《 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作和信息化建設(shè)（ 61頁） 》

1、依據(jù)1、DA/T 42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范2、GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求3、GB/T 17678.1-1999CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分:電子文件歸檔與檔案管理4、GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范5、DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則 一、關(guān)于一、關(guān)于企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范（一）簡(jiǎn)介： 企業(yè)檔案工作規(guī)范首次對(duì)社會(huì)這一大類單位企業(yè)的檔案管理提出全面、系統(tǒng)性的管理要求：不僅是具體的檔案業(yè)務(wù)工作，而且包括檔案工作的政策法規(guī)環(huán)境要求，包括文件形成中的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任、規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求，包括對(duì)企業(yè)檔案

2、信息化建設(shè)的基本管理要求。 1、管理創(chuàng)新 2、觀念創(chuàng)新 3、經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ) 4、信息化方向 （二）企業(yè)檔案工作規(guī)范的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容: 企業(yè)檔案工作規(guī)范主要從企業(yè)檔案工作組織建設(shè)、檔案 工作制度建設(shè)、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案管理 設(shè)施設(shè)備配置等方面，提出了企業(yè)建立和開展檔案工作的要求， 共有九章和兩個(gè)附錄。 第1章 范圍：按標(biāo)準(zhǔn)格式要求，明確和介紹了標(biāo)準(zhǔn)的適用 范圍； 第2章 規(guī)范性引用文件：列舉出標(biāo)準(zhǔn)中所引用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)范性文件； 第3章 術(shù)語和定義：列舉并解釋了本標(biāo)準(zhǔn)中使用檔案工作基本術(shù)語沒有提到的術(shù)語； 第4章 檔案工作原則：提出了企業(yè)檔案工作遵循的基本原 則，明確了企業(yè)檔案與

3、企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用、企業(yè)檔案工 作的管理體制、企業(yè)檔案工作任務(wù)和目標(biāo)、企業(yè)依法管理檔案的 責(zé)任； 第5章 檔案工作組織：明確了企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，企業(yè)、文件形成部門、檔案部門應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，及檔案人員素質(zhì)要求； 第6章 檔案工作制度：明確了企業(yè)檔案工作制度體系、制度制訂程序以及應(yīng)當(dāng)制定的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范； 第7章 檔案業(yè)務(wù)工作：明確了文件材料形成積累、歸檔、收集、整理責(zé)任與方法和檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的具體要求； 第8章 檔案信息化建設(shè)：明確了檔案信息化的目標(biāo)和原則，對(duì)電子文件歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及電子檔案的安全與保存提出要求； 第9章

4、檔案工作設(shè)施設(shè)備：對(duì)企業(yè)檔案工作中設(shè)施、設(shè)備的配備提出要求； 附錄 標(biāo)準(zhǔn)的兩個(gè)附錄是標(biāo)準(zhǔn)的資料性附錄。 附錄A企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表，列出了產(chǎn)品生產(chǎn)型企業(yè)通常應(yīng)歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照； 附錄B表格式樣是標(biāo)準(zhǔn)第2章規(guī)范性引用文件中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務(wù)應(yīng)用表格。 二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作（一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng) 這里有幾層意思需要說明一下： 1、完整的檔案管理包含三個(gè)階段： （1）文件（即未來的檔案）形成階段 （2）檔案室保存階段 （3）檔案館保存階段 2、在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： （1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生

5、產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 （2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 （3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責(zé)。 3、企業(yè)檔案在不同時(shí)段的管理職責(zé)分工： （1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； （2）檔案人員主要承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； （3）信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 4、企業(yè)各層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任： （1）在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層 （2）在企業(yè)管理的中層 （3）在企業(yè)的基層 “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、

6、系統(tǒng)。 “四同時(shí)”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。 （二） 文件的形成、積累 從檔案管理的角度對(duì)文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 兩方面的要求： 1、文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的類型，特別是對(duì)那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 2、文件內(nèi)容的要求。要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管，以保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。（三）文件整

7、理與歸檔 四個(gè)方面的要求： 文件的整理 文件的歸檔范圍 文件的歸檔時(shí)間 文件的歸檔要求1、文件整理（1）文件整理的原則 1）注意文件之間的有機(jī)聯(lián)系 2）區(qū)分文件的保管期限 3）便于保管和利用（2）各種文件的整理要求，基本都有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在進(jìn)行文件整理時(shí)，可按照這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求進(jìn)行整理。 管理類文件的整理應(yīng)該符合文書檔案案卷格式GB/T9705和歸檔文件整理規(guī)則DA/T22的要求； 科技文件的整理應(yīng)該符合科技檔案案卷構(gòu)成一般要求GB/T11822的要求； 基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T28的要求； 會(huì)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合會(huì)計(jì)檔

8、案管理辦法財(cái)會(huì)字199832號(hào)文件的要求； 職工文件的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定勞力字號(hào)文件的要求； 照片文件的整理應(yīng)該符合照片檔案管理規(guī)范GB/T11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T15的要求； 電子文件的整理應(yīng)該符合電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894和公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T32的要求； 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T17678.1的要求。 （3）企業(yè)管理類文件的整理方式: 有兩種: 一種是以“卷”為單位進(jìn)行整理。這是傳統(tǒng)的立卷方式，就是 根據(jù)文件的

9、形成規(guī)律，將一組有密切關(guān)聯(lián)的文件按照既定的分類 方案進(jìn)行組合?；颈９軉挝皇蔷?。 另一種是以“件”為單位進(jìn)行整理。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張照片、 一盤錄音或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均 為一件。文件材料的固定方式是正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與 被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件。 其基本保管單位是件。 2、 文件歸檔范圍 （1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （2）歸檔文件的主要來源； （3）

10、歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。 關(guān)于附錄A的說明： 1）附錄A給出的是資料性附錄。 2）附錄A不作為企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。 3）附錄A增強(qiáng)了可操作性。 4）附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。 制訂歸檔范圍的基本方法： 1）掌握依據(jù)，調(diào)查研究 2）擬定初稿 3）廣泛征求意見 4）各立檔部門負(fù)責(zé)人審核 5）修改完善后報(bào)批 6）主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行 7）納入相關(guān)制度 需要注意的問題： 1）在確定歸檔范圍時(shí)，對(duì)容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對(duì)文件材料歸檔的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。 3）在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意體現(xiàn)“以人為本”的原則。 3

11、、文件歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔 隨時(shí)歸檔 定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時(shí) 間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔或按 工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典 型形式，管理類文件、科技類文件、會(huì)計(jì)類文件等材料的收集歸檔 適用此種方式。 隨時(shí)歸檔是指在企業(yè)文件形成是就將其歸檔，或形成處理完 畢后立即歸檔。臨時(shí)歸檔、即時(shí)歸檔等方式都屬于隨時(shí)歸檔，這是 收集企業(yè)文件材料的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準(zhǔn)確、 系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開箱等材料的收集 歸檔適用此種方式。 （1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技

12、術(shù)管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。對(duì)于一些特殊的文件材料，可以針對(duì)具體情況適當(dāng)放寬歸檔時(shí)間。 （2）科研、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 （3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 （4）會(huì)議檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 （5）電子文件邏輯歸檔應(yīng)定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。完整的電子文件包括內(nèi)容信息，背

13、景信息和元數(shù)據(jù)。 邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程?？蓪?shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行，權(quán)限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對(duì)照文件歸檔范圍對(duì)電子文件進(jìn)行界定； 按照有關(guān)規(guī)定對(duì)查詢歸檔電子文件進(jìn)行授權(quán)； 對(duì)接收的電子文件及時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)識(shí)； 對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份安全保護(hù)。 物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。 （6）其他載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 （7）更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗

14、時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)下產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。產(chǎn)品更新?lián)Q代、項(xiàng)目改建擴(kuò)建、設(shè)備使用過程中都將形成新的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔，且應(yīng)歸入原項(xiàng)目文件材料中，以保持項(xiàng)目文件材料的準(zhǔn)確性和成套性。企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，只有按規(guī)定向檔案部門移交之后，人事等相關(guān)部門方能為其辦理相關(guān)手續(xù)。 4、文件歸檔要求 七個(gè)方面的要求：(1)應(yīng)實(shí)行部門立卷。企業(yè)各職能部門、項(xiàng)目承辦部門在履行相關(guān)職責(zé)或完成某項(xiàng)工作的同時(shí)，應(yīng)注意履行有關(guān)檔案工作職責(zé)。(2)歸檔文件的質(zhì)量。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)有益于長久保存 (3)歸檔應(yīng)為原件

15、。檔案有兩個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。(4)非紙質(zhì)文件和外文材料一并歸檔。為便于保管和利用，音像、電子等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔；外文或少數(shù)民族文字材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的材料至少應(yīng)譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。(5)歸檔文件的份數(shù)。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當(dāng)增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導(dǎo)致?lián)p毀。(6)合作項(xiàng)目文件。當(dāng)兩個(gè)以上單位合作完成某個(gè)項(xiàng)目或活動(dòng)時(shí)，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關(guān)單位應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一

16、般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。(7)填寫檔案交接登記表。交接雙方根據(jù)檔案交接登記表進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)無誤后，在檔案交接登記表上簽字，交接雙方各保留一份。 （四）檔案收集工作 1、收集工作有兩種形式： 一是對(duì)內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門 形成的文件材料； 二是對(duì)外收集。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單位 保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。 2、兩個(gè)要求： （1）認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作。企業(yè)文件歸檔的交接工 作是保證企業(yè)檔案質(zhì)量的重要關(guān)口，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科 技檔案才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此在文件歸檔的交接工作 中必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

17、1）文件形成部門應(yīng)按期將檔案交接登記表隨同已整理的文件向檔案部門移交。 2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。 （2）企業(yè)對(duì)外應(yīng)接收的檔案與資料的范圍。 1）企業(yè)衣接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。 2）應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 3）可根據(jù)需要懼宣傳報(bào)導(dǎo)本單位的新聞資料。 4）可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 5）可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。 （五） 檔案整理工作 1、企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的情況 2、對(duì)分類方案的要求（1）企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)：由編制說明、分類表、類別號(hào)三部分

18、組成。 （2）編制企業(yè)檔案分類方案的要求 1）要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴(yán)整性。 2）要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。 3）要保持企業(yè)檔案分類方案的相對(duì)穩(wěn)定性。 （3）企業(yè)檔案分類基本方法 1）按職能分類 2）按年度分類 3）按保管期限分類 4）按組織機(jī)構(gòu)分類 5）按問題分類 6）按專業(yè)分類 7）按型號(hào)分類 8）按項(xiàng)目分類 9）按特征分類 10）按載體分類 3、類別號(hào)采用方法 類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 （1）采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號(hào)方法。 （2）類別號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)方法。 如，一級(jí)類目的黨群工作類設(shè)

19、定用A作標(biāo)識(shí)，則其二級(jí)類目中的組織工作類即用A02作標(biāo)識(shí)，其三級(jí)類目中的組織管理類則用A02.01或A02-01作標(biāo)識(shí),等等,依此類推。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群DQ、行政XZ、產(chǎn)品CP等 4、檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。 （1）管理類檔案的排列。 經(jīng)營、生產(chǎn)、行政、黨群等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，如：大類-年度-保管期限-屬類-問題-案卷排列（推薦使用），也可以按年度分大類排列

20、。會(huì)計(jì)類檔案可以按大類分屬類分年度排列；大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。 （2）科技類檔案的排列。 1）產(chǎn)品類檔案可按大類分系列、型號(hào)排列，系列或型號(hào)內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。 2）科學(xué)技術(shù)研究類檔案按大類分項(xiàng)目排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)可按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。 3）基本建設(shè)類檔案按大類分項(xiàng)目排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)可按前期、設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段排列。 4）設(shè)備儀器類檔案按大類分項(xiàng)目或型號(hào)排列

21、，項(xiàng)目或種類內(nèi)可按立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。 在上述排列順序的基礎(chǔ)上，科技類檔案中的文字材料，可以按職能或事由結(jié)合時(shí)間或重要程度排列；圖樣文件按結(jié)構(gòu)、工序、專業(yè)、圖號(hào)、時(shí)間等順序排列；圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列。 5、編制檔號(hào) 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔案應(yīng)指代單一，具有唯一性。 企業(yè)管理類檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)類別號(hào)件號(hào) 企業(yè)科技類檔案基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào) 6、設(shè)立互見號(hào) 應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)

22、的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。互見號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。 7、編制檔案目錄 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 企業(yè)檔案目錄的種類有企業(yè)檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。 8、建立全宗卷 全宗卷是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。

23、 全宗卷主要內(nèi)容包括： 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件、檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助

24、管理等情況的文字說明材料。（六）檔案保管工作 1、三個(gè)方面的要求： （1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求； （2）檔案入庫前的修護(hù)要求； （3）庫房管理要求。 2、磁性載體文件的保管： （1）防磁; （2）磁帶要平放; （3）定期檢查； （4）長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； （5）要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。（七）檔案鑒定工作 1、按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定、到期鑒定 2、按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定、質(zhì)量鑒定、利用范圍鑒定 3、企業(yè)檔案部門對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作： （1）區(qū)分檔案與非檔案。 （2）區(qū)分“永久”與“非永久”。 （3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 （4）區(qū)分要控制使

25、用的和可以公開使用的文件與檔案。 （5）區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。 （6）區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。 4、規(guī)范對(duì)鑒定工作提出六條要求： （1）企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； （2）根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值確定企業(yè)檔案的保管期限； （3）對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分； （4）對(duì)永久檔案的界定； （5）對(duì)定期檔案的界定； （6）對(duì)到期檔案的鑒定。 5、科技檔案保管期限的確定： （1）科技檔案所屬項(xiàng)目的特征（技術(shù)因素）。 （2）科技檔案所屬項(xiàng)目的科技水平（技術(shù)因素）。 （3）科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況（效益因素）。 （4）科技檔案形成的時(shí)間（時(shí)間因素、典型因素）

26、。 （5）科技檔案的形成者（作者因素）。 （6）科技檔案的狀況（名稱因素、效益因素）。 6、企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （1）編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級(jí)已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 （2）國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。 （3）檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。 （4）檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。 7、企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（八）檔案統(tǒng)計(jì)工作1、三個(gè)要求：（1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（2）要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；

27、（3）要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。2、檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)：（1）組織各種形式的檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查（2）對(duì)收集來的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析（3）為檔案專業(yè)主管部門和國家統(tǒng)計(jì)部門提供統(tǒng)計(jì)資料（4）根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料對(duì)檔案工作的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提供預(yù)測(cè)材料。 （九）檔案利用工作 1、有八項(xiàng)要求： （1）加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè) （2）要設(shè)定利用者權(quán)限 （3）要進(jìn)行利用登記 （4）應(yīng)采取多種方式 （5）編制各種實(shí)用匯編 （6）編寫初加工的專題材料 （7）編寫深加工的研究材料 （8）可舉辦檔案陳列或展覽 2、檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求： （1）檢索信息要覆蓋全部庫藏。 （2）檢索功能要匹配合理。 （3）檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)

28、和特定的利用需要。 （4）要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 3、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)要求： （1）著作權(quán)保護(hù)的要求。 （2）專利權(quán)保護(hù)的要求。 （3）商標(biāo)權(quán)保護(hù)的要求。 （4）專有權(quán)保護(hù)的要求。 4、企業(yè)應(yīng)該采用不同的利用控制策略：（1）防御保護(hù)階段。（2）成本控制階段。（3）利潤中心階段。（4）戰(zhàn)略資源階段。 5、企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個(gè)方面的問題： （1）檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布的范疇，開發(fā)編研時(shí)要注意檔案公布的法律規(guī)定。 （2）可以注意針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對(duì)不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè)1、檔案信息化的目標(biāo)與原則；2、電子文件歸檔要求；3、檔案數(shù)字

29、化要求；4、電子檔案的保管；5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；6、檔案管理軟件要求 （一）檔案信息化目標(biāo)與原則 1、企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。 2、企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。 3、企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 （二）電子文件的歸檔要求 1、電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定

30、。 關(guān)于電子文件的歸檔范圍，本規(guī)范提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件的歸檔范圍，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 2、企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 電子文件的元數(shù)據(jù)（metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 背景信息（context）指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生

31、影響的歷史環(huán)境等信息。 3、歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。 電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 4、電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。 5、加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件后并歸檔。 6、文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 按照CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和電子文件歸檔與管理規(guī)范

32、的規(guī)定，對(duì)電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。 2）在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 3）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 4）文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 5）歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，

33、檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。 （2）整理方法 歸檔電子文件以件為單位整理。 1）同一全宗內(nèi)的文書類電子文件按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類。 2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。 圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號(hào)順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。 數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進(jìn)行整理。 計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)間順序排列。 3）按電

34、子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。 4）電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 5）編寫歸檔說明。 編寫內(nèi)容： 項(xiàng)目名稱、任務(wù)來源、主要技術(shù)（指標(biāo)）要求、完成任務(wù)過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。 編寫要求： 文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰，書寫工整。 6）對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行著錄。 7）將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。 （3）電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性

35、、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見電子文件歸檔與管理規(guī)范GBT 18894表A3）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 （三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求 1、企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。 我們認(rèn)為，選擇對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素： 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求 二是企業(yè)檔案信息資源狀

36、況 三是企業(yè)檔案工作狀況 四是預(yù)期收益情況文件 2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。 2005年4月30日，國家檔案局發(fā)布紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 312005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （1）基本原則。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。 （2）數(shù)字化對(duì)象的確定原則。應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化：一是必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有

37、關(guān)規(guī)定；二是屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。 （3）基本環(huán)節(jié)。主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。 （4）過程管理。一是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。 2009年11月國家檔案局發(fā)布縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 432009）， （P101-103） 3、照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附

38、錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。 DA/T 32 附錄B公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)格式及傳輸格式。其中對(duì)照片檔案和聲像檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式規(guī)定如下： 照片檔案的推薦數(shù)據(jù)格式為：TIFF、GIFB、PDF；可參考的數(shù)據(jù)格式為：BMP、XBM、JPEG等；存儲(chǔ)格式為：TIFF、JPEG、SVG。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為：MP3、WAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為：WMA、AU格式、RAM/RM、MIDI/MODs; 存儲(chǔ)格式為:MP3、WAV、WMA。 視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為：MPEG-2、MP

39、EG-4、AVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為：QuickTime、RealVideo；存儲(chǔ)格式為:MPEG、AVI、SWVF。 由于沒有專門對(duì)照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式的規(guī)范性要求，因此，以上公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則提供大的格式可供參考。 （四）電子檔案的保管 1、電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。 這一條文的意思包含兩個(gè)方面：一是所有電子檔案都應(yīng)該按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類整理；二是不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲(chǔ)到不同的脫機(jī)載體上。 2、電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： （1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 （2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 （3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 （4）環(huán)境溫度選定17-20，相對(duì)濕度選定35%-45%。 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 3、脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作狀態(tài)。 4、應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 5、超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)