XX集團國際展會管理守則

1、作者:日期:國際展會管理手則XX集團海外事業(yè)部編制單位XX集團文件編碼：XX/海外.005文件頁數(shù)：共7頁目錄1、總則2、適用范圍3、國際展會定義4、職責5、參展計劃6、展前準備7、會展期間工作&展會后期工作9、展會總結(jié)和評估10、展會激勵辦法附錄一XX集團XX公司20XX年度國際展會參展計劃表附錄二XX集團XX公司20XX年度國際展會參展預案檢查表文件名稱國際展會管理手則編制： 審核： 批準：文件所屬部門海外事業(yè)部發(fā)布日期：2012年 月 日 生效日期：2012年 月曰 修訂日期：2012年 月日1. 總則為了便于集團有效整合內(nèi)部資源，加強國際參展計劃的控制，進一步提高國際參展效果，

2、充分利用展會平臺，統(tǒng)一國際形象，收集行業(yè)信息，拓展商 業(yè)渠道，增強與客戶的交流，提高展會效果，編制本手則。2. 適用范圍各二級集團（公司）國際貿(mào)易相關(guān)部門.3. 定義國際展會：是指在中國境內(nèi)外舉辦的，兩個以上的國家參加的，以展示產(chǎn)品和 技術(shù)、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌為目的的宣傳活動。4. 職責：4。1海外事業(yè)部：集團展會管理部門4。1.1及時匯總國際展會信息并下發(fā)各二級集團國際貿(mào)易相關(guān)部門4。1.2負責展會計劃和展會備案工作負責兩個以上公司聯(lián)合參加的展會的組織、協(xié)調(diào)工作4。1。4組織相關(guān)的培訓工作4.2二級集團、公司：參展主體單位負責展會的計劃、策劃、參展、會后總結(jié)等具體實施工作.5. 參

3、展計劃5.1 各二級集團、公司在每年 11 月 30 日前向集團海外事業(yè)部提報下一 年度國際展會參展計劃（參見附件一） 。對于不在年度計劃內(nèi)的臨時參展需 求，應(yīng)在展會前兩個月提報參展計劃至海外事業(yè)部備案， 由海外事業(yè)部報 總經(jīng)理審議 ；由于特殊原因不能按計劃參展的，應(yīng)在展會前一個月提報海 外事業(yè)部說明。5.2 海外事業(yè)部根據(jù)上一年度參展情況和集團的海外戰(zhàn)略，對二級集團 參展計劃提出建議，并協(xié)調(diào)各二級集團聯(lián)合參展。5。3 各公司根據(jù) 總經(jīng)理辦公會通過審議的年度參展計劃 參展，并在展會 結(jié)束后 10 個工作日內(nèi)提報參展報告。6. 展前準備 展會組織基本要求：明確職責，責任到人。各二級集團負責展前準

4、備工 作，包括并不限于如下內(nèi)容：? 參展預案? 參展人員培訓? 客戶邀請? 客戶拜訪計劃? 展臺設(shè)計與制作、展品準備及運輸6。1 參展預案 : 預案需以 書面形式在參展前 2 個月交至海外事業(yè)部備案， 海外事業(yè)部將根據(jù)附表 2內(nèi)容進行 不定期的檢查， 不符之處 ,由責任人組織 3 個工作日內(nèi)整改完畢。6。2 參展人員培訓主要包括 :6。2.1 公司、展品、產(chǎn)品目錄、報價表中外文介紹6.2 。2 商務(wù)禮儀、安全培訓6.2.3 參展須知（活動日程安排、行程住宿、外事活動注意事項等 ）6。2.4 市場信息收集辦法6.2.5 展會所在地風土人情、禮儀習慣、自然社會常識等6.3 客戶邀請 : 在開展前

5、45天, 將展會的詳細地址、攤位號、地圖、 聯(lián)系 方式等信息告知相關(guān)海外客戶，邀請客戶參展 . 并根據(jù)客戶反饋，制定來訪 客戶名單和相應(yīng)的接待方案 , 接待工作明確責任到人 .6。4 客戶拜訪計劃根據(jù)展會所在地客戶情況安排客戶拜訪計劃。6.5 展臺設(shè)計與制作、展品準備及運輸6.5.1 公司根據(jù)場地大小和參展展品提出展臺設(shè)計要求6.5.2 根據(jù)預算和設(shè)計要求選擇設(shè)計人員或裝修公司設(shè)計展臺方 案，方案確定后按照公司相關(guān)規(guī)定招標制作展臺6。 5。3 確定專門人員負責所有展覽設(shè)備、展品、宣傳資料和禮品 等的準備、運輸?shù)裙ぷ?。保證開展前運抵展館，展后將必要的物品運返 公司。7. 會展期間工作 展會期間，

6、工作重點是接待新老客戶、樹立企業(yè)形象、品牌和展品的宣 傳；發(fā)展新客戶 , 與有意向的客戶達成合作協(xié)議。展會第一責任人負責展會 的全部責任 , 包括集團內(nèi)部非參展人員在展會的一切活動，要及時糾正有損 公司形象的任何行為。參展人員要求做到：7.1 按時到達會場7。2做好新、老客戶的接待工作并詳細記錄會談內(nèi)容7.3收集所有到訪客戶的名片 , 并分類整理7。4每天將潛在商機和訂單及時匯報相關(guān)負責人 , 以便及時跟進8. 展會后期工作8.1 展品處理 : 根據(jù)展品的情況做好贈予、銷售或回運處理8。2 客戶拜訪 :根據(jù)事先計劃拜訪老客戶，同時篩選重要的新客戶進行 拜訪9. 展會總結(jié)和評估展會負責人必須于展

7、會結(jié)束后 10天內(nèi)將展會報告提交集團海外事業(yè)部 存檔, 并作為展會效果的評價依據(jù)之一。展會報告包括但不限于以下內(nèi)容：9。1 展會概況9.2 展會代表性照片9.3 到訪客戶的明細列表、有效客戶數(shù)量、訂貨意向情況9.4 展會中收集到的行業(yè)信息9.5 展會的優(yōu)缺點，競爭對手布展情況及改進建議9。6展會實際費用和預算費用的對比10 展會激勵辦法各二級集團、 公司必須按照要求制定參展計劃、 參展并提交參展報告。 海外事業(yè)部視具體情況 , 執(zhí)行以下激勵辦法：101 未提報展會計劃而參加展會的，通報批評。102 未按照本手則要求組織參展，造成展會組織不力 , 效果不佳的 ; 參 展后未按本規(guī)定及時提交展會報

8、告或展會報告不完整的，通報批評 .103 海外事業(yè)部對所有展會進行評估 , 評估結(jié)果將作為下一年度展會 審批的重要依據(jù)。對于效果特別突出的展會，提報總經(jīng)理辦公會對展會責第 5 頁 共 11 頁任人予以 5001000 元人民幣的獎勵。11本手則解釋權(quán)歸集團海外事業(yè)部12.本手則制定于二0二年一月，自頒布之日起執(zhí)行附： XX 集團 XX 公司 20xx 年度國際展會參展計劃表 XX 集團 XX 公司 20xx 年度國際展會參展預案檢查表個人收集整理勿做商業(yè)用途附件一XX集團XX公司20XX年度國際展會參展計劃表序號展會名稱展會時間展會地點攤位面積負責人費用預算往年參展情況聯(lián)合參展意向備注提報人：審核人:個人收集整理勿做商業(yè)用途附件二XX集團XX公司20XX年度XXX國際展會參展預案檢查表序號展會工作完成時間負責人檢杳項目抽查結(jié)