客戶員工投訴管理制度

1、客戶/員工投訴管理制度1、目的：為了規(guī)范公司投訴事件的處理程序，使得投訴事件能夠得到及時公正合理的解決,提升公司對外形象，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)部、外部所有的投訴事件。包含客戶、員工的 投訴。內(nèi)部投訴事件主要是指：員工對公司內(nèi)外事件處理結(jié)果或?qū)κ录旧碛胁煌捶〞r，所做的投訴。外部投訴事件主要是指：客戶對公司產(chǎn)品質(zhì)量、交期、發(fā)貨、安裝、售后、門店服務(wù)態(tài)度等行為不滿時，向公司投訴部門投訴要求解決的行為。3、 人事行政部屬客戶/員工投訴管理部門，是處理客戶、員工投訴的責(zé)任部門，對客 戶、員工投訴的事件具有調(diào)查、取證、做出判定和處罰的權(quán)利。4、投訴受理人或事件中相關(guān)責(zé)任人職責(zé)

2、如下：4.1員工投訴事件處理相關(guān)崗位職責(zé)4.1.1員工投訴受理人職責(zé)a?受理人收到員工通過電話或直接到投訴部門的投訴，必須做好詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括：事件責(zé)任人、事件過程、事件訴求等；b負(fù)責(zé)責(zé)任歸屬判定和事件匯總、匯報；c、負(fù)責(zé)事件回復(fù)、追蹤。4.1.2人事行政部經(jīng)理職責(zé)a、對員工投訴受理人無法做出判定的事件做出判定；b、 負(fù)責(zé)員工投訴的管理，有對投訴事件的責(zé)任人進行調(diào)查、取證、做出處理的權(quán) 利。處罰權(quán)限按獎懲管理制度中根據(jù)執(zhí)行，超出權(quán)限上報執(zhí)行。4.1.3投訴事件所涉及部門負(fù)責(zé)人職責(zé)a、與投訴事件相關(guān)的責(zé)任部門需配合人事行政部的調(diào)查，并對事件提供處理意見；b負(fù)責(zé)做好員工的溝通、協(xié)調(diào)工作。4.

3、2客戶投訴事件處理職責(zé)4.2.1客戶投訴受理人職責(zé) a、投訴電話的接聽及案件的登記b、投訴案件的責(zé)任歸屬判定；C、協(xié)助有關(guān)部門處理投訴案件及追蹤處理結(jié)果；d、負(fù)責(zé)對投訴事件的處理結(jié)果的回訪。422營銷中心商務(wù)部相關(guān)人員職責(zé)a、詳查客戶投訴的訂單編號、產(chǎn)品型號、數(shù)量、交貨日期及其他信息；b為客戶解決疑難或提供必要的參考資料；C、處理投訴并及時回電給客戶；d、及時向投訴責(zé)任人傳達處理結(jié)果。4.2.3售后部相關(guān)人員職責(zé)a、詳查客戶投訴的訂單返修編號、返修數(shù)量、交貨日期及其他信息；b 處理投訴并回電給客戶；C、及時向投訴責(zé)任人傳達處理結(jié)果。4.2.4制造中心相關(guān)責(zé)任人職責(zé)：a、提報相關(guān)訂單的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、

4、出貨日期及其他信息；b針對客戶的投訴內(nèi)容進行調(diào)查、追蹤、并對違反生產(chǎn)管理制度的部門或個人做出處理。5、客戶/員工投訴事件處理流程5.1員工投訴處理流程5.1.1員工投訴受理人在接到員工投訴時，需將員工投訴的事件、時間，責(zé)任人、事件經(jīng)過、目前的處理結(jié)果、訴求、聯(lián)系電話詳細(xì)記錄在員工投訴本上。員工投 訴電話 為 028 82650505;5.1.2員工投訴受理人在做好登記后，對明顯能做出事件答案或做出解釋的，應(yīng)立即給予員工解釋和處理；如不能對事件做出判定的，應(yīng)于當(dāng)日對事件經(jīng)過進行調(diào)查、取證，并向上級匯報，上級根據(jù)調(diào)查取證做出判定。受理人根據(jù)判定給予投訴人和事件相關(guān)責(zé)任人通報；投訴人和事件相關(guān)責(zé)任人

5、對人事行政部處理判定不服時，可向總經(jīng)理、董事長申請復(fù)審，總經(jīng)理、董事長判定為終審判定；5.1.3投訴受理人于每周、每月底根據(jù)員工投訴登記本進行分類、統(tǒng)計，并上報。5.2客戶投訴事件處理流程5.2.1客戶投訴第一受理人在接到投訴，需將客戶投訴的內(nèi)容登記在客戶投訴登記本上，要將客戶合同號、地址、投訴等內(nèi)容進行詳細(xì)登記；5.2.2客戶投訴第一受理人根據(jù)客戶投訴事件判定責(zé)任歸屬，并將投訴事宜30分鐘內(nèi)送達相關(guān)部門的第二受理人進行調(diào)查；如是客戶要求做出現(xiàn)場解決的，受理人應(yīng)給予客戶回復(fù)時間，并按時解決予以回復(fù)；5.2.3第二受理人在接到投訴第一受理人對投訴事件的描述后，第二受理人需在30分鐘內(nèi)對投訴內(nèi)容進

6、行調(diào)查，并回復(fù)予第一受理人，如需第二受理人直接回復(fù)的，第二受理人應(yīng)在30分鐘內(nèi)給予回復(fù)；5.2.4在查詢客戶所提出的問題時，制造中心要全力配合，20分鐘內(nèi)將相關(guān)數(shù)據(jù)及其他信息提報給投訴事件第二受理人；5.2.5投訴第一受理人將投訴事件的處理結(jié)果登記在客戶投訴登記本上，并 應(yīng)在 處理結(jié)果出來后10分鐘內(nèi)或按客戶要求時間給客戶回復(fù)；5.2.6投訴第一受理人于每周、每月底根據(jù)客戶投訴登記本將投訴案件分類進行統(tǒng)計，并上報；5.2.7投訴受理人應(yīng)每周對已處理完畢的客戶進行一次回訪。&客戶/員工投訴事件的注意事項6.1當(dāng)投訴受理人在通過正常的處理程序不能對投訴問題進行解決時，需要將問題上報有關(guān)責(zé)任部門的最

7、高領(lǐng)導(dǎo)人，由相關(guān)部門的最高領(lǐng)導(dǎo)人在 1小時內(nèi)對其進行調(diào) 查、處理 并予以回復(fù)投訴受理人；6.2客戶投訴內(nèi)容涉及到賠款、折讓、退貨等問題時，需及時向工程部經(jīng)理、質(zhì)量管理部質(zhì)量判定負(fù)責(zé)人報告，工程部經(jīng)理，質(zhì)量管理部質(zhì)量判定責(zé)任人在接到上報以后，需提出解決辦法或給予明確解決時間。受理人根據(jù)以上兩個部門的回復(fù)，與客戶溝通、協(xié)調(diào)、回復(fù)；6.3客戶投訴內(nèi)容若涉及其他公司、重大工程問題時，需要上報總經(jīng)理、董事長 會同 有關(guān)部門共同處理。7、投訴獎懲辦法7.1員工投訴獎懲辦法7.1.1受理人在接到員工投訴時，對不能處理的事件應(yīng)于當(dāng)日上報，人事行政部于 三日內(nèi)對員工所投訴的事件進行調(diào)查、處理、并給予員工回復(fù)，超

8、過時間，造成員工再次投訴或越級投訴的，予以罰款50元/次。如遇重大投訴事件，人事行政部不能作出判定，需于1日內(nèi)上報總經(jīng)理或董事長，由總經(jīng)理或董事長作出終審判定。7.2客戶投訴獎懲辦法7.2.1相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在接到投訴受理人對投訴事件的報送后，需于1小時內(nèi)對投訴事件進行調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果于1小時內(nèi)及時回復(fù)投訴受理人或客戶，如因不及時回復(fù)導(dǎo)致客戶再次投訴，將對此責(zé)任人處以罰款30元/次；如果所投訴的事件特別復(fù)雜，不能按時處理的，應(yīng)征得客戶的同意，達成共識；不能造成客戶的再次投訴，如造成再次投訴，對相關(guān)責(zé)任人罰款 50-200元/次；7.2.2如投訴事件上報責(zé)任部門所轄最高領(lǐng)導(dǎo)者，責(zé)任部門最高領(lǐng)導(dǎo)者

9、需當(dāng)天進行解決，如不及時解決導(dǎo)致客戶再次投訴，將對此部門領(lǐng)導(dǎo)處以罰款100元/次；7.2.3投訴受理人未按規(guī)定時間對員工、客戶投訴進行回復(fù)、跟蹤、回訪的，造成員工投訴的，每次罰款30? 50元。情節(jié)嚴(yán)重的，視情況而定，根據(jù)獎懲管理制度予以處7.2.4若客戶投訴直營店，經(jīng)銷商處理不當(dāng)，態(tài)度惡劣，每發(fā)生一次，直營店的投訴獎勵金全部扣除，如是經(jīng)銷商的，則每次罰款200元，每月匯總交財務(wù)。在貨款中扣除；7.2.5若客戶投訴公司內(nèi)部員工（商務(wù)專員、售后專員、投訴受理人，安裝師傅、測量師傅、安裝主管、項目經(jīng)理等）業(yè)務(wù)處理不當(dāng)、違規(guī)操作、態(tài)度惡劣等情況時，每發(fā)生一次，罰30? 200元。如因此投訴到媒體而登報、上網(wǎng)絡(luò)等，給公司造成了負(fù)面影響的，罰款100? 500元，并視情況對造成的損失予以賠償；7.2.6客戶因投訴工期、發(fā)貨、質(zhì)量、售后服務(wù)、維修返修等不及時，不到位，投訴到媒體登