常用公文寫作要點

1、常用公文的寫作要點常用公文的寫作要點之一標準性公文的撰寫一、標準性公文的特點 標準性公文是強制推行的用以標準各種行為的文件。與其他 類型的公務(wù)文件相比，它們具有如下特征： 1 公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示，其標準作用的成立與實 現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件，具有極強的強制 約束力。2公文所針對的問題是反復(fù)屢次適用的、涉及多 數(shù)人的普遍性問題。 3公文生效程序更為嚴格 和標準，特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴格。 4在效用方面一般均實行“不溯既往和“后 法推翻前法的原那么，即公文效力所及只針對正式成文 生效之后發(fā)生的有關(guān)事物；新公文形成之后，與其 規(guī)定不一致的“舊公文即行廢止，以新公文

2、為準。 5語言運用講究高度準確、概括、簡明、通俗、標準。二、標準性公文的構(gòu)造及特點一總體構(gòu)造 標準性公文一般均包括：1. 文件標題。一般由事由問題 、文種兩局部組成。2. 發(fā)布或通過批準的日期。即公文經(jīng)權(quán)威性機構(gòu)或組織審議 通過或批準生效的時間，需將這一時間標注在標題 之下并用圓括號括入。3. 章題。即文件需劃分假設(shè)干章表述時，每一章的標題。章 題只需確切概括反映章內(nèi)的內(nèi)容。4. 正文。即文件的主體局部，標準的具體內(nèi)容均在此表達。 二正文的構(gòu)造 標準性公文的正文一般均有這樣幾局部內(nèi)容：1. 制發(fā)目的。指制發(fā)文件者的動機及所要實現(xiàn)的結(jié)果。2. 制發(fā)依據(jù)。指制發(fā)文件的前提條件與根據(jù)。3. 適用范圍

3、。對文件有效適用對象范圍的規(guī)定，可說明文件 對何種人及事具備有效的約束力。4. 有關(guān)定義。即指對文件中根據(jù)實際需要而創(chuàng)設(shè)或使用的有 關(guān)名詞術(shù)語含義的規(guī)定。5. 主管部門。即對文件的執(zhí)行或監(jiān)視執(zhí)行負有直接和主要責 任的機構(gòu)或組織。6. 具體標準。即文件的主體內(nèi)容，明確規(guī)定支持、保護、開 展什么，限制、制止和取締什么，規(guī)定機關(guān)團體和其他社會 組織與有關(guān)人員的作為和不作為。7. 獎懲方法。即有關(guān)獎勵與懲罰的具體方式、程序、措施的 規(guī)定，必要時還包括對申訴有處分即難免有糾紛程序和 機構(gòu)作出的規(guī)定。8. 施行日期。即對文件正式實施時間的規(guī)定。標準性公文大 都不在發(fā)文機關(guān)履行批準手續(xù)后即生效執(zhí)行，以保證人

4、們有 了解標準的內(nèi)容，做好認真執(zhí)行的各種準備的時間與條件， 為此，需在文中專門規(guī)定施行日期。這方面的規(guī)定大致有如 下幾種：1自文件公布之日起施行。 2另行規(guī)定其他時 間如在公布之日之后施行。 3 規(guī)定以另一種標準性公 文的施行時間為施行日期。 4規(guī)定本文施行日期另由其他 標準性公文確定。9. 施行程序與方式即對施行公布過程、施行公布責 任歸屬，制定具體實施方法細那么的權(quán)利責任歸屬、根 據(jù)與原那么、步驟方法的規(guī)定，以及實施中能對文件內(nèi)容作 出權(quán)威性解釋的解釋權(quán)專屬者的規(guī)定等。10. 有關(guān)說明。 主要指對該文件與其他文件的關(guān)系的規(guī)定， 對 附件效用、數(shù)量的規(guī)定，以及不同文字文本效用包括產(chǎn)生 爭議時

5、以何種文本為準的規(guī)定等。在寫作實踐中，上述內(nèi)容多以條文形式表達，每條還可下分 為款、項、目等層次。三、標準性公文的撰寫要求1. 維護文件的高度一致性。2. 維護文件的高度嚴密性。3. 維護文件的條理性。4. 維護文件的簡明性。5. 維護文件的穩(wěn)定性。6. 維護文件的連續(xù)性。7. 尊重不同文種的特殊撰寫要求。常用公文的寫作要點之二決定、決議、通知、通報、批復(fù)、通告的撰寫一、決定一決定的特點1. 具有規(guī)定性。用于標準人們的行為，具有法定的強制力， 受文機關(guān)與人員必須遵守，認真執(zhí)行。2. 具有指導性。決定記載與傳達黨和國家領(lǐng)導機關(guān)對重要事 項或重大行動的決策，具有較強的理論性、政策性，是指導 工作的

6、準那么。3. 具有穩(wěn)定性。決定用于對重要事項作出決策，它所規(guī)定的 原那么、措施及有關(guān)事項，要在相當長的時期內(nèi)發(fā)揮效用。 二決定的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)、事由與文種。如 ?中共中央、國務(wù)院 關(guān)于加強職工教育工作的決定 ?。2. 正文。一般由制發(fā)文件的依據(jù)、決定事項與執(zhí)行要求三大 局部組成。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號召或說明有關(guān) 事項。3. 發(fā)文機關(guān)與成文日期。三決定的撰寫要求1. 緣由要清楚明白。2. 決定的事項要準確具體。二、決議一決議的特點 決議在性質(zhì)上、功用上同決定沒有大的差異，其特點主要是 在生成程序方面要求必須經(jīng)過會議討論通過或批準，以表達 與會者在形成決策過程中的集體意志和

7、權(quán)威性。二決議的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)、事由與文種。2. 題注。加括號寫明通過或批準決議的日期和會議名稱。3. 正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構(gòu)成形式也具有 多樣性， 其中比擬常見的有： 批準式、 批準說明式、 議論式、 說明式。三、通知一通知的特點1. 應(yīng)用廣泛，使用頻率高。 2. 對行文方向的限制不嚴格，根 本上是下行文，但也允許主送平級和不相隸屬的機關(guān)。 3. 內(nèi) 容單純，一文一事，行文簡便。二通知的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)、事由與文種。用于發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批 轉(zhuǎn)文件的通知那么要求寫明發(fā)文機關(guān)、動詞頒發(fā)、印發(fā)、 轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)等 、被發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)文件的標題、文種。2. 主送機關(guān)

8、。3. 正文。4. 發(fā)文機關(guān)與成文日期三通知的撰寫要求 要求是：主題集中；重點突出；措施具體；講求時效。四、通報一通報的特點 通報屬普發(fā)性下行文。通報的主要特點： 1 具有教育性。 通報需要運用具有代表性、傾向性的事實事例、新穎的典 型經(jīng)歷以及重大情況教育干部和群眾，通過表揚、批評、 倡導或強調(diào)，喚起人們的警覺與注意，說明自己的觀點和意 圖，指導和推開工作。 2具有較強的時效性。通報主要用 于反映新情況、新問題、新經(jīng)歷、新的苗頭與趨向，因此， 強調(diào)及時快捷。二通報的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實性質(zhì)情 況以及文種通報。如？國務(wù)院關(guān)于X省X縣紅星玻璃廠 擅自制作和出售國徽的

9、通報 ?。2. 主送機關(guān)不言自明的情況下也可略去。3. 正文。4. 發(fā)文機關(guān)與成文日期。三通報的撰寫要求1. 通報的內(nèi)容必須具有典型性，即應(yīng)選新穎的具有代表性的 典型事例，選擇與推動當前中心工作密切相關(guān)的重要事項或 重大情況，使廣闊干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重 視，進而對工作起到引導與促進的作用。2. 通報的材料必須經(jīng)過深入細致的調(diào)查和反復(fù)認真的核實， 不得有半點虛假和錯漏。3. 撰寫通報，應(yīng)使用說明與表達的表達方式，通過平實而具 體的敘事與入情入理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報 到達倡導和鑒戒的作用。五、批復(fù)一批復(fù)的特點 批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的下行文。其主要特點 是：

10、1 具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性，批復(fù)意見就是指示， 下級機關(guān)務(wù)必遵守執(zhí)行。 2 具有被動性，批復(fù)是針對下級 機關(guān)報送的請示事項予以明確答復(fù)，不涉及其他問題。二批復(fù)的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，必要時也可在標題中 標明“同意“批準與否的態(tài)度，如?民政部關(guān)于同意福建省撤銷崇安縣設(shè)立武夷市的批復(fù) ?。2. 主送機關(guān)。一般只為報送請示的機關(guān)。3. 正文。4. 發(fā)文機關(guān)與成文日期。三批復(fù)的撰寫要求1. 在批復(fù)前必須進展充分的調(diào)查研究工作。2. 批復(fù)的意見應(yīng)明確、具體、可行。3. 態(tài)度必須明朗，應(yīng)有問必答，對所有要求答復(fù)的問題都有 所交代，文字表達應(yīng)準確、簡要，語氣肯定，不能回避某些 問題、不

11、予作答或模糊其辭，就是對目前暫時無法答復(fù)具體 意見的問題也應(yīng)說明有關(guān)情況，否那么將可能形成沒有必要 的新的一輪往復(fù)行文。六、通告一通告的特點 通告用于在一定范圍內(nèi)公布需要各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位 與廣闊人民群眾遵守或周知的事項。主要特點為：1. 具有知照性與約束力。通告具有知照性，用于公布需要人 們周知的事項，同時具有約束力，通告的內(nèi)容所及的機關(guān)、 個人都須遵守，具有強制執(zhí)行的效用。2. 具有專業(yè)性，一般由專業(yè)主管部門在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)公布。二通告的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種。有時可以省略事 由或只標文種。2. 正文。由通告的依據(jù)、目的、通告事項與結(jié)尾組成。結(jié)語 用來說明執(zhí)行

12、的要求和有關(guān)事項，也可用“特此通知完畢 全文。3. 發(fā)文機關(guān)及成文日期。三通告的撰寫要求1. 通告的內(nèi)容應(yīng)明確具體。即將通告的目的、依據(jù)與需要遵守知曉的事項原原本本具體地交代清楚，使讀者一目了然， 不生歧義。2. 一般用分條列項的形式表達，用語要求簡明易懂，有些專 業(yè)性通告雖可使用一定的專業(yè)術(shù)語，但也應(yīng)盡量做到方便閱 讀與理解。3. 通告屬正式公文， 應(yīng)注意維護其嚴肅性， 有些可用 “啟事 等應(yīng)用文公布周知的事項， 如遷移、 掛失、 招生、更改 碼等，應(yīng)防止使用通告。 常用公文的寫作要點之三請示、報告的撰寫 一請示的特點 請示用于下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準。其主要特點 是：1使用范圍廣泛

13、，各機關(guān)對自己無權(quán)或無法決定與處 理的問題， 均應(yīng)制發(fā)請示公文， 向上級機關(guān)請求指示或批準。 2 請示具有強制回復(fù)的性質(zhì)，承受請示的機關(guān)務(wù)必針對 請示事項說明態(tài)度或予以明確的指示。二請示的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種。2. 主送機關(guān)。3. 正文。請示的正文一般由這樣幾局部組成：行文的依據(jù)、 原因；待解決的問題及初步方案，并提出傾向性意見及其理 由；行文要求， 即請上級復(fù)文的要求， 常用“當否， 請批示當否，請批復(fù)“請審核批復(fù)“妥否，請鑒核批示等 慣用的結(jié)尾詞語表達。4. 發(fā)文機關(guān)與成文日期。三撰寫要求1. 請示必須是向上級有所呈請，請其給予答復(fù)時才能使用， 而且必須滿足一定條件

14、才能行文。2. 要嚴格遵行一文一事、只主送一個機關(guān)、一般不越級行文 的原那么。3. 提出的請求應(yīng)清楚明白，有幾問，要對方批準或指示什么 都必須明明白白，以便于對方有問必答。4. 未獲上級批復(fù)前，不能將公文抄送給自己的下級。5. 陳述理由時要客觀充分，但不要講空泛的大道理，更不能 用教訓人、強加于人的語氣來陳述。6. 應(yīng)講究有關(guān)內(nèi)容的表達次序，以增強表達效果。如果在書 寫請求上級批準的請示時，作者提出的解決問題的方案很可 能是兩個或多個，這時就應(yīng)將傾向性的意見放在最前邊。7. 在所陳述的情況和理由比擬復(fù)雜的情況下，可用各種附件 作詳細說明，以簡化正文。二、報告一報告的特點報告屬陳述性公文，用于向

15、領(lǐng)導機關(guān)反應(yīng)本機關(guān)的工作信 息?？偨Y(jié)經(jīng)歷教訓，提出意見與建議，為領(lǐng)導機關(guān)制定決策和指導工作提供依據(jù)。報告的主要特點是：1.受報告制度的影響，為各機關(guān)普遍使用。 2. 一般可制發(fā)于事后，也可制發(fā) 于事前或事中。 3.不具備強制復(fù)文的性質(zhì)。二報告的構(gòu)造1. 標題。寫明發(fā)文機關(guān)名稱、針對時間或事由、文種。2. 主送機關(guān)。3. 正文。4. 發(fā)文機關(guān)與成文日期。三工作報告工作報告用于日常工作中根據(jù)需要或要求，向上級機關(guān)匯報 工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括： 行文的根據(jù)或概要點明公文所要涉及的情況或問題；陳述具 體情況和問題并對其性質(zhì)進展概要分析； 建議要求誰，何時，做什么，怎樣做，方

16、法，措施，期限， 考核指標等 ，如沒有建議那么對有關(guān)工作或問題作概括總 結(jié)，分析存在問題的原因，說明努力方向；結(jié)語有建議的報 告提出轉(zhuǎn)發(fā)建議： “以上意見，如無不當，請批轉(zhuǎn)單位 執(zhí)行。請上級指出問題的報告那么為： “如有不當，請指 正示。其他報告那么以“特此報告等結(jié)語強調(diào)行文 目的。四總結(jié)報告 總結(jié)報告用于在某些工作、某階段工作完畢后按照報告制度 的規(guī)定或上級要求匯報情況，對成績、缺點、經(jīng)歷教訓及有 關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報下一步工作方案安排?？偨Y(jié)報告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了 哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和缺 乏；主要的經(jīng)歷體會，即對取得成績的原因進展

17、分析，獲得 對工作規(guī)律性的認識；檢討失敗或失誤的教訓，總結(jié)其原因 和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作 的初步規(guī)劃、設(shè)想。五調(diào)查報告調(diào)查報告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫成的用于提醒事物真相 與規(guī)律的報告，是向領(lǐng)導機關(guān)反應(yīng)信息，輔助決策，核查決 策執(zhí)行情況的重要形式。調(diào)查報告的正文一般包括：導語， 概述調(diào)查研究的目的、時間、地點、對象范圍、調(diào)查方式、 結(jié)果及本文主題；調(diào)查結(jié)果，分門別類地表達有關(guān)情況的問 題；研究的結(jié)果，對情況和問題的分析，得出規(guī)律性認識， 進而提出解決問題的建立性意見對策、方法、措施、步驟 等；結(jié)語，對文件內(nèi)容概括總結(jié)，篇幅短的可略去此項內(nèi) 容。上述二、三項內(nèi)容，可以

18、一個個方面或一個個具體問題依次 展開，也可以以一個方面的情況或一個問題為單元，每個單 元依次先談情況，再分析，得出結(jié)論，提出建議。根據(jù)經(jīng)歷， 后一種方式在涉及復(fù)雜問題或綜合性的調(diào)查報告中有一定應(yīng)用價值。常用公文的寫作要點之四函、會議紀要的撰寫一、函一函的特點行政系統(tǒng)的函用于平級和不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、 詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準；黨的機關(guān)使用 的函用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān) 系的有關(guān)主管部門請求批準等。函的主要特點是： 1 靈活 簡便，不受作者職權(quán)范圍與級別層次上下的制約，也不受內(nèi) 容繁簡輕重差異的嚴格限制。2內(nèi)容較單純，一般為一函一事。 3 具有公文

19、的法定 效用，可鄭重表示法定作者的意志與權(quán)威，對受文者的行為 有強制性影響。二函的構(gòu)造1. 標題。要求寫明發(fā)文機關(guān)、事由與文種函或復(fù)函 ，有時 也可省略發(fā)文機關(guān)。2. 主送機關(guān)。3. 正文。4. 發(fā)文機關(guān)和成文日期。三正文構(gòu)造 依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主 動與否，函又有發(fā)函、復(fù)函之別。發(fā)函正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié) 商討論有關(guān)問題或提出請求批準的事項；需要詢問、商議或 批準的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿 和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景的材料；提出希望或要 求，如“請復(fù)文、 “請予批準、 “望予合作等。有時以 “此致、“特此函告

20、等結(jié)語作結(jié)。復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函標題、文號、時 間等答復(fù)詢問，說明態(tài)度、立場和解決問題的方法，提出 疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望、要求或致謝。有時 以“特此函復(fù)等結(jié)語作結(jié)。四函的撰寫要求 1.行文鄭重，表達平等、坦誠精神，相互尊重，不強加于人， 同時又不過于委婉。忌講空泛的大道理，忌應(yīng)酬客套。如受 文者不是個人，一般毋用“敬禮等詞。2. 表達應(yīng)概括、簡約、明了。3. 正確使用專用詞和慣用語。敬辭、感盼等詞語在函中的應(yīng) 用頻率較高， 如“為盼、“為感、“謹致謝忱、“盼復(fù) “候復(fù)、“請示復(fù)等，使用時應(yīng)正確加以選擇，有分寸 地正確而貼切地表達意圖。二、會議紀要一會議紀要的特點

21、會議紀要是會議文件的一種。用于記載和傳達貫徹會議主要 精神與議定事項。其主要特點是： 1會議紀要是對會議情 況與議定事項的完整而系統(tǒng)的記載，一般制成于會議后期或 會議完畢之后。 2 所記載與傳達的會議議定事項，反映了 主持單位與與會單位人員的共同意志與決定的權(quán)威性。 因此，對于有關(guān)的與會單位或下屬單位具有約束力，如認為 必要，有權(quán)要求有關(guān)的受文單位予以遵守或執(zhí)行。 3 具體 每一份紀要的性質(zhì)取決于會議的內(nèi)容性質(zhì)與印發(fā)會議紀要 的目的和要求。因此，會議紀要整體上一般兼具知照性、參 考性、標準性、協(xié)議性、指導性、執(zhí)行性等多種性質(zhì)。 二會議紀要的構(gòu)造 1.標題。需寫明會議名稱與文種紀要 ，如 ?全國統(tǒng)戰(zhàn)工作 會議紀要 ?。2. 成文日期。一般用圓括號標注在標題正下方。3. 正文。4. 署名。必要時由與會各方或其代表簽署機關(guān)名稱、職務(wù)、 姓名等。三正文構(gòu)造