EPC總承包項目采購控制管理辦法

1、EPC總承包項目采購控制管理辦法621工作內(nèi)容及工作程序621.1項目采購計劃項目采購計劃是在項目初期，根據(jù)項目總體計劃，由項 目的采購經(jīng)理負(fù)責(zé)或組織編制的；并應(yīng)得到項目經(jīng)理的批 準(zhǔn)；項目總體計劃應(yīng)由項目經(jīng)理處或其指定的項目計劃部門 獲得。項目采購計劃的基本內(nèi)容至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1) 項目采購的范圍；(2) 采購工作計劃及工作原則；(3) 貨款支付計劃及支付原則；(4) 項目總合同中業(yè)主對采購提出的特殊要求；(5) 項目采購組的組成及其職責(zé)；(6) 工作的準(zhǔn)則說明，工作程序的說明；(7) 費用/進度/質(zhì)量控制的原則；(8) 采購與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)程序；(9) 境內(nèi)外采購的劃分；(10) 與

2、分包商的貨物分交原則等。6.2.1.2 確定合格分供方名單(1) 合格分供方名單指供當(dāng)前工程采購詢價用的合格 分供方短名單；原則上每一類貨物不少于3個合格分供方;(2) 當(dāng)項目合同中對合格分供方的選擇有規(guī)定時，應(yīng)按 照合同的規(guī)定確定合格分供方名單；(3) 當(dāng)項目合同中對合格分供方的選擇未規(guī)定時，應(yīng)按 照貨物分供方選擇和評價規(guī)定中的規(guī)定確定合格分供方 名單；(4) 確定合格分供方名單應(yīng)在項目的初期根據(jù)項目的 基礎(chǔ)設(shè)計等貨物的初步數(shù)據(jù)將主要貨物的合格分供方名單 確定完成，并提交采購經(jīng)理批準(zhǔn)并存檔；在接到正式的請購 文件后，當(dāng)發(fā)現(xiàn)原定的合格分供方不能滿足技術(shù)要求時，可 根據(jù)要求變更或增加合格分供方名

3、單，但應(yīng)及時向采購經(jīng)理 提出“合格分供方修改報告”；(5) 原則上國內(nèi)采購的主要設(shè)備不允許選擇沒有制造 實體的分供方作為合格分供方。621.3 接受請購單為了使項目的采購部門采買的貨物符合項目的技術(shù)要 求，項目的采購部門就需要從項目的設(shè)計部門獲得工程對所 需貨物的技術(shù)要求，即“請購單”。請購單是由項目的設(shè)計部門負(fù)責(zé)編制，并提供給項目的 采購部門；采購部門的采買工程師負(fù)責(zé)接收請購單，并對請 購單進行審核，看其是否滿足采購詢價的要求。請購單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：(1) 技術(shù)說明書；(2) 數(shù)據(jù)單；(3) 圖紙(如果需要);(4) 對報價技術(shù)文件的要求；(5) 對報價返回時間的要求(如果需要)。621

4、.4 編制及發(fā)出詢價文件詢價文件的編制是項目采購實質(zhì)性操作的開始，認(rèn)真負(fù) 責(zé)的編制好詢價文件將為以后的采買工作打下一個好的基 礎(chǔ)。詢價文件應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：(1) 詢價函；(2) 項目簡介；(3) 報價須知；(4) 請購單；(5) 盡可能提供的包括商務(wù)和技術(shù)的報價標(biāo)準(zhǔn)格式。編制好的詢價文件一般以函件的方式發(fā)出，并及時與對 方取得聯(lián)系，以確認(rèn)其確實完整的收到。簡單的詢價當(dāng)時間比較緊張時，可以采用傳真的方式。621.5 解釋詢價文件及變更請購單當(dāng)被詢價的合格分供方收到詢價文件后及編制報價文 件期間，可能會以書面的形式或口頭的形式提出各種問題或 請求(如推遲報價截止日期的請求)，這時采買工程師應(yīng)會

5、同 專業(yè)設(shè)計工程師給予認(rèn)真及時的書面形式的答復(fù)，并本著公 平及視其是否具有普遍性的原則，決定是否同時將此答復(fù)以書面的形式通知給其它被詢價的合格分供方。在詢價文件發(fā)出后及報價文件收到之前期間，當(dāng)應(yīng)專業(yè) 設(shè)計工程師的要求需要對請購單進行變更時，應(yīng)及時以書面 的形式通知所有被詢價的合格分供方；當(dāng)項目計劃允許時， 可適當(dāng)推遲報價截止日期。621.6 接收合格分供方報價文件及其澄清采買工程師在按時收到報價后應(yīng)對報價文件進行初審， 如文件是否清晰、完整、是否按照詢價文件要求的格式填寫， 價格計算是否準(zhǔn)確等，并及時向報價商澄清報價文件中的問 題.采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師在報價評審過程中如發(fā) 現(xiàn)問題也應(yīng)及時

6、向報價商澄清。采買工程師向報價商的詢問應(yīng)盡量采用書面形式，而報 價商必須以書面形式作出答復(fù)。621.7 報價評審報價評審是采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師對報價商按 時提交的報價文件進行商務(wù)及技術(shù)評估，看其在商務(wù)及技術(shù) 兩方面是否滿足詢價文件的要求，并在報價商之間作出比 較，最終確定供貨商的過程。報價評審分為技術(shù)評審、 商務(wù)評審、綜合評審三個步驟技術(shù)評審應(yīng)由專業(yè)設(shè)計工程師來完成；采買工程師在收 到報價文件并進行必要的澄清后，即將報價文件的技術(shù)文件 部分通過項目工程師提交給專業(yè)設(shè)計工程師，專業(yè)設(shè)計工程 師進行完技術(shù)評審后，應(yīng)將技術(shù)評審的結(jié)果經(jīng)項目工程師提 交給采買工程師。商務(wù)評審應(yīng)由采買工程師來完成。

7、綜合評審應(yīng)由采購經(jīng)理來完成；綜合評審是根據(jù)技術(shù)評 審和商務(wù)評審的結(jié)果進行綜合分析，寫出綜合評語，推選出 供貨商，對于商務(wù)評審及技術(shù)評審發(fā)生矛盾時應(yīng)提交項目經(jīng) 理裁決。621.8 廠商協(xié)調(diào)會及合同談判經(jīng)過報價評審確定供貨商后，開始進行與供貨商的合同 談判及召開廠商協(xié)調(diào)會，簽訂合同并為以后的合同執(zhí)行作出 安排。廠商協(xié)調(diào)會可分為合同前廠商協(xié)調(diào)會和合同后廠商協(xié) 調(diào)會。合同前廠商協(xié)調(diào)會主要是全面核對詢價文件，核對并落 實報價評審過程中在商務(wù)及技術(shù)兩方面對報價文件質(zhì)詢，進 一步落實在此之前未與廠商協(xié)調(diào)過的在詢價文件基礎(chǔ)上作 出的技術(shù)變更，與會雙方應(yīng)確認(rèn)完全了解對方的意圖或要 求，并形成書面?zhèn)渫洝：贤皬S

8、商協(xié)調(diào)會可以是在報價綜合評審?fù)瓿珊笈c最 終供貨商之間雙方進行的，此時可以和合同談判安排在一起 進行；也可以是在報價綜合評審未完成前與多個報價商之間 分別進行的，目的是為更公正合理的選擇供貨商提供更客觀 的依據(jù)。合同后廠商協(xié)調(diào)會可以是合同簽訂完后立即召開的，此 時可以和合同談判安排在一起進行，主要是對以后合同執(zhí)行 過程中的重要事項經(jīng)雙方協(xié)商作出具體安排，包括供貨商針 對合同貨物的生產(chǎn)安排，雙方對合同貨物檢驗工作的安排 等，并形成書面?zhèn)渫?；也可以是在合同?zhí)行過程中，由于 某種原因使合同的實際執(zhí)行情況與合同的規(guī)定出現(xiàn)較大的 偏差，如制造進度嚴(yán)重遲后，出現(xiàn)較大的質(zhì)量問題等，這時 就需要及時組織召開廠

9、商協(xié)調(diào)會，雙方共同研究找到解決問 題的辦法，以使合同的執(zhí)行回到正常狀態(tài)。廠商協(xié)調(diào)會是否需要召開及召開的時間應(yīng)根據(jù)所采購 貨物的具體情況作出安排。合同談判的主要工作是合同雙方討論并確認(rèn)合同的各 項條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，因此在合同談判前，采買 工程師應(yīng)將合同文件的初稿編制好，主要議題至少應(yīng)包括：(1) 確認(rèn)合同文件包括的內(nèi)容；(2) 確認(rèn)合同訂單規(guī)定的供貨范圍及數(shù)量；(3) 討論并確認(rèn)合同條款中規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)；(4) 討論并確認(rèn)合同貨物的單價及總價；(5) 討論并確認(rèn)合同貨物的交貨時間及地點；(6) 確認(rèn)合同貨物的交貨條件；(7) 確認(rèn)合同貨物的運輸方式；(8) 確認(rèn)合同貨款的付款方式；(9) 確認(rèn)合同貨物在交貨時同時交付的文件清單；(10) 涉外合同還應(yīng)確認(rèn)法律上的有效解釋文字及本合 同適用的法律；(11) 其它雙方商定的特殊事項。合同談判一般由采買工程師組織進行；廠商協(xié)調(diào)會一般 由采買工程師或檢驗工程師負(fù)責(zé)召集；必要時請采購經(jīng)理直 至項目經(jīng)理參加。621.9 編制合同文件及簽訂合同合同文件是買賣雙方共同認(rèn)可的，規(guī)定雙方在此經(jīng)濟行 為中的權(quán)利和義務(wù)的，