收發(fā)文管理制度

1、為進一步做好我公司的收發(fā)文處理工作，確保文件能夠及時上 承下達，發(fā)揮承上啟下的樞紐工作， 提高工作效率， 規(guī)范收發(fā)文工作， 就收發(fā)文作如下規(guī)定。一、收文處理程序收文處理的程序： 收文、登記、擬簽、 閱批、分流、承辦、 歸檔。1、收文登記。凡是從外部送達本公司的文件，包括上級來文、公司內(nèi)部來文、 其它來文（傳真、信函和其它文字材料），一律由公司前臺文員負責 簽收，根據(jù)文件內(nèi)容對其進行整理登記 （附件一）外來文件登記表 ， 并填寫文件傳閱卡（附件二）報行政部負責人擬簽分流。2、文件擬簽行政部負責人對前臺文員報送的文件提出處理意見后， 及時交呈 閱領導。3、文件閱批來文經(jīng)行政部負責人擬簽后， 承辦文

2、員應按來文的擬簽意見及時 呈送領導及相關部門閱批， 閱批的文件應在 3 日內(nèi)簽批并退回行政部， 緊急文件應于當日批后退回。4、文件承辦行政部綜合文員按照領導閱批指示， 及時向其他領導或有關部門 轉(zhuǎn)交。文件需轉(zhuǎn)交的部門在行政部文件傳閱卡上簽字后給本部門 留復印件一份，接收部門需按照領導閱示意見辦理。 承辦：政府機關 要求辦理、 領導批示辦理及其它需要辦理的公文由有關部門承辦。 屬 部門職責范圍內(nèi)的事項由該部門辦理。 各有關部門收到公文后按規(guī)定 期限及時辦理。涉及兩個以上部門承辦的公文應由主辦部門與相關部 門協(xié)商辦理。 需報請上級領導批準的事項， 由承辦部門提出辦理意見 并代擬文稿，交行政部負責人

3、簽發(fā)上報。5、文件歸檔所有文件統(tǒng)一歸檔行政部綜合文員。二、收文、傳閱工作要求1、對所有的文件、資料，行政部要責成專人負責登記和保管。要注 重收文工作的時效性，做到規(guī)范化、制度化。2、傳遞文件資料須遵循先領導后部門、先行政部后主辦部門原則。3、對領導批示急辦的文件，有關部門要及時辦理，并將處理結(jié)果呈 報相關領導。對于需要承辦的急件， 前臺文員須在收文當日完成登記、 擬簽、閱批、轉(zhuǎn)交承辦部門的程序。4、文件在轉(zhuǎn)遞時要辦理交接手續(xù)，移交人和接受人均要在各自的收 文簿上簽字登記，以分清責任。5、各部門所承辦的文件、資料要妥善保管，不得丟失，年終歸檔。6、所有收文均應在行政部登記編號（詳見附件三），個人

4、不得保存 文件正本。 外出開會帶回的文件， 匯報或傳達工作后應及時交行政部 登記編號傳閱，不得滯存。7、要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，所有的重要文件和資料不得隨意放置，不 得私自帶到公共場所。三、發(fā)文處理程序公司所發(fā)出的一切文件材料，統(tǒng)稱發(fā)文。發(fā)文處理包括:擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。1、擬稿就是草擬文件的初稿。 這是發(fā)文處理的第一道程序， 是關系到文 件質(zhì)量的基礎工作，必須十分認真細致。公司公文、日常業(yè)務和事務 性的文件由行政部綜合文員負責擬稿； 各部門負責人以公司名義起草 的文件 , 一律交公司行政部綜合文員按正式文件的格式填寫發(fā)文審 批卡（祥見附件四 ），經(jīng)行

5、政部負責人審閱核稿后交公司領導審批 , 根 據(jù)文件的急緩程度統(tǒng)一安排打印 , 打印后的文件校對由公司行政部 負責把關 ,力求不出差錯或少出差錯。 文件起草要字跡清楚 ,不得涂改。2、核稿即對文件草稿進行審核。由行政部負責在草稿未送主管審批之 前，依據(jù)公文的基本要求，對草稿的體式、內(nèi)容等進行全面的審核。3、簽發(fā)各職能部門需以公司名義發(fā)文時，部門負責人在發(fā)文審批卡 “擬稿部門”欄簽字；凡涉及到其他有關部門事宜，要事先與有關部 門會簽，核稿或會簽后送行政部。4、會簽簽發(fā)是公司領導對文稿的最后審批， 文件草稿經(jīng)領導簽發(fā)后， 即 成為最后定稿，文件據(jù)此生效。5、編號 （祥見附件三 ） 文稿經(jīng)公司領導簽發(fā)

6、后，要進行編號登記，防止發(fā)文混亂。編號應按公文格式規(guī)定的方法編排， 一般包括發(fā)文代字、 發(fā)文年號和該年 度發(fā)文序號三部分組成。6、校對校對是文件制發(fā)過程中的一個重要環(huán)節(jié)， 也是行政部的一項重要 工作職責。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進 行，三校最好由部門負責人進行。校對時要以文件定稿為基準，進行 認真仔細地校對，連標點符號也不能放過， 把住文件制發(fā)的最后一關。7、打印即對經(jīng)簽發(fā)后的文稿進行印制，在印制過程中，必須做到：1）必須以經(jīng)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動， 確需改動的要報經(jīng)簽發(fā)人批準。2）注意排版藝術，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底 板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。8、蓋章即在制成的公文上加蓋機關印章， 這是公文生效取信的憑證。 用印要做到端正、清晰、位置恰當。9、分發(fā)發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記簿 （詳見附件五），嚴格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯。1