充分認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

1、充分認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建立摘 要檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會(huì)理論和社會(huì)文明進(jìn)步的歷史記錄，也是開展先進(jìn)消費(fèi)力、建立先進(jìn)文化的根底性工作和重要支柱。其中，大力推進(jìn)檔案信息化建立，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。關(guān)鍵詞檔案管理；信息化電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。一、檔案管理信息化的必然性一信息化建立的必然要求檔案來(lái)源于社會(huì)理論，又應(yīng)用于社會(huì)

2、理論，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，可以為社會(huì)各界進(jìn)展有效的效勞。利用多種方法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，把檔案信息轉(zhuǎn)化為消費(fèi)力?？傊瑱n案是開展各項(xiàng)工作的根據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以獲得明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二檔案工作開展的必然趨勢(shì)隨著現(xiàn)代科學(xué)、消費(fèi)和社會(huì)管理活動(dòng)的開展，檔案數(shù)量劇增，另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，現(xiàn)代信息處理技術(shù)也日臻完善與成熟。應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)成果，有效地改善檔案保管條件，研究和開展檔案保護(hù)技術(shù)，也已成為檔案部門的共識(shí)和一致行動(dòng)。三解決突出問題的必然出路在檔案工作開展過程中，面臨著許多實(shí)際問題：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護(hù)檔案；

3、如何適應(yīng)社會(huì)需求發(fā)生的變化。而傳統(tǒng)的手工管理手段和方法無(wú)法解決新興的問題。因此，檔案管理信息化成為解決檔案工作開展中突出問題的必然出路。四進(jìn)步整體程度，推進(jìn)全面建立1、進(jìn)步貯存、收藏才能?？s微、光盤等技術(shù)應(yīng)用，將極大地進(jìn)步存貯密度，減少存貯空間。日益增多的檔案的存儲(chǔ)和管理有了有效的解決途徑，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案部門的收藏才能，使其存貯的信息量增大，真正成為社會(huì)存貯信息的基地。2、進(jìn)步信息處理才能。檔案管理信息化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來(lái)組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)展各種統(tǒng)計(jì)分析等，大大進(jìn)步檔案信息處理才能。進(jìn)步工作效率和效勞程度。3、進(jìn)步檔案信息資

4、源開發(fā)利用才能。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)展檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。其速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要?？蓪掖沃貜?fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開發(fā)檔案信息資源，極大地進(jìn)步了開發(fā)才能和效率，進(jìn)而進(jìn)步檔案信息的利用率。二、如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化一轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)形式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾憩F(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理形式面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)展數(shù)字化加工，利用信息化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)展管理。

5、經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)開展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的效勞。二建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、平安地使用電子檔案要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，根據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)展檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的平安。三檔案管理的原那么、理論與方法由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管

6、理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、原那么和方法等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)根本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題等問題。對(duì)這些在檔案信息化建立中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題。檔案管理部門及相關(guān)人員都需要做出理性與科學(xué)的考慮和研究。四進(jìn)步專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，信息化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深化地影響檔案工作隊(duì)伍的構(gòu)造和檔案管理人員的知識(shí)構(gòu)造，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：第一，檔

7、案管理者必須具有多元化的知識(shí)構(gòu)造，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化具有直接作用。第二，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和根本技能。第三，從檔案管理信息化開展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理信息化技術(shù)、進(jìn)展檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息效勞與咨詢等三方面的才能。五進(jìn)步信息平安素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的平安化檔案信息平安是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，檔案工作者的信息平安素質(zhì)直接關(guān)系著電子文件的平安，并影響到國(guó)家的信息平安。信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，需具備在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息平安的意識(shí)、才能。三、完畢語(yǔ)總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向?qū)?lái)，深化效勞意識(shí)，樹立以效勞促管理，以管理完善效勞的觀念，充分