公共服務(wù)中心秘書工作與檔案管理工作探討

1、公共效勞中心秘書工作與檔案管理工作討論摘 要針對(duì)公共效勞中心對(duì)檔案管理工作，介紹了秘書工作與檔案管理中的問題，主要是檔案的標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)程序與文種利用，提出了對(duì)檔案管理的處理措施，如原稿與編號(hào)、秘書對(duì)檔案的處理措施、對(duì)檔案管理的管理意識(shí)、對(duì)檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公文檔案管理要使用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)。關(guān)鍵詞公共效勞中心；秘書工作；檔案管理；工作問題研究；研究討論公共效勞中心秘書工作也大都負(fù)責(zé)檔案管理工作，這兩項(xiàng)工作是密不可分的關(guān)系。改革開放以來，隨著高科技的開展，公共效勞事業(yè)得到了開展，但也存在一些問題。為了促進(jìn)我國公共效勞事業(yè)向前推進(jìn)，就要求公共效勞中心的秘書工作和檔案管理工作結(jié)合起來。公文

2、也是一類檔案，它是秘書工作的重要工作之一，檔案資料也包括對(duì)公文的積累，回憶檔案管理的成長過程，實(shí)際上就是由于公文資料的整理需要，才有了檔案資料的需求。因此，做好秘書工作，是做好檔案管理工作的重要根底。1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題改革開放之前的秘書工作，只是整理紙質(zhì)的公文檔案，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速開展，公文檔案的管理工作也發(fā)生了很大的開展，如今已朝“一體化的方向開展，在公文檔案中實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化的管理形式。什么是“文檔一體化，實(shí)際上是從公共效勞中心秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，把公共效勞中心的公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，在公共效勞中心中，實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化，這樣就可以實(shí)現(xiàn)公共

3、效勞中心信息資源的共享。1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂標(biāo)準(zhǔn)問題傳統(tǒng)的公文標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復(fù)印紙，一般常用紙張的型號(hào)為A4紙；但也有B5紙?jiān)诠闹谐霈F(xiàn)。在裝訂時(shí)，從標(biāo)準(zhǔn)上來說是從紙的左側(cè)裝訂，在裝訂時(shí)不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對(duì)于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn)，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時(shí)間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。公文版的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，有利于促進(jìn)“公共效勞中心文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，也有利于公共效勞中心實(shí)現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共效勞中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯(cuò)誤，

4、也沒有秘書去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來很大的費(fèi)事，也加大了公共效勞中心對(duì)公文檔案操作的難度。雖然，在我國對(duì)于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過程中，在公共效勞中心還需要正確處理。1.3檔案的標(biāo)準(zhǔn)程序與文種利用問題我國的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)詳細(xì)的規(guī)定對(duì)公文檔案的管理要求，但在實(shí)際工作中，秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定和“意見、“通知與“通告這樣相近的詞混淆。其中，在公共效勞中心的公文中，混淆率最高的是“請(qǐng)示與“報(bào)告，在許多場(chǎng)合中，本應(yīng)該使用“請(qǐng)示，卻使用了“報(bào)告；在應(yīng)該使用“報(bào)告的情況下，卻使用了“請(qǐng)示，出現(xiàn)最嚴(yán)重的是，還出現(xiàn)將這兩個(gè)文種互相結(jié)合

5、的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。1.4公文原稿與標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)問題在公共效勞中心，對(duì)公文進(jìn)展處理的過程中，要進(jìn)展原稿的搜集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的標(biāo)準(zhǔn)，例如在進(jìn)展歸檔時(shí)，只有公文的定稿，并沒有保存原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應(yīng)該說修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過指導(dǎo)批示的公文，這些公文對(duì)歷史，具有很高的存檔價(jià)值。另外，對(duì)于需要?dú)w檔的材料，要及時(shí)進(jìn)展復(fù)印，這樣會(huì)保證在公文檔案管理工作中，防止出現(xiàn)失誤。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的處理措施針對(duì)公共效勞中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進(jìn)展分析，需要積極采取積極地的措施進(jìn)展解決。2.1秘書對(duì)檔案管

6、理要樹立質(zhì)量管理意識(shí)在公共效勞中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要進(jìn)步對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)。只有進(jìn)步了管理意識(shí)，才能在對(duì)待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理形式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時(shí)，嚴(yán)格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對(duì)秘書崗位的責(zé)任和義務(wù)都要明確。2.2秘書與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)在秘書工作中，對(duì)檔案管理，要熟悉我國的相關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)，例如，對(duì)公共效勞中心的?檔案法?等的管理標(biāo)準(zhǔn)，在公共效勞中心的機(jī)關(guān)公文進(jìn)展處理時(shí)，常常需要遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所制定的公文格式、原那么、收發(fā)程序、行文規(guī)那么以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就

7、要求秘書要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并純熟掌握，才能保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。2.3公文檔案管理要建立組織機(jī)構(gòu)在公共效勞中心中，要實(shí)現(xiàn)公文的全過程管理，就需要通過理順公共效勞中心的管理體制，健全組織機(jī)構(gòu)以及建立優(yōu)秀的隊(duì)伍等方式來加強(qiáng)管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。2.4公文檔案管理與公文辦理程序高科技時(shí)代的公文檔案管理，要做好管理工作，就要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，在信息化時(shí)代，這是必不可少的根底，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)得到廣泛的應(yīng)用。這樣才能改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備工具，對(duì)秘書工作人員進(jìn)展定期的培訓(xùn)，可以純熟、標(biāo)準(zhǔn)的操作設(shè)備，已成為當(dāng)前亟待解決的問題。3.完畢語通過對(duì)目前秘書工作和檔案管理問題進(jìn)展分析，在文中提出搞好檔案工作的對(duì)策和方法，旨在促進(jìn)公共效勞中心秘書工作的良好開展，通過