物業(yè)公司業(yè)主檔案管理制度

1、物業(yè)公司業(yè)主檔案管理制度1.0 業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定1.1業(yè)主檔案1.1.1業(yè)主個人資料1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話1.1.1.3業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式1.1.1.4身份證件復印件1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、企業(yè)法人代碼證復印件（企業(yè)）1.1.1.6業(yè)主(法人)照片1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓：委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))1.1.2.1家庭成員姓名，各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習單

2、位及聯(lián)系方式1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系1.1.2.4各自照片1.1.2.5各自聯(lián)系方式1.1.3產(chǎn)籍資料1.1.3.1購房合同復印件1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復印件1.1.3.3房屋面積測繪資料1.1.3.4收樓通知書1.1.3.5收樓證明書及確認書1.1.3.6收樓驗收表1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表1.1.3.8鑰匙托管書1.1.3.9防火責任書1.1.3.10精神文明公約1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約1.1.3.12前期物業(yè)管理服務協(xié)議(如有)1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務公約(細則)1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議 1.1.4物

3、業(yè)使用資料1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照（企業(yè)）、稅務登記證（企業(yè)）、法人代碼證（企業(yè)）、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理

4、公約)2.0 業(yè)主檔案管理規(guī)定2.1業(yè)主檔案由客戶服務部設(shè)專人統(tǒng)一負責管理，客戶主管負管理責任2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存2.3業(yè)主檔案應按照業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定逐步安善內(nèi)容2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施2.6對業(yè)主檔案的保管要按照“棟號、樓層號、房號”先后順序進行編號、分類、集中存放2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和業(yè)主樓案目錄中，按照目錄依次排列存放管理2.8對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少應立即查找，并確介檔案的完整性2.9建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時，應將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準，經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱2.12業(yè)主檔案應永久保存，并注意適時更新2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內(nèi)容(包括但不限于)：業(yè)主個人資料、家庭資料、