用戶操作手冊

1、用 戶 操 作 手 冊USER ' S MANUALVer. 7.5北 京 長 益 信 息 科 技 有 限 公 司業(yè)務(wù)指南BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技目 錄業(yè)務(wù)管理原則.41. 業(yè)務(wù)管理特點(diǎn).4 2. 經(jīng)營合作方式.4業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備.51. 配置系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù).51.1. 1.2. 1.3.系統(tǒng)可調(diào)參數(shù). 5 商場信息. 7 日結(jié)參數(shù). 72. 建立商場組織機(jī)構(gòu).82.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.部門定義. 8 建立人員檔案. 10 建立操作員檔案. 11 確定收、付款方式. 12 建立收款臺檔案. 123. 建立供貨商檔案.133.1. 3.2.定義統(tǒng)計(jì)屬

2、性. 13 供貨商信息維護(hù). 134. 定義商品分類.15 5. 定義商品商標(biāo)品牌.16 6. 簽定商品合同.17 7. 建立商品信息檔案.26業(yè)務(wù)指南 .331. 業(yè)務(wù)總體流程.331.1. 1.2. 1.3.自營商品. 33 聯(lián)營商品. 33 租賃商品. 332. 業(yè)務(wù)流程詳述.342.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.1.3. 2.1.1.4.進(jìn)貨 . 34 進(jìn)貨方式. 34經(jīng)銷商品進(jìn)貨 . 34 代銷商品進(jìn)貨 . 34 聯(lián)營商品進(jìn)貨 . 34租賃商品進(jìn)貨 . 342.1.2.自營商品訂單. 352BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技2.1.2.1. 2

3、.1.2.2. 2.1.2.3. 2.1.2.4. 2.1.2.5. 2.1.2.6. 2.1.3. 2.1.3.1. 2.1.4.2. 2.1.4.3. 2.1.4.4. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.9.1. 2.9.2 2.9.3. 2.9.4. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18.普通訂單 . 35 永續(xù)訂單 . 35 優(yōu)先銷售訂單 . 35 自動訂單 . 35 特需普通訂單處理. 36 特需優(yōu)先訂單處理. 36 進(jìn)貨操作流程. 36經(jīng)銷商品進(jìn)貨流程. 36 代銷

4、商品進(jìn)貨流程. 38 聯(lián)營商品進(jìn)貨流程. 40 租賃商品進(jìn)貨流程. 41 配貨 . 42 調(diào)撥 . 43轉(zhuǎn)庫 . 45 要貨 . 45 物價 . 46 返倉 . 48 退貨 . 49結(jié)算 . 49 經(jīng)銷結(jié)算. 49 代銷結(jié)算. 52 聯(lián)營結(jié)算. 58 租賃結(jié)算. 66 盤點(diǎn) . 66 報(bào)損 . 68 日處理. 69 條碼打印. 69 商品價簽. 69 銷售快訊. 69 查詢信息. 70 打印單據(jù)、報(bào)表. 71 超市業(yè)務(wù)操作說明. 723BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技業(yè)務(wù)管理原則1. 業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)商友系統(tǒng)是一套綜合性的商業(yè)信息管理系統(tǒng)，其業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)主要表現(xiàn)為:(1). 單品管理即一品

5、一碼，全程控制。商品屬性（名稱、規(guī)格、貨號、質(zhì)地）中有區(qū)別的為一品。(2). 進(jìn)價核算即財(cái)務(wù)帳務(wù)處理，以進(jìn)價核算庫存、結(jié)轉(zhuǎn)成本。進(jìn)價核算的優(yōu)點(diǎn)：傳統(tǒng)商品零售企業(yè)在未采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)前，難以實(shí)現(xiàn)商品的單品批次管理（單品批次管理是進(jìn)價核算的基礎(chǔ)），多采用售價核算。從財(cái)務(wù)核算與管理上而言，進(jìn)價核算可以更準(zhǔn)確、真實(shí)的反映企業(yè)在經(jīng)營運(yùn)作中的資金占用及實(shí)際庫存情況，并以單品實(shí)毛利為基礎(chǔ)，匯總產(chǎn)生企業(yè)運(yùn)作中的真實(shí)利潤發(fā)生。從而避免 了售價核算綜合毛利等算法下可能的不適當(dāng)調(diào)整。以使企業(yè)各種報(bào)表切實(shí)反映其運(yùn)作狀況。(3). 一級核算即財(cái)務(wù)工作采用一級帳務(wù)處理。記帳工作主要集中在財(cái)務(wù)（會計(jì)）部門進(jìn)行。(4). 統(tǒng)一

6、結(jié)算即由財(cái)務(wù)部門設(shè)立結(jié)算中心，在電腦系統(tǒng)的輔助下，統(tǒng)一結(jié)算貨款及相應(yīng)的帳務(wù)處理。2. 經(jīng)營合作方式系統(tǒng)適應(yīng)商業(yè)企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)，以供貨商與商場間的合作關(guān)系為主線，逐步細(xì)化業(yè)務(wù)流程，概 括而言指導(dǎo)系統(tǒng)的供需合作方式分為：(1). 經(jīng)銷a、按照權(quán)責(zé)發(fā)生制，商品所有權(quán)歸屬公司b、在會計(jì)核算中使用庫存商品科目c、結(jié)算方法包括：預(yù)付貨款，合同簽章生效后，公司按合同（或訂貨清單）預(yù)付供貨方貨 款，付款后，供貨方發(fā)貨。帳期結(jié)算，根據(jù)合同簽訂的賬期天數(shù)進(jìn)行貨款結(jié)算。4BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技d、商品的銷售性質(zhì)為品種(2). 代銷a、商品所有權(quán)不屬于公司，但由公司統(tǒng)一進(jìn)、銷、存管理b、在會計(jì)核算中使

7、用受托代銷商品科目c、結(jié)算方法采用按銷售成本（銷售數(shù)量乘以進(jìn)價）結(jié)算d、商品的銷售性質(zhì)為品種(3). 聯(lián)營a、公司提供一定的經(jīng)營場地，由公司和供貨方共同經(jīng)營管理b、商品庫存由供貨方自行管理c、公司實(shí)行統(tǒng)一收款、統(tǒng)一銷售憑證，按照銷售額的扣率或保底金額的扣率進(jìn)行結(jié)算d、分為核算庫存的商品，其商品銷售性質(zhì)為品種。不核算庫存的商品，商品的銷售性質(zhì)為 大類、品種。(4). 租賃a、公司提供一定的經(jīng)營場地，由公司和供貨方共同經(jīng)營管理b、商品庫存由供貨方自行管理c、公司實(shí)行統(tǒng)一收款、統(tǒng)一銷售憑證，按照銷售額的扣率或保底金額的扣率進(jìn)行結(jié)算d、分為核算庫存的商品，其商品銷售性質(zhì)為品種。不核算庫存的商品，商品的

8、銷售性質(zhì)為 大類、品種。業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備遵循業(yè)務(wù)管理原則，商友系統(tǒng)多側(cè)面地對商場的進(jìn)、銷、調(diào)、存各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析、優(yōu)化、統(tǒng) 計(jì)，其主要針對的管理對象是商場內(nèi)部的部門、經(jīng)營管理人員及供貨廠商、商品。為了協(xié)助計(jì)算機(jī)處理各種商務(wù)信息，在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作前期，需要將相應(yīng)的商場人員信息、 組織機(jī)構(gòu)、供貨商信息、商品信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)存檔，以備業(yè)務(wù)處理時調(diào)用。5BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技1. 配置系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)商友支持多種經(jīng)營模式。為了配合系統(tǒng)運(yùn)行，必須先設(shè)定系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)，確定系統(tǒng)的經(jīng)營模 式。 1.1.系統(tǒng)可調(diào)參數(shù)：1 系統(tǒng)框架：對日處理時間與系統(tǒng)中人員代碼進(jìn)行配置；系統(tǒng)可調(diào)參數(shù)2 百貨單店：

9、對業(yè)務(wù)往來中各類參數(shù)進(jìn)行配置；A、進(jìn)銷存管理系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技B、往來單位管理供貨單位編碼方式C、商品管理商品編碼方式7BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技D、訂單管理E、物價管理F、庫存管理G、結(jié)算管理8BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技3 CRM系統(tǒng)：針對 CRM 系統(tǒng)所涉及到的參數(shù)進(jìn)行配置。該類型參數(shù)的詳細(xì)介紹請參照 CRM 手冊的相關(guān)內(nèi)容。1.2. 商場信息將商場提供的有關(guān)基本信息寫進(jìn)程序中。1.3. 日結(jié)參數(shù)分操作系統(tǒng)為其加上日結(jié)標(biāo)記，以及設(shè)置日結(jié)最早開始時間。操作指南：系統(tǒng)管理系統(tǒng)配置 配置系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)2. 建立商場組織機(jī)構(gòu)2.1. 部門

10、定義建立部門組織結(jié)構(gòu)，定義商場各級部門信息。 內(nèi)容與界面：9BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技部門結(jié)構(gòu)說明：1 部門類型關(guān)系經(jīng)營管理類型【其他】包括百貨賣場的銷售柜臺、商場非業(yè)務(wù)部門等(如財(cái)務(wù)、后勤等)?！境匈u場】超市賣場的銷售部門?！九渌椭行摹课锪髋湄洏I(yè)務(wù)部門。部門類型【其它部門】商場的非業(yè)務(wù)部門。如財(cái)務(wù)、人事部門等，對應(yīng)“其他”經(jīng)營管理類型?！竟衽_銷售】百貨賣場銷售柜組，需要開小票進(jìn)行銷售收款。對應(yīng)“其他”經(jīng)營管理類型?！咀赃x柜組】自選超市銷售柜組。對應(yīng)“超市賣場”經(jīng)營管理類型。【配送中心】管理配貨業(yè)務(wù)的部門。對應(yīng)“配送中心”經(jīng)營管理類型。10BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科

11、技部門屬性【末級部門】部門的末級標(biāo)記。選擇此標(biāo)記后，才能對“部門類型”進(jìn)行編輯操作。【批發(fā)部門】部門的批發(fā)標(biāo)記。表示該部門可以進(jìn)行批發(fā)業(yè)務(wù)?！静少彶块T】部門的“采購標(biāo)記”，具有合同簽訂權(quán)的部門，必須選此標(biāo)記。已選定“采購 標(biāo)記”的部門，其上、下級部門不能加“采購標(biāo)記”；已簽訂合同部門，其“采購標(biāo)記”不允許取消?！竞怂悴块T】部門的核算標(biāo)記，表示該部門是核算部門。已選定“核算標(biāo)記”的部門，其上、 下級部門均不能加“核算部門”標(biāo)記。系統(tǒng)缺省定義 0 級部門為“核算部門”，當(dāng) 0 級下屬 部門選定“核算部門”標(biāo)記時，0 級部門的核算部門標(biāo)記自動取消。2部門核算控制關(guān)系下圖描述了一個核算體系的基本框架。

12、在系統(tǒng)中可以定義多個這樣的核算體系，每個核算體 系中的核算部門的級次起點(diǎn)沒有嚴(yán)格限制，可以是不同的級次。只有采購部門才具有合同簽訂權(quán)，錄入合同采購部門時，只能選擇具有“采購部門”標(biāo) 記的部門。商品訂貨單以合同為訂貨依據(jù)。系統(tǒng)訂貨、進(jìn)貨業(yè)務(wù)以核算體為操作單元，即采購、配 送、銷售部門必須掛靠在同一個核算部門下。定義部門時，如果部門為配送中心或銷售部門，要求本級或上級必須有“核算部門”， 否則不能保存。在核算部門的下級部門之間可以制作調(diào)撥單，進(jìn)行調(diào)撥，否則不允許調(diào)撥。訂貨時，進(jìn) 貨部門與采購部門必須在同一核算部門下。操作指南： 系統(tǒng)管理部門和銷售地點(diǎn) 部門管理 定義業(yè)務(wù)部門11BFV7.5 操作手

13、冊-業(yè)務(wù)指南長益科技2.2. 建立人員檔案建立人員代碼體系，錄入人員基本信息，確定人員類型。 內(nèi)容與界面：操作指南： 系統(tǒng)管理人員定義 人員管理定義業(yè)務(wù)人員2.3. 建立操作員檔案確定各類經(jīng)營、管理人員職責(zé)、操作權(quán)限。內(nèi)容與界面：12BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技操作指南： 系統(tǒng)管理人員定義 操作員管理 定義操作員2.4. 確定收、付款方式定義商場內(nèi)允許的收款方式、付款方式。內(nèi)容與界面：操作指南： 系統(tǒng)管理部門和銷售地點(diǎn)收款臺管理定義收款方式定義付款方式2.5. 建立收款臺檔案錄入收款臺基本信息，確定收款臺收款方式。內(nèi)容與界面：13BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技操作指南：

14、系統(tǒng)管理系統(tǒng)定義定義收款臺3. 建立供貨商檔案3.1. 定義統(tǒng)計(jì)屬性定義供貨商統(tǒng)計(jì)屬性，是供貨商必須的信息，需提前定義，在供貨商信息維護(hù)時進(jìn)行選擇即 可。操作指南： 供貨商管理基礎(chǔ)信息管理定義統(tǒng)計(jì)屬性3.2. 供貨商信息維護(hù)錄入供貨商資料，建立供貨商檔案。供貨商狀態(tài)：為了配合結(jié)算環(huán)節(jié)的管理，供貨商可設(shè)置以下狀態(tài)，不同狀態(tài)的供貨商參與的 業(yè)務(wù)范圍不同。14BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技：允許錄入與審核單據(jù) ×：不允許錄入和審核單據(jù) 供貨商清退，應(yīng)滿足以下條件： 自營商品、聯(lián)營核算庫存商品沒有庫存 沒有未結(jié)算的銷售數(shù)據(jù) 不存在有效合同、訂單 沒有未付款的結(jié)算單內(nèi)容與界面： a.

15、 基本信息15BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技b. 其他信息c. 應(yīng)提供的證書16BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技操作指南： 供貨商管理業(yè)務(wù)往來單位管理業(yè)務(wù)往來單位(供貨商)維護(hù)4. 定義商品分類錄入商場商品類別信息，確定商品分類體系。系統(tǒng)缺省的代碼長度為：22222，表示商品分為 5 級(類)，每級為 2 內(nèi)容與界面：位。操作指南： 商品管理基礎(chǔ)信息管理定義商品分類5. 定義商品商標(biāo)品牌錄入商品商標(biāo)品牌，為商品建檔準(zhǔn)備信息。內(nèi)容與界面：17BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技操作指南：商品管理基礎(chǔ)信息管理定義商品商標(biāo)品牌6. 簽定商品合同1.合同號合同的合同號由系統(tǒng)自動生

16、成，合同號的有關(guān)位數(shù)具有一定的含義，是合同的有效標(biāo)記。 合同號：在保存合同信息時，系統(tǒng)自動生成合同號。其中，合同號的倒數(shù)第三位表示合同類型，0：經(jīng)銷、1：代銷、3：聯(lián)營、5：租賃。例如某合同號為 15000，則表示該合同為經(jīng)銷合同。合同組號：每個合同除了擁有一個合同號外，還擁有一個合同組號。系統(tǒng)在保存合同時，自 動生成合同號，合同號倒數(shù)第三位前的位數(shù)即表示合同組號。例如某合同號為 15000，則 15為該合同的合同組號。合同組號的意義在于，當(dāng)某合同續(xù)簽時，系統(tǒng)會根據(jù)該合同的組號，將續(xù)簽的合同歸納為該合同組里。例如合同號為 15000 的合同續(xù)簽，則系統(tǒng)生成續(xù)簽合同的合合同號為 15001理解了

17、這些含義，在查找合同時，就可以方便快捷調(diào)出合同信息進(jìn)行查閱。 2. 合同狀態(tài)在本系統(tǒng)中，合同狀態(tài)包括了：未審核、試銷、正常、到期、終止、清退等形式。合同狀態(tài)18BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技：表示合同在該狀態(tài)下可以進(jìn)行的業(yè)務(wù)操作；×u65306X表示合同在該狀態(tài)下不能進(jìn)行的業(yè)務(wù)操 作 注釋：到期：到期狀態(tài)為系統(tǒng)日處理時自動標(biāo)志狀態(tài)。在到期之前，可以手工置狀態(tài)為清退終止。到期狀態(tài)合同如續(xù)簽，則續(xù)簽合同為新的未審核狀態(tài)。 清退和終止?fàn)顟B(tài)為不可逆狀態(tài)。 3. 合同狀態(tài)與合同續(xù)簽、變更續(xù)簽合同啟動后，原合同狀態(tài)變?yōu)椤敖K止” 變更合同啟動后，原合同狀態(tài)變?yōu)椤扒逋恕眱?nèi)容與界面： (1)

18、. 經(jīng)銷合同錄入經(jīng)銷商品合同，約定商場與供貨商之間的經(jīng)營合作關(guān)系。19BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技20BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技21BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技22BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技操作指南： 合同管理合同建檔代銷合同處理(3)聯(lián)營合同錄入聯(lián)營商品合同，約定商場與供貨商之間的經(jīng)營合作關(guān)系，結(jié)算扣款方式，折扣分?jǐn)偡椒?等。內(nèi)容與界面：23BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技24BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技25BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技(4)租賃合同錄入租賃商品合同，約定商場與供貨商之間的經(jīng)營合作關(guān)系，結(jié)算扣

19、款方式，折扣分?jǐn)偡椒?等。內(nèi)容與界面：操作指南： 合同管理合同建檔租賃合同處理7. 建立商品信息檔案為新商品建立檔案，保存商品各項(xiàng)標(biāo)識信息，建立商品代碼體系。1. 商品碼分類：商品代碼、商品條碼(1). 商品代碼：指商場內(nèi)部編碼，由系統(tǒng)自動生成。(2). 商品條碼：指商品自帶條碼或店內(nèi)條碼，其中店內(nèi)條碼可由系統(tǒng)自動生成，均符合國際 條碼標(biāo)準(zhǔn)，超市商品通常使用條碼。2商品按自營(經(jīng)、代銷)、聯(lián)營、租賃商品分別建檔。3. 商品狀態(tài)：為了配合商場對商品管理控制，每件商品具有自己的操作狀態(tài)。未審核：當(dāng)系統(tǒng)定義為商品需要審核時，新錄入的未審核商品新品： 已審核的新錄入但未訂貨的商品正常： 新品經(jīng)第一次訂

20、貨后即轉(zhuǎn)為正常26BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技淘汰： 不能做訂單，不可以正銷售暫停：不能訂貨，但能銷售，用于季節(jié)性商品，當(dāng)商品進(jìn)入經(jīng)營季節(jié)時，提示轉(zhuǎn)為正常狀態(tài)清退： 淘汰的商品無庫存且與廠家清算完成后，即轉(zhuǎn)為終止?fàn)顟B(tài)：允許錄入與審核單據(jù)商品清退，應(yīng)滿足以下條件：不允許錄入和審核單據(jù)自營商品、聯(lián)營核算庫存商品沒有庫存 無“待核銷售”（掛帳）商品 操作指南：商品管理自營商品信息管理自營商品信息定義商品管理聯(lián)營商品信息管理不核算、核算聯(lián)營商品定義內(nèi)容與界面：a. 自營商品定義 基本信息：27BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技其他信息：28BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技商品

21、資信：b. 聯(lián)營商品定義不核算庫存：基本信息、其他信息、商品資信（同上）29BFV7.5 操作手冊-業(yè)務(wù)指南長益科技業(yè)務(wù)指南【說明】：下文說明中有此標(biāo)記的業(yè)務(wù)，操作時可以調(diào)整商品批次。1.1.1. 自營商品自營商品：即經(jīng)銷、代銷商品。1新品進(jìn)貨長益科技錄入供貨商信息 錄入合同 審核合同錄入商品信息自營商品合同報(bào)價錄入訂貨 單審核訂貨單 進(jìn)貨(及配貨)銷售 結(jié)算2舊品購進(jìn) 錄入合同 銷售【流程圖】圖 1 ：經(jīng)、代銷業(yè)務(wù)總流程1.2. 聯(lián)營商品聯(lián)營商品分為核算庫存和不核算庫存的兩類商品。1核算庫存 錄入供貨商資料 錄入合同 審核合同 錄入商品信息進(jìn)貨(及配貨)銷售 結(jié)算2不核算庫存 錄入供貨商資料 錄入合同 審核合同 錄入商品信息銷售【流程圖】30