公司檔案管理規(guī)定

1、共享知識(shí)分享快樂檔案管理規(guī)定第一章管理部門第一條 人力資源部負(fù)責(zé)檔案管理， 下轄檔案室，配檔案管 理員1人。第二條 各部門配兼職檔案管理員1名，負(fù)責(zé)部門資料或檔 案的管理，各部門必須按時(shí)向公司檔案室報(bào)送檔案、資料。第二章檔案明細(xì)（見附件一）第三條辦公事務(wù)檔案1、政府發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知。2、公司章程、公司規(guī)章制度。3、董事（股東）會(huì)會(huì)議文件、指示、通知、決定。4、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書。5、固定資產(chǎn)帳箭，房屋產(chǎn)權(quán)證照。6、公司印章。7、物品管理臺(tái)帳。8、車輛證照。9、公司（發(fā)、收）文件、信函、報(bào)告等。10、會(huì)議紀(jì)要。11、圖書、雜志、報(bào)紙、資料等。12、公司大事記、內(nèi)

2、部刊物、照片、錄音、錄像資料、公司簡(jiǎn)介等聲像資料。13、公司法律事務(wù)資料。14、公司發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，年度總結(jié)。15、反映工作流程的請(qǐng)示報(bào)告（表、單）。16、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯。17、其他。第四條 人力資源檔案1、人力資源政策法規(guī)。2、勞動(dòng)合同、協(xié)議。3、任、免職通知。4、員工檔案。5、培訓(xùn)費(fèi)用臺(tái)帳。6、員工工資表。7、員工社會(huì)保險(xiǎn)與公積金檔案。8、其人力資源檔案。9、離職員工存檔。第五條 項(xiàng)目管理檔案頁(yè)眉內(nèi)容共享知識(shí)分享快樂1、資產(chǎn)收購(gòu)。2、營(yíng)口通用航空產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目。3、營(yíng)口黃旗通用機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目。4、CC18-180項(xiàng)目。5、CC18-180生產(chǎn)許可項(xiàng)目。6、航空器評(píng)審（AEG） 。

3、7、維修人員機(jī)型改裝培訓(xùn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)。8、SH550和 SH650 項(xiàng)目。9、CH-10飛機(jī)項(xiàng)目資料10、海王飛機(jī)項(xiàng)目資料11、行業(yè)管理部門資料。12、合同資料。13、成本管理資料。14、產(chǎn)品營(yíng)銷、銷售資料。15、項(xiàng)目榮譽(yù)。16、項(xiàng)目其他檔案、資料。第六條 財(cái)務(wù)管理檔案1、財(cái)務(wù)賬簿。2、財(cái)務(wù)報(bào)表。3、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告。4、融資、貸款資料。5、其他財(cái)務(wù)管理資料。第四章 檔案管理責(zé)任第一條 管理責(zé)任人界定1、凡屬部門經(jīng)辦、經(jīng)手的檔案，各部門負(fù)責(zé)人是檔案管理的第一責(zé)任人。2、當(dāng)無法確定檔案缺失的責(zé)任人時(shí)，以該檔案缺失前經(jīng)手部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人，由其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3、各部門必須建立檔案、資料往

4、來傳遞記錄薄，每一項(xiàng)檔案資料的傳遞都必須做好收、發(fā)記錄。第八條 檔案缺失處罰每缺失一份檔案， 視檔案的重要程度給予1002000 元經(jīng)濟(jì)處罰； 對(duì)于丟失重要檔案者， 除進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰外， 還給予其解除勞動(dòng)合同處分； 對(duì)于因丟失檔案， 給公司造成較大損失者， 除進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰外，將追究相關(guān)責(zé)任。第五章 整理與分類第九條規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)：公司文件、報(bào)告、有關(guān)資料、圖紙都以實(shí)際規(guī)格存檔。第十條文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：1、檢查文檔的文本及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)即追查 歸入。2、文檔如需抽存于相關(guān)使用部門，應(yīng)由其主管部門負(fù)責(zé)人 簽認(rèn)，并明確歸還時(shí)間，檔案員負(fù)責(zé)追查。3、文檔的處理手續(xù)是否完備，如有遺

5、漏，檔案員應(yīng)即退回 經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。4、與本案無關(guān)的文檔資料或不應(yīng)隨案歸檔的文件資料，檔 案員應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。第九條 文檔整理，點(diǎn)收文檔后應(yīng)以下列方式整理：1、中文橫寫或外文文檔以左方裝訂為原則，中文豎寫文檔以右方裝訂為原則。2、文檔如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁 切折疊，使其整齊劃一。第十條 檔案名稱及編號(hào)1、檔案應(yīng)視其案件內(nèi)容進(jìn)行分類， 各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名 稱。2、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表” （見附件一），即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一 定順序依次排列，以便查閱。3、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)

6、之用。4、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不能任意修改，如確有修改必要，應(yīng)擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。5、案件如系新案，應(yīng)根據(jù)“檔案分類編號(hào)表”（見附件一） 查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。6、綜合文件部分，按文件形成年編號(hào)。7、項(xiàng)目類檔案資料，按項(xiàng)目編號(hào)。第六章歸檔與檔案清理第十一條 歸檔檔案資料一律為紙質(zhì)原件和電子檔，經(jīng)辦部門可留存復(fù)印件。第十二條 檔案必須先辦存檔，后辦借閱、領(lǐng)用、使用手續(xù)。第十三條各部門凡屬歸檔檔案都必須及時(shí)辦理檔案歸檔手續(xù)，填寫“檔案資料歸檔兩聯(lián)單”（見附件二）。第十四條檔夾的脊背應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第十五條保

7、存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或財(cái)務(wù)特殊規(guī)定以外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存：公司章程，董事（股東）會(huì)議文件，營(yíng)業(yè)執(zhí) 照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書，固定資產(chǎn)帳箭，房屋產(chǎn)權(quán)證照，公司 印章臺(tái)帳，車輛證照，公司規(guī)章制度，技術(shù)文件、質(zhì)檢備案登記資料、 產(chǎn)權(quán)登記備案資料， 公司大事記、 內(nèi)部刊物、 照片、 錄音、 錄像資料、公司簡(jiǎn)介等聲像資料，其他核定需永久保存的文檔。2、20年保存：預(yù)算、決算書，合同，人力資源文檔，招 投標(biāo)、評(píng)標(biāo)記錄，項(xiàng)目有關(guān)行業(yè)審批文件，銷售臺(tái)帳單等。3、10年保存：除此之外的其它文檔。第十六條檔卷清理1、檔案員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年1 2月2 0日至1 2月3 0

8、日期間，依本辦法第十五條的規(guī)定清理一次， 已到保存期限者， 申報(bào)銷毀， 銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人監(jiān)督，由檔案員銷毀，銷毀名冊(cè)永久保留。2、保管期限屆滿的文檔中，部門經(jīng)核定仍有保存價(jià)值者， 檔案員應(yīng)繼續(xù)保管，直至核定無保存價(jià)值之日。第七章 調(diào)卷及其他第十七條 調(diào)閱檔案總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱各類檔案資料， 其他人員有權(quán)調(diào)閱其職責(zé)范 圍內(nèi)的檔案資料，超范圍調(diào)閱檔案須經(jīng)總經(jīng)理簽批。第十八條 調(diào)卷程序1、查閱檔案：各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫 “檔案查閱登記表” （見附件三） ， 經(jīng)其主管經(jīng)理審批后查 閱，超職責(zé)范圍查閱檔案，須經(jīng)總經(jīng)理審批。2、借閱檔案：各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需

9、要需借閱檔案時(shí)， 應(yīng)填寫“檔案借閱登記表”（見附件四），經(jīng)其主管經(jīng)理、辦公室 主任審批后借閱，超職責(zé)范圍借閱檔案，須經(jīng)總經(jīng)理審批。第十九條調(diào)卷管理1、檔案調(diào)卷中請(qǐng)以一單一案為原則， 借閱時(shí)間以1 0天為 限。2、調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要 時(shí)，亦須報(bào)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后拆閱。3、調(diào)檔人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人 調(diào)閱同一檔案時(shí)，不準(zhǔn)調(diào)閱人之間轉(zhuǎn)閱。第八章附則第二十條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。附件一：檔案分類編號(hào)表附件二：檔案資料歸檔兩聯(lián)單附件三：檔案查閱登記表附件四：檔案借閱申請(qǐng)單附件一:檔案分類編號(hào)表檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注1政府發(fā)布的有美法規(guī)指示、決定

10、、決 議、通知BGSW-001：2公司章程BGSW-002-A2.1公司規(guī)章制度BGSW-002-B3.1董事（股東）會(huì)會(huì)議文件、指示、 通知、決定BGSW-0034、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書BGSW-004辦5、固定資產(chǎn)帳簿、房屋產(chǎn)權(quán)證照BGSW-005公6、公司印章BGSW-0067、物品管理臺(tái)帳（出入庫(kù)）BGSW-007無電子檔事8、車輛證照；BGSW-008無電子檔務(wù)9、公司（發(fā)、收）文件信函報(bào)告等BGSW-009無電子檔10、會(huì)議紀(jì)要BGSW-010無紙質(zhì)檔案檔11、圖書、外部雜志、報(bào)紙、資料等BGSW-011案12、公司大事記、內(nèi)部刊物、照片、錄 音、錄像資料公司簡(jiǎn)介等聲像資料

11、BGSW-012電子檔+紙 質(zhì)檔13、公司法律事務(wù)檔案資料（合同）BGSW-013電子檔+紙 質(zhì)檔案14、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、各類統(tǒng)計(jì)報(bào) 表、年度總結(jié)BGSW-014無15、反映工作流程的請(qǐng)示報(bào)告 （表、單）；BGSW-015無16、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯；BGSW-016無17、其他BGSW-017無1、人力資源管理政策法規(guī)；人 力 資2、勞動(dòng)合同、協(xié)議；3、人事任、免通知；源4、員工檔案；檔 案5、培訓(xùn)費(fèi)用臺(tái)帳；6、員工工資表；7、員工社會(huì)保險(xiǎn)與公積金檔案；檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注8、其他人事材料9、離職員工存檔項(xiàng) 目管 理 檔 案1、資產(chǎn)收購(gòu) 資產(chǎn)收購(gòu)意向協(xié)議 資產(chǎn)收購(gòu)意向協(xié)議備忘錄

12、資產(chǎn)收購(gòu)協(xié)議 資產(chǎn)收購(gòu)協(xié)議附屬協(xié)議 資產(chǎn)收購(gòu)移交文件資料和工裝制具清 單2、營(yíng)口通用航空產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目 項(xiàng)目制 項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 老邊區(qū)政府和老邊區(qū)機(jī)關(guān)部門對(duì)產(chǎn)業(yè) 園項(xiàng)目選址意見和批準(zhǔn)文件 營(yíng)口市政府及營(yíng)口市政府機(jī)關(guān)對(duì)廣業(yè) 園項(xiàng)目選址意見和批準(zhǔn)文件 產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目位置和選址范圍確認(rèn)文件 項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃3、營(yíng)口黃旗通用機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目 機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目申請(qǐng) 老邊區(qū)政府和老邊區(qū)機(jī)關(guān)部門對(duì)機(jī)場(chǎng) 建設(shè)項(xiàng)目的意見和批準(zhǔn)文件 營(yíng)口市政府和宮口市機(jī)關(guān)部門對(duì)機(jī)場(chǎng) 建設(shè)項(xiàng)目的意見和批準(zhǔn)文件 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)地質(zhì)勘察報(bào)告 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)場(chǎng)址凈空測(cè)量報(bào)告 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)場(chǎng)址電磁環(huán)境測(cè)試 報(bào)告 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)場(chǎng)址選址論證報(bào)告 營(yíng)ET旗

13、通用機(jī)場(chǎng)飛行程序設(shè)計(jì)報(bào)告 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)飛機(jī)飛行性能分析 報(bào)告 營(yíng)ET旗通用機(jī)場(chǎng)場(chǎng)址選址評(píng)審報(bào)告 民航東北地區(qū)管理局機(jī)場(chǎng)處對(duì)營(yíng)mil 旗通用機(jī)場(chǎng)場(chǎng)址選址審核意見 遼寧省政府對(duì)營(yíng)口黃旗通用機(jī)場(chǎng)建設(shè) 項(xiàng)目的批準(zhǔn)文件 遼寧省政府致函沈陽軍區(qū)空軍司令部 函件 中國(guó)人民解放軍聯(lián)合參謀部批準(zhǔn)文件檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注4、CC18-180 項(xiàng)目適航證件： FAA頒發(fā)的型號(hào)合格證及合格數(shù)據(jù)單(TC) CAACM名的型號(hào)認(rèn)可證及合格數(shù)據(jù)單 (VT。 加拿大頒發(fā)的型號(hào)合格證及數(shù)據(jù)單(TC) 澳大利亞、新西蘭頒發(fā)的型號(hào)認(rèn)可證 及數(shù)據(jù)單(VTQ 移交的資料： 型號(hào)設(shè)計(jì)資料及驗(yàn)證報(bào)告 生產(chǎn)技術(shù)文件和資料 質(zhì)量體

14、系文件和資料 合格供應(yīng)商清單 持續(xù)適航文件檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注5、CC18-180生產(chǎn)許可項(xiàng)目 啟動(dòng)生產(chǎn)許可上報(bào)局方的文件及答復(fù) 意見 項(xiàng)目申請(qǐng)和受理文件： 申請(qǐng)書和提交的申請(qǐng)資料 局方受理文件 申請(qǐng)人繳費(fèi)證明,質(zhì)魚文件： 質(zhì)量手冊(cè) 質(zhì)量控制程序 質(zhì)量控制流程卡（翻譯）生產(chǎn)義件： CC18-180圖紙清單及圖紙（翻譯中文） 標(biāo)準(zhǔn)裝配手冊(cè)（SOP （翻譯中文） 技術(shù)文件（CCPS （翻譯中文） 單機(jī)品種表 零部件制造指令 飛機(jī)裝配指令器材采購(gòu)： 合格供應(yīng)商清單（翻譯）： 公司所有采購(gòu)明細(xì) 生廠許可審查過程： 評(píng)審前審查會(huì)議 質(zhì)量手冊(cè)評(píng)審 質(zhì)量控制程序評(píng)審 制造符合性審查 產(chǎn)品評(píng)審檔案種類

15、檔案內(nèi)容檔案代碼備注6、航空器評(píng)審（AEG 申請(qǐng)CC18-180航空器評(píng)審和受理： 提交評(píng)審申請(qǐng)資料 受理CC18-180航空器評(píng)審項(xiàng)目準(zhǔn)備評(píng)審資料： 飛行員CC18-180機(jī)型改裝理論培訓(xùn) 教材 飛行員CC18-180機(jī)型改裝地面理論 培訓(xùn)大綱 飛行員CC18-180機(jī)型改裝飛行訓(xùn)練 培訓(xùn)大綱 維修人員 CC18-180機(jī)型改裝理論培 訓(xùn)大綱 計(jì)劃維修時(shí)限 小熊飛機(jī)制造有限公司CC18-180機(jī)型飛行訓(xùn)練大綱 航空器（CC18-180型）運(yùn)行符合性聲 明 航空器評(píng)審過程：首次評(píng)審會(huì)議最終評(píng)審會(huì)議7、維修人員機(jī)型改裝培訓(xùn)資質(zhì)檔案 申請(qǐng)和受理 準(zhǔn)備的培訓(xùn)資料： 機(jī)型改裝培訓(xùn)意向函 培訓(xùn)申請(qǐng)表 機(jī)

16、型TC及PC證件 機(jī)型培訓(xùn)教材 機(jī)型理論培訓(xùn)大綱 機(jī)型實(shí)習(xí)培訓(xùn)大綱 機(jī)型理論考試試卷 培訓(xùn)課時(shí)安排 培訓(xùn)教員資質(zhì)及簡(jiǎn)歷 理論、實(shí)習(xí)培訓(xùn)合格證 申請(qǐng)審理過程 培訓(xùn)實(shí)施：培訓(xùn)人員名單培訓(xùn)課時(shí)和內(nèi)容簽到理論考試試卷評(píng)分及實(shí)習(xí)操作考評(píng)結(jié)果學(xué)員登記表和頒發(fā)證書情況檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注8、SH550和 SH650 項(xiàng)目合作息問函合作進(jìn)展情況9、行業(yè)管理部門資料.行業(yè)部門信息請(qǐng)報(bào)資料；.消防報(bào)批資料；.環(huán)保報(bào)批資料； 綠化資料； 供電報(bào)批資料及繳費(fèi)憑證； 供熱資料及繳費(fèi)憑證； 供氣資料（煤氣或天然氣）； 通訊資料； 給水報(bào)批資料及繳費(fèi)憑證； 排污報(bào)批資料； 人防報(bào)批資料及繳費(fèi)憑證； 城市配套費(fèi)繳納資

17、料； 其他行業(yè)資料或繳費(fèi)憑證；10、合同資料 原材料購(gòu)置合同；工程施工、設(shè)備安裝合同、保修合同； 材料、設(shè)備采購(gòu)合同； 策劃、廣告宣傳合同、銷售宣傳資料、 物品購(gòu)置或制做合同； 產(chǎn)品銷售合同； 其它合同。11、成本管理資料 項(xiàng)目成本信息情報(bào)資料； 公司發(fā)布的成本管理文件、通知等資 料； 反映成本計(jì)算依據(jù)的原始圖、測(cè)繪數(shù)據(jù)、文字或影像資料； 總經(jīng)理審核的預(yù)算或決算書； 銷售成本資料。檔案種類檔案內(nèi)容檔案代碼備注12、產(chǎn)品營(yíng)銷、銷售資料市場(chǎng)信息情報(bào)資料；公司發(fā)布的銷售管理文件、通知等資料； 銷售策劃書，廣告計(jì)劃或方案； 已發(fā)布廣告的記錄資料； 促銷活動(dòng)方案及實(shí)施總結(jié)等資料； 項(xiàng)目推廣文字、聲像、圖片、圖冊(cè)資料；銷售臺(tái)帳、銷售打折審批單；客戶檔案資料。13、項(xiàng)目榮譽(yù)獲獎(jiǎng)證書；獎(jiǎng)狀；獎(jiǎng)杯。14、其它檔案、資料。15、海王飛機(jī)材料16、L10飛機(jī)資料1、財(cái)務(wù)賬簿；財(cái) 務(wù) 管2、財(cái)務(wù)報(bào)