jù)庫房方位和特征進行編號，如“西二樓”、“北二樓”、“南二樓”等。同一庫房內(nèi)每個房間也要編號。樓房應自上而下地編層號，每層內(nèi)應從入口開始，從左到右編房間號。檔案庫房密集架檔案庫房檔案柜 檔案裝具，是指存放檔案的櫥、柜和架等設備，它是檔案

4、館（室）必須具備的基本物質條件。 檔案裝具分為兩類：柜裝具類、架裝具類。 柜裝具類：包括案卷柜、文件柜、辦公柜、膠片柜、磁帶柜、卡片柜、自動選層柜等。柜裝具類中5層立式檔案柜使用的較多，它是由5個尺寸規(guī)格完全相同的柜子疊放而成。 檔案裝具 架裝具類：包括直列式密集架、側拉式密集架、抽屜式密集架、單柱固定架、雙柱固定架等。 普通檔案架裝具具有結構簡單、造價便宜的特點，活動式密集架式為了節(jié)省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。 檔案包裝材料 檔案包裝材料類裝具，包括檔案卷盒、卷皮等。（要求采用無酸材料制成）在歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行后，紙張載體的文書檔案使用卷盒。文書案卷卷皮 文書案卷卷皮分

5、為兩種：一種是分為硬皮卷，一種是軟皮卷。 硬皮卷的封面和封底尺寸采用長*寬為300mm*220mm或280mm*210mm規(guī)格，封底三邊（上、下、 翻扣處）要有70mm毫米寬的折疊紙舌，卷脊分別設10mm、15mm、20mm三種厚度。軟卷皮的封面和封底可根據(jù)需要采用長*寬為297mm*210mm（供A4紙用）或260mm*185mm（供16開型紙用)的規(guī)格。使用軟卷皮裝訂的案卷，最好裝入卷盒保存。軟卷皮封面項目同硬卷皮，封二項目同卷內(nèi)文件目錄，封三項目同卷內(nèi)備考表。文書案卷卷盒 文書案卷卷盒兩種格式，一種是文書檔案案卷格式（GB9705-1988）所采用的格式，一種是檔案文件整理規(guī)則所采用的格

6、式。 文書檔案案卷格式中的卷盒的尺寸采用長*寬為300mm*220mm,其盒脊厚度分別可設30mm、40mm或50mm，在盒蓋翻口處中部設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。這種卷盒封面為空白面，盒脊項目包括：全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。該卷盒主要用于裝軟卷皮包裝的檔案。 歸檔文件整理規(guī)則中的卷盒的外形尺寸為310mm*220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置20mm、30mm、40mm等。該檔案盒封面應標明全宗名稱，并在盒脊和底邊，根據(jù)擺放方式的不同，設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，還可以設置機構等選項。檔案設備和消耗品 檔案保管設備 檔案保管的設備一般是指那些具有“固定資產(chǎn)”

7、性質的機械、器具、儀器、儀表等技術設備。用于檔案保管的技術設備種類很多，如去濕機、加濕器、空調(diào)、通風設備，溫濕度測量及控制設備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機，復印機，縮微拍照設備及縮微閱讀復制設備，通信及閉路電視監(jiān)控設備，消毒滅菌設備及檔案進出庫房的運送工具等。 檔案消耗品 檔案消耗品是指用于檔案保管工作的易耗低質物品。如防霉防蟲藥品，吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品等。 檔案管理的物質條件是檔案保管工作賴以進行的物質基礎。購置配備這些物質裝備又受到財力的制約，因此各檔案保管機構應根據(jù)自身工作的切實需要和現(xiàn)實經(jīng)濟實力，本著實事求是的態(tài)度合理、有效、適用、節(jié)約的原則進行配置 技術設備指的是

8、技術設備指的是那些具有那些具有“固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)”性質的機械、儀器性質的機械、儀器、儀表、器具等設備、儀表、器具等設備。空調(diào)空調(diào)加濕器滅火器消毒滅菌設備 這里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥劑、防蟲劑、這里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥劑、防蟲劑、各種管理性辦公用品等。各種管理性辦公用品等。 檔案裝具的排放與編號 檔案裝具的排放應遵循以下要求： 1 在同一庫房內(nèi)，櫥具應整齊劃一。 2 有窗庫房櫥具的排列，應與窗戶垂直排放，以免陽光直射，便于通風。 3 檔案櫥具一般不能緊靠庫房墻壁排列。 4 檔案櫥具的排列距離要適宜，要便于檔案的搬運和存取 5 注意空間利用： 主通道的凈寬不小于100cm

9、 兩行裝具間凈寬不小于80cm 裝具端部與墻之間走道凈寬不小于60cm 裝具背面與墻 的間隔不小于10cm 檔案裝具的編號：一般以庫房為單位編號，編號方法是自門口起從左至右（回行時從右至左）、自上而下逐個編定順序號。檔案存放位置索引 檔案存放位置索引，是以圖表或卡片形式將檔案在庫房及裝具中存放秩序情況如實記錄和反映出來，以此來指引檔案工作人員對檔案的調(diào)取、歸還和其他日常管理的一種管理工具。并且在檔案館及保存多個全宗的檔案室中，一般都是以全宗或以庫房為單位編制，否則以庫房為單位編制檔案存放存放位置索引主要有一下兩種形式： 第一種是以全宗為單位編制的檔案存放位置索引，標明某第一種是以全宗為單位編制

10、的檔案存放位置索引，標明某一全宗的檔案具體存放在什么位置；一全宗的檔案具體存放在什么位置； 第二種是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索第二種是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案 檔案保管機構可以根據(jù)自己庫房的大小、多少，以及檔案裝具的編號方法等實際情況對索引中的“棟號”“樓層號”“列號”進行取舍。對執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則后產(chǎn)生的紙質載體的文書檔案編制檔案存放位置索引時，應該根據(jù)實際使用的分類方案將“目錄號”“目錄名稱”“目錄中案卷起止號”改為“保管期限”“年度”“機構（問題）”等項目。 銅仁地區(qū)檔案館館藏

11、全宗檔案分庫存放索引 一庫(企業(yè)類檔案全宗)二庫（民國、黨群、司法類檔案全宗）三庫（政府、行政類檔案全宗）全宗排列與檔案代理卡 檔案的存放要按全宗來進行，一個全宗的檔案應集中在一起。若庫房或柜架預留的空間已被排滿，或新入館檔案不能與先入館的同一個全宗檔案的放在一起時，可以暫時單獨保存，待可調(diào)整時，在將其集中在一個全宗檔案內(nèi) 不同載體的和門類的檔案也可以分別單獨定位保管。對于暫時單獨定位分別保管的檔案，應填制參見卡參見卡，并把該卡片放在原全宗主體存放位置內(nèi)，指明檔案存放地點以保持應有的聯(lián)系。 庫房內(nèi)各個全宗可以依據(jù)全宗號號碼順序由小到大排列，也可以按照全宗的聯(lián)系進行排列。按照全宗的聯(lián)系排列檔案通常產(chǎn)生全宗群。全宗群是由若干個具有時間、地區(qū)、性質等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。按全宗群排列一般可以按立檔單位的性質，設立工業(yè)、農(nóng)業(yè)、財貿(mào)、科學、文教等群體，也可以按歷史時期，設立諸如建國前檔案和建國后檔案等群體。全宗群這種排列方式有利于利用者和檔案管理人員快速查找到所需的相關全宗的檔案，但必須為未進管的檔案預留空柜架，因此會在一定程度上給檔案保管機構帶來經(jīng)濟負擔。 檔案代理卡 在檔案的日常管理中，有時需