賓陽縣醫(yī)保中心檔案整理辦法

1、 賓陽縣醫(yī)保中心檔案整理辦法一、指導(dǎo)依據(jù)依據(jù)廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳與廣西壯族自治區(qū)檔案局聯(lián)合下發(fā)關(guān)于印發(fā)廣西壯族自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法的通知，參照南寧市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔整理辦法（試行）進(jìn)行整理。二、整理原則遵循醫(yī)保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)醫(yī)保業(yè)務(wù)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，區(qū)分不同價(jià)值，便于檔案的保管和利用。三、整理辦法按照廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則（試行）規(guī)定的方法進(jìn)行歸檔整理，即以卷為單位進(jìn)行裝訂、分類、組卷、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。（一）文件材料的收集范圍和劃分保管期限1、收集范圍：醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案收集范圍主要是在醫(yī)保機(jī)構(gòu)辦理醫(yī)

2、療保險(xiǎn)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。2、分類：將歸檔文件材料按其險(xiǎn)種結(jié)合管理方式分為十大類：即綜合類(ZH)、社會(huì)保險(xiǎn)管理類(GL)、社會(huì)保險(xiǎn)征繳類(zj)、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類(YB)、社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(TJ)、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類(JH) 、會(huì)計(jì)檔案類(KJ)、聲像檔案類(SX)、實(shí)物檔案類(SW)、電子檔案類(DZ)。9醫(yī)保中心檔案分類大綱 DZ電子檔案類GL社會(huì)保險(xiǎn)管理類SW實(shí)物檔案類SX聲像檔案類KJ會(huì)計(jì)檔案類JH社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類TJ社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類zH綜合類ZJ社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類YB醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類 1榮譽(yù)2紀(jì)念品3印信5磁盤4光盤3錄音

3、2錄像1相片4其他3財(cái)務(wù)報(bào)告2帳薄1憑證4其他3異地居住報(bào)銷材料2中心報(bào)銷審批材料1門診慢性病報(bào)銷審批材料3管理材料2參保人員登記材料1參保單位登記材料2居民醫(yī)保1職工醫(yī)保4經(jīng)費(fèi)3醫(yī)療照顧2居民醫(yī)保1職工醫(yī)保4經(jīng)費(fèi)3醫(yī)療照顧1城鎮(zhèn)職工參保登記2城鎮(zhèn)居民參保登記3學(xué)生兒童參保登記1職工醫(yī)保2居民醫(yī)保3醫(yī)療照顧4經(jīng)費(fèi)（二）劃分保管期限：分為永久、100年、50年、30年、10年。1、綜合類：參照國家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定劃分整理。2、社會(huì)保險(xiǎn)管理類：（1）永久保管的材料：參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料 。 （2

4、）100年保管的材料：參保人員登記材料。包括繳費(fèi)單位職工和退休人員，以家庭為單位或個(gè)人身份參加社會(huì)保險(xiǎn)的城鎮(zhèn)無業(yè)居民、農(nóng)村居民、個(gè)體工商戶、城鎮(zhèn)靈活就業(yè)人員辦理參保、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系變動(dòng)、基本信息變更等登記手續(xù)時(shí)，填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料 。社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶對賬、個(gè)人賬戶修改等相關(guān)材料。（3）50年保管的材料：社會(huì)保險(xiǎn)卡（證、手冊）管理材料。為參保人員辦理社會(huì)保險(xiǎn)卡（證、手冊）首發(fā)、補(bǔ)發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料。退休人員社會(huì)化管理服務(wù)材料。包括對實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料。異地安置登記材料。包括異

5、地安置應(yīng)享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)待遇所填報(bào)的核定表、備案表及相關(guān)材料。（4）10年保管的材料：社會(huì)保險(xiǎn)登記證管理材料。包括社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)向參保單位核發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)登記證、對已核發(fā)的社會(huì)保險(xiǎn)登記證驗(yàn)證換證、對遺失社會(huì)保險(xiǎn)登記證的單位補(bǔ)證時(shí)的登記表單及相關(guān)審驗(yàn)材料。 社會(huì)保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取資格驗(yàn)證材料。包括對享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗(yàn)證的相關(guān)審核材料。服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)零售藥店、工傷協(xié)議醫(yī)療康復(fù)機(jī)構(gòu)、工傷協(xié)議輔助器具配置機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)通信運(yùn)營商、附加保險(xiǎn)承保單位等簽訂的協(xié)議書、考核材料、終止協(xié)議

6、材料。3、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類（1）永久保管的材料：社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳年度匯總表。（2）100年保管的材料：社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳核定材料。包括繳費(fèi)基數(shù)核定以及工傷費(fèi)率確定、中斷繳費(fèi)、恢復(fù)繳費(fèi)、補(bǔ)繳費(fèi)、預(yù)（補(bǔ)）繳費(fèi)、退費(fèi)、加收滯納金、加收利息等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。（3）50年保管的材料：社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳明細(xì)表和匯總表。（4）10年保管的材料：催繳材料。包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳通知書、補(bǔ)繳協(xié)議。繳費(fèi)證明材料。包括為繳費(fèi)單位、繳費(fèi)個(gè)人出具的繳費(fèi)證明及相關(guān)材料。 4、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類（1）永久保管的材料：醫(yī)療保險(xiǎn)基金支付年度匯總表（2）30年保管的材料：醫(yī)療保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表（3）10年保管的材料：門診特

7、殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)審核材料。就醫(yī)登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記表單及相關(guān)審核材料。醫(yī)療保險(xiǎn)住院待遇核定材料。包括住院醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。醫(yī)療保險(xiǎn)門診待遇核定材料。包括門診醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。5、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類（1）永久保存的材料：各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（2）30年保存材料：社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告等資料。（3）10年保存材料：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計(jì)報(bào)表。注：各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)基金年度預(yù)決算表按會(huì)計(jì)檔案管理辦法確定保管期限。6、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類（1）永久保存的材料：社會(huì)保險(xiǎn)大案、要案、特殊案件的

8、稽核材料。（2）30年保管期限的材料：社會(huì)保險(xiǎn)稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料。社會(huì)保險(xiǎn)監(jiān)察材料。社會(huì)保險(xiǎn)行政部門依照有關(guān)規(guī)定向社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通報(bào)的社會(huì)保險(xiǎn)違法案件的查處情況及相關(guān)行政執(zhí)法文書和其他材料。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制材料。包括內(nèi)部控制監(jiān)督工作方案、內(nèi)部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、告知書或整改意見書、內(nèi)部控制報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料。7、會(huì)計(jì)檔案類會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。（1）會(huì)計(jì)憑證類：保管期限為15年。（2）會(huì)計(jì)賬簿類：

9、包括總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳薄等保管期限為15年。注：現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、包括文字分析保管期限為永久。月報(bào)、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括文字分析保管期限為3年。（4）其他類：會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊保管期限為永久。會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為15年。銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管期限為5年。8、照片檔案類照片檔案保管期限為永久。9、實(shí)物檔案類實(shí)物檔案保管期限為永久10、電子檔案類電子檔案保管期限根據(jù)內(nèi)容而確定。（三）組卷與排列（1）文書檔案按年度保管期限進(jìn)行組卷。（2）醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案文件材料要遵循文件材料形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文

10、件的有機(jī)聯(lián)系，按年度險(xiǎn)種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)體分類組卷。（3）案卷序列號的排列：醫(yī)保業(yè)務(wù)文件材料按年編一個(gè)案卷流水號。永久、100年、50年、30年、10年的檔案以卷為單位順延流水號，統(tǒng)一從“1”排、先排永久、100年、50年、30年最后排10年。第二年又從“1”編號，不要接上一年排號。（四）裝訂及折疊（1）綜合類（文書）文件材料以“件”為單位裝訂。（2）醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案文件以“卷”裝訂，按辦理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程中形成的文件材料依次排列裝訂。（3）去除鐵質(zhì)訂書釘，以文件左邊和下邊線為基準(zhǔn)，在距左邊1.5CM,距上下邊線3.5CM等分三孔,用棉線裝訂，在背面打結(jié)，要求結(jié)實(shí)、平整、美觀。（五）編文件材料頁碼給每一

11、“件”或“卷”歸檔文件材料編完整的頁碼，有文字和圖表的頁面算一頁，頁碼編在右下角（背面有文字的編在左下角）（六）編制檔號檔號是有次序地固定檔案的位置，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計(jì)和利用。1、編檔號的要求：在每份文件右上角空白處蓋檔號章，檔號章使用紅色印泥。2、編制檔號的方法：檔號是反映醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案分類層次的案卷排列順序的一組符號，是醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案分類號和案卷號的組合體，要根據(jù)全宗內(nèi)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案分類有關(guān)的代字代號確定檔號的結(jié)構(gòu)。醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案檔號=全宗號+年度+門類號+分類號+案卷號3、檔號章填寫范例檔號序號139.1.2010Y.GL.1.21案卷順序號（卷或盒）三級類目（城鎮(zhèn)居民參保登記）二級類目

12、（參保登記材料）一級類目（社會(huì)保險(xiǎn)管理類）年度、門類號（2010年業(yè)務(wù)類）全宗號（醫(yī)保中心檔案室代號）（七）編制檢索工具 1、醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的著錄、使用計(jì)算機(jī)文件檔案管理系統(tǒng)“案卷級檔案管理”模塊著錄以下內(nèi)容：（1）案卷題名：應(yīng)錄入文件標(biāo)題全稱。沒有題名或題名不能反映內(nèi)容的要重新擬寫題名，題名外面加中括號 。注意要把單位名稱和人員名單全部著錄完整。（2）編制單位：錄入文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。（3）案卷時(shí)間：錄入文件材料的起止日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，不足8位補(bǔ)0，如2010010120101231。（4）頁數(shù)：錄入每卷文件的總頁數(shù)。有圖文的頁面為1頁。（5）文件份數(shù)：錄入每卷文件內(nèi)的文

13、件份數(shù)。（6）保管期限：錄入每卷文件的保管期限。（7）目錄號：錄入年度門類號分類號（8）案卷號：號入案卷的順序號。（9）全宗號：檔案館給立檔單位的代號。（10）檔號：與檔號章中的檔號相同。檔案條目著錄完畢后，要求輸出一式兩份目錄，一份放在盒內(nèi)文件之前，一份作為檢索工具放在盒外，按大類裝訂成冊。（八）標(biāo)注檔案盒封面、脊背1、檔案盒封面的填寫；“檔號”填寫全宗號年度門類號分類號案卷號?！鞍妇眍}名”：案卷的標(biāo)題名稱采用“時(shí)間+主體單位名稱（或社會(huì)保險(xiǎn)號）+業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)操作名稱+案卷的格式”。如：“2009010120091020某某單位醫(yī)療保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)核定案卷”。脊背的填寫：案卷題名、保管期限填寫方法同上。檔號：分四行填寫：