公司采購(gòu)辦公用品管理制度

1、公司采購(gòu)管理制度文件編號(hào)： ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿 足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程， 加強(qiáng)與各部門(mén) 間的配合，特制訂本制度。二、采購(gòu)管理對(duì)象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打復(fù)印機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、打印紙、筆、 筆筒、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘 器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車(chē)載用品、保潔用品、植物及 其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品” ，主要用于辦公 環(huán)境和工作使用。2. 銷(xiāo)售部的獎(jiǎng)品、禮品、贈(zèng)品等。3. 食堂采購(gòu)和工程材料采購(gòu)不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購(gòu)原則1. 采購(gòu)

2、必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考 慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。2. 采購(gòu)是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)管理人員和采購(gòu)經(jīng)辦人必 須高度重視。3. 物品采購(gòu)應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。四、分工管理1. 辦公室文員1.1文員須按月度建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的入庫(kù)、發(fā)放和庫(kù)存管理工作。（附件辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表）1.2文員須每月底盤(pán)點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3文員須防止辦公易耗品、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失， 保證其功用和性能。1.4文員須根據(jù)辦公易耗品以及銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的領(lǐng)用情況，確定和保持

3、合理的庫(kù)存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購(gòu)專員2.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)與驗(yàn)收工作；2.2負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；3. 辦公室負(fù)責(zé)人3.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品每月月底庫(kù)存的檢查工作；3.2協(xié)助文員做好辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品日常管理工作；3.3負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品費(fèi)用的管理工作。五、辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)流程銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品的采購(gòu)與辦公易耗品的采購(gòu)流程一致， 購(gòu)置計(jì)劃表由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)編制。（一）接收購(gòu)置計(jì)劃表采購(gòu)專員接收辦公室文員編制并完成審批的購(gòu)置計(jì)劃表 ，并對(duì)購(gòu)置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購(gòu)的物品型號(hào)、顏色、規(guī)格，甚 至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購(gòu)的物品

4、是所需品。（二）市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)專員比照購(gòu)置計(jì)劃表上的物品到市場(chǎng)上至少選擇三家以 上進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并對(duì)商家提供的價(jià)格進(jìn)行合理議價(jià)。（三）填寫(xiě)詢價(jià)記錄表 市場(chǎng)詢價(jià)結(jié)束后，采購(gòu)專員對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫(xiě)完詢價(jià) 記錄表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。（四）選定供貨商 公司領(lǐng)導(dǎo)審閱完詢價(jià)記錄表后，對(duì)需要提供樣品的采購(gòu)進(jìn)行 樣品檢查。進(jìn)一步確認(rèn)后再確定供貨商家； 對(duì)不需要提供樣品的采購(gòu)， 根據(jù)詢價(jià)記錄表，確定供貨商家。（五）采買(mǎi)1. 定點(diǎn)采買(mǎi)1.1 確定供貨商家后，對(duì)量大、價(jià)高、供貨期長(zhǎng)、使用壽命長(zhǎng)或需長(zhǎng)期采購(gòu)的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長(zhǎng)期合作。1.2 采購(gòu)員定點(diǎn)采買(mǎi)時(shí)， 可按照購(gòu)置計(jì)劃表 的內(nèi)容直接

5、下單。定點(diǎn)單位沒(méi)有所需物品的按臨時(shí)采購(gòu)進(jìn)行2. 臨時(shí)采購(gòu) 確定供貨商家后，對(duì)量小、價(jià)低、供貨期短、使用壽命短或臨時(shí) 需要的物品直接進(jìn)行采買(mǎi)。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門(mén)。（七）驗(yàn)收 采買(mǎi)結(jié)束后，采購(gòu)專員對(duì)商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防 止錯(cuò)送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算1. 現(xiàn)款采購(gòu)1.1 采購(gòu)人員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款， 采購(gòu) 回來(lái)后，采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)計(jì)劃表、購(gòu)貨發(fā)票） ，由辦公 室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦 理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。1.2 財(cái)務(wù)借款按財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。2. 后付款采購(gòu)2.1 采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)計(jì)劃表、

6、購(gòu)貨發(fā)票） ，由辦公室 負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時(shí)間 時(shí)，財(cái)務(wù)部直接匯款。2.2 貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格，辦公室文員登記入庫(kù)后，如 供貨方要求提前付款時(shí)， 按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過(guò)貨物總價(jià) 值 80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購(gòu)貨款2.3物品采購(gòu)必須取得發(fā)票方可報(bào)銷(xiāo)，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用發(fā) 票或普通發(fā)票）按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。六、定點(diǎn)商鋪管理（一）定點(diǎn)供貨商選擇采購(gòu)專員到市場(chǎng)選定至少3家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報(bào)價(jià)對(duì)比后，選定價(jià)格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位。簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。（二）定點(diǎn)商

7、鋪價(jià)格監(jiān)控至少每半年一次，采購(gòu)人員定期到市場(chǎng)進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)結(jié)束填寫(xiě)詢價(jià)記錄表，防止定點(diǎn)采購(gòu)單位抬高價(jià)格r各部門(mén)提交辦公易辦公室分管副總審文員核對(duì)庫(kù)存耗品申領(lǐng)單1 ）核申領(lǐng)單17數(shù)量1 丿七、辦公易耗品管理流程量不足文員編制購(gòu)置/各部門(mén)領(lǐng)用UV文員驗(yàn)收、入采購(gòu)階段采購(gòu)專員按購(gòu)置庫(kù)登記1計(jì)劃表采購(gòu)1 -計(jì)劃表并審批量足（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)辦公易耗品的使用情況，每月25日前提報(bào)下月辦公易耗品領(lǐng)用計(jì)劃。2. 部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報(bào)辦公室。 經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人 審核后交辦公室文員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單）二）核對(duì)庫(kù)存數(shù)1. 辦公室文員統(tǒng)計(jì)部門(mén)辦公易耗品申

8、領(lǐng)單所需物品數(shù)目后， 與庫(kù)存數(shù)進(jìn)行核對(duì)，原則上庫(kù)存數(shù)留存原數(shù)量的 1/3 。2. 若庫(kù)存足， 文員直接按本章第六小節(jié)中 “辦公易耗品的發(fā)放及 領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請(qǐng)購(gòu)置后再發(fā)放。（三）編制購(gòu)置計(jì)劃表因庫(kù)存數(shù)量不足，文員編制購(gòu)置計(jì)劃表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦 公室分管副總、總經(jīng)理 / 董事長(zhǎng)審批后，將購(gòu)置計(jì)劃表交采購(gòu)專員進(jìn) 行采購(gòu)。（附件購(gòu)置計(jì)劃表 ）（四）采 購(gòu)1. 采購(gòu)專員根據(jù)審批后的 購(gòu)置計(jì)劃表 進(jìn)行采購(gòu)，并于接到購(gòu) 置計(jì)劃表的 10 個(gè)工作日內(nèi)（特殊時(shí)間要求除外）完成采購(gòu)。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買(mǎi)，按照合同規(guī)定的供貨價(jià)格采 購(gòu)。3. 采購(gòu)流程參照本制度第五節(jié)“辦公

9、易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)流 程”執(zhí)行。（五）驗(yàn)收、入庫(kù)登記1. 采購(gòu)結(jié)束后，采購(gòu)專員在辦公易耗品購(gòu)置計(jì)劃表填寫(xiě)實(shí)際 采購(gòu)價(jià)格，簽字后交行政專員，并附上送貨單 / 收據(jù)/發(fā)票。2. 辦公室文員按照采購(gòu)專員交回的 購(gòu)置計(jì)劃表 一一核對(duì)采買(mǎi) 的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格單據(jù)等，核實(shí)完畢后進(jìn)行物品登記入 庫(kù)，及時(shí)更新辦公易耗品臺(tái)賬。 （附辦公易耗品登記臺(tái)賬 ）（六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 新員工辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺(tái)、 簽字筆一支、 筆記本一本、 文件雙夾一個(gè)，不含廚師、幫廚、保潔。2. 部門(mén)辦公易耗品的發(fā)放文員根據(jù)各部門(mén)提交的 部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單 如實(shí)發(fā)放所列物 品，領(lǐng)取時(shí)須簽字確

10、認(rèn)。3. 個(gè)人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門(mén)員工個(gè)人需要臨時(shí)支取時(shí)，在部門(mén)辦公易耗品登記表上 簽字。4. 銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的發(fā)放銷(xiāo)售獎(jiǎng)品發(fā)放必須嚴(yán)格遵循公司制定的銷(xiāo)售政策，客戶領(lǐng)取獎(jiǎng)品 時(shí)必須由置業(yè)顧問(wèn)陪同， 領(lǐng)取獎(jiǎng)品時(shí)出具獎(jiǎng)品領(lǐng)取單并在登記表上簽 字確認(rèn)。銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單、銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表 八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公易耗品及固定資 產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1. 移交人需填寫(xiě)辦公易耗品交接單 ，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督 下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)， 遇有毀損的要求移交人書(shū)面標(biāo)明，對(duì)毀損視該物品價(jià) 值的大小情況，另行處理。 （附件辦公易耗品交接單 ）2. 辦公室文員需據(jù)

11、清單核實(shí)后存檔備查。 若移交人為辦公易耗品管理員本人時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點(diǎn)驗(yàn)，并且做好交接工作 九、附件表 1部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單表 2 詢價(jià)記錄表表 3購(gòu)置計(jì)劃表表 4銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單表 5銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表表 6部門(mén)辦公易耗品領(lǐng)取登記表表 7辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表表 8銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表表 9辦公易耗品交接單十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公室二0六年一月一日部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門(mén)：年 月 日編號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 簽字分管副總簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽 字辦公室分管副總簽字部門(mén)物品領(lǐng)取人簽字詢價(jià)記錄表詢價(jià)人詢價(jià)日期報(bào)價(jià)單位信息名稱負(fù)責(zé)人電話地址交貨時(shí)間方式稅票情況采購(gòu)

12、內(nèi)容型號(hào)/規(guī)格數(shù)量原報(bào) 價(jià)議價(jià)最終單價(jià)備注采購(gòu)人員建議部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)分管副總意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)購(gòu)置計(jì)劃表日期：年 月 日采購(gòu)專員預(yù)計(jì)完成采購(gòu)時(shí)間序號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算 額度實(shí)際 金額備注預(yù)算額度合計(jì)元實(shí)際采購(gòu)合計(jì)（采購(gòu)結(jié)束后填寫(xiě)）元辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗(yàn)收并登記入庫(kù)采購(gòu)專員簽字辦公室文員簽字注：物品單價(jià)超過(guò)1000元的，需提前報(bào)價(jià)，待部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)/分管副總確認(rèn)方可購(gòu)買(mǎi)。銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名購(gòu)房?jī)r(jià)格或定金金額銷(xiāo)售期排號(hào) 口定房購(gòu)房付款方式一次性口按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)確認(rèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名購(gòu)房?jī)r(jià)格或定金金額銷(xiāo)售期排號(hào) 定房購(gòu)房付款方式一次性按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)確認(rèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單客戶姓名購(gòu)房?jī)r(jià)格或定金金額銷(xiāo)售期排號(hào) 定房購(gòu)房付款方式一次性按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品金額獎(jiǎng)品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)確認(rèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時(shí)間獎(jiǎng)品名稱房號(hào)數(shù)量置業(yè)顧問(wèn)領(lǐng)取人備注備注：此表作為銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取的記錄憑證之一部門(mén)辦公易耗品領(lǐng)取登記表所在部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)取人備注備注：此表作為各部門(mén)