基于金蝶K3ERP系統(tǒng)之采購管理詳細(xì)業(yè)務(wù)流程圖

1、. .*有限公司ERP管理信息系統(tǒng)采購管理詳細(xì)業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建日期:*控制編碼:*當(dāng)前版本:V1.0發(fā)布日期：編制/業(yè)務(wù)：會簽/生產(chǎn)：會簽/物控：會簽/質(zhì)量：審核/ERP項目負(fù)責(zé)人：批準(zhǔn)/副總經(jīng)理：文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考審閱姓名職位簽字分發(fā)編碼姓名地點和位置目錄文檔控制2更改記錄2審閱2分發(fā)21采購管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)41.1 供應(yīng)商編碼41.2 采購人員41.3 供應(yīng)商檔案41.4 供應(yīng)商價格檔案41.5 物料采購信息檔案41.6 采購關(guān)鍵參數(shù)設(shè)置42供應(yīng)商管理流程52.1 供應(yīng)商新增流程圖及說明52.2 供應(yīng)商變更流程圖及說明62.3 采購詢報價流程圖及說明72.4 合格供應(yīng)商評估流程圖

2、及說明82.5 樣品需求管理流程圖及說明93采購和委外業(yè)務(wù)管理流程103.1 采購訂單流程圖及說明103.2 采購訂單變更圖及說明113.3 采購訂單退貨流程圖及說明123.4 委外訂單流程圖及說明133.5 返修委外訂單流程及說明153.6 委外訂單變更流程及說明163.7 委外訂單退貨流程圖及說明174單據(jù)、報表184.1 采購單據(jù)184.2 采購報表184.3 委外單據(jù)184.4 委外報表181采購管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)1.1 供應(yīng)商編碼 供應(yīng)商分類（）+流水號1.2 采購人員 工號編碼+姓名1.3 供應(yīng)商檔案 主要數(shù)據(jù)列：供應(yīng)編碼、名稱、1.4 供應(yīng)商價格檔案 主要數(shù)據(jù)列：1.5 物料采購信息檔

3、案采購單位、主要供應(yīng)商、采購提前期、最小訂購量（可選項）1.6 采購關(guān)鍵參數(shù)設(shè)置1）采購訂單和委外訂單必須有價格才能下達2）采購員無關(guān)閉采購和委外訂單權(quán)限3）采購員只能參照采購申請單生成采購訂單4）委外關(guān)鍵物料沒配套發(fā)夠物料無法做委外入庫2供應(yīng)商管理流程2.1 供應(yīng)商新增流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購員根據(jù)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)跟進情況，對達成初步合作意向的潛在供應(yīng)商建立“供應(yīng)商檔案”。把附表單上傳到系統(tǒng)。ERP采購/采購員&供應(yīng)商調(diào)查表2.0對于潛在供應(yīng)商，如果需要進一步發(fā)展為交易供應(yīng)商，需由采購員提出“供應(yīng)商資質(zhì)申請”經(jīng)采購部長初步審批后，提交公司

4、技術(shù)、質(zhì)量部門進行審核。ERP采購/采購員采購/部長&審核申請表、供應(yīng)商開發(fā)申請表3.0采購、技術(shù)、質(zhì)量部門對新供應(yīng)商進行評估打分，填寫審批意思。手工技術(shù)、質(zhì)量、采購/負(fù)責(zé)人&供應(yīng)商評估表4.0對于評審?fù)ㄟ^的新供應(yīng)商，由申請人通知供應(yīng)商檔案管理員，在K3系統(tǒng)中進行“轉(zhuǎn)交易供應(yīng)商”操作，供應(yīng)商檔案管理員在系統(tǒng)中核對“供應(yīng)商資質(zhì)申請表”及相關(guān)審核情況無誤后，進行“轉(zhuǎn)交易供應(yīng)商”操作。ERP供推中心/文員&合格供應(yīng)商審批表2.2 供應(yīng)商變更流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購員根據(jù)與供應(yīng)商變更信息，填寫“供應(yīng)商變更申請表” 注：只涉及到變

5、更名稱、帳號走變更單據(jù)流程，其它變更直接郵件通知供推中心文員變更即可；手工采購/采購員&供應(yīng)商變更申請表（制單）2.0采購部長審核“供應(yīng)商變更申請表”手工采購/部長&供應(yīng)商變更申請表（審核）3.0采購主管副總審批“供應(yīng)商變更申請表”手工采購/主管副總&供應(yīng)商變更申請表（審批）4.0對審批后的供應(yīng)商信息，由申請人通知供推中心文員，在K3維護“供應(yīng)商檔案”操作。把供應(yīng)商核準(zhǔn)通知單或帳號變更通知上傳到系統(tǒng)ERP供推中心/文員&供應(yīng)商檔案2.3 采購詢報價流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0有新材料需要采購，或現(xiàn)在采購價格需要調(diào)整時，由

6、采購員錄入“報價單”，把附表上傳到K3系統(tǒng)；ERP采購/采購員供應(yīng)商報單&報價單（制單）2.0采購部長審核“報價單”ERP采購/部長&報價單（審核）3.0生產(chǎn)總監(jiān)核準(zhǔn)“報價單”手工生產(chǎn)/生產(chǎn)總監(jiān)&報價單（核準(zhǔn)）4.0采購主管副總批準(zhǔn)“報價單”手工采購主管副總&報價單（批準(zhǔn)）5.0報價單審批完成后，由 供推中心文員對K3基礎(chǔ)檔案中采購價格檔案進行更新。ERP供推中心/文員& 供應(yīng)商價格檔案2.4 合格供應(yīng)商評估流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購部針對合格的A類、B類供應(yīng)商提出評估，填寫“供應(yīng)商月考核表”手工采購/采購

7、員&供應(yīng)商月考核表（制單）2.0采購部與質(zhì)量對A類、B類供應(yīng)商進行評分手工采購、質(zhì)量/部長&供應(yīng)商月考核表（會簽）3.0將評估結(jié)果錄入K3系統(tǒng)“供應(yīng)商評分表”，把附表上傳到K3ERP采購/采購員&供應(yīng)商評分表4.0把評估不合格的供應(yīng)商暫停交易ERP采購/采購員2.5 樣品需求管理流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0技術(shù)部根據(jù)新產(chǎn)品提出樣品試制申請，錄入K3ERP技術(shù)部/工程師&樣品試制申請單工作聯(lián)絡(luò)書2.0采購部通知供應(yīng)商打樣、送樣，并接收樣品ERP采購/采購員& 樣品收樣3.0把樣品交給技術(shù)部或質(zhì)量進行樣品檢驗ERP采

8、購/采購員技術(shù)部/工程師& 樣品交接4.0樣品合格后進行確認(rèn)封樣，把簽字完畢的的“樣品確認(rèn)單”上傳到K3ERP采購/采購員& 樣品確認(rèn)單3采購和委外業(yè)務(wù)管理流程3.1 采購訂單流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0根據(jù)不同的物料類型l 生產(chǎn)用物料由物料需求運算模塊自動生成采購申請，PMC審核后打印給采購部；l 安全庫存控制的物料，由PMC生成采購申請，審核后打印給采購；l 非生產(chǎn)物料，由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負(fù)責(zé)對采購申請單進行審核后打印給采購；ERP生產(chǎn)部/PMC各部門/文員&采購申請單2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價格，

9、選擇供應(yīng)商生成采購訂單。ERP采購/采購員& 采購訂單（制單）3.0采購訂單經(jīng)過采購經(jīng)理審核后，采購員打印采購訂單傳真給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。 ERP采購/采購部長技術(shù)部/工程師& 采購訂單（審核）4.0供應(yīng)商送貨到達后，由采購員依據(jù)采購訂單，在“供應(yīng)商送貨單”簽名確認(rèn)訂單號。手工采購/采購員& 供應(yīng)商送貨單5.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認(rèn)的“供應(yīng)商送貨單”開具“收料通知單”，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進行檢驗。ERP物控/文員& 采購入庫單6.0根據(jù)“收料通知單”對物料進行檢驗，并將檢驗結(jié)果錄入“來料檢驗單”，判定合格物料，交倉

10、管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭桑?ERP質(zhì)量部/檢驗員& 來料檢驗單、不良品處理單、特采單7.0根據(jù)“來料檢驗單”“不良品處理單”做入庫業(yè)務(wù)，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；ERP物控/文員& 外購入庫單3.2 采購訂單變更圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0PMC計劃員補生產(chǎn)計劃調(diào)整情況提出采購變更申請，編制“采購變更聯(lián)絡(luò)函”，PMC主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/PMC&采購變更聯(lián)絡(luò)函2.0采購部根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函”在K3中錄入“采購變更通知單”，采購部長審核后通知ERP工程師；ERP采

11、購/采購員采購/采購部長&采購變更通知單3.0ERP工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函”和“采購變更通知單”執(zhí)行變更單生效或關(guān)閉采購訂單ERPERP/工程師4.0采購訂單尾數(shù)關(guān)閉：延期1個月，生產(chǎn)不需要的采購訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關(guān)閉申請”聯(lián)絡(luò)函，PMC審核確認(rèn)，ERP工程師執(zhí)行手工關(guān)閉手工ERP采購/采購員生產(chǎn)部/PMCERP/工程師&采購訂單關(guān)閉申請3.3 采購訂單退貨流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0批量退貨：采購員根據(jù)質(zhì)量部的不合格檢驗報告及時參照采購訂單生成“退貨退知單”，采購部長審核后打印給倉庫；零星退貨：采購員根據(jù)不良品倉的物

12、料手工錄入“退貨退知單”采購部長審核后打印給倉庫；ERP采購/采購員采購/部長&退貨通知單2.0物控根據(jù)“退貨通知單”生成“紅字外購入庫單”處理實物退貨；ERP物控/文員&采購?fù)素泦?.4 委外訂單流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0根據(jù)不同的物料類型l 由物料需求運算模塊自動生成采購申請，PMC審核后打印給采購部；l 其它零星的委外需求由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負(fù)責(zé)對采購申請單進行審核后打印給采購；ERP生產(chǎn)部/PMC各部門/文員&采購申請單2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價格，選擇供應(yīng)商生成委外訂單。ERP采購/采購員&a

13、mp; 委外訂單（制單）3.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單傳真給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。 ERP采購/采購部長& 委外訂單（審核）4.0采購員根據(jù)委外訂單做原材料的“委外加工出庫”，系統(tǒng)能根據(jù)委外產(chǎn)品的BOM自動生成委外加工需發(fā)出的材料清單，委外加工出庫”打印簽字交給倉庫發(fā)料；ERP采購/采購員& 委外加工出庫單（制單）5.0倉管員發(fā)料后，物控文員根據(jù)倉管員簽字的“委外加工出庫單”審核K3單據(jù)ERP物控/文員& 委外加工出庫單（審核）委外異常處理：退換料：經(jīng)質(zhì)量部確認(rèn)后，采購作“紅字委外出庫單”，再以“藍字委外加工出庫單”補料給供應(yīng)商補料：采購提出

14、補料申請，采購部部長審核后，物控參照生成“委外加工出庫單”ERP采購/采購員物控/文員& 委外加工出庫單（制單）& 委外加工出庫單（審核）6.0供應(yīng)商送貨到達后，由采購員依據(jù)委外訂單，在“供應(yīng)商送貨單”簽名確認(rèn)訂單號。手工采購/采購員& 供應(yīng)商送貨單7.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認(rèn)的“供應(yīng)商送貨單”開具“收料通知單”，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進行檢驗。ERP物控/文員& 委外入庫單8.0根據(jù)“收料通知單”對物料進行檢驗，并將檢驗結(jié)果錄入“來料檢驗單”，判定合格物料，交倉管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭?/p>

15、； ERP質(zhì)量部/檢驗員& 來料檢驗單、不良品處理單、特采單9.0根據(jù)“來料檢驗單”“不良品處理單”做入庫業(yè)務(wù)，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；ERP物控/文員& 委外入庫單10.0月末成本會計按委外訂單，根據(jù)“委外入庫單”對委外加工發(fā)出的材料進行核銷。ERP財務(wù)/成本會計3.5 返修委外訂單流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0因材料原因產(chǎn)生不良導(dǎo)致的返修或改制，采購員錄入委外訂單時委外類型選擇“返修訂單”ERP采購/采購員&委外訂單（制單）2.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單傳真給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。

16、 ERP采購/采購部長& 委外訂單（審核）3.0如需進行委外投料變更處理，由采購員提出申請，采購部長執(zhí)行投料變更單，不需則跳過此步。ERP采購/采購部長& 委外投料變更單3.6 委外訂單變更流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0PMC計劃員按生產(chǎn)計劃調(diào)整情況提出委外變更申請，編制“委外變更聯(lián)絡(luò)函”，PMC主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/PMC&委外變更聯(lián)絡(luò)函2.0采購部根據(jù)“委外變更聯(lián)絡(luò)函”在K3中進行委外訂半單變更；ERP采購/采購員3.0委外訂單增加：變更后需追加委外材料出庫數(shù)量；ERP采購/采購員&委外加工出庫單4.0委外訂單

17、減少或取消：變更后則需追回部分材料或全部材料退回；ERP采購/采購員&紅字委外加工出庫單3.0ERP工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函”和中止的委外訂單，查看委外在制品數(shù)量為零后關(guān)閉委外訂單ERPERP/工程師4.0委外訂單尾數(shù)關(guān)閉：延期1個月，生產(chǎn)不需要的委外訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關(guān)閉申請”聯(lián)絡(luò)函，PMC審核確認(rèn)，ERP工程師執(zhí)行手工關(guān)閉注：一定要在制品數(shù)量為零的委外訂單才能關(guān)閉手工ERP采購/采購員生產(chǎn)部/PMCERP/工程師&委外訂單關(guān)閉申請3.7 委外訂單退貨流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0由于供應(yīng)商原因不良可返修退貨：采購員根據(jù)

18、質(zhì)量部的不合格檢驗報告及時參照委外訂單生成“退貨退知單”，采購部長審核后打印給倉庫；ERP采購/采購員采購/部長&退貨通知單2.0物控根據(jù)“退貨通知單”生成“紅字委外入庫單”處理實物退貨；ERP物控/文員&委外退貨單3.0若因為供應(yīng)商原因不良造成不可返修，做報廢處理，要扣除加工費和材料費用,采購部核算損失，供應(yīng)商確認(rèn)后，用負(fù)數(shù)“其他應(yīng)付單”記錄扣款沖減應(yīng)付帳款。負(fù)數(shù)其他應(yīng)付單可以與采購發(fā)票一起核銷。ERP物控/文員&采購?fù)素泦?.0委外物料的報廢，由采購員提出申請，采購部長審核，主管副總審批后，倉庫用“其它出庫單”出庫當(dāng)廢品處理或供應(yīng)商收回ERP采購/采購員采購/部長物

19、控/文員委外物料報廢單&其它出庫單4單據(jù)、報表4.1 采購單據(jù)l 供應(yīng)商調(diào)查表FM-PD-001A：采購員制單采購部長審核l 審核申請表FM-PD-034A：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 供應(yīng)商開發(fā)申請表FM-PD-035A：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 供應(yīng)商評估表FM-PD-002A：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 合格供應(yīng)商申批表FM-PD-036A：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)核實-羅總審批l 供應(yīng)商報價單：供應(yīng)商蓋章l 采購報價單：采購員ERP制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)核實-羅總審批供推中心文員維護價格檔案l 采購申請單：PMC申請單：PMC制單PMC審

20、核 其它部門申購單：部門文員制單部門負(fù)責(zé)人審核l 采購訂單：采購員制單采購部長審核l 供應(yīng)商送貨單：供應(yīng)商簽字蓋章采購員簽字倉管員簽字l 特采申請單：采購員制單采購部長審核各部門會簽l 采購變更聯(lián)絡(luò)函：PMC計劃員制單PMC主管審核l 采購訂單變更單：采購員制單采購部長審核ERP工程師生效l 采購訂單關(guān)閉申請：采購員制單采購部長審核PMC確認(rèn)-ERP工程師關(guān)閉訂單l 采購?fù)素浿獑危翰少弳T制單采購部長審核l 采購?fù)素泦危何锟匚膯T制單倉管員簽名物控部長審核4.2 采購報表l 采購訂單執(zhí)行匯總表、明細(xì)表（供應(yīng)鏈采購管理采購訂單）：采購主管、采購員l 采購訂單全程跟蹤表（供應(yīng)鏈采購管理采購訂單）：采購主管、采購員l 采購匯總表（供應(yīng)鏈采購管理報表分析）：采購主管l 采購成本匯總表、明細(xì)表（供應(yīng)鏈存貨核算入庫核算）：采購主管4.3 委外單據(jù)l 委外申請單：PMC申請單：PMC制單PMC審核其它部門申購單：部門文員制單部門負(fù)責(zé)人審核l 委外訂單（普通、返修）：采購員制單采購部長審核l 采購變更聯(lián)絡(luò)函：PMC計劃員制單PMC主管審核l 委外出庫單：采購員制單采購部長簽字倉管員簽字物控文員審核l 投料變更單：采購員制單采購部長簽字l 物料補料報廢單：采購員制單采購部長審核-