信息化建設(shè)在國(guó)有企業(yè)檔案管理的作用

1、信息化建立在國(guó)有企業(yè)檔案管理的作用摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷開展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)總體環(huán)境的變化，我國(guó)絕大部分中小型國(guó)有企業(yè)舊有的企業(yè)檔案管理形式已不適用于企業(yè)當(dāng)前的開展，其檔案管理效率與管理程度都需要加以優(yōu)化提升。而筆者針對(duì)這一問(wèn)題，選以中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建立力度為切入點(diǎn)，并對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建立的主要作用加以分析。關(guān)鍵詞：信息化建立；中小型國(guó)有企業(yè)；檔案管理；作用分析1信息化建立在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理中的詳細(xì)作用分析1.1進(jìn)步了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的平安性在我國(guó)部分中小型國(guó)有企業(yè)早期檔案管理工作開展過(guò)程中，對(duì)于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏必要的重視性與平安管理意識(shí)，整體管理形

2、式較為粗放。例如在企業(yè)消費(fèi)運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)將各項(xiàng)消費(fèi)技術(shù)的詳細(xì)工序流程、企業(yè)開展過(guò)程中所制定的決策方案等具有一定程度保密性要求的信息數(shù)據(jù)加以檔案管理。但是在檔案管理工作開展過(guò)程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項(xiàng)紙質(zhì)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)展分類管理，但卻沒(méi)有開展相應(yīng)的權(quán)限管理工作，中小型國(guó)有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，這也在一定程度上對(duì)中小型國(guó)有企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失與其他消極影響。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建立開展，通過(guò)構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫(kù)，將各類信息數(shù)據(jù)按照其保密等級(jí)與重要程度進(jìn)展劃分，不同的訪問(wèn)用戶只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上防止

3、了上述問(wèn)題的出現(xiàn)，極大進(jìn)步了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的平安性。1.2降低了中小型企業(yè)檔案管理工作的運(yùn)行本錢在以往中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開展過(guò)程中，不但需要配置大量的工作人員，進(jìn)展高重復(fù)性的檔案整理、數(shù)據(jù)信息抄寫記錄等工作，還需要投入大量企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金與固定資產(chǎn)。例如檔案管理工作的開展需要占用企業(yè)內(nèi)部辦公面積來(lái)構(gòu)建檔案管理庫(kù)，為防止紙質(zhì)檔案信息出現(xiàn)潮濕損壞，還需要采購(gòu)配置抽濕機(jī)等電氣設(shè)備。因此在中小型企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理工作的開展也對(duì)企業(yè)造成了一定程度的財(cái)務(wù)壓力。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建立開展，中小型國(guó)有企業(yè)僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購(gòu)計(jì)算機(jī)、效勞器

4、等相關(guān)信息化電子設(shè)備，以及研發(fā)中小型企業(yè)的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，便可以開展更為高效的檔案管理工作，不但其運(yùn)行本錢有所降低，還不會(huì)出現(xiàn)所儲(chǔ)存檔案信息出現(xiàn)損毀的問(wèn)題。1.3進(jìn)步了中小型國(guó)有企業(yè)的決策合理性在企業(yè)開展運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)管理者所制定的企業(yè)開展決策方案，往往需要對(duì)檔案管理工作開展過(guò)程中所采集、匯總整理的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)加以參考，并在此根底上制定出最為合理的企業(yè)開展決策方案。而在我國(guó)中小型企業(yè)早期檔案管理工作開展過(guò)程中，對(duì)于各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的采集與記錄為人工形式，因此受到工作量與人工因素影響，所記錄的信息數(shù)據(jù)并不全面、且時(shí)常出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)抄寫記錄錯(cuò)誤問(wèn)題，這也在一定程度上降低了中小型國(guó)有企業(yè)所制定開展

5、決策方案的科學(xué)性與合理性。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建立開展，一方面，在數(shù)據(jù)采集層面上，得以借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等信息化電子技術(shù)，從龐大的潛在數(shù)據(jù)信息庫(kù)中高效率挖掘出潛在商業(yè)價(jià)值較高、或重要程度較高的信息數(shù)據(jù)，從而為中小型企業(yè)開展決策方案制定工作提供了更為全面、參考價(jià)值更高的信息數(shù)據(jù)；另一方面，在數(shù)據(jù)信息記錄層面上，不但可以替代人工開展高重復(fù)性、高錯(cuò)誤率的信息數(shù)據(jù)記錄備份工作，且中小型國(guó)有企業(yè)所構(gòu)建的信息化檔案管理系統(tǒng)普遍具有數(shù)據(jù)智能糾錯(cuò)功能模塊，確保了所記錄管理信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。2在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建立過(guò)程中，存在的問(wèn)題與優(yōu)化策略2.1部分中小型國(guó)有企業(yè)檔

6、案管理工作人員素養(yǎng)有待提升首先，當(dāng)前我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)在檔案管理團(tuán)隊(duì)配置層面上，普遍存在著絕大部分管理人員工齡較長(zhǎng)，雖然有著傳統(tǒng)檔案管理形式下極為豐富的工作經(jīng)歷，但是對(duì)于信息化電子技術(shù)以及企業(yè)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)缺乏正確認(rèn)知與深化理解，并沒(méi)有很好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理信息化建立的開展。此外，在企業(yè)檔案管理人員配置上，部分中小型國(guó)有企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況加以針對(duì)性配置，而是根據(jù)國(guó)企相關(guān)體制規(guī)定而粗放化管理與配置工作人員。筆者提出以下兩點(diǎn)優(yōu)化策略：第一，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展信息化管理形式的考核作業(yè)，將專業(yè)程度與崗位要求差異過(guò)大的工作人員進(jìn)展調(diào)崗處理，并對(duì)剩余工作人員開展系統(tǒng)性、全面

7、性的培訓(xùn)工作；第二，企業(yè)根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況與工作需求，針對(duì)性調(diào)節(jié)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的配置比例，優(yōu)先選擇吸收經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性學(xué)習(xí)培訓(xùn)、對(duì)信息化電子技術(shù)有著深化理解的高級(jí)專業(yè)人才。2.2中小型國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理體系尚未構(gòu)建當(dāng)前我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)雖然紛紛開展了檔案管理的信息化建立，但是在檔案管理工作體系層面上，仍舊運(yùn)行著舊有人工形式下的管理體系。而舊有管理體系上并沒(méi)有規(guī)定如對(duì)所配置信息化電子設(shè)備的維修保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的管理流程，這也在一定程度上降低了中小型國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理工作的管理程度。筆者認(rèn)為中小型國(guó)有企業(yè)應(yīng)對(duì)大型國(guó)有企業(yè)與西方興隆國(guó)家企業(yè)所構(gòu)建信息化檔案管理體系加以適當(dāng)參考與學(xué)習(xí)，并根據(jù)企業(yè)檔案管理工作與運(yùn)營(yíng)實(shí)際狀況，來(lái)針對(duì)性制定符合企業(yè)開展的信息化檔案管理體系。3完畢語(yǔ)筆者為進(jìn)步我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)的檔案管理與企業(yè)管理程度，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，因此對(duì)信息化建立在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理中的主要作用與存在的問(wèn)題開展深化分析，并針對(duì)性提出上述進(jìn)步人員素養(yǎng)、優(yōu)化人員配置、構(gòu)建信息化檔案管理體系的優(yōu)化策略建議。參考文獻(xiàn)1馬潔.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)