應收賬款管理體系建立

1、應收賬款管理體系建立吳勇沈黔芬企業(yè)實行賒銷,大致可以分為兩類,一類是抓住賒銷需求所存在的利潤空間主動從事賒銷獲利,另一類是受行業(yè)競爭壓力被迫跟隨賒銷。其本質(zhì)區(qū)別是主動從事賒銷必須要有獲利空間能為企業(yè)帶來足夠的回報才能實施,而被動從事則不一定要求要有足夠的回報率,作為服務于整體戰(zhàn)略的戰(zhàn)術性手段,只要整體目標因此受益且資金、管理資源能與之匹配即可采用。從眾多賒銷企業(yè)的分析中可以了解,企業(yè)贏利來源于核心競爭力,賒銷管理能力只是其中的一個組成部分。的確有一部分企業(yè)在這方面具有較強的優(yōu)勢,也通過實施賒銷為企業(yè)創(chuàng)造了效益,但多數(shù)企業(yè)并不具備足夠的能力。許多低級陷阱譬如負效益資金客戶繼續(xù)擴大欠款而銷量并未增

2、加等現(xiàn)象屢見不鮮,此類企業(yè)存世不少,其充斥于各行各業(yè)的理由無外乎兩條:行業(yè)毛利空間太大或來自于其它核心競爭力所產(chǎn)生的利潤豐厚足以肆意揮霍。賒銷運行一段時期以后,不可避免會產(chǎn)生部分負效益欠款如壞賬、呆賬及高齡賬款等,有鑒于此,應收賬款管理的核心是最大效率地發(fā)揮資金在目標客戶群中的作用,將負效益資金產(chǎn)生的比重控制在一定范圍,不至于因此將獲利空間吞噬殆盡。應收賬款管理遵循規(guī)劃、計劃、執(zhí)行和控制四步曲,賬齡分析將作為重要手段貫穿始末。一、規(guī)劃規(guī)劃形成須經(jīng)銷售部擬定、財務部審核和企業(yè)主管審批三個步驟才能完成。(一擬定規(guī)劃內(nèi)容涉及在一定時間段內(nèi)的資金需求、銷售額、毛利貢獻、信用成本四個方面。1、資金需求(

3、1需求總額*(2各時間段之間的資金分配*(3不同區(qū)域類型的資金分配(4不同產(chǎn)品類型的資金分配*(5不同賬齡類型的資金分配*(6不同欠款額度類型的資金分配(7不同銷售額類型的資金分配(8不同毛利類型的資金分配(9不同欠款發(fā)放方式類型的資金分配2、銷售額(1產(chǎn)生總銷售額*(2各時間段產(chǎn)生的銷售額*(3不同區(qū)域類型產(chǎn)生的銷售額(4不同產(chǎn)品類型產(chǎn)生的銷售額(5不同賬齡類型產(chǎn)生的銷售額*(6不同欠款額度類型產(chǎn)生的銷售額(7不同銷售額類型產(chǎn)生的銷售額(8不同毛利類型產(chǎn)生的銷售額3、毛利貢獻(1產(chǎn)生總毛利*(2各時間段產(chǎn)生的毛利*(3不同區(qū)域類型產(chǎn)生的毛利(4不同產(chǎn)品類型產(chǎn)生的毛利(5不同賬齡類型產(chǎn)生的毛利

4、(6不同欠款額度類型產(chǎn)生的毛利(7不同銷售額類型產(chǎn)生的毛利(8不同毛利類型產(chǎn)生的毛利4、信用成本(1總信用成本*(2機會成本(3管理成本(4壞賬成本*以上內(nèi)容從多個角度來界定欠款使用,以確保資金圍繞銷售部的兩大核心目標規(guī)模與利潤使用,有的項目必須非常嚴謹,而有的項目則只需提供一個大致的結構比例,其中注明“*”的部分應該是必須明確的項目。(二審核財務部應對規(guī)劃方案的贏利能力做出評定、對方案內(nèi)各組成部分之間是否存在邏輯上的矛盾做出判斷及對方案提出的資金需求能否滿足做出回應。(三審批企業(yè)主管經(jīng)權衡各方利弊最終確定規(guī)劃是否準予執(zhí)行。比如可以依據(jù)規(guī)劃方案不切實際、規(guī)劃方案贏利能力不足、企業(yè)對賒銷管理中不

5、可控因素的把握能力不足、企業(yè)自身賒銷管理能力不足、企業(yè)融資能力不足等理由而否定規(guī)劃方案。二、計劃規(guī)劃明確了運行方向,計劃則要落實到具體的客戶。計劃應包含客戶總資金需求額、不同階段資金需求額、總銷售額、不同階段銷售額及欠款發(fā)放方式。不同階段資金需求額應明確到月,由于不同欠款發(fā)放方式使月末欠款不能真實反映客戶的實際欠款水平,加之EXCELL的功能足夠強大,應該使用月均欠款額來衡量客戶的欠款水平。同時為了便于對各種產(chǎn)品結構類型的客戶能進行橫向?qū)Ρ?銷售額應采用銷售產(chǎn)品類別的實際銷量來加權處理。制定計劃的步驟:(一自上而下分解根據(jù)資金總額及各具體業(yè)務人員的需求額按管理層次由高到低逐層分解。(二自下而上

6、累加根據(jù)各具體客戶的資金需求按管理層次由低到高逐層累加。(三大額欠款客戶評定大額欠款客戶的欠款額度確定要相當慎重,應由企業(yè)相關中層以上管理人員組成評定小組集思廣益。(四新客戶預留新客戶開發(fā)所需資金來源有四個途徑:呆賬回收、高齡客戶欠款壓縮、正常賬齡客戶合理調(diào)節(jié)及資金預留。如果不作合理預留,當呆賬回收、高齡客戶欠款壓縮和正常賬齡客戶的合理調(diào)節(jié)不能滿足新客戶需求時,為了爭得客戶勢必會謀求重新調(diào)整規(guī)劃以期獲得額外資金資源或因不合理調(diào)整其它正常賬齡客戶而損失既得利益,更有甚者無視規(guī)劃隨意發(fā)放導致資金管理失控。(五雙向平衡自上而下分解不可能使每個客戶都能合理分配到適合的資金資源,自下而上的累加也不可能與

7、規(guī)劃總額完全吻合,此時銷售主管應權衡利弊做出合理調(diào)配。(六類別檢驗規(guī)劃對資金使用從不同角度作了界定,當客戶群體龐大、結構紛繁復雜時不應苛求也不可能制定出完全與之相符的計劃。但是逐項檢驗卻是不可或缺,以免出現(xiàn)較大偏差,計劃客戶偏離目標群。(七新增計劃新客戶開發(fā)或不在計劃范圍內(nèi)的老客戶需要資金支持時,應逐層請示相關主管,經(jīng)審批同意后才能納入計劃,為有利于主管權衡,該類計劃應盡量每月集中、匯總處理。(八臨時計劃每月匯總期未能及時上報的新增計劃,應盡量控制在很小的范圍,經(jīng)逐層請示相關主管征得同意后才能納入計劃。(九調(diào)整計劃客戶資金需求是動態(tài)的,已經(jīng)做了計劃的客戶,也會根據(jù)需求進行調(diào)整。計劃調(diào)整也應遵循

8、每月集中、匯總處理的原則,經(jīng)相關主管審批后重新納入計劃。三、執(zhí)行計劃鎖定了目標客戶群,執(zhí)行則應一絲不茍、有條不紊。執(zhí)行過程涉及資金發(fā)放和回收,發(fā)放不嚴謹,增加后續(xù)回收工作,回收不力,負效益資金比例則大幅上揚。(一資金發(fā)放資金發(fā)放可以分為計劃內(nèi)和計劃外兩種:1、計劃內(nèi)欠款銷售內(nèi)勤執(zhí)行計劃內(nèi)資金發(fā)放,財務部門負責審核。首先明確發(fā)放條件,如欠款協(xié)議及欠條必須在發(fā)放之前即應準備充分,切忌先發(fā)放再后補,一方面賒銷風險不可預見,一旦面臨壞賬危機時再想通過其它途徑彌補手續(xù)上的欠缺將事倍功半,另一方面后補手續(xù)將加大管理工作,增加產(chǎn)生管理漏洞的機率。其次嚴格控制欠款額度,計劃中對欠款額有明確界定的客戶,不能隨意

9、超出額度,盡量按約定發(fā)放,超額或不足會為以后的對賬工作增加不必要的麻煩。第三,主營低毛利產(chǎn)品的客戶從開始發(fā)放時就應明確規(guī)定每次只能部分欠款,付現(xiàn)部分應占購貨金額的50-80%。第四,第一個月欠款發(fā)放沒有達到計劃金額的客戶,次月再補發(fā)不足部分時,首先應現(xiàn)款銷售,當銷量與已欠部分相當后才能執(zhí)行。第五,周期性欠款客戶由于在某一個時間段內(nèi)欠款呈逐月上升趨勢,每次發(fā)放之前都應檢查前一段時間內(nèi)銷量與已欠貨款是否與計劃相符,一旦出現(xiàn)較大偏差時暫緩執(zhí)行,上報至相關主管等候指示。企業(yè)與客戶簽訂欠款協(xié)議是實行賒銷必不可少的前提條件,僅僅依靠欠條不能涵蓋運行過程中存在的各種變數(shù)。市場競爭千變?nèi)f化,客戶對資金的需求以

10、及由此對企業(yè)產(chǎn)生的貢獻也隨之瞬息萬變,欠款發(fā)放應保證能有合理的銷售額和毛利回報。協(xié)議簽訂應建立在雙方互利互惠前提之下,當其中一方利益得不到保障時均有理由提出調(diào)整。站在企業(yè)角度至少應該明確的內(nèi)容有:(1欠款使用對象。欠款使用對象的名稱一定要準確,如具有法人資格的企業(yè)名稱、工商部門注冊的合法個體經(jīng)營者、與身份證吻合的個人,協(xié)議名稱也應與票據(jù)開戶名稱一致。(2欠款使用時間。協(xié)議約定雙方在一定時期內(nèi)建立賒銷關系,在這一時期內(nèi)雙方處于相對穩(wěn)定狀態(tài)。起始時間視客戶需求而定,為便于管理,協(xié)議終止時間應大部分統(tǒng)一在年末某一具體日期,少部分特殊類型客戶如周期性欠款客戶需跨越年度,也應盡量集中于次年某一具體日期。

11、(3欠款使用方式及付款約定客戶類型千差萬別以及資金需求參差不齊,企業(yè)應根據(jù)自身管理能力確定欠款使用方式。管理能力強的企業(yè),完全可以多種形式并存,而管理能力弱的企業(yè)則盡量采用較少的方式。協(xié)議中應明確采用何種方式,如臨時欠款、月結、固定欠款、混合型欠款、約定付款天數(shù)或周期性付款,同時約定欠款發(fā)放之后歸還的準確時間。A、臨時欠款:有些客戶與企業(yè)已建立一定時期的合作關系,可以預見在一定時間段內(nèi)會出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難,企業(yè)應給予資金支持以避免銷售波動,欠款額度及期限事前難以確定,根據(jù)客戶需要再臨時約定,協(xié)議中應明確資金支持額度和期限的上限。B、月結:根據(jù)毛利情況部分客戶可以給予十五天左右的資金周轉(zhuǎn),采用月結

12、方式較為合理。C、固定欠款:估計客戶全年經(jīng)營能力確定一個固定的欠款額,一次或多次以貨物形式墊足,之后現(xiàn)款經(jīng)營至年末一次或分批次歸還。D、混合型欠款:除給予一定額度的固定欠款外,當資金運作出現(xiàn)困難時再給予適度臨時周轉(zhuǎn)予以補充。E、約定付款天數(shù):根據(jù)客戶銷售產(chǎn)品結構及毛利情況約定客戶從產(chǎn)生欠款開始至足額歸還的時間。F、周期性欠款:具有周期性生產(chǎn)的行業(yè),資金需求具有顯著特征,一定時間段內(nèi)不需要資金支持甚至以預付款形式存在,其它時間內(nèi)段內(nèi)則呈持續(xù)上升趨勢,且多數(shù)以跨年度形式存在,此類客戶不宜于采用年末作為協(xié)議終止時期,而應設定為所有欠款能全部清零的日期。(4欠款使用總額及各階段分配。根據(jù)企業(yè)資金資源及

13、客戶需求確定每個客戶在協(xié)議期內(nèi)能夠給予資金支持的總額,同時資金資源及需求在各個時期并不一致,應相應做出合理分配。(5總銷售額及各階段劃分約定。應明確約定客戶在各時間段內(nèi)產(chǎn)生的銷售額以保證企業(yè)能獲取合理回報。(6欠款額調(diào)整約定?？蛻艚?jīng)營是動態(tài)的,應該允許適度波動,但是當銷售與預期相去甚遠或銷量呈下滑趨勢與欠款額不相匹配時,理應要求客戶壓縮部分欠款或重新約定協(xié)議甚至終止協(xié)議。(7違約責任。當客戶不能按要求履行合約且經(jīng)協(xié)商解決仍不能令企業(yè)滿意時,企業(yè)有權訴諸法律并獲取相應賠付。2、計劃外欠款有計劃地實施欠款發(fā)放是減少出現(xiàn)管理紕漏的有效手段,企業(yè)應建立嚴格的審批程序?qū)⒂媱澩馇房羁刂圃跇O小的范圍。3、加

14、強定期對賬工作由于有多種欠款使用方式存在,客戶應收賬款余額會隨時間推移不斷變動,為了避免產(chǎn)生不必要的糾紛,交易頻繁的客戶每月都應核對一次,其它客戶至少每個季度核對一次。4、爭議欠款處理有諸多因素如記賬錯誤、開票錯誤、發(fā)貨錯誤、折讓處理滯后、促銷政策落實不到位、承諾未予兌現(xiàn)、投訴處理不及時等等都會引起企業(yè)與客戶對欠款額的確認存在分歧,面對以上情形應遵循的原則:一是處理及時,一線銷售人員盡快找出分歧原因上報至相關主管,屬于企業(yè)管理失誤所致應及時糾正并與客戶再次確認;二是與欠款剝離處理,應明示客戶欠款不應與其它管理項目互相裹攪,可以在對賬單內(nèi)設立爭議項目予以說明。(二欠款回收欠款回收的最高境界是客戶

15、自覺到期如數(shù)支付,但是守信的客戶畢竟有限,部分客戶天生就有不良習性,往往通過逾期付款獲得利益,如若得逞還會朝高齡賬款方向發(fā)展,最終演變成為呆賬、壞賬,而一些原本守信的客戶,受管理松弛縱容也會如出一轍。逾期付款不可小視,所有負效益資金的產(chǎn)生都是從它開始,并且由此產(chǎn)生的利息也不容忽視,往往超乎想象成倍于收賬費用和壞賬損失,所以逾期賬款管理成為應收賬款管理各環(huán)節(jié)中的瓶頸,與總信用成本成正相關。1、培養(yǎng)客戶自覺到期如數(shù)支付的良性習慣守信并不是所有客戶的天性,對守信客戶給予適度獎勵和采取嚴厲處罰措施懲戒逾期付款是建立良性習慣必不可少的手段。2、主動預示欠款到期的時間及金額提前三天提示客戶到期欠款及金額,

16、給客戶適當?shù)臏蕚鋾r間,同時減少其尋找各種托辭的機會。3、到期賬款追蹤欠款到期應主動追蹤客戶付款情況,至下午四點仍未付款的客戶理應逐一聯(lián)系確保當日結清。4、逾期客戶處置及賬款催收欠款一旦逾期應立即上報相關主管,首先明確是否準予再度發(fā)貨,原則上應暫停交易,待逾期賬款相關事宜處理完畢再繼續(xù)合作;少量客戶可以允許在一定時期內(nèi)現(xiàn)款交易,但是必須再度明確逾期賬款的歸還時間;逾期客戶還要繼續(xù)增加欠款則應予以堅決杜絕。其次是組織相關業(yè)務人員加緊上門催收,放任自流貽害無窮。第三,對逾期客戶實施嚴厲懲戒如承擔三至五倍逾期利息等等,讓客戶明白一旦逾期付款將得不償失。第四,做好違規(guī)記錄,實施紅、黃牌制度,重犯給予黃牌

17、警告,三次則亮紅牌取消資金支持。(三惡性賬款(賬齡120天以上或90天以上呆賬管理惡性賬款多屬由來已久,冰凍三尺非一日之寒,要想靠一朝一夕之力就能扭轉(zhuǎn)并不現(xiàn)實,必須持之以恒、循序漸進方成正果。1、正態(tài)分布。檢查各類型欠款在總應收賬款中的比例,如果惡性賬款處于正態(tài)分布狀況,完全可以不必過多糾纏而默認其在一定時期內(nèi)的存在,采取一個季度集中處理一次。2、分類回收。惡性賬款比例過大甚至過濫,則每個月都應安排一定管理資源實施回收。首先按回收難易程度進行劃分,其次制定回收先后秩序,容易回收的部分優(yōu)先處理。3、分步回收。很多賬款不是一次催收就能達到滿意的結果,可以分成幾個月來完成。4、回收計劃。制定詳盡計劃

18、明確到具體客戶、金額以及采用的方式,計劃應具有可操作性,充分預估任務的艱難程度,如果事先就能預判完成可能低于70%則說明計劃制定并不嚴謹。、制定獎懲措施。此類賬款形成原因較為復雜，很多直接責任人已難于界定， 應以獎勵為主激勵成效顯著的人員。 對那些消極對待甚至有意阻礙政策執(zhí)行的人 員則應予以嚴厲制裁。 、實施回收?；厥辗绞蕉喾N多樣，比如成立收款小組、委托外部收款組織以及 訴諸法律手段等等，應根據(jù)企業(yè)自身情況而定。 、跟蹤回收。適時跟蹤回收進度，一旦出現(xiàn)較大偏差應及時做出相應調(diào)整。 、 結果檢查。 每次有組織的回收工作結束都應檢查完成情況及總結存在的問題。 、 效益分析。 欠款回收需要企業(yè)付出相

19、應成本， 包括費用開支及管理資源分配， 如果回收金額低于成本， 應調(diào)整方案以期隨后的工作能扭轉(zhuǎn)局面。原則上回收資 金低于收賬費用的客戶不值得為此付出成本， 但是為了樹立企業(yè)在行業(yè)中的威信 以防止其它客戶效仿，部分客戶應不惜貼錢也要其如數(shù)賠付。 、相關手段。惡性賬款客戶為企業(yè)帶來的銷售貢獻與所欠貨款已極度不襯， 欠款回收是企業(yè)面臨的首選目標。但是并非所有客戶都能達到滿意效果，此時不 妨退而求其次采用其它手段改善欠款效率：、重新談判以期達成呆賬客戶再度 合作；、通過促銷政策或價格手段刺激銷量上升，待銷量達到一定程度時再逐 步取消；、擴大折讓水平用于沖減欠款。有兩種情形可以達到這一目的，一是 利用漲

20、、跌價過程來實現(xiàn)， 二是利用用于刺激銷量的促銷政策或價格手段待銷量 達到一定程度時再轉(zhuǎn)化為折讓。 （四） 較低效率資金客戶（賬齡 61-120 天）管理 較低效率資金客戶管理與惡性賬款客戶管理大致相同，由于其性質(zhì)、程度優(yōu) 于惡性賬款客戶， 強行收款將不作為全面實施的手段，待在惡性賬款客戶中取得 顯著成效時再如法炮制， 所以應將欠款壓縮與刺激銷售優(yōu)化資金效率作為同等目 標，同時有效遏制其大面積向惡性賬款方向轉(zhuǎn)移的趨勢。 （五） 低效率資金客戶（賬齡 31-60 天）管理 低效率資金客戶以增加銷量為首要目標， 有針對性地壓縮部分客戶欠款為輔 助，密切關注銷量呈持續(xù)下滑的客戶并有效避免進一步惡化。

21、（六） 尾款管理 尾款泛濫會給資金管理帶來諸多不便，還會成為吞噬利潤的殺手。除平時加 強管理寧可損失部分銷量也要杜絕產(chǎn)生以外， 定期安排相關業(yè)務人員督促客戶清 零也是必不可少的手段。 （七） 壞賬處理 建立壞賬準備金提取制度， 定期核消已確定無法回收的或不宜大動干戈、勞 命傷財、收不抵支的呆賬。 （八） 考核方案 建立完善的應收賬款績效考核方案， 主要涉及獎勵優(yōu)化負效益資金和懲戒惡 化資金效率的行為。 、 運用賬齡分析原理評定各類型客戶欠款效率， 對銷售額和欠款額作相應變 通處理便于橫向?qū)Ρ龋ㄔ斠娰~齡分析在應收賬款管理中的應用。 ） 、 懲戒惡化資金效率行為。比如每月承擔新增呆賬（連續(xù) 90

22、天未產(chǎn)生銷售 額）1%的滯納金，每月承擔新增負效益資金（賬齡 30 天以上客戶）超出 銷售額部分 1%的滯納金等等。 、 獎勵優(yōu)化負效益資金行為。比如呆賬回收成功、負效益資金客戶經(jīng)有效治 理后處于穩(wěn)定的正常效率后應給予獎勵等等。 四、 控制 應收賬款管理的控制程序是指通過定期分析應收賬款運行狀況與規(guī)劃目標 是否相符， 歸納產(chǎn)生偏差的原因，重新調(diào)整方案以適應競爭環(huán)境保障營銷目標的 完成。 定期分析從兩個層面進行： 客戶層面的微觀分析和整體層面的宏觀分析。應 收賬款管理的控制程序與營銷管理的控制程序有所不同， 客戶層面的微觀分析作 用更為突出， 因為預期內(nèi)的負效益資金成本可以通過毛利規(guī)劃來抵消，而一旦產(chǎn) 生超出預期的負效益資金，企業(yè)將在很長一段時期內(nèi)承擔由此帶來的不良成本， 這些成本要想通過其它途徑予以彌補并非易事，比如新增一個預期外的壞賬客 戶，需要額外增加壞賬金額三十至五十甚至上百倍的銷售額才能填補。 賬齡分析是應收賬款分析中最有效的手段， 這也是規(guī)劃方案中將劃分不同賬 齡段客戶以及相應資金分配、產(chǎn)生相應貢獻作為必須涉及的理由。 （一） 應收賬款分析 、 宏觀分析 根據(jù)規(guī)劃內(nèi)容按重要程度逐項分析，