GRPU管理軟件操作手冊(cè)

1、GRP-U8管理軟件操作手冊(cè)汕尾市恒宇科技有限公司TELFAX:0660-33481882016年 1月賬務(wù)日常業(yè)務(wù)流程：1系統(tǒng)基礎(chǔ)資料設(shè)置；2賬務(wù)憑證編制：每月/日都要進(jìn)行的操作；3賬務(wù)憑證審核：憑證錄入后一定要進(jìn)行審核，才能登記賬簿；4、賬務(wù)憑證記賬：憑證記賬后，系統(tǒng)自動(dòng)生成相關(guān)的總分類，明細(xì)賬和輔助賬；5期末結(jié)賬處理：每月要進(jìn)行一次結(jié)賬（可在年底一起結(jié)賬）。6賬表輸出（總賬、明細(xì)賬、多欄賬等）1系統(tǒng)登錄一、安裝好系統(tǒng)以后，重新啟動(dòng)電腦，使用賬務(wù)處理系統(tǒng)之前，先打開，這是一個(gè)軟件加密程序，必須先雙擊這個(gè)程序，等程序檢測(cè)到加密狗的序列號(hào)以后，軟件才能正常運(yùn)行，如果

2、加密程序沒有運(yùn)行或者檢測(cè)不到序列號(hào)，軟件只能是試用版運(yùn)行。正常情況下，雙擊加密程序以后，它只會(huì)在桌面停留一瞬間便消失，如果我們要看加密程序是否檢測(cè)到加密狗，在桌面的右下角有個(gè)加密程序的圖標(biāo)，鼠標(biāo)雙擊打開，出現(xiàn)如下圖標(biāo)。二、紅色方框就是我們加密狗的程序，如上圖，只能使用電子報(bào)表系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)兩個(gè)模塊，如果產(chǎn)品列表下面沒有出現(xiàn)，即使在安裝軟件的時(shí)候多安裝了固定資產(chǎn)或者出納之類，也是無法使用的。確定軟件的加密程序能正常讀取到加密狗的序列號(hào)以后，返回桌面，雙擊圖標(biāo)。雙擊了GRP-U8管理軟件的圖標(biāo)以后，系統(tǒng)彈出軟件的登錄框三、選擇我們需要入賬的帳套、業(yè)務(wù)日期、登錄的用戶，輸入用戶口令，點(diǎn)擊確定即可

3、進(jìn)入軟件進(jìn)行基礎(chǔ)資料的設(shè)置、憑證的錄入、賬務(wù)的查詢和電子報(bào)表的編制。四、進(jìn)入系統(tǒng)以后，系統(tǒng)提供四個(gè)功能模塊，系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)資料管理、賬務(wù)處理和電子報(bào)表。五、系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理下面提供系統(tǒng)設(shè)置和下年度處理1、 系統(tǒng)初始化引導(dǎo)是我們?cè)凇昂笈_(tái)數(shù)據(jù)管理工具”建立帳套以后，從這個(gè)選項(xiàng)里面可以設(shè)置帳套的一些基礎(chǔ)資料，比如帳套的啟用日期、帳套名稱、帳套屬性、科目模板等。2、 輔助核算類別是在我們做憑證的過程中，有些科目是需要按照輔助科目來核算的，比如往來單位、經(jīng)濟(jì)分類、功能分類等。3、 操作員管理可以增加或刪除賬務(wù)系統(tǒng)的操作員。4、 下年度數(shù)據(jù)處理是系統(tǒng)對(duì)下年度信息進(jìn)行初始化，使得系統(tǒng)可以進(jìn)行下年度的業(yè)務(wù)處

4、理。6、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理里面有很多個(gè)選項(xiàng)，不過我們正常能使用到的應(yīng)該只有“公共”下面的“往來單位資料”和“會(huì)計(jì)”下面的“建立會(huì)計(jì)科目”兩個(gè)功能。1、 往來單位資料指的是在跟我們單位有來往款項(xiàng)的單位。如需增加往來單位資料，點(diǎn)擊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理下面的往來單位資料，系統(tǒng)右邊出現(xiàn)“往來單位資料”，在菜單欄上面的“增加”下面“增加往來單位”，在彈出的“編輯往來單位”方框中，輸入需要增加的往來單位資料，代碼和簡(jiǎn)稱市一定要輸入的，單位全稱正常情況下會(huì)復(fù)制簡(jiǎn)稱，但也可以修改。輸入以后，點(diǎn)擊下面的紅色“勾”。增加了往來單位以后，這個(gè)單位還沒有對(duì)會(huì)計(jì)科目核算，下面我們還要點(diǎn)擊“編輯往來單位”方框右邊的“其他

5、信息”選項(xiàng)，點(diǎn)擊方框右方的“往來單位核算”，這個(gè)彈出來的對(duì)話框里面就有要核算的會(huì)計(jì)科目。比如我們要?jiǎng)傇黾拥耐鶃韱挝皇菍儆?10應(yīng)收及暫付款，雙擊左邊待選科目的“110應(yīng)收及暫付款”，然后點(diǎn)擊下面的“確定”，那么在我們以后編制憑證使用到110這個(gè)會(huì)計(jì)科目的時(shí)候，便會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，要你輸入核算的單位。2、建立會(huì)計(jì)科目是指原本的會(huì)計(jì)科目不夠使用需要增減新會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)科目一定要按照科目的編碼來建立。如：我們需要在102銀行存款下面增加二級(jí)科目“中國工商銀行”，點(diǎn)擊菜單欄上面的增加，系統(tǒng)彈出“編輯會(huì)計(jì)科目”對(duì)話框，在對(duì)話框里面輸入102銀行存款的下級(jí)科目代碼10201和科目名稱“中國工商銀行”，再點(diǎn)

6、擊最下面的紅色“勾”即可建立銀行存款的下級(jí)科目中國工商銀行，這里需要注意的是一定要看好上級(jí)科目代碼。因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)置的科目分級(jí)是3-2-2，所以二級(jí)科目只需要輸入兩位數(shù)。以此類推，可以把需要增加的會(huì)計(jì)科目全部建立起來。七、賬務(wù)處理賬務(wù)處理下面內(nèi)置了很多項(xiàng)目，也是我們?cè)谶@個(gè)軟件中使用最多的一個(gè)選項(xiàng)。1、 帳套參數(shù)設(shè)置里面可以設(shè)置本帳套的財(cái)務(wù)主管、普通參數(shù)和憑證的選項(xiàng)，具體的選擇可以按照自己的使用習(xí)慣來選擇。2、 憑證管理里面的編制憑證就是我們使用最多的選項(xiàng)。打開編制憑證，輸入摘要、點(diǎn)擊科目框中右下角的，可以在里面雙擊我們所需要的會(huì)計(jì)科目，然后在借方或者貸方輸入金額，鼠標(biāo)直接點(diǎn)擊第二分錄行的科目，系統(tǒng)

7、會(huì)把上一行的摘要和金額復(fù)制下來，如果沒有變動(dòng)的話，第二分錄行只要選擇好需要的科目，然后點(diǎn)擊菜單欄上面的保存便完成了這張憑證了。正常情況下保存完好每張憑證以后，菜單欄上面的保存選項(xiàng)是呈灰色狀態(tài)。如需要繼續(xù)新增憑證，可點(diǎn)擊保存左邊的新單即可編制下一張憑證。3、 憑證處理，憑證錄入完成以后，需要對(duì)憑證進(jìn)行審核和記賬，打開賬務(wù)處理-憑證管理-憑證處理，系統(tǒng)就會(huì)把我們以前編制的憑證全部顯示出來，注意在每張憑證的后面，審核人、審核日期、記賬人和記賬日期是空白的，這樣就說明了我們看到的憑證是沒有審核和記賬的。點(diǎn)擊菜單欄上面的,系統(tǒng)彈出憑證審核的對(duì)話框，如只審核單張憑證，可選擇“已選憑證”，如需全部審核，則選

8、擇“所有未審核憑證”或者“當(dāng)前憑證”。（注：在我們審核和記賬憑證的時(shí)候要注意軟件下面狀態(tài)欄）這里把所有未審核、已審核、已記賬、已作廢、錯(cuò)誤憑證都分類了，用戶選擇哪個(gè)分類，系統(tǒng)會(huì)把已經(jīng)處理的憑證區(qū)分出來，但是選擇所有憑證選項(xiàng)的話，系統(tǒng)會(huì)把后面未審核、已審核、已記賬、已作廢、錯(cuò)誤憑證全部顯示出來，在“所有憑證”欄中憑證是不能審核和記賬的。4、 憑證匯總是每個(gè)月編制好所有的憑證以后，在這里可以匯總當(dāng)月的科目發(fā)生額。點(diǎn)擊賬務(wù)處理-憑證管理-憑證匯總，在彈出的對(duì)話框中，選擇要匯總的會(huì)計(jì)期間，這里要注意的是“憑證狀態(tài)”的選項(xiàng)，一般情況下我們先編制好憑證（不要審核和記賬），然后查詢憑證匯總，如出現(xiàn)錯(cuò)誤，即可

9、返回憑證處理修改憑證。點(diǎn)擊“憑證匯總”右上角的確定以后，系統(tǒng)就會(huì)把我們當(dāng)前會(huì)計(jì)期間所有憑證所用到的會(huì)計(jì)科目全部匯總起來。5、 帳表輸出、輔助核算可以查詢科目余額。點(diǎn)擊賬務(wù)處理-帳表輸入-科目明細(xì)賬。系統(tǒng)彈出科目明細(xì)賬賬簿對(duì)話框，對(duì)話框的右上角是會(huì)計(jì)期間，這里可以一個(gè)年度或者一個(gè)月的查詢。選好會(huì)計(jì)期間以后，直接按右下角的打開。在“科目”旁邊的下拉框，可以選擇需要查詢的會(huì)計(jì)科目余額。輔助賬的查詢（經(jīng)濟(jì)科目、功能科目、往來單位）輔助賬目的查詢比科目明細(xì)賬的查詢多一個(gè)步驟，點(diǎn)擊賬務(wù)處理-核算科目-輔助明細(xì)賬。選擇需要查詢的核算明細(xì)賬，點(diǎn)擊右下角的打開。如上我們查詢經(jīng)濟(jì)科目，系統(tǒng)彈出輔助明細(xì)賬的查詢欄，

10、下拉“經(jīng)濟(jì)科目”可以查詢到已審核和已記賬的核算分類科目。6、 初始數(shù)據(jù)下面的期初余額裝入是我們建立好會(huì)計(jì)科目和往來單位以后，輸入我們上年余額的選項(xiàng)。點(diǎn)擊賬務(wù)處理-初始數(shù)據(jù)-期初余額裝入。 直接確定進(jìn)入期初余額錄入界面并輸入上年的本年的期初余額。單擊“年初余額”下的白色小方框，輸入余額。在輸入期初余額的時(shí)候，需要注意的的是狀態(tài)欄下面的“差額”，如果借貸雙方平衡，這里的差額是空白或者為“0”，如果出現(xiàn)數(shù)字，則要檢查借貸方的數(shù)字是否輸入錯(cuò)誤。8、 反記賬和刪除作廢憑證，在編制憑證的時(shí)候，我們有可能錯(cuò)誤或者重復(fù)的輸入憑證，在這樣的情況下，我們就必須要修改或者刪除憑證了，如果在已經(jīng)審核和記賬以后，憑證無

11、法直接刪除的，必須要通過以下幾個(gè)步驟：反記賬，點(diǎn)擊憑證處理進(jìn)入憑證箱，選擇要反記賬的憑證，然后點(diǎn)擊菜單欄上的“文件”，在下拉框的中間就有“憑證反記賬”選項(xiàng)。單擊“憑證反記賬”選擇反記賬的范圍，如整月需要反記賬，則可點(diǎn)擊右邊的“全月憑證反記賬”，選擇了以后，系統(tǒng)提示反記賬成功。如果憑證箱有多張憑證的話，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)反記賬的那張憑證已經(jīng)不見了，這時(shí)要點(diǎn)擊狀態(tài)欄下面的“已審核”，剛剛反記賬的憑證已經(jīng)過來這里了，同樣再點(diǎn)擊菜單欄上面的“文件”，在下拉框的中間選擇“憑證銷審”，銷審?fù)戤吅蟮膽{證回到了“未審核”，點(diǎn)擊需要作廢的憑證，在菜單欄的文件下選擇“憑證作廢”，作廢后的憑證會(huì)跳到狀態(tài)欄下的“已作廢”

12、，再選擇要?jiǎng)h除的憑證，只有作廢以后的憑證才能刪除。（注：如果在做憑證的過程中，發(fā)現(xiàn)憑證有誤，可以通過修改憑證來糾正，但是修改憑證必須要在未審核和記賬的狀態(tài)下才能完成，如已記賬，必須要反記賬和憑證銷審。刪除憑證一般只有憑證重復(fù)才能用到。）9、 期末結(jié)轉(zhuǎn)是把當(dāng)月份的憑證審核和記賬完畢后，打開賬務(wù)處理-期末處理-期末處理向?qū)А｜c(diǎn)擊“結(jié)轉(zhuǎn)期間損益”，系統(tǒng)重新彈出期末處理對(duì)話框，這個(gè)對(duì)話框里面可以自定義要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證，用戶可以根據(jù)單位的實(shí)際情況增加或刪除結(jié)轉(zhuǎn)憑證。如定義的結(jié)轉(zhuǎn)憑證確定沒有問題后，點(diǎn)擊對(duì)話框下面的“結(jié)轉(zhuǎn)”按鍵即可結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)月的損益。（注：在期末處理的對(duì)話框右上角，有個(gè)“自動(dòng)對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證進(jìn)行審

13、核并記賬”，如用戶不知道對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證是否正確，可以去掉前面的勾，這樣生成的憑證必須要到憑證處理里面進(jìn)行審核和記賬。）如果結(jié)轉(zhuǎn)成功，可以點(diǎn)擊確定并退出。這是回到憑證處理，可以看到我們剛才結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證。注意結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證，在憑證來源那里是GA開頭的。如果我們?cè)谄谀┙Y(jié)轉(zhuǎn)的“期末結(jié)轉(zhuǎn)損益”界面沒有打上勾，那么這里就要把GA憑證審核及記賬，接下來的就是編制報(bào)表了。報(bào)表的編制是在憑證確認(rèn)無誤后進(jìn)行的，點(diǎn)擊電子報(bào)表-報(bào)表編制。此時(shí)在報(bào)表樹中出現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)置的五張報(bào)表，其中有四張是可以自動(dòng)生成的，現(xiàn)在雙擊“中小學(xué)會(huì)計(jì)報(bào)表”下的“資產(chǎn)負(fù)債表”。在編制電子報(bào)表的時(shí)候，報(bào)表的會(huì)計(jì)日期會(huì)跟進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)時(shí)間是保持一致的。在打開資產(chǎn)負(fù)債表的時(shí)候，電子報(bào)表是一張空白表格，這是要點(diǎn)擊菜單欄上面的編制，電子報(bào)表系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)已經(jīng)內(nèi)置到報(bào)表里面的公式直接到憑證箱里面取數(shù)。如果取出來的數(shù)據(jù)沒有問題，即可保存、打印。其他幾張報(bào)表也是一樣操作。數(shù)據(jù)的備份，可以通過后臺(tái)數(shù)據(jù)管理工具來實(shí)現(xiàn)這個(gè)操作。點(diǎn)擊“后臺(tái)數(shù)據(jù)管理工具