完整稿大型會議證表卡自動生成系統(tǒng)_圖文

1、大型會議座次圖等證表卡 自動生成系統(tǒng)1目 錄一、 座次圖自動生成模塊 03二、 簽到索引表自動生成模塊 11三、桌牌自動批量生成模塊 13四、 出席證自動批量生成模塊 16五、 合影站位圖自動生成模塊 19六、 宴請就座圖自動生成模塊 21七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性 24八、其他技巧 25 結(jié)束語 252大型會議座次圖等證表卡自動生成系統(tǒng)對于機關(guān)和企業(yè)的辦公室來說,組織會議是經(jīng)常性工作。在參 加人數(shù)較多的會議中,座次圖的編排是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事先有組織 地將參會人員座次安排好,一方面能讓參會者均勻分布在會場,避 免會場各處太擁擠或太稀疏;另一方面,遵從于共同價值觀的座次 順序,能讓參會人員都感到心安,是

2、維護會議嚴肅性必要條件。 傳統(tǒng)方法的排座次,是先畫一張空表,然后逐一填入人名。在 這個過程中,要反復掂量誰在前、誰在后,不斷地調(diào)整和修改。大 多數(shù)情況下, 參會人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的, 每當遇到增加或減少參會人員哪怕只調(diào)整一個人,也往往需要推 倒重來一次。不僅如此,一些會議還要求按順序的擺放桌牌,制發(fā) 出席證 ,組織照相、就餐,使類似排座次圖的工作量翻倍。對個 人而言,上述幾項工作是時間緊、壓力大的苦差事;對單位而言, 將大量人員精力深陷在會議排座次之類的瑣碎事務(wù)上不利于提升在 群眾中的形象,更不符合中央“反四風”精神。本文要介紹的方法,可以實現(xiàn)三個功能:1. 當參會人員名

3、單基 本確定時,自動生成座次圖 ; 2. 當參會人員名單變化時,自動更 新座次圖 ; 3. 自動生成與座次圖相配套的合影站位圖 、 宴請就餐圖 、 簽到索引表 ,批量且按順序自動生成“桌牌”和 “ 出席證 ” , 并且隨參會人員名單的變化而自動調(diào)整。 簡言之, 只 要明確了參會人員名單的人名和順序,會議所需多數(shù)證表卡都自動 生成和自動調(diào)整,讓會務(wù)準備工作變得輕松和從容。3 4 一、 座次圖自動生成模塊(一原理傳統(tǒng)方法的原理 本文所介紹方法的原理座次圖自動生成模塊的原理,可以概括成“位臵編號 人名” 。 是對參會人員和會場里的每個座位都進行編號, 將相同編號 的人名與座位建立一一對應(yīng)聯(lián)系,使人名

4、能夠自動填寫到相同編號 對應(yīng)的會場座位中去。依照此方法建立的座次圖,數(shù)字編號是核心 要素,借助于 EXCEL 軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢,大大提升速度和 準確性。(二主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當不準確, 本文虛擬了 水滸傳 中梁山 108位好漢開招安大會的例子來介紹座次圖的制作。準備工 作:打開一個 EXCEL 文件,將左下角三個選項卡分別改名為人員 名單 、 數(shù)字布局圖和座次圖 。然后開始以下三個步驟:第一步, 在 人員名單 選項卡中, 收錄所有參加會議的人員, 并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號(見圖 1 。這里所說的規(guī)則, 雖然不同類型的單位略有不同,但一般都是按照職級高低、身份尊

5、卑從前向后排列的,即使是平級,也有大致固定的排列順序,如內(nèi) 部的電話本、 人員名冊等。 梁山 108個好漢是以第 71回所挖出的石 碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后,可以請領(lǐng)導審閱過目,遇到順序不對、人名出錯、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時,都可以比 較容易的調(diào)整,然后重新編號。一般情況下編號為純數(shù)字,遇到有 發(fā)言、領(lǐng)獎等特殊情況時可將這些人單獨變編號,如“發(fā) 1、發(fā) 2” ,除此之外的其他人員再按數(shù)字排列。 請注意:當姓名為兩個字時(如“宋江” ,要在兩字中間加 1個空格,而不是 2個空格。本例中, 請?zhí)貏e留意:“編號” 在 “ A 列” , “姓名” 在 “ B 列” 。 “徐

6、寧”的編號是 18號, “阮小七”的編號是 31號。5第二步, 在數(shù)字布局圖選項卡中畫出會場座位擺放圖。具 體擺幾排、每排幾個人、有無過道,都要依據(jù)會場條件和會議要求 而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對這些座位進行編號(見圖 2 ,編號后 可以請領(lǐng)導過目認可。編號可以手填,更多的是找到規(guī)律后用公式 批量填寫。 本例中,共 6排,每排 18個人,中間有一個過道(左邊 9人, 右邊 9人 。按照一般的規(guī)律,第一排過道右邊為 1號,左邊為 2號,然后向左右和后面發(fā)散展開,全部編號分布在從 B4到 T9的長 方形區(qū)域內(nèi)。 請注意:數(shù)字布局圖與人員名單兩個表中“編號” 的格式要相同,內(nèi)容要能一一對應(yīng),這是本系統(tǒng)

7、的核心設(shè)置。 本例中,請?zhí)貏e留意:“ 18”所在位置是“第 1排,左 1” , 也就是 B4單元格, “ 31” 在 “第 2排,右 7” ,也就是 R5單元格。6第三步, 在座次圖選項卡中,將數(shù)字布局圖內(nèi)容完全 復制過來, 去掉其中的編號。 在原來編號區(qū)域 (B4到 T9 使用 VLOOKUP 函數(shù)定義公式。首先,在左上角的 B4單元格內(nèi)輸入如下內(nèi)容: = VLOOKUP(數(shù)字布局圖! B4,人員名單! $A:$B, 2, 0 按回車鍵,這個單元格內(nèi)會自動出現(xiàn)兩個字“徐寧” 。 B4到 T9范圍內(nèi)其他單元格不必另外定義函數(shù)公式, 只要 點擊 B4單元格, 將 鼠標懸停在這個單元格右下角約 1

8、秒,會出現(xiàn)一個很小的“ +”符 號,請按住鼠標左鍵不放,向右拖拽,便完成了第一排的函數(shù)公式 定義,鼠標仍然不松手,再向下拖拽,便完成了所有 6排的函數(shù)公 式定義。最后,進行必要的格式調(diào)整,可看到下表內(nèi)容,這就是我們所 需要的座次圖 (圖 3 。 所謂“必要的格式調(diào)整” ,包括:1. 將所有單元格文字豎行排 列(右鍵,設(shè)臵單元格格式 -對齊文字方向豎向 ; 2. 將原先過 道位臵(K4:K9的內(nèi)容清空,表格邊框變?yōu)闊o色,填充顏色變?yōu)闊o 色。 3. 對 B4到 T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進行調(diào)整, 如果四個字的人名, 可以縮小字號以確保完全顯示。請注意:1、 在定義公式時, “ $A:$B”中的“ $”

9、表示的絕對 引用,不能隨便不寫。 2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器(圖 4逐個 找參數(shù),避免手工輸入容易出錯。lookup_value:待查找值table_array:被查找數(shù)據(jù)表格范圍 col_index_num:向右查找的列數(shù) range_lookup:查找類型,一般為 0 本例中, 請?zhí)貏e留意:“徐寧” 所在的位置為 “第 1排, 左 1” , 也就是 B4單元格,在數(shù)字布局圖選項卡中 B4單元格中的內(nèi)容 是 “ 18” ,在人員名單選項卡中編號 18的人為“徐寧” 。同樣 的, “阮小七”所在的位置為 R5單元格。在數(shù)字布局圖選項卡 中, R5單元格中的內(nèi)容是 “ 31” 。在人員名單選項

10、卡中編號 31的人為“阮小七” 。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合,而是 VLOOKUP 函數(shù)自動將人名、編號、位臵聯(lián) 系到了一起。 VLOOKUP 函數(shù)會以數(shù)字布局圖相同位臵的數(shù)字編 號為媒介,找到人員名單對應(yīng)的人名,將其“搬運”到函數(shù)被 定義的位臵。 VLOOKUP 函數(shù)的工作機制是本系統(tǒng)的核心知識。 圖 48(三 VLOOKUP 函數(shù)的運作機制VLOOKUP 是 EXCEL 軟件中一個查找引用類函數(shù)。其格式為: f (x=VLOOKUP(待查找值,被查找數(shù)據(jù)表格范圍,向右查找的列數(shù), 0 座次圖 B4單元格位臵之所以最后能被自動填入“徐寧” 。 是因為設(shè)臵了下面的函數(shù)公式

11、:函數(shù)是一種公式和規(guī)則, 計算機是執(zhí)行者, 當我們在 座次圖 第 1排左 1(軟件中的“ B4”單元格定義了上圖所列的函數(shù)公式 時,一系列指令將排隊交給計算機去完成(見圖 6箭頭走向 : 1. 首先, VLOOKUP 函數(shù)要求計算機到數(shù)字布局圖中查看相 同位臵(第 1排左 1,也就是“ B4”單元格上的數(shù)字,查看的結(jié) 果是“數(shù)字 18” 。2. 然后, VLOOKUP 函數(shù)將另外一個表人員名單從 A 列到 B 列的區(qū)域圈出,吩咐計算機攜帶剛剛找到的“數(shù)字 18” ,沿著這一 區(qū)域最左邊的一列(也就是 A 列從上至下搜尋比對,結(jié)果在第 19行中間找到了。 VLOOKUP 函數(shù)命令計算機腳步停在這

12、里待命(待命 的位臵是單元格 A19 。3. 接著, VLOOKUP 函數(shù)要求計算機以人員名單表上的 A19單元格為起點,向右挪到第 2列,到達“寶藏”所在地 B19單元格。 這個“寶藏”就是兩個字:“徐 寧” 。4. 最后, VLOOKUP 函數(shù)命令計算機將在搜尋到的“徐 寧”這兩 圖 59個字搬運到函數(shù)出生的地方 -位于座次圖第二排最左邊的 B4單元格。5. 推而廣之,通過拖拽方式為座次圖每個單元格建立函數(shù) 公式,完成全圖人名填充。至此,創(chuàng)建座次圖的任務(wù)完成。圖 6 10二、 簽到索引表自動生成模塊對于已經(jīng)編排了座次圖的會議,簽到環(huán)節(jié)可以直接勾畫人 名,節(jié)省了每人簽字的時間。但是面對一張寫

13、滿人名的座次圖 , 參會人員迅速找到自己的名字依然不容易,每個人多出的十幾秒, 最后會造成簽到擁擠的場面, 這是我們應(yīng)該努力避免的。 簽到索引 表能將所有參會人員按照姓氏拼音或單位職務(wù)排列,每個人名字 后面都注明在第幾排、左數(shù)(右數(shù)第幾號,簽到處工作人員可以 幫助參會人員迅速找到在座次表中的位臵,避免簽到處擁堵。 (一建立簽到索引表選項卡,打開數(shù)字布局圖 ,選 中數(shù)字編號區(qū)域和周圍標注縱向排號、橫向座位號的區(qū)域(具體為 A3:U9區(qū)域 ,復制。然后到簽到索引表 ,點擊 A1單元格,右 鍵 -選擇性粘貼,在對話框中選中“數(shù)值”和“轉(zhuǎn)臵”兩項,得到如 圖 7的表格 , 此表相當于將數(shù)字布局圖逆時針

14、旋轉(zhuǎn)了 90度。 (二通過剪切、粘貼等步驟,將該表多列數(shù)字編號變成一列 數(shù)字, 再將原來將 A 列的 “左 1、 左 2右 9” 等內(nèi)容多次復制粘貼, 形成每個數(shù)字編號對應(yīng)排號、座位號的表格,如圖 8。(三使用 VLOOKUP 函數(shù),找到每個數(shù)字編號對應(yīng)的參會人員11姓名。具體為 :在 D3單元格輸入“ =VLOOKUP(C3,人員名單! $A:$B, 2, 0 ”含義是帶著 C3格內(nèi)的數(shù)字 (“ 18” 到 人員名單 選項卡的 A 列內(nèi)找,找到后向右挪到第 2列,把其中的內(nèi)容(“徐寧” 搬到 D3中來。然后,選中 D3單元格向下拖拽,將每個人名、編號與縱向排 號、橫向座位號聯(lián)系起來,形成座次

15、索引表 (圖 9 。(四將位臵索引表按照姓名排序或者按照編號排序,才 形成兩種便于簽到時迅速找到參會人員位臵的簽到索引表 。 上面的圖 10按人名拼音排列,如阮氏兄弟都在一起,同樣 , 姓 張、姓李、姓陳的都在一起,各姓氏按照拼音排列,便于認識參會 人而快速找到他的位臵; 圖 11按照編號排列, 便于不認識的參會人 員報出自己的單位職務(wù)后推測到編號范圍,然后快速找到位臵。由 于人名是從人員名單用 VLOOKUP 函數(shù)計算而來,故當參會人員 增加、減少或調(diào)整時,兩種簽到索引表都會隨之自動更新。12三、桌牌自動批量生成模塊與座次圖密切相關(guān)的會議桌牌,目前也大多手工錄入。除 了速度慢、易錄錯之外,還

16、容易與人員調(diào)整變化相脫節(jié)。有時為了 節(jié)約, 會盡量使用以前用過的舊桌牌 (不足的新制 , 但這樣做核對 翻找的工作量很大,且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張顏 色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托座 次圖生成系統(tǒng)而建,二者同步生成、同步調(diào)整,而且按照座次 圖布局將一整排的桌牌按順序批量打印出來。制作方法:(一建立桌牌選項卡(圖 12 。將 A1:B1單元格合并, 輸入“第 1排” 。將 A 列從 A2開始向下的單元格每兩個合并為 1個 大單元格,共合并出 19個,即 A2:A3合并、 A4:A5合并 A38: A39合并, B 列也同樣辦理。 (快速合并的方法:選中 A2

17、:A39,復 制,點擊 B2,右鍵 -粘貼 。選中 A2:A39單元格,右鍵設(shè)臵單元格格式對齊方向 負 90度, 選中 B2:B39單元格, 右鍵設(shè)臵單元格格式對齊方 向 90度,實現(xiàn)桌牌文字背靠背。(二選中 A2與 A3合并的大單元格,定義 VLOOKUP 函數(shù): =VLOOKUP($A$1, 座次圖! $A:$T, ROW(/2+1, 0 此函數(shù)“ $A$1”指的是 A1單元格內(nèi)的內(nèi)容“第 1排” 。 “座次圖! $A:$T”指的是座次圖中 A 列到 T 列的所有內(nèi)容,我們之前所排座次圖的所有人名及排號都在這個范圍(圖 3 。 ROW(是一個算所在單元格行號的函數(shù), A2單元格內(nèi)的 ROW

18、(等于 2, ROW(/2+1=2函數(shù)含義是:帶著 A1格的內(nèi)容(“第 1排” 到座次圖 選項卡的 A 列內(nèi)找, 在 A4單元格找到 “第1排” , 然后以此為起點向右挪到第 2列, 把其中的內(nèi)13容(“徐寧” 搬過來。(三選中 A2單元格,向下拖拽,生成一整排桌牌(單面 。 對于 A4:A5單元格來說, 盡管是由兩個單元格合并的, 但計 算機默認它是 A4單元格。由于“ $A$1”和“座次圖! $A:$T”都用 “ $”進行了絕對引用的設(shè)置,故在 A4:A5單元格內(nèi)拖拽后而生成 的公式還是“ =VLOOKUP($A$1,座次圖! $A:$T, ROW(/2+1, 0 ” , 但是“ ROW(

19、/2+1”變化了,對于 A4來說, ROW(=4, ROW(/2+1=3, 函數(shù)計算的結(jié)果是在 座次圖 選項卡以 A4單元格為起點向右挪到 第 3列,所得結(jié)果是“張清” 。同理, A4:A5單元格內(nèi)結(jié)果為“武 松” 、之后依次是朱仝、柴進、呼延灼,直至 A38:A39為楊志。 (三 在 “桌牌” 選項卡 (圖 12 的 B2單元格輸入公式 “ =A2” , 再向下拖拽,在 B 列得到另一面桌牌,它與 A 列桌牌的內(nèi)容相同, 格式上背靠背,打印出來后沿著 A 列 B 列之間的間隔線對折之后就 可以插入塑料卡中,形成雙面桌牌(圖 13左側(cè)圖 。(四將 A2:B39有桌牌內(nèi)容的區(qū)域設(shè)為打印區(qū)域,調(diào)整

20、行和 列的大小以適應(yīng)桌牌塑料卡的大小。合理設(shè)臵單元格邊框?qū)嵕€,以14 15 利于打印之后的裁切和翻折。這樣,會場一整排的桌牌就能按照順 序批量打印出來了。(五將 A1單元格內(nèi)的“第 1排”依次手動改為 “第 2排” 、 “第 3排” 則會自動生成其他排的參會人員桌牌(圖 13 。打 印過程非常迅速, 200個桌牌 6分鐘內(nèi)即可生成和打印完畢。由于桌牌人名是由函數(shù)沿著人員名單 -座次圖的路徑 自動生成的,所以只要人員名單無誤,桌牌人名也就必定正確。 而且桌牌是按照座次圖每一排從左至右的順序打印出來的,所 以在會場的擺放也會異常順利。 之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內(nèi),是因為 EXCEL 中

21、每個單元格行高最多 409磅,也就是 12厘米,而桌牌寬度往往在 14厘米左右,占用兩個單元格,每個 7厘米,才能確保桌牌尺寸。 關(guān)于 row(函數(shù)的說明:row(函數(shù)是求取單元格行號的函 數(shù), row(的值會隨著所在單元格的不同而不同, 如在 A39單元格內(nèi) 輸入“ =row(” ,結(jié)果是 39,在 F88單元格內(nèi)輸入“ =row(” ,結(jié)果 是 88.row(函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重 要作用,使用時經(jīng)常要除以某個數(shù),如本例桌牌生成中要除以 2, 之后的胸卡生成模塊的例子中要除以 5,之所以這樣做,是因為一 個桌牌占 2行,一個胸卡占 5行,通過除以所占的行數(shù),算出這是

22、 第幾個桌牌、第幾個胸卡。不使用 row(函數(shù)也能通過手動方式生成公式,但工作量會有較大增加,而且容易出錯。四、 出席證自動批量生成模塊大型的高規(guī)格會議往往為每名參會人員制作 出席證 , 其中制 作分別標記每個人具體情況的記名出席證任務(wù)是很艱巨的,需 要繁瑣的逐一錄入和反復核對。而本模塊可以實現(xiàn)記名證件的自動 批量生成,原理與批量生成桌牌類似,具體為三步:(一建立出席證選項卡(圖 14 ,在 A1:D5區(qū)域建立出 席證的模板,模板內(nèi)的數(shù)據(jù)共分為三類有 9部分:圖 1416第一類:所有胸卡的固定內(nèi)容,具體為 3部分內(nèi)容“山東省濟 寧府梁山招安動員大會” (A1:B1 、 “出席證” (C4:D4

23、 、 “證號:” (C5,這 3項在圖 14中已經(jīng)用陰影標出。第二類:照片 (C1:D3 ,需要手動插入圖片,或者證件打印后 手工粘貼照片。第三類:需要用函數(shù)公式輸入個性化內(nèi)容的區(qū)域。具體包括 5部分內(nèi)容:證件號、姓名、單位及職務(wù)、縱向排號、橫向座位號。 (二確定出席證的證件號。出席證按照順序生成,由于 數(shù)量較多, 為了減少工作量和避免出錯, 應(yīng)該自動生成。 在 D5單元 格輸入:“ =row(/5” ,運算結(jié)果為 1。定義證件號的函數(shù)在最后一行, 由于每張出席證占 5行, 兩 者相除就等于證件序號。 如在 D15單元格所輸入的 “ =row(/5” , 計 算值為 3,表示的是第 3張出席證

24、。(三 確定 “姓名” 和 “單位及職務(wù)” 。 證件號確定后, 用 VLOOKUP 函數(shù) 到人員名單選項卡自動抓取內(nèi)容。在人員名單中,編 號在 A 列,對應(yīng)證件號;姓名在 B 列,單位及職務(wù)在 D 列。 在 A2單元格輸入“ =VLOOKUP(D5,人員名單 !$A:$D,2,0” ,運算結(jié)果為“宋江” 在 A4單元格輸入“ =VLOOKUP(D5,人員名單 !$A:$D,4,0” , 運算結(jié)果為 “梁山泊總 兵都頭領(lǐng)”(四確定“縱向排號” 、 “橫向座位號” 。證件號確定后,用 VLOOKUP 函數(shù) 到簽到索引表選項卡 (見圖 11 自動抓取內(nèi)容。在 簽到索引表中,編號在 M 列,對應(yīng)證件號

25、,縱向排號在 0列、 橫向座位號在 P 列。17 18 在 A3單元格輸入“ =VLOOKUP(D5,簽到索引表 !$M:$P,3,0” ,運算結(jié)果為“第 1排” 在 B3單元格輸入“ =VLOOKUP(D5,簽到索引表 !$M:$P,4,0” ,運算結(jié)果為“右側(cè) 1”(五批量復制。選中 1-5行,復制,到第 6行粘貼,可以立 即生成 2號盧俊義的證件, 再到第 11行粘貼, 可以立即生成 3號吳 用的證件, 以此類推, 108人的出席證可以立即生成 (圖 15 。 當 人 員名單出現(xiàn)變化時, 出席證的人名、證件號、座位號都會隨之 自動調(diào)整。 圖 15五、 合影站位圖自動生成模塊有些會議要組織

26、參會人員合影留念,由于留給照相的時間一般 都很短,為了加快組織速度,事前制發(fā)一張合影站位圖很有必 要。 合影站位圖也可自動生成和調(diào)整,其原理和制作步驟與座 次圖 基本相同 (使用 VLOOKUP 函數(shù) , 兩表合用同一張 人員名單 。 制作過程分為兩個步驟:(一合影數(shù)字布局圖 (圖 16 。建立合影數(shù)字布局圖選 項卡,根據(jù)需要人數(shù)、場地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需 要注意 2點:1、 由于要求前后排人員交錯站立, 要求使用將相鄰兩 個單元格進行合并; 2、 主席臺領(lǐng)導參加照相, 要在前排中間位臵要 專門留出。 (二生成合影站位圖 (圖 17 。 建立合影站位圖選項 卡,將合影數(shù)字布局圖選

27、項卡所有內(nèi)容復制粘貼到相同位臵,19將數(shù)字清除,設(shè)定這些部分的格式排列為從上到下(右鍵 -設(shè)臵單 元格格式對齊方向,選縱向“文本” 。用生成座次圖的方法,使用 VLOOKUP 函數(shù)以合影數(shù)字布 局圖相同位臵的數(shù)字編號為媒介,找到人員名單對應(yīng)的人名, 將其“搬運”到函數(shù)被定義的位臵。具體做法是在 B2單元格輸入:“ =VLOOKUP(合影數(shù)字布局圖! B2,人員名單! $A:$B, 2, 0 ” , 函數(shù)計算結(jié)果為 “段景住” 。 然后用拖拽方式大量復制函數(shù)公式, 迅 速生成合影站位圖 。合影站位圖也可以設(shè)計人名索引,具體做法參見前文簽 到索引表的制作方法。由于人名是從人員名單中自動生成的,所以

28、當人員名單 出現(xiàn)變化時, 合影站位圖會隨之自動調(diào)整。合影站位圖效果: 20 21六、 宴請座次圖自動生成模塊會議若出現(xiàn)重大禮儀性宴請, 宴請座次編排往往非常復雜。 宴 請座次圖自動生成模塊遵循之前會議座次圖 、 合影站位圖 的創(chuàng)建思路, 依然先制作 餐桌數(shù)字布局圖 , 然后其所有內(nèi)容復制 粘貼到新的宴請座次圖選項卡,利用 VLOOKUP 函數(shù)到人員名 單中抓取人名。這一方法創(chuàng)設(shè)的就餐安排仍是與人員名單同 步更新, 對于 “人民大會堂國慶招待會” 之類的超大正式宴會能提 高百倍以上的效率。(一批量生成就餐數(shù)字布局圖建立餐桌數(shù)字布局圖選項卡,首先在 A1:AC22區(qū)域畫一張 桌子的數(shù)字布局圖,圓桌

29、邊有 12個座位(圖 18 。1. 左上角的“第 1桌”是手動填寫的, “第” 、 “ 1” 、 “桌”其實 并不在一起,標示桌號的“ 1”在 C1:D1單元格中,為了創(chuàng)設(shè)公式, 只能將數(shù)字單獨放在一起。2. 桌子中心的“第 1桌”是用公式生成的,只要將 M11:P12圖 1822 單元格合并,輸入“ =A1”即可,放在中間比較醒目。3. 該桌 12個座位的數(shù)字是利用公式自動生成,公式為:1號座位:N2單元格:(C1-1 *12+1,結(jié)果為 1;2號座位:F4單元格:(C1-1 *12+2,結(jié)果為 2;3號座位:V4單元格:(C1-1 *12+3,結(jié)果為 3;4號座位:C8單元格:(C1-1

30、*12+4,結(jié)果為 4以此類推,設(shè)完全部 12個座位的公式4. 在設(shè)臵完后復制 A1:AC22區(qū)域 , 在其他區(qū)域粘貼, 然后更改每 桌左上角的桌號,可以快速生成幾十桌、上百桌的就餐數(shù)字布局 圖 。(二批量生成宴請座次圖1. 建立宴請座次圖選項卡(圖 19 ,將餐桌數(shù)字布局圖 全部內(nèi)容復制過來。2. 在 A1:AC22區(qū)域(第 1桌的首座,也就是 N2單元格輸入 “ =VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖 !N2,人員名單! $A:$B,2,0” 結(jié)果為 “宋 江” 。 3. 復制 N2單元格內(nèi)容,點擊 2號座位(F4單元格 ,右鍵選 擇性粘貼公式, 相當于將 N2單元格的公式復制粘貼了過去, 但一

31、圖 19些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位臵變化而有所變化,實際的 公式內(nèi)容相當于 “ =VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖 ! F4,人員名單! $A:$B,2,0” , 結(jié)果為“盧俊義” 。重復這個步驟到 3號、 4號座位 選擇性粘貼公式, 分別得到 “吳用” 、 “關(guān)勝” . 完成第一桌的設(shè)臵。 4、 在設(shè)臵完后復制 A1:AC22區(qū)域 , 在其他繼續(xù)選擇性粘貼公式, 可以快速生成幾十桌、上百桌的宴請就座圖 。宴請就座圖效果:23七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然, 本文采用 “位臵編號人名” 的辦法繞了一個大圈, 讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習慣。但只要試用一次就會發(fā)現(xiàn)本文 所介紹的方法有很大的優(yōu)越性

32、:1. 輸入人名工作量減少。 除了在制作 人員名單 時需在 EXCEL 友好界面下輸入一次人名之外,之后無論是如何修改、調(diào)整,都不 需要再次輸入人名,其效率大大提升。 數(shù)字布局圖 、 座次圖等 表格的的公式雖然需要定義,但只要設(shè)好其中一個單元格的函數(shù), 就可以使用鼠標拖拽的方式完成所有單元格的設(shè)定,毫不費事。 2. 領(lǐng)導審核把關(guān)更容易。 由于參會人員名單和各個數(shù)字 布局圖形象、清晰,為報請領(lǐng)導提前介入審核提供了條件,在領(lǐng) 導確定大原則后, 座次圖 調(diào)整的可能性大大減少。 特別是標注有 單位職務(wù)等內(nèi)容的 人員名單 , 領(lǐng)導以其豐富經(jīng)驗能很容易發(fā)現(xiàn)姓 名錯誤、 順序混亂、 丟漏人員等問題, 使排座次的準確性大大提升。 3. 后期修改調(diào)整更迅速。 一旦出現(xiàn)