公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、 明確崗位職責(zé)、 有效降低采購本錢， 滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的 需求，進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)物資采購流程，加強(qiáng)及各部門間的配合，特制訂本制度。一、目的為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要， 提高采購工作的質(zhì)量管理， 特制定 本管理規(guī)程。二、范圍各部門工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、 小型機(jī)械和設(shè)備、 備品備件、 辦公設(shè)備、 辦公用品、 清潔用品、工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等 .三、職責(zé)1. 熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3. 負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需

2、材料的采購工作。4. 負(fù)責(zé)供給商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。6. 大項材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供給商以上參及。7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供給商進(jìn)展付款。9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1. 人員配置采購部長一人，采購員二人，內(nèi)勤一人。方案分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設(shè)備、模具采購一人，內(nèi)勤一 人根底資料管理、體系、賬務(wù)處理等五、程序采購部在公司生產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負(fù)著不

3、可推卸的重要責(zé)任， 采購工作的好壞，直接影響公 司產(chǎn)品的質(zhì)量、交期、本錢等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率， 降低本錢最有效的方法。在整個采購過程中， 采購部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財務(wù)、質(zhì)檢 等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī) 劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體開展做出各自的奉獻(xiàn)。一請購及其規(guī)定1請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素：1請購的部門； 2請購物品所屬工程；3請購的用途； 4請購的物品名；5請購的物品數(shù)量；6請購的物品規(guī)格； 7請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求等； 8請購的物品的需求時間

4、使用時間 ；9請購如有特殊需要請備注；10請購單填寫人； 11請購部門主管； 12請購單審核人；13倉庫保管員；14公司總經(jīng)理。2. 方案單及其提報規(guī)定 1方案單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部；2固定資產(chǎn)申購按照固定資產(chǎn)購置申請表的格式進(jìn)展填寫提報； 3日常零星采購按照公司印制的月份材料使用方案的格式填寫提報； 4請購部門在提報方案單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份； 5涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的電子文檔 也需一并提交；6遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在方案單

5、上寫上說明。7如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 8方案單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。3. 公司物資方案單的提報部門 1公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)平安部提報材料需求方案每月26 日，期間如材料需求有變化，需加報材料使用追加方案。2公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料，需使用部報月材料使用方 案；3公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點 1采購部在接收方案單時應(yīng)檢查方案單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰， 檢查方案單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2接收方案單時應(yīng)遵循無方案不采購， 名稱規(guī)格等

6、不完整清晰不采購， 圖片或詳細(xì)參數(shù) 資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原那么；3無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購； 4對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、方案單的分發(fā)規(guī)定 1對于方案單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)展分工處理； 2對于緊急請購工程應(yīng)優(yōu)先處理；3無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； 4重要的工程采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定1常規(guī)商品采購周期在 7 天時間；2遇到緊急采購， 應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間；三詢價及其規(guī)定1詢價應(yīng)認(rèn)真審閱方案單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要

7、求，遇到問題應(yīng)及時 的及請購部門溝通；2屬于一樣類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購工程應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購工程必須向生產(chǎn)廠家或效勞商直接詢價，原那么不能通過中間商詢價； 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有本錢較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購金額大于10 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明根本情況；7詢價時對于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)展詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1 萬元以下工程可以自行采購； 單次采購金額預(yù)算金額在1 萬元以上的所有工程都應(yīng)要求至少三家上的供給商參及比價或招標(biāo)采購， 比價或招標(biāo)工程

8、應(yīng)至少邀請四家以上單位參及； 單次采購金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的工程應(yīng)由采購部組 織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參及監(jiān)視；單次采購金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的工程由公司領(lǐng) 導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和工程的能力；10.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四比價、議價1對供給商的供給能力，交貨時間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)； 2對于合格供給商的價格水平進(jìn)展市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合 條件更加突出；3收到供給單位報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定目標(biāo)或理想價格；4 重要工程應(yīng)通過

9、一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)展驗證和審查， 如通過進(jìn)展實地考察了解供給商的各方面的實力等； 5參考目標(biāo)或理想價格及合作單位進(jìn)展價格及條件的進(jìn)一步談判。五合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。1合同正文應(yīng)包含的要素(2 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、 技術(shù)文件及確認(rèn)圖紙是合同不可分割的局部； 包裝要求； 合同總額應(yīng)含稅， 含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 付款方式； 交貨日期； 質(zhì)量保證期； 質(zhì)量要求及 標(biāo)準(zhǔn)； 違約責(zé)任和解決糾紛的方法； 雙方的公司信息； 其

10、他約定。3合同簽訂及其規(guī)定1如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任； 2擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 3為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購時要求供貨方提供報價清單； 4質(zhì)保期一定要明確從什么時候開場并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 5詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；6針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款， 調(diào)試效勞款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ； 7及初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 9比價完畢前方可進(jìn)展合同的簽訂工作；10合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)展巡簽審查； 11合

11、同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 12簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔；七付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定1所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款； 2按照進(jìn)度付款的采購物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款； 3按照公司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件時，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款； 4財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款， 以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行(1) 已簽訂合同由采購部負(fù)責(zé)采購人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視，如出現(xiàn)問題， 采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； 2已簽訂的合同在執(zhí)行期間， 應(yīng)及時掌握材料情況，跟蹤并催促其保質(zhì)保量，按時履約； 3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合 同；八驗收及入庫1報驗 1供給商已經(jīng)履行完畢的合同，材料進(jìn)廠時采購部應(yīng)及時的通知保管員進(jìn)展驗收； 2對材料驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行；3到達(dá)質(zhì)檢和報驗條件的材料應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)展質(zhì)檢、驗收； 4質(zhì)檢部門在接到報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延 誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任； 5用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍