資料室管理規(guī)定

1、資料室管理規(guī)定為規(guī)范公司資料管理，有效地利用和保護資料，全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，維護公司的合法權(quán)益，并為今后決策科學化提供依據(jù)，特制定本規(guī)定，各部門、項目部必須按本規(guī)定認真做好資料管理工作。一、資料歸檔范圍：本規(guī)定所指的資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門和員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、技術(shù)資料、電腦盤片、膠卷、榮譽實物、書籍、證件等不同形式的歷史記錄。擬出各部門歸檔目錄，提交資料管理員，按照資料性質(zhì)予以收集、分類、歸檔。1市場部：招標文件，即招標辦、甲方發(fā)放的所有紙質(zhì)文件和電子版文件；投標文件，

2、即設計方案、設計說明、深化設計說明、展項設計技術(shù)說明、方案施工圖、設計效果圖、商務標、技術(shù)標、經(jīng)濟標等。（包括紙質(zhì)文件和電子版文件）；中標通知書（確定由技術(shù)部還是市場部存檔）、客戶滿意度調(diào)查等文件。2設計部：設計部的設計文件比較煩雜，有時一個設計項目會有多次的方案設計和施工圖，并多次發(fā)放給相關(guān)方，設計部應指派專人將文件形成的過程記錄、歸檔，做到文件齊整、準確后，于五日內(nèi)到資料室登記存檔。包括屬于設計內(nèi)容的：展板、展柜、導覽導視等專業(yè)設計文件，藝術(shù)品、場景最終方案及竣工照片等。3科技展項部：項目多媒體互動軟件的投標文件，項目的所有設計文件、圖紙、說明書等，文件齊全、準確后，于五日內(nèi)到資料室登記存

3、檔。4辦公室：公司管理機構(gòu)形成的各種規(guī)章、制度、會議、決策、會議紀要、申請、批復、通報、報告、通知、函等，以及各類外來文件等。5工程部：各項目工程管理施工、竣工驗收等方面的的資料及外購設備儀器的隨箱全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交公司資料管理員，統(tǒng)一保管。6經(jīng)營部：7人力資源部：公司人員外出參觀、培訓學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料，其它資料由人力資源部自己保管。二、資料歸檔制度：1本公司資料面廣量大，項目部分散，為了保證資料的質(zhì)量和有利于查閱，故實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。公司資料管理由技術(shù)部設置專管崗位，統(tǒng)一收集，分類歸檔。公司各部門及項目部必須指定專人負責（各項目部由資料

4、員負責），因為他們熟悉文件材料的形成過程、內(nèi)在聯(lián)系和保存價值，他們擔負起歸檔工作才能更有利。各部門及個人原則上不保留任何資料，如確實需要備用的可保留復印件，各部門把指派人員名單上報技術(shù)部，以后人員如有更換請及時通知。2各有關(guān)部門領(lǐng)導要重視工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一工程項目從招標、投標、施工、竣工工作告一段落之后，應歸檔的工程資料必須歸檔，沒有完整、準確的資料歸檔不算完成任務。 3歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準確。文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，否則資料管理人員不予接收。4資料歸檔的時間：各部門指派專人負責平時的資料保管和整理，每月向公司資料室進

5、行歸檔操作，由公司資料管理員進行歸檔整理。各工程項目在施工中形成的資料在單位工程竣工后兩個月內(nèi)由資料員向公司資料室進行歸檔操作。 5文件材料歸檔時，應由歸檔部門編制資料移交清單，資料移交清單一式二份，雙方在歸檔單上簽章。三、保存期限：1永久保存：公司證照；各級批文；印鑒；單位工程竣工資料；公司年度經(jīng)營計劃、經(jīng)營總結(jié)；年度財務報表；技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；人力資源資料；大型活動圖片、音像資料；其他核定須永久保存的文書。2十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務資料的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目普通方案、資料；其他

6、經(jīng)核定須保存五年的文書。4一年保存：部門工作計劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報告；完結(jié)后無長期保存必要文書。5所有文件期滿銷毀后必須保留電子檔文件。四、借閱：1普通資料借用：公司內(nèi)部人員借用資料，都必須填寫借用登記表，注明借用時間、文件名稱、文號、份數(shù)、歸還時間，并經(jīng)借用人簽字確認。2受控資料借用：公司內(nèi)部人員借用受控資料，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可辦理借用手續(xù)。3外部人員借用：公司外部人員借用本公司資料均須經(jīng)過總經(jīng)理批準方可借用。4歸還：借用者按時歸還借用資料，若到期未還，資料管理員必須及時予以追討，并于資料歸還時仔細檢查資料是否完整，若發(fā)生丟失、泄密或其他損壞行為由借用者承擔責任，視情節(jié)輕重予以處理。五、銷毀：任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司資料；保存期滿的資料，經(jīng)有關(guān)部門審核，報總經(jīng)理批準給予銷毀，由審核人及經(jīng)辦人簽字確認以備后查。六、責任：公司資料屬于公司財產(chǎn)，任何人不