精品資料（2021-2022年收藏）內(nèi)部控制手冊采購流程

1、14.1 供應(yīng)商管理1.1 概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)供應(yīng)商納入、管理、評審和淘汰等管理要求，旨在規(guī)范公司供應(yīng)商管理過程中的各項具體工作，努力降低和避免供應(yīng)商管理中存在的風(fēng)險，保證企業(yè)的采購成本和采購效率。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入流程集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程集團(tuán)供應(yīng)商質(zhì)量管理程序。1.4 職責(zé)分工資源開發(fā)專員：根據(jù)項目需求尋找供應(yīng)商。 集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部：新增供應(yīng)商的評定，管理；根據(jù)計劃需求對供應(yīng)商資

2、源進(jìn)行分配；供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和價格信息維護(hù)。 SQE：負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的評定的審核。1.5 流程圖141.6 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別114.1-CT1保證采購的質(zhì)量經(jīng)營效率目標(biāo)214.1-CT2保證采購的成本經(jīng)營效率目標(biāo)314.1-CT3保證采購的及時經(jīng)營效率目標(biāo)414.1-CT4保證采購的合法性合法合規(guī)目標(biāo)1.7 控制矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度控制痕跡會計報表認(rèn)定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234514.1-R1無歸口部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理及評

3、審工作，導(dǎo)致供應(yīng)商管理職責(zé)及分工不明確，出現(xiàn)問題時無法及時得到解決14.1-CT114.1-CA1由總經(jīng)理及董事會審批同意成立集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部或指定相關(guān)部門作為供應(yīng)商管理歸口部門，明確部門工作職責(zé)，包括對供應(yīng)商的日常管理、供應(yīng)商資料保管、年度評審，供應(yīng)商名錄編寫和管理等預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入流程供應(yīng)商管理制度14.1-R2未設(shè)置供應(yīng)商審批權(quán)限，導(dǎo)致采購人員選擇供應(yīng)商的權(quán)限過大，產(chǎn)生舞弊風(fēng)險14.1-CT114.1-CA2在全部滿足詢價文件實(shí)質(zhì)性要求前提下，根據(jù)技術(shù)先進(jìn)、生產(chǎn)適用、安全可靠、經(jīng)濟(jì)合理的原則，綜合考慮包括價格、供貨周期、質(zhì)量方面的特殊要求，供應(yīng)商資質(zhì)證書、信譽(yù)、業(yè)績、服務(wù)，國家政策

4、規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容，由采購單位或部門選擇適當(dāng)?shù)脑u審方法，按照規(guī)定的程序進(jìn)行評審，確定供應(yīng)商。對于數(shù)量及金額較大的采購，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審；數(shù)量及金額較小的采購，可以由部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對報價進(jìn)行評審或簽字認(rèn)可經(jīng)辦/審批預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入流程供應(yīng)商管理制度；集團(tuán)資源供應(yīng)商開發(fā)計劃申請表14.1-R3未建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)資料庫對供應(yīng)商提供的信息資料進(jìn)行完整的保管，導(dǎo)致供應(yīng)商信息丟失，管理混亂14.1-CT114.1-CA3供應(yīng)商管理部門應(yīng)建立一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容應(yīng)包括所有供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、與公司合作期間等信息。供應(yīng)商管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)

5、定期整理供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫并及時更新。預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序集團(tuán)資源AVL系統(tǒng)14.1-R4未對合格供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行判別，導(dǎo)致因供應(yīng)商提供的信息有誤，購進(jìn)的物品質(zhì)次價高14.1-CT214.1-CA4由集團(tuán)戰(zhàn)略資源部商務(wù)組負(fù)責(zé)評估基本能力和商務(wù)能力，集團(tuán)資源經(jīng)理根據(jù)供應(yīng)商資源地域性/適用地/產(chǎn)品定位指定地方研發(fā)或制造經(jīng)理級以上進(jìn)行工藝和研發(fā)能力評估審核預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入流程供應(yīng)商基本資料調(diào)查表14.1-R5選擇重要供應(yīng)商時未實(shí)地考察供應(yīng)商所能提供服務(wù)的能力，包括供應(yīng)商的倉儲、物流、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、資信能力等情況，導(dǎo)致供應(yīng)商提供虛假資料欺騙公司從而贏得業(yè)務(wù)，造成貨物質(zhì)次價高14.1-C

6、T214.1-CA5集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部、研發(fā)、質(zhì)量&SQE、制造相關(guān)人員成立調(diào)查小組實(shí)地考察供應(yīng)商的倉儲、物流、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、資信能力等方面，填寫供應(yīng)商評價表，并提出是否評價為合格供應(yīng)商的意見，經(jīng)調(diào)查小組組長審核簽字后報集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部負(fù)責(zé)人審批，集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部負(fù)責(zé)人審核簽字后列入合格供應(yīng)商名錄發(fā)現(xiàn)型集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入流程集團(tuán)資源供應(yīng)商開發(fā)計劃申請表；供應(yīng)商基本資料調(diào)查表14.1-R6未進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)管理，督促供應(yīng)商及時更換資質(zhì)資料，導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險14.1-CT414.1-CA6在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫內(nèi)設(shè)置供應(yīng)商資質(zhì)文件的有效期限的內(nèi)容，每年年末對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行檢查時應(yīng)核對供應(yīng)商資

7、質(zhì)資料的有效期限，對臨近有效期限的供應(yīng)商應(yīng)及時提醒供應(yīng)商辦理更新手續(xù)并提供更新后的資質(zhì)資料發(fā)現(xiàn)型集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序供應(yīng)商資質(zhì)資料14.1-R7未就跟生產(chǎn)有關(guān)的涉密物資采購與供應(yīng)商簽訂保密合同或協(xié)議，導(dǎo)致供應(yīng)商將涉密資料提供給同行業(yè)的其他競爭對手，造成公司競爭能力下降14.1-CT414.1-CA9涉密物資采購時，在采購合同中的采購材料名稱須以代號表示。涉密物資采購合同簽訂時，須與供應(yīng)商另簽訂一份保密合同/協(xié)議，在合同條款中明確供應(yīng)商的保密責(zé)任及違約責(zé)任，經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)預(yù)防型合作合同14.1-R8未建立并定期更新合格供應(yīng)商名錄，導(dǎo)致無供應(yīng)商評價依據(jù)或未將評審不合格的供應(yīng)商淘汰影響供應(yīng)商評

8、審的質(zhì)量14.1-CT114.1-CA10各級公司集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部供應(yīng)商管理崗位人員對供應(yīng)商登記表審核簽字，檢查供應(yīng)商所提供的資料并提出審核意見，報集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部負(fù)責(zé)人審批。集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部負(fù)責(zé)人以供貨商的實(shí)力、商譽(yù)及以往服務(wù)的表現(xiàn)作為依據(jù)，審核并簽署是否列入合格供應(yīng)商名錄的意見。據(jù)經(jīng)審核合格的供應(yīng)商登記表等資料，建立并登記合格供應(yīng)商名錄。每個年度內(nèi)須編印并保存最新版供應(yīng)商名錄以供采購人員查閱預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程供應(yīng)商年度審核計劃表；領(lǐng)導(dǎo)審核意見；供應(yīng)商名錄14.1-R9未定期進(jìn)行供應(yīng)商評審，包括供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格、資質(zhì)情況、信用等級等內(nèi)容，導(dǎo)致供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量

9、下降，管理混亂14.1-CT114.1-CA11每年年末，各部門物資管理人員對供應(yīng)商進(jìn)行評審，包括供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格、資質(zhì)情況、信用等級等內(nèi)容，編寫供應(yīng)商評價意見，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報公司集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部。物資部門供應(yīng)商管理崗位人員根據(jù)各部門對供應(yīng)商的評價意見對所有供貨商就過去一年的表現(xiàn)進(jìn)行全面的評估、復(fù)審，填寫供應(yīng)商評價表，經(jīng)集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)經(jīng)辦/審批預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程供應(yīng)商管理體系審核清單14.1-R10對供應(yīng)商進(jìn)行評審時未采納財務(wù)、采購、質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)職能部門意見，造成對供應(yīng)商的評審不全面，影響評審結(jié)果的真實(shí)有效性14.1-CT11

10、4.1-CA12供應(yīng)商評審時，應(yīng)先由各相關(guān)部門（包括但不限于企管處、采購部、質(zhì)檢部、倉庫及相關(guān)物資使用部門）對商務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量進(jìn)行評估后由集團(tuán)資源經(jīng)理審核確認(rèn)預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程年度質(zhì)量績效總成績匯總表14.1-R11對供應(yīng)商進(jìn)行評價打分由一個人完成且無他人審核，導(dǎo)致評分人員出現(xiàn)舞弊行為，影響供應(yīng)商評審的公平性14.1-CT114.1-CA13供應(yīng)商評分表打分應(yīng)由兩名以上人員評分并且由部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)才能作為有效評分表。凡是存在在一張評分表上同一人員名字出現(xiàn)兩次以上的，或有涂改修改痕跡的一律作廢處理經(jīng)辦/審合預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程品質(zhì)、技術(shù)、價格和交期績效數(shù)據(jù)匯總流程圖；年度質(zhì)

11、量績效總成績匯總表14.1-R12未定期對供應(yīng)商貨物進(jìn)行質(zhì)量評審，包括貨物驗收記錄、驗收合格率、各使用部門的反饋意見、返工/返修次數(shù)及退貨發(fā)生頻率等，影響供應(yīng)商質(zhì)量評審結(jié)果14.1-CT114.1-CA14集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部應(yīng)定期下發(fā)通知要求集團(tuán)供應(yīng)商質(zhì)量管理部、研發(fā)部等各物資使用部門對供應(yīng)商貨物進(jìn)行質(zhì)量評審，包括貨物驗收記錄、驗收合格率、各使用部門的反饋意見、返工/返修次數(shù)及退貨發(fā)生頻率等，填寫集團(tuán)資源供應(yīng)商季度/年度質(zhì)量績效總成績匯總表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后提交集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部復(fù)核，作為年度供應(yīng)商評審審核評分指標(biāo)之一預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商績效考核流程集團(tuán)資源供應(yīng)商季度/年度質(zhì)量績效總成績匯總

12、表14.1-R13未執(zhí)行供應(yīng)商分類管理制度，比如按采購的頻率、數(shù)量及金額等作為劃分維度進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致管理效率低下，未抓住主要管理風(fēng)險14.1-CT114.1-CA15根據(jù)供應(yīng)商在XX使用金額，對XX產(chǎn)品競爭力的影響，XX對供應(yīng)商的依賴性和采購風(fēng)險，將合格供應(yīng)商分為核心供應(yīng)商、重要供應(yīng)商，一般供應(yīng)商和瓶頸供應(yīng)商四類。確定合格供應(yīng)商在XX供應(yīng)鏈和產(chǎn)品應(yīng)用上的地位，采取不同的采購管理策略和績效管理方法，以獲得采購管理的最佳投入產(chǎn)出和采購競爭優(yōu)勢。發(fā)現(xiàn)型集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序供應(yīng)商分類標(biāo)準(zhǔn)14.1-R14無法與供應(yīng)商保持良好穩(wěn)定的合作關(guān)系，導(dǎo)致經(jīng)常更換供應(yīng)商，影響商品采購質(zhì)量14.1-CT114.1-CA16對重點(diǎn)供應(yīng)商應(yīng)按合作伙伴關(guān)系進(jìn)行管理，做到互惠互利預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序14.1-R15未將供應(yīng)商評審納入歸口部門績效考核范圍中，導(dǎo)致供應(yīng)商評審工作流于形式，導(dǎo)致供應(yīng)商管理混亂14.1-CT114.1-CA17將供應(yīng)商提供的產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量納入集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)部相關(guān)崗位人員績效考核指標(biāo)中，加強(qiáng)集團(tuán)戰(zhàn)略資源開發(fā)