XX公司---合同管理制度

1、成功是失敗之母，一切都是努力的結(jié)果xxxX?能新材料有股份限公司合同管理制度為了規(guī)范XXXXf能新材料股份有限公司（以下簡稱“公司”）以及下屬公 司的合同管理職責(zé)、內(nèi)容與考核，充分發(fā)揮合同在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)中的作 用，維護(hù)公司信譽(yù)和利益，依據(jù)中華人民共和國合同法（以下簡稱合同法）、 內(nèi)部控制基本規(guī)范及其他法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。第一條合同定義及范圍本制度所稱合同是指平等主體的自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止 民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。除勞動合同以外的所有對外簽訂的合同均適用于本制度。公司對外擔(dān)保以及與關(guān)聯(lián)方發(fā)生的關(guān)聯(lián)交易合同，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司章程 以及對外擔(dān)保管理方法、關(guān)聯(lián)交

2、易管理辦法等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；公司重大對 外投資或交易合同，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司章程以及重大對外投資和重大交易管 理辦法等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二條同承辦部門及主要職責(zé)（一）合同簽訂的歸口管理部門，是合同的承辦部門，具體負(fù)責(zé)所承辦合同 的談判、文本起草、初審、簽訂、履行、變更與解除及文本保管、報(bào)送歸檔等合 同工作。1、對于日常銷售合同，由公司營銷部作為歸口管理部門；2、對于日常采購合同，由公司采購部作為歸口管理部門；3、對于項(xiàng)目類合同，由公司項(xiàng)目辦作為歸口管理部門；4、對于資金借貸、擔(dān)保合同，由公司融資部作為歸口管理部門；5、對于其他涉及資金收付合同，由公司財(cái)務(wù)部作為歸口管理部門；6、重大對外投資、交易以及其

3、他合同，由公司法務(wù)部作為歸口管理部門。（二）對每一件合同均應(yīng)確定一名或多名明確的承辦人。 承辦人可以是本公 司的業(yè)務(wù)人員或法律工作人員，但不得是社會臨時性借、聘人員。承辦人需依法 律、法規(guī)及本規(guī)定進(jìn)行工作。(三)承辦部門及承辦人應(yīng)對自商約起至合同履行完畢止的全過程負(fù)責(zé)，期問出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時與公司有關(guān)部門及合同歸口管理部門進(jìn) 行協(xié)商，并以承辦部門為主進(jìn)行解決。第三條 慎重選擇合同對方及客戶分級管理公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容對標(biāo)的物的生產(chǎn)商、 價(jià)格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期 和市場分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同對方。對擬簽約對象的民事主體資格、 注冊資本、資金運(yùn)營、

4、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證 能力、市場信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查，以確定其是否具有對合同的履 約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。(一)公司應(yīng)當(dāng)對合同對方履行下列審查程序：(1)主體資格合法，具有經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實(shí)際相 符。(2)合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許 可、等級、資質(zhì)證書。(3)由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人 (負(fù)責(zé)人)身份 證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明資料。(4)具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等，必要 時應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明等相關(guān)文件。(5)具有

5、履約信用，重合同、守信用，無違約事實(shí)，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟(jì) 糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。(6)合同對方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同； 必須簽訂合同時，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。其中，以保證形式作 出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)依前條規(guī)定對擔(dān)保人的相關(guān)條件進(jìn)行審查。(二)對與公司發(fā)生日常采購、銷售等業(yè)務(wù)往來的客戶進(jìn)行分類信用管理對于與公司發(fā)生日常采購、銷售等業(yè)務(wù)往來或資金借貸的客戶， 公司建立分 級管理機(jī)制，根據(jù)經(jīng)營類型、經(jīng)營規(guī)模、銷售回報(bào)以及信用狀況，進(jìn)行客戶信用 等級劃分，按照A、B、C三類對客戶進(jìn)行分級管理，其中 A類客戶為公司重點(diǎn)戰(zhàn) 略

6、客戶；B類客戶為信譽(yù)良好、長期合作客戶；C類客戶為首次合作客戶、中小客戶、銷售回報(bào)較低客戶或信譽(yù)存在風(fēng)險(xiǎn)客戶。其中，B、C類客戶，由合同承辦部門確定，并抄送財(cái)務(wù)部；A類客戶需要由總經(jīng)理確定。合同承辦部門，應(yīng)當(dāng)可根據(jù)不同信用等級，在合同條款中約定不同的信用期。客戶信用評價(jià)程序如下：1、對于首次合作或短期、偶發(fā)業(yè)務(wù)合作客戶，初始評級為 C級，原則上不 允許對上述客戶發(fā)生應(yīng)收或預(yù)付款項(xiàng)， 在合同條款制定方面，對于銷售業(yè)務(wù)，要 求款到發(fā)貨；對于采購業(yè)務(wù)，要求貨到付款。經(jīng)合同承辦部門審查，如該客戶信譽(yù)良好，具備一定的市場影響力，且擬進(jìn) 行長期合作，則合同承辦部門可以將其信用評價(jià)類別由C類調(diào)整為B類。2、

7、對于公司長期合作客戶，且信譽(yù)良好，未發(fā)生違約行為的客戶，由合同 承辦部門根據(jù)審查結(jié)果，確定為 B類客戶。公司在與B類客戶發(fā)生業(yè)務(wù)往來時， 考慮到長期合作因素，可以給予一定的回款信用期，其中對于銷售業(yè)務(wù)，應(yīng)收款 項(xiàng)回款期應(yīng)當(dāng)不超過 7天；對于采購業(yè)務(wù)，預(yù)付款項(xiàng)的到貨沖銷期應(yīng)當(dāng)不超過 14天。3、對于擬確定為A類的公司重點(diǎn)戰(zhàn)略客戶，在與公司開展業(yè)務(wù)前，公司分 管副總應(yīng)當(dāng)對該客戶進(jìn)行實(shí)地考察， 了解其生產(chǎn)能力和主要產(chǎn)品、 技術(shù)水平，主 要場地及設(shè)備情況，并對于其信譽(yù)資質(zhì)、盈利能力和市場地位進(jìn)行充分了解， 并 將考察結(jié)果向公司總經(jīng)理匯報(bào)，由公司總經(jīng)理確定其為A類客戶。對于A類客戶，應(yīng)收款項(xiàng)回款期原則上

8、不超過 20天；預(yù)付款項(xiàng)的到貨沖銷 期原則上不超過30天。如遇特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延期。第四條合同文本的主要內(nèi)容公司對外簽訂合同一律采用書面形式， 不得另立口頭條款，合同條款必須準(zhǔn) 確，文字清晰，附件齊全，并載明下列事項(xiàng)：（一）合同各方當(dāng)事人的法定名稱、地址、郵政編碼、法定代表人姓名、代 理人姓名、聯(lián)系方式。（二）合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、技術(shù)服務(wù)等）；（三）數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求、包裝標(biāo)準(zhǔn)；（四）合同價(jià)款或酬金，包括付款期限及方式。（五）有效期限、交貨方式、地點(diǎn)、包裝、運(yùn)輸費(fèi)用的償付（六）違約責(zé)任及爭議解決方式，必要時明確違約金比例或載明擔(dān)保方式（七）變更或解除條件。（八）根據(jù)法律或合

9、同性質(zhì)必須具備的條款或各方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確 的條款。（九）合同生效的時間和條件。（十）簽約各方當(dāng)事人法定代表人或代理人簽章， 簽約各方當(dāng)事人公章或合 同專用章。（十一）簽約各方當(dāng)事人開戶銀行及帳號。（十二）其它雙方約定的事項(xiàng)。第五條合同審批（一）合同評審制度除公司對外擔(dān)保合同、關(guān)聯(lián)交易合同以及其他重大非日常經(jīng)營業(yè)務(wù)合同， 應(yīng) 當(dāng)根據(jù)公司章程以及其他規(guī)定，履行董事會、股東大會審議程序外，公司日 常經(jīng)營合同實(shí)行合同評審制度，并由總經(jīng)理最終審批。1、合同評審范圍（1）常規(guī)產(chǎn)品銷售合同均須履行合同評審程序，在各部門間傳遞會簽評審表，相關(guān)部門人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，并在評審表上簽字。（2）常規(guī)采購合同標(biāo)

10、的額小于10萬元的，由分管副總向總經(jīng)理請示同意后 方可對外簽約；10萬元及以上的均須履行合同評審程序，在各部門間傳遞會簽 評審表，相關(guān)部門人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，并在評審表上簽字。（3）其他合同如技術(shù)轉(zhuǎn)讓、聯(lián)合辦廠、工程承包、涉外經(jīng)濟(jì)等可視情況進(jìn) 行傳遞會簽或開會評審。2、合同評審程序（1）應(yīng)審核會簽的合同，承辦人應(yīng)按公司規(guī)定填寫合同評審表，并在簽 訂之前將合同草案及與合同有關(guān)的證明材料按照順序提請采購部或營銷部、 生產(chǎn) 部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部進(jìn)行審核。（2）合同評審表上必須有具體審核人員的審核意見和簽字， 對不具備有 關(guān)審核部門審核意見的合同草案，本單位法定代表人（負(fù)責(zé)人）或其授權(quán)簽署人可 拒

11、絕簽署。（3）合同承辦人應(yīng)按審核意見認(rèn)真修改合同草案，直至符合要求；對審核 意見有異議的，應(yīng)及時與審核部門協(xié)商。（4）經(jīng)審查修改后的合同文本，由合同承辦人將合同文本、 合同評審表 及其他需提交的材料，一并報(bào)送公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并由公司法定代表人或其 授權(quán)簽署人簽署合同。（二）各部門的審批職責(zé)1、合同承辦人負(fù)責(zé)填寫合同評審表的客戶名稱、合同名稱、合同編號、 客戶地址、聯(lián)系方式、客戶簡介和評審內(nèi)容項(xiàng)，并確定參與評審部門。同時就合 同的可行性和合理性進(jìn)行審核，審核同意后簽署意見。2、對于采購合同，合同承辦人將審核后的合同和合同評審表提交給采 購部，由采購部負(fù)責(zé)人就本次合同的原輔材料采購事項(xiàng)進(jìn)行審核

12、，并簽署意見； 對于銷售合同，合同承辦人將審核后的合同和合同評審表提交給營銷部，對 合同對方相關(guān)資質(zhì)證件是否有效進(jìn)行審核，并簽署意見。3、合同承辦人將采購部或營銷部審核后的合同和合同評審表提交給生 產(chǎn)部，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人對合同的技術(shù)性、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量要求的可操作性、生產(chǎn) 能力、交貨期等相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核，并簽署意見。4、合同承辦人將生產(chǎn)部評審后的合同和合同評審表提交給質(zhì)檢部，由 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人就其能否進(jìn)行產(chǎn)品的成分分析檢驗(yàn)進(jìn)行審核，質(zhì)量要求的可操作性 進(jìn)行審核，并簽署意見。5、合同承辦人將質(zhì)檢部評審后的合同和合同評審表提交給財(cái)務(wù)部，由 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對合同效益進(jìn)行簡要評價(jià)，并對合同的付款及結(jié)算方式進(jìn)行

13、審核， 確定給予的信用期是否符合公司客戶分類管理要求，并簽署意見。6、合同承辦人將財(cái)務(wù)部評審后的合同和合同評審表提交給公司法務(wù)部, 由法務(wù)部負(fù)責(zé)人對合同的審批權(quán)限進(jìn)行審核，并就其合法性和嚴(yán)密性進(jìn)行審核， 并簽署意見。（合同條款內(nèi)容類似的，第一次簽定進(jìn)行此評審，以后可省略本條 評審程序。）7、公司法務(wù)部審核完畢后，合同承辦人方可將合同交由公司法定代表人或 委托代理人簽字。（三）特殊事項(xiàng)合同審批1、公司對外擔(dān)保合同公司對外擔(dān)保合同由公司融資部作為合同承辦部門，應(yīng)當(dāng)由法務(wù)部會簽后， 根據(jù)公司章程以及對外擔(dān)保管理方法等相關(guān)規(guī)定，履行公司股東大會或董事會審議程序。2、關(guān)聯(lián)交易合同公司法務(wù)部在審批合同過程

14、中，應(yīng)當(dāng)識別公司所簽訂的合同是否為關(guān)聯(lián)交易 合同，判斷關(guān)聯(lián)交易內(nèi)容及定價(jià)是否公允，并根據(jù)公司章程以及關(guān)聯(lián)交易 管理辦法等相關(guān)規(guī)定，履行公司股東大會或董事會審議程序。3、重大對外投資或交易合同公司重大對外投資或交易合同由公司法務(wù)部作為合同承辦部門，根據(jù)公司章程以及重大對外投資和重大交易管理辦法等相關(guān)規(guī)定，履行公司股東大 會或董事會審議程序。4、公司向金融機(jī)構(gòu)的資金借貸合同、銀行承兌、理財(cái)合同，由公司融資部 負(fù)責(zé)，由公司財(cái)務(wù)部和法務(wù)部會簽。（四）合同用印管理合同專用章由專人管理，未經(jīng)總經(jīng)理同意，合同章不得攜帶外出，也不得在 空白合同上蓋章，經(jīng)濟(jì)合同一律加蓋合同章，個別特殊情況需蓋行政公章的，必 須

15、經(jīng)總經(jīng)理同意。合同在經(jīng)本單位法定代表人或其授權(quán)簽署人簽署后， 方可由合同歸口管理部 門統(tǒng)一編號和加蓋合同專用章。未經(jīng)合同歸口管理部門統(tǒng)一編號的合同，印章（含 單位行政公章）管理部門不得用印。第六條 合同存檔管理公司對外簽訂的合同正本應(yīng)當(dāng)至少一式二份， 雙方各執(zhí)一份。由業(yè)務(wù)主管部 門歸口管理、編號、建立合同臺帳，并按時間先后順序編號。合同簽訂后，負(fù)責(zé) 歸口管理的業(yè)務(wù)部門原則上應(yīng)當(dāng)在 7個工作日內(nèi)，將合同原件或復(fù)印件一份交由 公司財(cái)務(wù)部，并定期將合同正本移交公司檔案室存檔。合同存檔期為：一般合同5年，重要合同10年（履約結(jié)束時計(jì)起），無效合 同3年（從判定無效之日計(jì)起）。第七條合同保密管理1、任何

16、人不得以任何形式泄露合同涉及的技術(shù)、經(jīng)營等商業(yè)秘密。對造成 合同內(nèi)容外泄者，將視情節(jié)嚴(yán)重進(jìn)行相應(yīng)處罰。2、任何公司或外部人員調(diào)閱合同必須填寫 合同調(diào)閱登記表，經(jīng)由相關(guān)授 權(quán)人的批準(zhǔn)方可調(diào)閱第八條 合同的變更及解除（一）對合同已訂立，但發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情 形，已經(jīng)或可能導(dǎo)致公司利益嚴(yán)重受損， 合同承辦部門有責(zé)任及時向合同歸口管 理部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和公司董事長報(bào)告，并采取合法有效措施，制止危害 行為的發(fā)生或擴(kuò)大。必要時可以請求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院對原合同予以變更或解 除。（二）變更或解除合同應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書面協(xié)議。（三）變更或解除合同的審核程序與合同訂立前的審核程

17、序相同；解除合同還應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)部門辦理注銷手續(xù)。第九條合同糾紛的處理（一）合同發(fā)生糾紛后，合同承辦人須及時將糾紛事實(shí)經(jīng)過、處理情況及擬 采取的措施等情況書面報(bào)告有關(guān)部門，并報(bào)合同歸口管理部門備案。（二）合同發(fā)生糾紛時，應(yīng)先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商調(diào)解能夠達(dá)成 一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。（三）協(xié)商調(diào)解不能達(dá)成一致時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟其中一種方 式解決糾紛。（四）仲裁或訴訟必須在法定時效期間內(nèi)進(jìn)行。（五）合同糾紛需進(jìn)行仲裁或訴訟活動的，統(tǒng)一按照公司有關(guān)規(guī)定辦理。（六）發(fā)生合同糾紛時，合同承辦人應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)。第十條合同違約處理制度（一）財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)

18、算業(yè)務(wù)。 凡未按合同條款履約 的，或符合簽訂合同條件而未簽訂合同的， 或驗(yàn)收未通過的業(yè)務(wù)，財(cái)會部門有權(quán) 拒絕付款。（二）對方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金； 違約金不足以彌 補(bǔ)公司損失時，應(yīng)當(dāng)要求對方賠償損失。凡未經(jīng)批準(zhǔn)擅自放棄追索權(quán)者， 公司應(yīng) 當(dāng)追究其責(zé)任。（三）公司自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門以書面形式報(bào)告公司有關(guān) 負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)賠償責(zé)任。第H 條責(zé)任與考核1、不認(rèn)真調(diào)查、了解合同當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力，引起、合同糾紛或被他人詐騙的，依據(jù)造成損失的大小對合同承辦人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2、各參與評審的部門和各主管領(lǐng)導(dǎo)在簽署評審意見時一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，充 分考慮，要簽署明確的意見（同意、不同意實(shí)施及相關(guān)意見），不能只簽名，否則合同實(shí)施過程中出現(xiàn)問題，將追究其相關(guān)部門及主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。3、各部門可以針對合同評審表提出合理化修改建議，由企管部負(fù)責(zé)更 改。確定的合同評審表應(yīng)按所列內(nèi)容逐項(xiàng)填寫，填寫不完全的對合同承辦部 門予以50元罰款。4、評審人員未按要求進(jìn)行評審的,對評審人員進(jìn)行 50元罰款。5、要求評審人員在最短時間內(nèi)完成本部門相關(guān)內(nèi)容的評審，責(zé)任評審人員 無正當(dāng)理由拖延評審時間和拒絕評審的，對相關(guān)責(zé)任人處以100元