文件整理與歸檔方法

1、 各位朋友各位朋友 下午好！下午好！淺談文件整理與歸檔的方法淺談文件整理與歸檔的方法兼談檔案保管兼談檔案保管 利用利用 電子檔案電子檔案吳士健吳士健20140608 口 討論、研究本題的主要依據(jù) 國家檔案局2000年12月6日發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則。 2004年國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計(jì)委發(fā)布的企業(yè)檔案管理規(guī)定 2004年國家檔案局 國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會發(fā)布國有企業(yè)文 件材料歸檔辦法 國家檔案局2006年12月18日公布并施行的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期陰規(guī)定 國家檔案局2012年12月17日發(fā)布，2013年2月1日起施 行的企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定 中

2、辦、國辦頒發(fā)的電子文件管理辦法 口 文件整理與歸檔的方法 導(dǎo)語 DADA Gs 檔案是國家和社會歷史的真實(shí)面貌，是被“濃縮了的世界”; 檔案作為積累人類文化遺產(chǎn)和“世界記憶工程”的重要組成部分，保 存著各種本源性的信息； 檔案工作是一項(xiàng)永恒的事業(yè)，檔案工作是一種科學(xué)文化活動， 檔案工作是檔案工作者一種神圣的使命 猶如古羅馬門神雅努斯的 兩面像：既要注視過去，成為歷史的守護(hù)神，又要警示未來，成為新 時代國家建設(shè)的開拓者。口 文件整理與歸檔的方法 導(dǎo)語 2 DADA Gs 檔案工作概述 口 本章研究內(nèi)容的基本框架文件整理與歸檔檔案利用方式 電子檔案管理 第一節(jié)第一節(jié) 檔案工作概述檔案工作概述 檔案

3、工作的內(nèi)容檔案的概念 檔案的類型口本節(jié)討論的主要內(nèi)容檔案的保管環(huán)境的要求檔案性質(zhì)和作用檔案工作基本原則和要求檔案的保管期限一、檔案的概念 一、檔案的概念 根據(jù)檔案法，就一般組織而言我們對檔案的概念做如下表述： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，辦理完畢 的，有價(jià)值的，作為歷史記錄保存起來的，以備查考或作為憑 證的文字、圖表、聲像等文書和信息材料的統(tǒng)稱。 這個定義表達(dá)了四個方面的內(nèi)容： 口 檔案工作概述 檔案概念 1 DADA Gs 1、檔案是直接源于社會實(shí)踐活動的原始記錄，其行為主體是機(jī)關(guān)、組 織或個人。 2、檔案是由文書等信息轉(zhuǎn)化而來的，沒有文書，也就沒有檔案。因此 說;“文書是

4、檔案的前身，檔案是文書的歸宿；今天的檔案就是昨天 的文書，今天的文書就是明天的檔案”； 3、文書轉(zhuǎn)化為檔案的條件： 辦理完畢的； 有查考和利用價(jià)值的； 按照一定的規(guī)律整理和保存起來的。 4、檔案是以備查考或作為憑證的文字、圖表、聲像等 文書和信息材料的統(tǒng)稱?？?檔案工作概述 檔案概念 2 DADA Gs 二、檔案的類型 檔 案 的 類 性 文書檔案 科技檔案 專門檔案 電子檔案 二、檔案的類型與劃分 （一）文書檔案 文書檔案是指由黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，社會團(tuán)體，以及其他 社會組織等，在實(shí)施管理和社會實(shí)踐活動中形成的文件轉(zhuǎn)化而 成的檔案材料。例如： 上述機(jī)關(guān)和組織在其活動中形成的文件，諸如命令、

5、決議、決 定、請示、批復(fù)、報(bào)告、通知和其他文書等，辦理完畢的，并 歸檔保存起來的即為文書檔案。 口檔案工作概述 檔案類型 1 DADA Gs 二、檔案的類型與換房 （二）科技檔案 科技檔案也稱技術(shù)檔案，是指記述與反映基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和科 學(xué)研究等活動的、有價(jià)值的，并按照相關(guān)制度作為真實(shí)的歷史記錄 集中保管起來的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算資料等科技文件材料 轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。 科技檔案一般包括：基建檔案、科研檔案、 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案和其他技術(shù)檔案等。口 檔案工作概述 檔案類型 2 DADA Gs 二、檔案的類型與劃分 （三）專門檔案 專門檔案是指社會的和社會機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形

6、成 的檔案材料，專門檔案的類型較多，主要包括： 人事檔案、會計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、專利檔案、 藝術(shù)檔案、新聞檔案、書稿檔案、聲像檔案、司法檔案、審計(jì)檔案、 統(tǒng)計(jì)檔案、外交檔案等?？跈n案工作概述 檔案類型 3 DADA Gs （四）（四）電子檔案 電子檔案是指 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的， 以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案， 電子檔案又稱機(jī)讀檔案或數(shù)字檔案。 就載體而言，電子檔案的存在形式可運(yùn)用于各種類型的檔案；同時在 內(nèi)容上，極具有包容性，它可以容納各種類型檔案的各類信息。 口 檔案工作概述 檔案類型 4 DADA Gs 檔案類型 文書檔案專門檔案基建檔案科研檔案設(shè)備檔案產(chǎn)品檔案人事

7、檔案專利檔案聲像檔案會計(jì)檔案教學(xué)檔案新聞檔案審計(jì)檔案書稿檔案藝術(shù)檔案工商檔案稅務(wù)檔案電子檔案業(yè)務(wù)檔案科技檔案等司法檔案等三、檔案的性質(zhì)和作用 三、檔案的性質(zhì)和作用 檔案的性質(zhì)可以表現(xiàn)在多方面，但其最本質(zhì)的屬性是原始記錄性。 檔案是黨和國家寶貴的歷史文化財(cái)富，是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成 部分。 檔案的作用主要表現(xiàn)在三個方面： 1、查考依據(jù)作用。 2、歷史憑證作用。 3、現(xiàn)實(shí)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ)作用。 口 檔案工作概述 性質(zhì)作用 1 DADA Gs 四、檔案工作的基本內(nèi)容 五、檔案工作的主要內(nèi)容 檔案工作的內(nèi)容主要有六項(xiàng)，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng) 計(jì)和提供利用。 這六項(xiàng)工作通常也稱為“六個

8、環(huán)節(jié)”，“六項(xiàng)業(yè)務(wù)”或“六項(xiàng)任務(wù)”。 檔案工作的六項(xiàng)內(nèi)容相互銜接，互為作用，相為因果，是統(tǒng)一的有機(jī) 整體?？?檔案工作概述 基本內(nèi)容 1 DADA Gs 鑒定 保管 統(tǒng)計(jì) 利用 檔案工作的基本內(nèi)容 口 檔案工作概述基本內(nèi)容 2 整理 收集五、檔案工作的基本原則和要求 六、檔案工作的基本原則、要求與目的 （一）檔案工作的基本原則 集中統(tǒng)一管理是檔案工作最基本的原則。 維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。 提供和便于利用，是檔案工作的根本目的。 口 檔案工作概述 基本原則 1 DADA Gs 六、檔案工作的基本原則和要求 （二）檔案工作的具體要求 完整，指檔案收集要完整，沒有疏漏； 安全，

9、指保證檔案物質(zhì)安全和內(nèi)容安全； 有效，即能夠有效地利用，充分發(fā)揮檔案的作用?？?檔案工作概述 具體要求 2 DADA Gs 六、檔案保管期限 六、檔案的保管期限 國家檔案局1987年12月4日頒布的 機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定將檔案 保管期限分為永久、長期、短期三種。長期保管期限為16至50年；短期 保管期限為1至15年。 國家檔案局2006年12月18日公布并施行的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文 書檔案保管期陰規(guī)定將檔案保管期限界定為永久、定期兩種，定期 一般 分為30年、10年。 國家檔案局2012年12月17日發(fā)布企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期 限規(guī)定將企業(yè)檔案的保管期限也定為永久、定期 兩種，

10、定期一般分為30年、10年。 DADA Gs 口 檔案工作概述 保管期限 1 七、檔案保管的環(huán)境要求 七、檔案保管的環(huán)境要求 “一封”：嚴(yán)格封閉管理。 “二度”：溫度1420；相對濕度50%65。 “八防”：防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防光。 “三分開”：庫房、閱覽室、辦公室三分開?？?檔案工作概述 保管要求 1 DADA Gs 第二節(jié)第二節(jié) 文件整理與歸檔文件整理與歸檔 文件整理與歸檔是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案工作的第一 個重要關(guān)口。 也就是說，文件歸整工作上承文書處理下啟檔案管理，是檔案工作的前 提和基礎(chǔ)。 對確保檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效，便于存儲、保管和利用

11、具有至 關(guān)重要作用。本題以國家檔案局發(fā)布實(shí)施的歸檔文件整理規(guī)則為依據(jù)，重點(diǎn)討論 下面幾個問題： 口 文件整理與歸檔 導(dǎo)語 1 DA DA Gs 口 本節(jié)討論內(nèi)容 文書整理與歸檔的步驟和方法歸檔文件整理的相關(guān)概念編制歸檔文件類目確定檔案保管期限一、確定檔案保管期限 一、確定檔案保管期限 為了準(zhǔn)確劃分檔案價(jià)值，各單位都應(yīng)根據(jù)國家檔案保管期限的規(guī)定， 結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位的檔案保管期限表。 保管期限的劃分是檔案鑒定工作的主要任務(wù)；是衡量價(jià)值鑒定質(zhì)量 準(zhǔn)確與否的主要標(biāo)準(zhǔn)，是確定本單位歸檔范圍和保管期限的依據(jù)。 檔案保管期限表一般有三種形式：一是四項(xiàng)表格式，即標(biāo)題、 序號、條款名稱、保管期限；二是

12、五項(xiàng)表格式，即標(biāo)題、序號、條 款名稱、保管期限、附注、說明；三是文稿式。對于“定期”保管 的檔案，一般都應(yīng)明確“標(biāo)時”例如30年、10年等（例見下表）?？?檔案工作概述 保管期限 1 檔案保管期限表樣式檔案保管期限表樣式11 集團(tuán)公司檔案保管期限表 序號 歸 檔 范 圍 保管期限 1 1本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過程文件材料本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過程文件材料 1.11.1本企業(yè)籌辦和設(shè)立的申請文件材料、政府相關(guān)部門批準(zhǔn)本企業(yè)籌辦和設(shè)立的申請文件材料、政府相關(guān)部門批準(zhǔn)設(shè)立本企業(yè)的相關(guān)文件材料設(shè)立本企業(yè)的相關(guān)文件材料 永久永久 1.21.2本企業(yè)設(shè)立登記相關(guān)證照、證照變更登記文件材料本企業(yè)設(shè)立登記相關(guān)

13、證照、證照變更登記文件材料 永久永久 1.31.3本企業(yè)章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本本企業(yè)章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本 永久永久 1.41.4企業(yè)合并、分立、改制、上市、破產(chǎn)、解散或其他變更企業(yè)合并、分立、改制、上市、破產(chǎn)、解散或其他變更公司形式等過程中形成的文件材料公司形式等過程中形成的文件材料 永久永久口 檔案工作概述 保管期限 2 集團(tuán)公司檔案保管期限表 續(xù)頁 序號 歸 檔 范 圍 保管期限 2 2本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更等方面的文本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更等方面的文件材料件材料 2.12.1本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更文件材料，本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、

14、股東會構(gòu)成及變更文件材料，發(fā)起人協(xié)議發(fā)起人協(xié)議 永久永久 2.2 2.2董事會、監(jiān)事會、股東代表大會會議形成的文件材料董事會、監(jiān)事會、股東代表大會會議形成的文件材料 永久永久 2.2.12.2.1會議通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、會議通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過的文件材料、參加領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過的文件材料、參加人員名單人員名單 永久永久 2.2.2 2.2.2討論未通過的文件材料討論未通過的文件材料 1010年年口 檔案工作概述 保管期限 3 檔案保管期限表樣式檔案保管期限表樣式2 2 集團(tuán)公司檔案保管期限表集團(tuán)公

15、司檔案保管期限表 順序號順序號 條 款 名 稱保管期限保管期限 附附 注注 說說 明明 1 1.1 1.2 口 檔案工作概述 保管期限 4 二、編制歸檔類目 口 編制歸檔類目，即編制或修訂新一年度文件歸檔計(jì)劃 （一）歸檔類目的含義 歸檔類目是單位檔案室和文書處理部門， 根據(jù)本單位工作活動和文件材料的形成規(guī)律， 對新一年度可能形成的文件材料，按照歸檔的要求和方法 預(yù)先擬制或修訂的下一年度歸檔文件的類目表，又稱歸檔條 款、歸檔計(jì)劃?？?歸整步驟和方法 編制類目 . 1 . DADA GZ 二、編制歸檔類目 （二）歸檔類目表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 1、類號。檔案類別的編號。 2、類目名稱。即文件的類名。 3、

16、條款號。即類目的順序號。 4、條款名稱。一般為文件標(biāo)題。 5、保管期限。根據(jù)文件檔案保管期限表確定。 6、責(zé)任部門。即文件材料的形成部門或 負(fù)責(zé)整理歸檔的部門。 如下表：口 歸整步驟和方法 編制類目 . 2 . DADA GZ 歸檔類目表格式歸檔類目表格式 公司公司200200年文件歸檔目表年文件歸檔目表類號：類號：1 1 類目名稱：黨群工作（類目名稱：黨群工作（DQDQ） 條款號條款號 條條 款款 名名 稱稱 保管保管 期限期限 責(zé)任責(zé)任 部門部門 1 1上級黨組織召開上級黨組織召開的的黨務(wù)工作會議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、黨務(wù)工作會議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、 決議等文件決議等文件 3030年年 黨黨

17、 委委 辦辦 公公 室室 2 2公司黨委會和常委會的會議記錄、紀(jì)要公司黨委會和常委會的會議記錄、紀(jì)要 永久永久 3 3公司黨員代表大會的通知、報(bào)告、換屆選舉結(jié)果、決議、公司黨員代表大會的通知、報(bào)告、換屆選舉結(jié)果、決議、紀(jì)要紀(jì)要 永久永久 4 4上級黨組織對上級黨組織對本本公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知、決議等文件公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知、決議等文件 永久永久 5 5公司黨委關(guān)于表彰先進(jìn)的通知、決定、公司黨委及個人公司黨委關(guān)于表彰先進(jìn)的通知、決定、公司黨委及個人 受上級表彰的通知、申請材料受上級表彰的通知、申請材料 永久永久 口 歸整步驟和方法 編制類目 . 3 . 歸檔類目表格式歸檔類目表格式 公司公司2002

18、00年文件歸檔目表年文件歸檔目表 類號：類號：2 2 類目名稱：行政管理類（類目名稱：行政管理類（XZXZ） 條款號條款號 條條 款款 名名 稱稱 保管保管 期限期限 責(zé)任責(zé)任 單位單位 1 1上級針對本公司行政管理的綜合性文件上級針對本公司行政管理的綜合性文件 3030年年 綜綜 合合 辦辦 公公 室室 2 2本企業(yè)中長期規(guī)劃、綱要、重要的經(jīng)營決策文件材料本企業(yè)中長期規(guī)劃、綱要、重要的經(jīng)營決策文件材料 永久永久 3 3本企業(yè)本企業(yè)年度計(jì)劃、年度計(jì)劃、任務(wù)目標(biāo)任務(wù)目標(biāo)、總結(jié)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料、統(tǒng)計(jì)文件材料 永久永久 4 4本企業(yè)半年、季度、月份等計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料本企業(yè)半年、季度、月份

19、等計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料 1010年年 5 5本企業(yè)、所屬控股企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書、業(yè)績考核評本企業(yè)、所屬控股企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書、業(yè)績考核評價(jià)文件材料價(jià)文件材料 3030年年口 歸整步驟和方法 編制類目 . 4 . 歸檔類目表格式歸檔類目表格式 公司公司200200年文件歸檔目表年文件歸檔目表 類號：類號：3 3 類目名稱：經(jīng)營管理（類目名稱：經(jīng)營管理（XZXZ） 條款號條款號 條條 款款 名名 稱稱 保管保管 期限期限 責(zé)任責(zé)任 單位單位 1 1公司改革、改制、重組、并購等重大經(jīng)營決策公司改革、改制、重組、并購等重大經(jīng)營決策永久永久 總總 經(jīng)經(jīng) 辦辦 與與 各各 部部 2 2公司改制工作

20、中實(shí)施的各項(xiàng)方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、公司改制工作中實(shí)施的各項(xiàng)方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報(bào)告報(bào)告永久永久 3 3公司年度經(jīng)營情況分析會等會議材料公司年度經(jīng)營情況分析會等會議材料3 30 0年年 4 4公司中、長期生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及計(jì)劃調(diào)整等公司中、長期生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告及計(jì)劃調(diào)整等材料材料永久永久 5 5各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展的年（季）度計(jì)劃表各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展的年（季）度計(jì)劃表1010年年口 歸整步驟和方法 編制類目 . 4 . DA DA Gshu 二、編制歸檔類目 （二）編制類目的依據(jù) 1、本單位基本職能和任務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)。 2、本單位年度工作計(jì)劃與工作實(shí)際，本單位年內(nèi)可能形成的文件

21、 數(shù)量和類型。 3、本單位上一年度歸檔類目表。一般而言，編制歸檔類目，就是 對上一年度歸檔類目的調(diào)整與修訂。 4、本單位檔案保管期限表等。 口 歸整步驟和方法 編制類目 . 5 . DADA GZ （一）編制歸檔類目3 4、編制類目的時間 一般在文件形成前一年的年底或當(dāng)年的年初（春節(jié)過后較為適宜）。 5、發(fā)放類目的辦法。 最好召開檔案工作會議，要求各部門負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員參加，對基 層單位來說，此次會議最好由辦公室主任協(xié)同檔案室負(fù)責(zé)人來主持。 6、備足案盒及其相關(guān)物品，一次性發(fā)給各部門?？?歸整步驟和方法 編制類目 . 6 . DADA GZ 三、歸檔文件整理規(guī)則的相關(guān)概念 “件”案盒 文書整

22、理歸檔歸檔文件整理 歸檔文件 口 相關(guān)概念口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之一 . 1 . （一）文書整理歸檔 文書整理歸檔是指將處理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的，應(yīng) 作為檔案保存的紙質(zhì)文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系，以 “件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有 序化的過程。 這個概念表達(dá)了“五層意思”： DADA GZ （一）文書整理歸檔 1、歸整的文書必須是辦理完畢的。 2、歸整的文書必須具有一定的查考利用價(jià)值。 3、歸整的文書主要是指紙質(zhì)文書。 4、歸整的文書應(yīng)以“件”為單位。 5、歸整的文書應(yīng)裝入“案盒”，以便保管和利用?？?文書整理與歸檔 相關(guān)概念之一 . 2 .

23、 DADA GZ （二）歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中 形成的、 辦理完畢的， 有價(jià)值的， 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 1 . DADA GZ （二）歸檔文件 口 如何理解文書“辦畢”的內(nèi)涵 所謂“辦理完畢”，簡稱“辦畢”，并不是說文書內(nèi)容所涉及的事情 全部辦完，而是指在文書處理程序上已經(jīng)辦理完畢。 從實(shí)踐中看，所謂文件“辦畢”，大致有四種情況：口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 2 . DADA GZ （二）歸檔文件 口 文書“辦畢”的內(nèi)涵 1、文件所言事項(xiàng)，確已辦理完畢。 2、文件所言事項(xiàng)需長期辦理或執(zhí)行，但只要經(jīng)過簽收、傳

24、閱、研究 和部署，即屬辦理完畢。 3、對內(nèi)對外發(fā)文，只要經(jīng)過簽發(fā)，且由定稿成為正本、發(fā)出或部署， 即屬處理完畢。 4、不需要具體承辦的文件，只要收發(fā)登記和傳閱等辦理程序了結(jié)， 同樣屬處理完畢。 例如下列各例： 口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 3 . DADA GZ 第一，指導(dǎo)性文書 從發(fā)文單位來說，文件發(fā)出后即屬”辦畢“ ，就可以將定稿和正本 隨即歸整。例如： 市人民政府關(guān)于加強(qiáng)節(jié)能減排工作的決定 正本+定稿+修改稿即可歸整 就收文機(jī)關(guān)而言，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知、下達(dá)或采取措施之后，即可 對文件進(jìn)行歸整。例如： 轉(zhuǎn)發(fā)文件+被轉(zhuǎn)發(fā)件等一起歸整口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 4 . DAD

25、A GZ 第二，不必辦復(fù)的收文。經(jīng)單位有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批或傳閱后即可歸整。 例如： 正文+文件處理單等一起歸整 第三，詢問答復(fù)性文書，一來一往了結(jié)的，也可隨時歸整。例如： 請示與批復(fù) 批復(fù)在前請示在后 詢問函與答復(fù)函 答復(fù)函在前詢問函在后 求準(zhǔn)函與審批函 審批函在前求準(zhǔn)函在后 雙向往來的商洽函 復(fù)函在前商洽函在后口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 5 . DADA GZ 第四，需要長期執(zhí)行的文件 只要其中某一具體問題解決，有關(guān)處理程序就算處理完畢，因此可 以進(jìn)行歸整。例如： 跨年度計(jì)劃、 發(fā)展規(guī)劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過。 重要會議已結(jié)束，文件已發(fā)出、執(zhí)行。 規(guī)章制度經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并印發(fā)執(zhí)行。 經(jīng)濟(jì)合同

26、合作各方已簽署。等。 口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 6 . DADA GZ （三）歸檔文件整理 歸檔文件整理是指將歸檔文件 以“件”為單位進(jìn)行 裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒 使之有序化的過程。口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之三 . 1 . DADA GZ （四）“件” 歸檔文件的整理單位是“件”。 所謂“件”是指內(nèi)容大致相同，在實(shí)體上裝訂在一起，編目時也只 體現(xiàn)為一條的文件（或稱條目）。 “件”的界定有幾種情況：口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之四 . 1 . DADA GZ （四）“件” 一般以每份文件為一件（自然件）； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等

27、為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復(fù)文可為一件。 口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之四 . 2 . DADA GZ （五）“案盒 案盒即歸檔文件的裝具， 以其取代傳統(tǒng)的“案卷”案盒、封面、盒脊外形尺寸310mm220mm （長寬）。厚度有20mm、30mm、 40mm，還有用10mm口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 1 . （ 全全 宗宗 名名 稱稱 ）用機(jī)構(gòu)全稱或規(guī)范化的簡稱檔案盒封面式樣檔案盒封面式樣口 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 2 . 全宗號 年度 保管期限 *機(jī)構(gòu)（問題） 室 館 起 止 件 號 盒號 口 文書

28、整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 3 . 文書整理與歸檔 相關(guān)概念之五 “盒脊”與“盒底”樣式 . 4 .四、文書整理與歸檔的步驟和方法 文件收集 文件分類 文件排列 文件裝盒 整理裝訂 移交歸檔 室編件號 文件編目 文書歸整的步驟和方法口 歸整步驟和方法 步驟與方法 （一）歸檔文件收集（一）歸檔文件收集 （一）歸檔文件收集 口 從宏觀上看歸檔文件的收集范圍，包括以下幾個方面： 1、反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價(jià)值的文件 材料； 2、本單位工作活動中形成的具有憑證價(jià)值的文件材料； 3、本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級單 位報(bào)送的重要文件材料； 4、其他對本

29、機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件收集 . 1 . （一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集范圍包括： 1、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對 本單位下發(fā)的批復(fù)、指示、重要通知等。 2、本單位黨務(wù)工作形成的文件材料；工、青、婦等群團(tuán)組織工作形 成的文件材料。 3、本單位行政管理形成的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)班子變更機(jī)構(gòu)調(diào)整、人 事任聘、會議記錄、紀(jì)要等。 4、職能部門業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如請示、重要工作的報(bào)告、 總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、科研材料等?？?歸整步驟和方法 歸檔文件 . 2 . DADA GZ （一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集

30、范圍： 5、本單位對下級單位管理中形成的材料。 6、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料；領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理人民來 信來訪形成的記錄、接待單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。 7、本單位財(cái)務(wù)工作形成的文件材料。 8、本單位經(jīng)營管理、人力資源管理形成的文件材料。 9、本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，以及債權(quán)債務(wù)文件。 10、其他有保存利用價(jià)值的文件材料?？?歸整步驟和方法 歸檔文件 . 3 . DADA GZ DA DA Gshu （一）歸檔文件收集 不需要?dú)w檔的文件 1、上級單位普發(fā)的、不需要辦理的、參考性文件以及征求意見未 定稿的文件。 2、重份文件、無參考利用價(jià)值的臨時性、事務(wù)性文件以及未

31、正式 討論通過的文件。 3、單位內(nèi)部互相抄送的文件。 4、本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料； 5、從各方面收集來為工作參考的文件材料。 口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 . DADA GZ （一）歸檔文件收集國有企業(yè)文件歸檔范圍 企業(yè)歸檔文件材料的來源： 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍規(guī)定，企業(yè)歸檔文件材料的主要來源有： 1、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 2、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料； 3、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料； 4、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； 5、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向

32、本企業(yè)提交的文件材料； 6、本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物 等各種載體形式。 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 5 . （一）歸檔文件收集國有企業(yè)文件歸檔范圍 口 企業(yè)管理類文件歸檔的具體范圍，共11大類， 1、黨群工作形成的文件材料。 2、行政管理工作形成的文件材料 3、經(jīng)營管理工作形成的文件材料 4、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料 5、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料 口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 6 . DADA GZ （一）歸檔文件收集 口 企業(yè)管理類文件歸檔的具體范圍 6、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料 7、基本建

33、設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料 8、設(shè)備儀器管理形成的文件材料 9、會計(jì)工作形成的文件材料 10、職工個人管理形成的文件材料 11、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。 DA DA Gs 口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 7 . DA DA Gshu （一）歸檔文件收集 歸檔文件收集的具體要求： 1、收集要齊全、完整。 2、注意紙張規(guī)格和字跡材料： 紙張規(guī)格用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，書寫字跡 材料不使用圓珠筆、紅墨水筆、鉛筆，可用碳素簽字筆、碳素鋼筆、 藍(lán)黑墨水鋼筆。 3、會議記錄用紙要規(guī)范（格式一般為自行設(shè)計(jì)）。口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 8 . DADA GZ （二）整理裝訂（二）整

34、理裝訂 （二）整理裝訂包括下述五個方面的問題： 1、修整缺陷 為確保檔案能夠長期保存和有效地提供利用， 裝訂前應(yīng)對不符合歸檔 質(zhì)量要求的文件進(jìn)行必要的修整。 （1）對破損、殘缺等文件要進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。對有孔洞、磨損、斷裂 的文件材料可采用粘合的方法進(jìn)行修補(bǔ)或修復(fù)。 （2）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。檔案字跡材料應(yīng)采用耐久性的書 寫材料， 如墨汁、碳素墨水。 不能使用復(fù)寫紙、熱敏紙、鉛筆、 紅筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。 口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 1 . DADA GZ （二）整理裝訂 1、修整缺陷（3）對超大型紙張的文件應(yīng)按A4型的規(guī)格進(jìn)行折疊；對小于A4型的文 件，如合格

35、證、證明書、介紹信等，應(yīng)使用A4型紙進(jìn)行托裱； 兩 面均有文字的可采用貼角方法來處理； （4）去除易銹蝕的金屬物。 口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 2 . DADA GZ DA DA Gshu （二）整理裝訂 2、裝訂以“件”為單位 正本與定稿為一件。工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)濟(jì)合同等 正文與附件為一件。重要的請示、批復(fù)、商洽函等。 原件與復(fù)制件為一件。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 請示與批復(fù)為一件： 發(fā)文稿紙及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的， 文件處理單與被處理文件合為一件。 口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 3 . DADA GZ DA DA Gshu 報(bào)表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件；

36、未裝訂的，樣式相同的表 格，可按一定單位進(jìn)行組合，以件為單位進(jìn)行裝訂 會議紀(jì)要或會議記錄一年為一件；重要會議記錄每次會議可為一件， 用記錄本記錄的，一本為一件；較大型會議的成套文件，各類文件應(yīng) 各為一件。 介紹信、介紹存根經(jīng)白紙托裱各滿30張為一件。 如果定稿是計(jì)算機(jī)的打印稿，沒有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將 文頭紙或領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁附在正本之后歸。 口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 4 . DADA GZ （二）整理裝訂 3、裝訂排序 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。對兩份以上的文件作為一件時，應(yīng)注意： 正本在前，定稿在后。 正文在前，附件在后。 原件在前，復(fù)制件在后。 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。

37、來文與復(fù)文作為一件時復(fù)文在前，來文在后。例如： 批復(fù)在前，請示在后； 復(fù)函在前，來函在后； 批示在前，報(bào)告在后。 多種文本時，中文在前，外文在后。 有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁。口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 5 . DADA GZ （日）整理裝訂 4、裝訂方式 線裝式。常見做法是用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋線。 包角式。即在文件左上角用不干膠包貼。 粘接式。采用漿糊及膠水粘貼。 變形材料裝訂。如不銹鋼夾、燕尾夾、不銹鋼書釘?shù)取?三孔一線式。系傳統(tǒng)裝訂方法，適用于頁數(shù)較多的文件。 短期和已裝訂成冊的刊物、書籍等，可不拆開重新裝訂。 進(jìn)館檔案不宜使用金屬制品裝訂，以防到期進(jìn)館 使用微

38、波設(shè)備消毒時引起事故。口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 .口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 6 . DADA GZ （二）整理裝訂 5、裝訂位置及要求 在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時應(yīng)將文件的各頁按一定方式對齊。 左側(cè)裝訂的，對齊左側(cè)頁邊和下側(cè)頁邊； 左上角裝訂的，對齊左側(cè)頁邊和上側(cè)頁邊。 口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 7 . DADA GZ （三）歸檔文件分類（三）歸檔文件分類 （三）歸檔文件分類 歸檔文件分類法分為單項(xiàng)分類法和復(fù)式分類法 1、單項(xiàng)分類法 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 1 . DADA GZ 按保管期限分類 按年度分類 按機(jī)構(gòu)分類 按問題分類 1、單項(xiàng)分類法 （1）

39、按年度分類，就是根據(jù)形成或處理的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。 這是運(yùn)用最廣泛的分類方法 歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個單位每年工作的特點(diǎn)和逐年 發(fā)展變化的情況。 在運(yùn)用年度分類法時要注意以下幾種情況： 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 2 . DADA GZ 第一，文件有多個時間特征， 以最能說明該文件特點(diǎn)的日期作為分類的 依據(jù)。例如：法律、法令、法規(guī)和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為 根據(jù)；公布生效的文件，以公布日期為根據(jù)；指示、命令等領(lǐng)導(dǎo)性文 件以簽署日期為根據(jù)；會議記錄以開會日期為依據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù) 算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以內(nèi)容形成或處理的年度為根據(jù)。 第二，跨年度的會議文件材料歸入閉幕

40、年；跨年度的案件，歸入結(jié)案年； 跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年；跨年度的計(jì)劃歸入開始年等。 跨年度的總結(jié)歸入最后一年。 第三，幾份文件作為一“件”時，應(yīng)以裝訂在前的文件日期為準(zhǔn)。 第四，實(shí)行專業(yè)年度的的文件，可以把自然年和專業(yè)年結(jié)合起來。 第五，檔案上沒有具體的時間情況?？刹捎每甲C的方法來判斷文件的準(zhǔn)確 時間。口 歸整步驟和方法 文件分類 . 3 . （三）歸檔文件分類 1、單項(xiàng)分類法（2）按保管期限分類。就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分（3）按機(jī)構(gòu)分類，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對 歸檔文件進(jìn)行分類，例如辦公室、人資部、財(cái)務(wù)部、市場 部、物資部等。（4） 按問題分

41、類，就是根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的不同問題對歸檔文件 進(jìn)行分類。例如黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營決策類、生 產(chǎn)管理類、業(yè)務(wù)管理類等?？?歸整步驟和方法 文件分類 . 4 . DADA GZ DA DA guiz （三）歸檔文件分類 2、復(fù)式分類法 檔案整理將幾種分類方法結(jié)合使用。 一般采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）相結(jié)合的復(fù)式分類法。 在用復(fù)式分類法時，年度、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）為選 擇項(xiàng)。 復(fù)式分類法主要有兩級分類法和三級分類法 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 5 . 口 兩級分類法 年度保管期限，或保管期限年度。例如： 年度 保管期限 2010 30年 2011 3

42、0年 保管期限 年度 30年 2010 30年 2011 此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，每年形成文件較少 的小型機(jī)關(guān)或單位。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 6 .口 歸整步驟和方法分類方法 排架法：年度保管期限 . 7 . 2011年度年度 永久永久 30 30年年 10 10年年口 歸整步驟和方法分類方法 排架法 保管期限年度 . 8 . 永久永久 30年年 10年年 20112011年度檔案年度檔案 三級分類法（采用較多有四種方式）1、2 年度 機(jī)構(gòu) 保管期限分類法，例如： 2010 辦公室 人資部 永久 2011 辦公室 人資部 永久 年度 問題 保管期限分類法，例如

43、2010 黨群類 行政類 永久 2011 黨群類 行政類 永久 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 9 . 20102010年度年度辦公室辦公室（300份）份）人資部人資部（300份）份）業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部（400份）份）永永久久永永久久3030年年3030年年1010年年1010年年1010年年3030年年永永久久 1010年年3030年年永永久久3030年年3030年年永永久久永永久久業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部（400份）份）人資部人資部（300份）份）辦公室辦公室（300份）份） 20112011年度年度1010年年1010年年口 歸整步驟和方法 文件分類法 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 10 . 三

44、級復(fù)式分類 保管期限年度機(jī)構(gòu)分類法，例如： 永久 2008 辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 2009 辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 保管期限年度問題分類法。例如： 永久 2008 黨群類 行政類 業(yè)務(wù)類 2009 黨群類 行政類 業(yè)務(wù)類 三級復(fù)式分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置復(fù)雜，每年形成文件較多 的大、中型機(jī)關(guān)或單位。 口 歸整步驟和方法 文件分類 . 11 .2010年年（150份）份） 3030年（年（450450份）份）辦辦公公室室辦辦公公室室業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部人人資資部部人人資資部部辦辦公公室室業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部示意如左標(biāo)注示意如左標(biāo)注 永久（永久（350350份）份）業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部2008年年（100份）份）業(yè)業(yè)務(wù)

45、務(wù)部部業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部辦辦公公室室辦辦公公室室2008年年（150份）份）辦辦公公室室人人資資部部人人資資部部人人資資部部人人資資部部2009年年（100份）份）2010年年（150份）份）2010年年（150份）份） 10 0年（年（500500份）份）2008年年（100份）份）2009年年（100份）份）2009年年（150份）份）業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部口 歸整步驟和方法 文件分類法 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 12 . （四）歸檔文件排列（四）歸檔文件排列 （四）歸檔文件排列 按照歸檔文件整理規(guī)則的規(guī)定：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按 事由結(jié)合時間、重要程度等排列。 其具體排列方法是： DADA GZ 口

46、 歸整步驟和方法 文件排列 . 1 . （四）歸檔文件排列 第一，將同一年度內(nèi)的文件按永久、30年、20年保管期限的順序流水 排列，例如：某單位2009年文書檔案如下排列： 永久：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 30年：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 10年：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 同一保管期限的文件按機(jī)構(gòu)（問題）的排列。順序 一經(jīng)確定，原則上應(yīng)保持不變，2009年如此、2010 年，乃至以后，都應(yīng)如此排列。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件排列 . 2 . （四）歸檔文件排列 第二，同事由文件的排列， 歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。 所謂事由可以是： 一個具體事項(xiàng)、一

47、個具體問題、一項(xiàng)具體工作、一個具體情況， 或是一次會議、一項(xiàng)活動、一項(xiàng)工程、一個案件、一件糾紛、一次突 發(fā)事件等。 具體排列方法是： 口 歸整步驟和方法 文件排列 . 3 . DADA GZ （1）同一事由歸檔文件排列 一是按文件形成時間的先后順序排列：日期在前的排列在前，日期在 后的排列在后； 二是按文件重要程度排列，重要的放在前面，相對重要的放在后面。 （2）不同事由的歸檔文件排列 一是按不同事由形成時間的先后順序排列； 二是按事由的重要程度排列：基本職能活動形成的文件排列在前， 其他工作形成的文件排列在后；綜合性文件排列在前，業(yè)務(wù)性 文件排列在后；或按責(zé)任者或承辦 部門分別集中排列?？?

48、歸整步驟和方法 文件排列 . 4 . DADA GZ （四）歸檔文件排列 第三，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、 刊物等成套性文件一般集中排列。 第四，對未及時歸整的零散文件， 可排在同一類(問題)年度的所有文 件的最后。并在備考表中加以說明。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件排列 . 5 . 隨辦隨歸 所有歸檔文件，一般都應(yīng)做到辦后即整，隨辦隨歸，千萬不可積壓， 年終算總賬。 這就需要在日常工作中準(zhǔn)備足夠的案盒及其相關(guān)用品。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件排列 . 6 . （五）歸檔文件編號（五）歸檔文件編號 （五）歸檔文件編號 歸檔文件應(yīng)在分類的基礎(chǔ)上，以歸檔章的形式進(jìn)行編件號

49、排列。 1、編號的作用和要求 固定位置，統(tǒng)計(jì)數(shù)量，保護(hù)文件，方便查找，便于利用 歸檔章不能壓住字跡，也不能與批示文字或收文章交叉 填寫檔號章項(xiàng)目時字跡材料應(yīng)符合存檔要求。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 1 . （五）歸檔文件編號 2、件號編制方法 件號包括室編件號和館編件號。分別在文件整理和移交進(jìn)館時編制。 室編件號的編制方法為： 在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件排列 順序，從“1”開始標(biāo)注。 館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 2 . （五）歸檔文件編號 3、編號順序 按機(jī)構(gòu)或問題分開，每一類中分三個保管期限。每一保管期限中 從“1

50、”開始編年度小流水號。例如: 2008年在辦公室歸檔文件中，有永久、30年、10年三個流水號， 分別從“1”開始，共有三個小流水號。 人資部的歸檔文件中同樣有永久、30年、10年三個流水號，分別 從“1”開始。其他機(jī)構(gòu)的歸檔文件以此類推。 2009年，2010年依然分別從“1”開始編件號。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 3 .例例 假設(shè)天地科技股份公司三年文件總數(shù)為假設(shè)天地科技股份公司三年文件總數(shù)為13001300份，其編號順序如上所示份，其編號順序如上所示2010年年（150份）份）140140130130130130140140150150150150 3030年（年（

51、450450份）份）辦辦公公室室辦辦公公室室業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部人人資資部部人人資資部部辦辦公公室室業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部示意如左標(biāo)注示意如左標(biāo)注 永久（永久（350350份）份）業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部2008年年（100份）份）150150業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部辦辦公公室室辦辦公公室室2008年年（150份）份）150150150150150150150150150150130130150150150150150150130130150150辦辦公公室室人人資資部部人人資資部部業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部人人資資部部人人資資部部2009年年（100份）份）2010年年（150份）份）2010年年（150份）份） 10 0年（年（50

52、0500份）份）2008年年（100份）份）2009年年（100份）份）2009年年（150份）份）口 歸整步驟和方法 文件編號 保管期限年度機(jī)構(gòu) . 4 . 綜上所述 結(jié)合事由，按照時間排列“件”（保管單位） 以機(jī)構(gòu)為單位，每個機(jī)構(gòu)從“1”開始編制順序號（流水號） 有多少個機(jī)構(gòu)，每種保管期限就有多少個流水號。 如果一個立檔單位有20個機(jī)構(gòu)，3種保管期限，每年度就有 60個從“1”開始編寫的順序號。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 5 . 20102010年（年（10001000分）分） 20112011年（年（10001000分）分）辦公室辦公室（300份）份）辦公室辦公室

53、（300份）份）人資部人資部（300份）份）人資部人資部（300份）份）業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部（400份）份）業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部（400份）份）永永久久永永久久3030年年3030年年1010年年1010年年1010年年1010年年3030年年3030年年永永久久永永久久110011001012001012002013002013001100110011001100101200101200101300101300201300201300301400301400例：公司共有例：公司共有20002000份份永永久久永永久久3030年年3030年年1010年年1010年年示意如左標(biāo)注示意如左標(biāo)注口 歸整步驟和方法

54、文件編號 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 6 . 綜上所述 一個機(jī)構(gòu)，如檔案相對較少，不同保管期限的檔案可排列在一起，編 寫一個順序號（流水號）， 一個立檔單位有20個機(jī)構(gòu)，有20個順序號（流水號）。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 7 . （五）歸檔文件編號 5 5、編號位置 文件編號以歸檔章的形式一般在每件的首頁上端注明。 文件首頁無蓋章位置或重要文件保持原貌的，可在文件首頁前另附 紙頁加蓋歸檔章。 歸檔章的位置：不限于首頁的右上角，首頁上端空白處均可，但在 整個案盒文件中，其位置必須一致。 如下圖： DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 8 .（六）歸檔文件編號 6、

55、 歸檔章結(jié)構(gòu)和填寫方法 全宗號、年度、保管期限、室件編號、館件編號。 必備項(xiàng)目必須填寫。如年度、保管期限。 歸檔章格式長寬:(153) (82) mm 歸檔章樣式全宗號0326年 度2010室編件號0015機(jī)構(gòu)(問題)辦公室保管期限永館編件號口 歸整步驟和方法 文件編號 . 9 . DA DA guiz 7、歸檔章各項(xiàng)目的填寫方法： （1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。沒有該項(xiàng)的可以空留。 （2）年度：以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，例如： “2008” “2009” （3）保管期限：標(biāo)注各保管期限的簡稱。例如： 永久：“永”；長期：“長”；短期：“短”。 （4）件號：即文件排列的順序號，包

56、括室件號和館件號。 填寫歸檔章時， 應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料， 如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，也可使用打號機(jī)打號 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件編號 . 10 . （六）編目填寫案盒（六）編目填寫案盒 DA DA guiz 編目 1、填寫盒內(nèi)文件目錄表 編制填寫歸檔文件目錄表，用于介紹盒內(nèi)文件的成分和內(nèi)容。 其項(xiàng)目一般包括 7項(xiàng)： （1）件號。即室編件號。 （2）責(zé)任者。文件署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。 （3）文號。制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 （4）文件標(biāo)題。文件標(biāo)題名稱；無標(biāo)題可自擬，外加 “ ”號。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 1 . DA DA guiz （5）日期。用8

57、位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日， 如“20090508”：2009年5月8日。 （6）頁數(shù)。即每一“件”文件的總頁數(shù)，空白頁不計(jì)數(shù)。 （7）備注。填寫文件的變化和要說明的問題。 歸檔文件目錄用紙的幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊，一般一個年度一本并填寫封面 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 2 . 件號件號 責(zé)任者責(zé)任者 文文 號號文件標(biāo)題文件標(biāo)題 日日 期期頁頁 數(shù)數(shù) 備備 注注 1市衛(wèi)生局市衛(wèi)生局 衛(wèi)發(fā)衛(wèi)發(fā)200820083535號號20080829口 編目填寫案盒歸檔文件目錄樣式 3 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱全宗名稱: :市檔案局市檔案局 年年 度：

58、度：20082008保管期限：永久保管期限：永久機(jī)機(jī) 構(gòu)：構(gòu)：處處歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄封面式樣口 編目填寫案盒4 DA DA guiz 填寫備考表 案盒備考表置于盒內(nèi)文件最后。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、 檢查人和日期。 1、盒內(nèi)文件情況說明。如盒內(nèi)文件缺損、移出、補(bǔ)充、銷毀情況等。 2、整理人。指負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 3、檢查人。填負(fù)責(zé)歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4、日期。填寫歸檔文件整理完畢的日期。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 5 . 盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件情況說明 整理人整理人 檢查人檢查人 日日 期期 盒內(nèi)備考表樣式盒內(nèi)備考表樣式口

59、編目填寫案盒6 填寫案盒事項(xiàng) 1、案盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。 2、案盒背脊項(xiàng)目填寫：要求用藍(lán)黑、黑色墨水或墨汁填寫。 3、案盒背脊項(xiàng)目填寫，按照“歸檔章”內(nèi)容填寫，有6項(xiàng)： 全宗號：有全宗號的填寫。 年度：必須填寫 期限：必須填寫 機(jī)構(gòu)（問題）：填寫類別。 起止件號：在室編欄內(nèi)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的室編 件號。 盒號：即檔案盒的排列順序號。檔案室先用鉛筆編制。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 填寫案盒 . 7 . 全宗號 B015 年度 2002 保管期限 永久 *機(jī)構(gòu)（問題） 黨群工作類 室 23 37 館 起 止 件 號 盒號 2 全宗號 年度 保管期限 *機(jī)構(gòu)（

60、問題） 室 館 起 止 件 號 盒號 口 填寫編目填寫案盒盒脊 . 8 .（七）文件裝盒（七）文件裝盒 （七）文件裝盒 1、檢查調(diào)整 （1）檢查歸類文件是否齊全，剔除重份的、不需要?dú)w檔的和沒有保存 價(jià)值的文件； （2）檢查案盒內(nèi)文件是否符合保護(hù)期限； （3）檢查歸檔是否合理，是否將相同事由的集中排列； （4）檢查是否以“件”為單位； （5）檢查案盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。 DADA GZ 口 歸整步驟和方法 文件裝盒 . 1 . （七）文件裝盒 歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒。 形成或處理不同年度的文件，或期限不同的文件不應(yīng)裝入同一案盒內(nèi)。 根據(jù)案盒內(nèi)文件的多少選擇合適的檔案盒。 DADA GZ