現(xiàn)代辦公自動(dòng)化實(shí)務(wù)(概述)docpptConvertor

1、主講人：郭巍2010通過(guò)對(duì)課程內(nèi)容的學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的基本理論，較系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代企業(yè)或組織辦公所需的相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的操作技巧，并且熟悉常見(jiàn)辦公設(shè)備的選型、使用和維護(hù)知識(shí)，從而培養(yǎng)學(xué)生信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用能力和相應(yīng)的辦公綜合素質(zhì)，為今后能在步入工作崗位后迅速地適應(yīng)各方面管理工作的需要奠定基礎(chǔ)。1、對(duì)自動(dòng)化辦公所要求的計(jì)算機(jī)軟硬件實(shí)用技術(shù)進(jìn)行綜合性講解，使學(xué)生能夠從事企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)工作；2、使學(xué)生在熟練地掌握Microsoft Office基本操作的基礎(chǔ)上，著重培養(yǎng)實(shí)際的應(yīng)用能力，能針對(duì)不同的管理過(guò)程采取相應(yīng)的信息化、數(shù)字化的解決辦法；3、熟悉和掌握各類(lèi)軟件的功能和用途，并提高網(wǎng)際

2、信息交流與共享的能力；4、掌握常見(jiàn)辦公設(shè)備的工作原理、使用方法和維護(hù)知識(shí)。第一章 辦公自動(dòng)化概述第二章 PC 硬件結(jié)構(gòu)及組裝第三章 常用計(jì)算機(jī)軟件介紹第四章 Office 系列軟件的辦公應(yīng)用案例第五章 數(shù)字化信息交流與共享第六章 數(shù)字辦公設(shè)備的維護(hù)第七章 企業(yè)OA 系統(tǒng)軟件簡(jiǎn)介1、本課程采用閉卷考試方式考核2、考試題型及分值：不定項(xiàng)選擇題（30分）、簡(jiǎn)答（20分）、問(wèn)答（20分）和論述題（30分）3、在課堂上通過(guò)認(rèn)真思考后回答問(wèn)題可獲得期末考試成績(jī)加分（ 2-5分每次）的獎(jiǎng)勵(lì)。1.1 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵1.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展1.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模式1.4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)1.1辦公自動(dòng)

3、化的內(nèi)涵1.1.1 什么是辦公自動(dòng)化1.1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)1.1.3 辦公自動(dòng)化的功能1.1.4 為什么要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化1.1.5 推行辦公自動(dòng)化的意義辦公自動(dòng)化（OA ，Office Automation）是一個(gè)多學(xué)科互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)工程，并以計(jì)算機(jī)、通信、自動(dòng)化管理技術(shù)作為支持，是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行各種辦公活動(dòng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、辦公環(huán)境、辦公信息等幾個(gè)基本要素構(gòu)成。辦公自動(dòng)化已經(jīng)發(fā)展成為一門(mén)新興的學(xué)科，它涉及計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)科學(xué)、管理與行為科學(xué)、系

4、統(tǒng)工程與人機(jī)工程學(xué)等學(xué)科，是當(dāng)今計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一個(gè)非?；钴S的領(lǐng)域。辦公自動(dòng)化的目的是應(yīng)用電子信息技術(shù)，提供先進(jìn)的辦公信息處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，提高辦公管理及決策的自動(dòng)化和科學(xué)化水平。1.1.1 什么是辦公自動(dòng)化OA 是一個(gè)過(guò)程、一種境界。它隨技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想的變化而變化。在技術(shù)與管理理念發(fā)展過(guò)程中的每一個(gè)階段，人們給OA 賦予了不同的內(nèi)容和新的想象。同時(shí)，不同行業(yè)、不同層次的人對(duì)OA 的看法和理解也各有不同。（1）從功能角度分析（2）從技術(shù)范疇角度分析（3）現(xiàn)代IT 企業(yè)的認(rèn)識(shí)什么是辦公自動(dòng)化-從功能角度分析廣義面言，O

5、A 應(yīng)該是一個(gè)組織除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向組織中不同層次的使用者有不同的功能表現(xiàn)：對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)而言：OA 是決策支持系統(tǒng)（DSS Decision Support System ）。OA 運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)； 對(duì)于中層管理者而言：OA 是信息管理系統(tǒng)（IMS Information Management System ），OA 利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效率；對(duì)于普通員工而言：OA 是事務(wù)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA 為辦公室人員提供良好的辦公手段和

6、環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。什么是辦公自動(dòng)化-從技術(shù)范疇角度分析OA 是計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公業(yè)務(wù)中的合理應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)是OA 的前提。計(jì)算機(jī)對(duì)信息的存儲(chǔ)與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。OA 是利用通信技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器及人與人的交流。通信技術(shù)是OA 的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代辦公強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作，團(tuán)隊(duì)中成員之間的協(xié)調(diào)、合作離不開(kāi)通信技術(shù)；同時(shí)，現(xiàn)代辦公也更需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開(kāi)通信技術(shù)。 OA 是科學(xué)的管理思想在先進(jìn)的技術(shù)手段下的物化?？茖W(xué)的管理思想是實(shí)現(xiàn)OA 的核心。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)僅僅是為實(shí)現(xiàn)OA 打下了基礎(chǔ)，提供了可能。要真正實(shí)現(xiàn)OA ，還需物化

7、人類(lèi)思維中科學(xué)管理的內(nèi)容。聯(lián)想集團(tuán)對(duì)辦公自動(dòng)化的理解：“辦公自動(dòng)化”=D+N+A,“D ”是Digital ，指數(shù)字化設(shè)備、“N ”指網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接Network ，“A ” 指基于數(shù)字化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)連接基礎(chǔ)上的應(yīng)用Application 。數(shù)字化辦公三個(gè)層次：第一個(gè)層次是指各種辦公設(shè)備如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、顯示器以及投影機(jī)等實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變；第二個(gè)層次是指這些數(shù)字化設(shè)備逐漸向網(wǎng)絡(luò)靠攏，實(shí)現(xiàn)其功能的重新組合；第三個(gè)層次是，隨著技術(shù)的發(fā)展，嵌入式系統(tǒng)的成熟，數(shù)字化辦公將徹底消除電腦對(duì)辦公的制約，實(shí)現(xiàn)功能外設(shè)的智能化、人性化、同時(shí)由于互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人們生活影響的逐步深入，距離和場(chǎng)所將不再成為辦公的障礙，從

8、而使辦公無(wú)所不在。正如僅有優(yōu)質(zhì)的畫(huà)筆、畫(huà)板、顏料而沒(méi)有達(dá). 芬奇，就不會(huì)有蒙娜尼莎的微笑一樣。OA 是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與科學(xué)的管理思想完美結(jié)合的一種境界和理想。1.1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)（1）是一門(mén)綜合性的學(xué)科（2）是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)（3）是對(duì)信息處理的一體化過(guò)程（4）可以提高辦公效率和辦公質(zhì)量1.1.3 辦公自動(dòng)化的功能（1）完善的文字處理功能（2）較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能（3）語(yǔ)音處理功能（4）圖像處理功能（5）通信功能（6）信息管理功能1.1.4 為什么要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化求得自身解放的需要是人類(lèi)文明進(jìn)步和發(fā)展的原動(dòng)力。傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒(méi)了人的智慧和潛能，使人

9、們耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時(shí)和差錯(cuò)，正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。用先進(jìn)的、現(xiàn)代化的工具代替手工作業(yè)，無(wú)疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。OA 對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的變革，正是適應(yīng)了人們的普遍需求，也順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，自然成為業(yè)界追求的目標(biāo)。1.1.5推行OA 的重要性和必要性：、OA 對(duì)于面向二十一世紀(jì)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理比以往任何時(shí)候更顯重要。信息社會(huì)中，競(jìng)爭(zhēng)取勝的法寶是信息，而OA 所收集、處理、分析的對(duì)象正是“信息”。中國(guó)企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)，迫切需要通過(guò)推行OA 來(lái)改善經(jīng)營(yíng)管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。、推行OA ，能

10、給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和管理者在行為方式和思維方式上帶來(lái)革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT 工作都深受一個(gè)共同的難題長(zhǎng)期困擾：企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理帶來(lái)盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行OA ，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來(lái)管理思想的進(jìn)步。1.1.5推行OA 的重要性和必要性：、企業(yè)辦公日益從過(guò)去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA 為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說(shuō)明了OA 已成為一種潮流，一種趨勢(shì)、一種更好的企業(yè)辦公方式。、傳統(tǒng)的管理思想和方法急需改進(jìn)。很多中國(guó)企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)

11、（MIS ）。近20年過(guò)去了，我們沒(méi)有看到中國(guó)企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認(rèn)識(shí)方面的原因。1.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展1.2.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程1.2.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀1.2.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的未來(lái)1.2.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程第一代（以數(shù)據(jù)為處理重心）第二代 （以工作流為重心）第三代（以知識(shí)管理為重心）第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第1代辦公自動(dòng)化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS 系統(tǒng)，其最大特點(diǎn)是基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力，采用的是字符型界面。其不足是客戶機(jī)負(fù)擔(dān)過(guò)重，管理、維護(hù)及培訓(xùn)費(fèi)

12、用較高，無(wú)法在企業(yè)局域網(wǎng)上建立統(tǒng)一的集成辦公平臺(tái)，而且系統(tǒng)自適應(yīng)差，只局限于內(nèi)部信息的管理等。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第2代辦公自動(dòng)化是以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公應(yīng)用系統(tǒng)的主要任務(wù)是企業(yè)內(nèi)部各種消息（辦公信息、文件及函件等）的發(fā)布與傳遞、工作流的管理、檔案資料的管理，也承擔(dān)與信息服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行雙向信息交互的任務(wù)。它涉及的技術(shù)包括協(xié)同工作、文檔數(shù)據(jù)壓縮與存儲(chǔ)、工作流管理、安全控制、多媒體、視頻會(huì)議及數(shù)據(jù)庫(kù)等內(nèi)容。通過(guò)該系統(tǒng)，用戶可以采用全雙向及多媒體形式獲取和發(fā)布信息，通過(guò)與Internet 的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)不受時(shí)間和空間的限制，從而提高企業(yè)運(yùn)行的效率和質(zhì)量。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有3個(gè)顯

13、著特點(diǎn)：1、以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)2、強(qiáng)調(diào)協(xié)同工作3、把工作流作為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化的技術(shù)手段。第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第3代辦公自動(dòng)化是以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它強(qiáng)調(diào)以知識(shí)管理為核心，能夠提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識(shí)共享機(jī)制，確保每一個(gè)使用者都能隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中，大大提高企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。知識(shí)管理：是一種新型信息化應(yīng)用，它以企業(yè)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和組織已經(jīng)獲取的信息，定位于擁有專(zhuān)門(mén)技能的人，通過(guò)協(xié)作和企業(yè)培訓(xùn)傳遞這些知識(shí)，讓整個(gè)組織能有效利用知識(shí)，建立知識(shí)門(mén)戶和

14、快速響應(yīng)系統(tǒng)。通俗地講，知識(shí)管理是指在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳給合適的人，讓他們采取最恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)，以避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作，它關(guān)注的是如何充分得到分布在不同地方的知識(shí)。1.2.2 辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀一些發(fā)達(dá)國(guó)家已實(shí)現(xiàn)較高程度的自動(dòng)化。以美國(guó)和日本為例，辦公室已高度自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)智能化，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)將辦公自動(dòng)化與全球范圍的信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，形成統(tǒng)一的大型信息管理系統(tǒng)。但是也應(yīng)該看到，由于政治、經(jīng)濟(jì)等方面的原因，一定程度上影響了辦公自動(dòng)化的普及和發(fā)展，辦公自動(dòng)化在全球范圍的發(fā)展是不平衡的。1.2.2 辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀從辦公自動(dòng)化發(fā)展建設(shè)過(guò)程及現(xiàn)狀來(lái)看，應(yīng)注意三個(gè)重點(diǎn)：（1）辦公自動(dòng)化

15、建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的；（2）辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累；（3）辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件。1.2.3 辦公自動(dòng)化的未來(lái)辦公自動(dòng)化設(shè)備向高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展；辦公系統(tǒng)向數(shù)字化、智能化、無(wú)紙化、綜合化發(fā)展；多媒體技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域中將得到進(jìn)一步發(fā)展；網(wǎng)絡(luò)通信在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位進(jìn)一步加強(qiáng)，全球網(wǎng)絡(luò)體系將逐步完善。1.3 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模式1.3.1事務(wù)型1.3.2管理型1.3.3決策型1.3.1事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（1）系統(tǒng)功能 文字處理功能。 個(gè)人日程安排。 行文（文件）辦理。 函件處理。 文檔資料管理。 編輯排版。 電子報(bào)表。 其他數(shù)據(jù)處理。

16、（2）系統(tǒng)組成事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由微機(jī)配以基本辦公設(shè)備(復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、印刷系統(tǒng)、會(huì)議用各種錄音設(shè)備和投影儀等 、簡(jiǎn)單的通信網(wǎng)絡(luò)、獨(dú)立支持它的具有各種基本功能的軟件(小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件及專(zhuān)用軟件等 等組成。1.3.2管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（1）系統(tǒng)功能管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除擔(dān)負(fù)事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部工作外，還要完成信息管理工作。它側(cè)重于面向信息流的處理，即工業(yè)、交通、農(nóng)貿(mào)等經(jīng)濟(jì)信息流的處理，人口、環(huán)境、資源等社會(huì)信息流的處理，以及公文文件的信息流的處理。（2）系統(tǒng)組成在事務(wù)型辦公用基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，增加高檔微機(jī)和工作站設(shè)備、通信設(shè)備。它使用的設(shè)備比事務(wù)型的設(shè)備級(jí)別要高，而且復(fù)雜，各部門(mén)

17、間有很強(qiáng)的通信能力。除通用、專(zhuān)用軟件外，還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務(wù)型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)。1.3.3 決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（1）系統(tǒng)功能決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以事務(wù)處理、信息管理為基礎(chǔ)，主要具有決策和輔助決策的功能。其功能的強(qiáng)弱反映了該系統(tǒng)水平的高低。其數(shù)據(jù)庫(kù)還包括模型庫(kù)、方法庫(kù)、知識(shí)庫(kù)和專(zhuān)家?guī)斓取?（2）系統(tǒng)組成 設(shè)備在綜合通信網(wǎng)的支持下工作。 其軟件在管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上， 擴(kuò)充了決 策支持功能。它具有完善的通信網(wǎng)絡(luò)，包括本部門(mén)的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)和公共網(wǎng)絡(luò)。 現(xiàn)代辦公活動(dòng)中突出地體現(xiàn)了“網(wǎng)絡(luò)化”的概念。 信息經(jīng)處理后服務(wù)于整個(gè)辦公領(lǐng)域，大大提高了集體和個(gè)人的工作效率。 基于

18、網(wǎng)絡(luò)的辦公自動(dòng)化可以減少傳統(tǒng)辦公用品消耗， 更重要的是可以簡(jiǎn)化事務(wù)處理過(guò)程、 縮 短事務(wù)處理周期，從而將降低差旅、房產(chǎn)、人員成本。 辦公自動(dòng)化的普及和發(fā)展，使人們從重復(fù)、繁瑣、等級(jí)森嚴(yán)、刻板的勞動(dòng)中解放出來(lái)，最大 限度地將精力投入到其他有創(chuàng)造性的工作中，成為社會(huì)發(fā)展的巨大推動(dòng)力。 1.4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè) 1.4.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)原則 1.4.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)劃 1.4.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理 1.4.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)原則 、要有整體觀、全局觀。 、面向目標(biāo)的方法。 、堅(jiān)持“需求拉、技術(shù)推”的原則。 、從簡(jiǎn)單的入手，迅速向廣度和深度發(fā)展。 、選擇合適的工具平臺(tái)。 1.4.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)劃 1規(guī)劃的制定 （1）任務(wù)需求調(diào)查 （2）辦公環(huán)境調(diào)查 （3）系統(tǒng)分析 （4）設(shè)備選擇分析 （5）可行性論證 1.4.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)劃 2規(guī)劃的可行性分析 （1）技術(shù)分析 （2）經(jīng)濟(jì)分析 （3）社會(huì)分析 3可行性報(bào)告 （1）目標(biāo) （