辦公室(助理、秘書、辦公室工作人員等)禮儀培訓

1、辦公禮儀小交流微電子與固體電子學院 李俊儒對我們自己對我們自己1.1.體現(xiàn)我們良好的個人體現(xiàn)我們良好的個人修養(yǎng)修養(yǎng)2.2.讓我們的形象看上去讓我們的形象看上去更好更好3.3.讓別人喜歡是一件很讓別人喜歡是一件很快樂的事快樂的事4.4.建立良好的人際關(guān)系建立良好的人際關(guān)系, ,我們的生活將更加美我們的生活將更加美好好對他人對他人1.1.工作輕松，心情愉快工作輕松，心情愉快2.2.向你學習向你學習, ,共同營造良共同營造良好的工作環(huán)境好的工作環(huán)境3.3.進一步提升團隊形象進一步提升團隊形象* * 意想不到的收獲意想不到的收獲辦公禮儀的重要意義辦公禮儀的重要意義: :哇，禮儀那么有用，哇，禮儀那么有

2、用，我要成為知禮、守禮我要成為知禮、守禮的紳士！我該怎么做的紳士！我該怎么做呢？呢？ 什么是禮儀什么是禮儀? ? 中國人民大學國際關(guān)系學院外交學系主任 -金正昆: 禮儀是一門綜合性較強的行為科學，是指在人際交往中，自始至終地以一定的，約定俗成的程序、方式來表現(xiàn)的律已、敬人的完整行為。 禮儀就是禮儀就是: 自尊 尊重尊重 尊他 下面下面, ,就讓我們一起來就讓我們一起來 學習辦公禮儀吧學習辦公禮儀吧!男士篇男士篇 女士篇女士篇1.1.襯衣襯衣顏色:要和西裝整體顏色協(xié)調(diào) 厚度:不宜過薄或過透，特別是穿淺色襯衫的時候，襯衫里面不要套深色的或保暖防寒服，特別要注意不要將里面的防寒服或內(nèi)衣露出領(lǐng)口。袖長

3、:袖子應比西裝的袖子長出1公分，并能蓋住手背鈕扣:打領(lǐng)帶的時候，襯衫的所有鈕扣，包括襯衫領(lǐng)口、袖口的鈕扣都應該扣好 2.2.領(lǐng)帶領(lǐng)帶 顏色:領(lǐng)帶的顏色要和襯衫、西服顏色相互配合，整體顏色要協(xié)調(diào) ,一般采用深色,領(lǐng)帶的顏色不要淺于襯衣，尤其不要黑襯衣白領(lǐng)帶 長度:正好抵達腰帶的上方或有一兩公分的距離 3.3.西裝西裝 顏色（三色原則）:一般以深色的為主，避免穿著有格子或者顏色艷麗的西服,全身顏色不得多于三種顏色（色系） 款式:純毛,單排扣 鈕扣系法:一般兩?？圩?，只系上面的一粒，如果有三?？圩?，只系上面的兩粒，最下面的一粒不系 4.4.鞋襪鞋襪 顏色:如果穿深色皮鞋，襪子的顏色應該以深色為主，同

4、時要避免出現(xiàn)比較花的圖案 ,同時襪子的顏色必須保持和西服整體顏色協(xié)調(diào) 質(zhì)地:在穿西服打領(lǐng)帶這種商務著裝的情況下，一般要配以皮鞋，杜絕出現(xiàn)運動鞋、涼鞋或布鞋，皮鞋要保持光亮、整潔 . 三一定律：鞋子、腰帶、公文包三處保持一個顏色，黑色最佳 5.5.必備物品必備物品 鋼筆或簽字筆 名片夾 紙巾 公文包6.6.儀容儀容男士的發(fā)型發(fā)式標準就是干凈整潔，要注意經(jīng)常修飾、修理 。頭發(fā)不應該過長，前部的頭發(fā)不要遮住眉毛，側(cè)部的頭發(fā)不要蓋住耳朵，后部的頭發(fā)不要長過西裝襯衫領(lǐng)子的上部，頭發(fā)不要過厚，鬢角不要過長。每天要進行剃須修面以保持面部清潔要隨時保持口氣的清新 1.1.著裝著裝: :干凈整潔 注意場合正式的

5、商務套裝，無領(lǐng)、無袖、太緊身或者領(lǐng)口開的太低的衣服及黑色皮裙應該避免 2.2.鞋襪鞋襪絲襪的長度一定要高于裙子的下擺 ,避免”三節(jié)腿”正式高級場合不光腿 皮鞋要”雙包”（腳趾和后跟）皮鞋應該盡量避免鞋跟過高或過細 3.3.飾品飾品符合身份，以少為佳 兩類不適宜佩戴的首飾：展示財力、在社交場合才佩戴的珠寶首飾和展示性別魅力的首飾（如胸針、腳鏈） 佩戴原則：同質(zhì)同色 4.4.儀容儀容發(fā)型發(fā)式應該保持美觀、大方 面部修飾應該以淡妝為主，不應該濃妝艷抹 化妝應考慮服飾、膚色的搭配 指甲不易太長,應保持清潔,常常修剪,指甲油盡量用淡色站姿站姿 坐姿坐姿1.1.站姿站姿要領(lǐng)要領(lǐng): : 端正、挺拔、舒展、俊

6、美。方法方法: : 抬頭，目視前方，挺胸直腰，肩平，雙臂自然下垂，收腹，雙腿并攏直立，腳尖分呈字型，身體重心放到兩腳中間。也可兩腳分開，比肩略窄。兩手在腹前交叉，右手握左手的手指部分，使左手四指不外露，左右手大拇指內(nèi)收在手心處。2.2.坐姿坐姿正襟危坐式(最基本的坐姿) 上身與大腿， 大腿與小腿， 小腿與地面，都應當成直角。 雙膝雙腳完全并攏 適用于正規(guī)的場合雙腿斜放式 雙膝先并攏， 然后雙腳向左或向右斜放力求使斜放后的腿部與地面 呈45度角。 適用于穿裙子的女性在較低處就座使用。雙腿疊放式 將雙腿完全地一上一下交疊在一起， 交疊后的兩腿之間沒有任何縫隙，猶如一條直線。 雙腿斜放于左右一側(cè)，斜

7、放后的腿部與地面呈45度夾角。 適合穿短裙子的女士采用雙腳交叉式 雙膝先要并攏， 然后雙腳在踝部交叉。 交叉后的雙腳可以內(nèi)收，也可以斜放，但不宜向前方遠遠直伸出去。 適用于各種場合，男女皆可選用1.接電話 (請根據(jù)自己的情況回答以下問題,并說明原因)你一般在電話響了幾聲后接電話?如果電話響了很久你才去接聽,你通常會怎么說?當遇到打錯的電話時,你通常會怎么回應打電話的人?我們應該這樣做我們應該這樣做: :電話最好在三聲之內(nèi)接聽，長時間讓對方等候是很不禮貌的行為自報家門：“您好，微固學院研究生科/學生科。”如果對方打錯電話，禮貌告知并盡量提供正確的電話號碼。查號臺：83201114。如果對方道了歉

8、，不要忘了說：“沒關(guān)系” 接聽電話的注意事項接聽電話的注意事項 做好認真記錄 使用禮貌語言注意聽取時間、地點、事由和數(shù)字等重要詞語對方需要找某位老師時，捂住話筒通知這位老師接電話如果是推銷會議、書、產(chǎn)品的一律婉拒，拿不準的可以請老師接電話 撥打電話的注意事項撥打電話的注意事項 要考慮打電話的時間，對方此時是否有時間或方便；注意確認對方的電話號碼、單位、姓名,以避免打錯電話；準備好所需要用到的資料、文件等；外界的雜音或私語不能傳入電話內(nèi)；講話的內(nèi)容要有次序，簡潔、明了；注意通話時間，不宜過長；非緊急情況避免撥打私人電話。2.掛電話掛電話的順序:中止電話時應恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不宜“越位”搶先。?/p>

9、般下級要等上級先掛電話，晚輩要等長輩先掛電話，被叫等主叫先掛電話.應輕放話筒細節(jié)細節(jié): :1.通話的時機技巧： 不選周一上午、上班的前兩個小時 不選周末、周五下班前 不選晚10點到第二天早上8點前打電話2.永遠不要對打來的電話說：我不知道！這是永遠不要對打來的電話說：我不知道！這是一種不負責任的表現(xiàn)。一種不負責任的表現(xiàn)。3.不要隨意向他人透露老師的私人號碼！不要隨意向他人透露老師的私人號碼！電話技巧電話技巧(大家一起來討論)1.正當你接電話時,有客人來訪,辦公室又沒有其他人在,你要如何處理?2.正當你在接一個電話的時候,又有一個電話響了,辦公室又沒有其他人在,你要如何處理?3.你對電話那端的人

10、并不熟悉,當他要找你的上司時,你要如何處理? 應當這樣做應當這樣做: :1. 原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話.2.千萬不要不理睬另一個打進來的電話?？蓪φ谕ㄔ挼囊环秸f明原因，要其稍等片刻 ，然后立即去接另一個電話。待接通之后，先請對方稍后，或過一會再打進來（最好是自己撥過去），隨后繼續(xù)方才正打的電話。3.此時應客氣而禮貌地詢問：“對不起，請問您是哪位?” “請問你有什么事嗎?” 接待禮儀1 1、禮貌服務形式規(guī)范三要素：、禮貌服務形式規(guī)范三要素： 接待三聲：接待三聲：來有迎聲問有答聲

11、去有送聲 文明十字：文明十字：你好、請、謝謝、對不起、再見作用：運用文明十字可化險為夷、排憂解難 熱情三到：熱情三到：眼到 （平視對方，以示尊重）口到： （講話內(nèi)容切合對方實際情況）意到： （講話內(nèi)容意思明確） （態(tài)度平和友善，反應迅速、準確）2 2、會面禮儀、會面禮儀問候問候 問候要注意的順序問題：問候要注意的順序問題：男士先問候女士下級先問候上級主人先問候客人注意：在和老師講話或打招呼時，要尊稱其為注意：在和老師講話或打招呼時，要尊稱其為X X老師，而不應該以老師，而不應該以“ “嗨嗨” ”，“ “喂喂” ”等語氣詞稱呼！等語氣詞稱呼！2 2、會面禮儀、會面禮儀稱呼稱呼 在商務交往中，在商

12、務交往中，適用的稱呼主要有：適用的稱呼主要有： 行政職務 技術(shù)職稱 行業(yè)稱呼 時尚性稱呼 四不用稱呼：四不用稱呼： 無稱呼 稱兄道弟 替代性稱呼及簡稱 不適當?shù)牡胤叫苑Q呼2 2、會面的禮儀、會面的禮儀介紹介紹 自我介紹自我介紹 先遞名片再自我介紹 介紹時間簡短 內(nèi)容要規(guī)范 介紹別人介紹別人 誰當介紹人 （代表對客人的待遇） 介紹的先后順序 （客人優(yōu)先了解情況） 業(yè)務介紹注意事項：業(yè)務介紹注意事項：把握時機，掌握分寸在對方空閑有興趣想 了解時做介紹態(tài)度要真誠表情要自然、大方、 友好 產(chǎn)品介紹：產(chǎn)品介紹：人無我有人有我優(yōu)人優(yōu)我新 交換名片的禮儀交換名片的禮儀如果是坐著，盡可能起身接受對方遞來的名片

13、 輩份較低者，率先以右手遞出個人的名片 到別處拜訪時，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片 接受名片時，應以雙手去接，并確定其姓名和職務 接受名片后，不宜隨手置于桌上經(jīng)常檢查皮夾 不可遞出污舊或折皺的名片 名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出 盡量避免在對方的名片上書寫不相關(guān)的東西 不要無意識地玩弄對方的名片 上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片 3 3、用餐禮儀、用餐禮儀 與他人一起用餐時，下述舉止動作與他人一起用餐時，下述舉止動作屬不雅動作，理當禁止：屬不雅動作，理當禁止： 一是吃的響聲大作，“電閃雷鳴”。 二是亂吐廢物，唾液飛濺。 三是張口剔牙，捅來捅去。 四是

14、寬衣解帶，脫鞋脫襪。 五是挑三揀四，挑肥揀瘦。 六是替人添菜，熱情過頭。 七是以酒灌人，出人洋相。 八是酗酒劃拳，爭吵起哄。 九是吸煙不止，污染空氣。 十是吐痰擤鼻，壞人食興。 十一是滿臉開花，吃相不雅。 十二是下手取食，起身夾菜。 十三是“品嘗”餐具，亂用餐具。 十四是與人搶菜，亂換位置。 十五是非議飯菜，為難主人。初次交往規(guī)范初次交往規(guī)范 無噪音無噪音 著裝要規(guī)范著裝要規(guī)范 主客接觸距離有度主客接觸距離有度 私人距離（0.5米） 常規(guī)距離（05-15米） 禮儀距離（15-35米） 公共距離（35米） 不要同時按上下行鍵。 不要堵在電梯口，讓出通道。 遵循先下后上的原則。 先進入電梯，應主動

15、按住按紐，防止電梯夾人，幫助不便按鍵的人按鍵，或者輕聲請別人幫助按鍵。 在商務活動中，按鍵是晚輩或下屬的工作，電梯中也有上位，愈靠內(nèi)側(cè)是愈尊貴的位置。 電梯中絕對不可以抽煙，盡量避免交談，除非電梯中只有你們兩個人。 人多時不要在電梯中甩頭發(fā)，以免刮人臉。1.公共區(qū)域2.個人區(qū)域1.1.不不在在公共辦公區(qū)吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩；公共辦公區(qū)吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩；2.2.飲水時，如不是接待來賓，應使用個人的水杯，減少飲水時，如不是接待來賓，應使用個人的水杯，減少一次性水杯的浪費；一次性水杯的浪費；3.3.最后離開辦公區(qū)的人員應關(guān)電燈、門窗、及室內(nèi)總閘；最后離開辦公區(qū)的人員應關(guān)電燈、門窗、及室內(nèi)

16、總閘；4.4.不得擅自帶外來人員進入辦公區(qū)，會談和接待應安排不得擅自帶外來人員進入辦公區(qū)，會談和接待應安排在洽談區(qū)域；在洽談區(qū)域；5.5.打斷會議不要敲門，進入會議室將寫好的字條交給有打斷會議不要敲門，進入會議室將寫好的字條交給有關(guān)人員；關(guān)人員；6.6.不翻看不屬于自己負責范圍內(nèi)的材料及保密信息；不翻看不屬于自己負責范圍內(nèi)的材料及保密信息；7.7.當有幾位老師同時在辦公室時，切忌單獨和一位老師當有幾位老師同時在辦公室時，切忌單獨和一位老師竊竊私語，忽略其他老師！竊竊私語，忽略其他老師！注意：注意：1.1.辦公室的重要資料不得隨意帶出辦公室！辦公室的重要資料不得隨意帶出辦公室！ 2. 2.離開辦

17、公室一定要鎖門！離開辦公室一定要鎖門！1.1.辦公桌位清潔，非辦公用品不外露，桌面碼放整辦公桌位清潔，非辦公用品不外露，桌面碼放整齊齊2.2.當他人輸入密碼時自覺將視線移開當他人輸入密碼時自覺將視線移開3.3.在征得許可前不隨便使用他人的物品在征得許可前不隨便使用他人的物品4.4.需要離開辦公室時應向主管上級請示，告知因何需要離開辦公室時應向主管上級請示，告知因何事外出，用時多少，聯(lián)系方式事外出，用時多少，聯(lián)系方式, ,若上級主管不在，若上級主管不在，應向同事交代清楚應向同事交代清楚辦公語言藝術(shù)辦公語言藝術(shù) 基本原則：少說多聽基本原則：少說多聽（智者善聽、愚者多說） 職場商務人員交談六不談：職場商務人員交談六不談：不非議國家和