充分認(rèn)識實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

1、充分認(rèn)識實現(xiàn)檔案管理信息化建立摘 要檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會理論和社會文明進步的歷史記錄，也是開展先進消費力、建立先進文化的根底性工作和重要支柱。其中，大力推進檔案信息化建立，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。關(guān)鍵詞檔案管理；信息化電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。一、檔案管理信息化的必然性一信息化建立的必然要求檔案來源于社會理論，又應(yīng)用于社會

2、理論，具有廣泛的社會價值，可以為社會各界進展有效的效勞。利用多種方法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，把檔案信息轉(zhuǎn)化為消費力?？傊?，檔案是開展各項工作的根據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以獲得明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。二檔案工作開展的必然趨勢隨著現(xiàn)代科學(xué)、消費和社會管理活動的開展，檔案數(shù)量劇增，另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，現(xiàn)代信息處理技術(shù)也日臻完善與成熟。應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)成果，有效地改善檔案保管條件，研究和開展檔案保護技術(shù)，也已成為檔案部門的共識和一致行動。三解決突出問題的必然出路在檔案工作開展過程中，面臨著許多實際問題：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護檔案；

3、如何適應(yīng)社會需求發(fā)生的變化。而傳統(tǒng)的手工管理手段和方法無法解決新興的問題。因此，檔案管理信息化成為解決檔案工作開展中突出問題的必然出路。四進步整體程度，推進全面建立1、進步貯存、收藏才能?？s微、光盤等技術(shù)應(yīng)用，將極大地進步存貯密度，減少存貯空間。日益增多的檔案的存儲和管理有了有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏才能，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯信息的基地。2、進步信息處理才能。檔案管理信息化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應(yīng)用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進展各種統(tǒng)計分析等，大大進步檔案信息處理才能。進步工作效率和效勞程度。3、進步檔案信息資

4、源開發(fā)利用才能。應(yīng)用計算機技術(shù)進展檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。其速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要?？蓪掖沃貜?fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，實現(xiàn)檔案信息共享。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地進步了開發(fā)才能和效率，進而進步檔案信息的利用率。二、如何有效實現(xiàn)檔案管理信息化一轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)形式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾憩F(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理形式面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進展數(shù)字化加工，利用信息化技術(shù)手段對檔案信息資源進展管理。

5、經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟開展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的效勞。二建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、平安地使用電子檔案要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，根據(jù)文件處理流程來進展檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的平安。三檔案管理的原那么、理論與方法由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管

6、理中的運用，新的檔案管理理論、原那么和方法等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)根本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題等問題。對這些在檔案信息化建立中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題。檔案管理部門及相關(guān)人員都需要做出理性與科學(xué)的考慮和研究。四進步專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，信息化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深化地影響檔案工作隊伍的構(gòu)造和檔案管理人員的知識構(gòu)造，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：第一，檔

7、案管理者必須具有多元化的知識構(gòu)造，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)信息化具有直接作用。第二，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和根本技能。第三，從檔案管理信息化開展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理信息化技術(shù)、進展檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息效勞與咨詢等三方面的才能。五進步信息平安素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的平安化檔案信息平安是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，檔案工作者的信息平安素質(zhì)直接關(guān)系著電子文件的平安，并影響到國家的信息平安。信息社會環(huán)境中的檔案管理工作者，需具備在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息平安的意識、才能。三、完畢語總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門要把工作的著力點轉(zhuǎn)向?qū)?，深化效勞意識，樹立以效勞促管理，以管理完善效勞的觀念，充分