前言-時(shí)間管理的重要性

1、一、前言時(shí)間管理的重要性時(shí)間的重要性，是現(xiàn)今忙碌的社會(huì)中，人人都知道的，然而，它卻很難掌控、駕馭，有人甚而不知該如何運(yùn)用它。隨著高科技時(shí)代的來臨，許多事情似乎有著精密機(jī)械的協(xié)助，理所當(dāng)然的時(shí)間應(yīng)該是充足的，疏不知隨著時(shí)代的進(jìn)步，完成一件事情的困難度也隨之增加，在商業(yè)社會(huì)中，時(shí)間的運(yùn)用是錙銖必較，不管是哪個(gè)領(lǐng)域，最令人頭痛就是時(shí)間不足的困擾。時(shí)間到底是什麼呢？遠(yuǎn)古至今，人們總是談?wù)撝?，在人類智慧的累積下，終於發(fā)明了時(shí)鐘來感受它，實(shí)質(zhì)上我們似乎控制它了，實(shí)際卻不然，它總是偷偷在我們的手中溜走，當(dāng)我們驚覺時(shí)，只徒留滿腔的後悔與悔恨，它能吞噬所有的卑小之物，卻也能賦予生命的壯大。對(duì)於時(shí)間短暫與飛逝的

2、看法，是任何人都有感而發(fā)的，也因此，在忙碌的社會(huì)中，時(shí)間管理的重要，從坊間書籍的陳列，不難看出大家的重視，尤其是在企業(yè)界中，為了求取成功，人們知道時(shí)間管理的重要性，對(duì)於時(shí)間的意識(shí)感是逐漸增強(qiáng)，甚至不惜研究與精算它，就像義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家Vilfredo Pareto運(yùn)用所謂的八十/二十原則來計(jì)算它，迫使人們達(dá)到有效的管理；Britton 與Glynn（1989）以心理時(shí)間管理系統(tǒng)（mental time management system）為探討時(shí)間管理行為的運(yùn)用。 在忙碌的社會(huì)中，想必任何人都有此一段經(jīng)驗(yàn)，一天的忙碌下，似乎完成了許多事情，但仔細(xì)回想?yún)s又不清楚自己完成了什麼，時(shí)間不知被什麼給填滿

3、了，留下的是心中莫名的空虛感，我想這必定是許多人的感受吧！為了讓大家能具體的體認(rèn)時(shí)間的重要性，可歸納出時(shí)間的幾項(xiàng)特點(diǎn)：時(shí)間是不可回溯、無法暫停，不能買賣也無法替代，更缺乏彈性空間，簡而言之，它是一項(xiàng)重要的資源，無法再生，不管貧者、富者都能享用到，卻無法永久抓住它，人們所能做到的有效的管理它。的確，從許多的格言中：時(shí)間是世間最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。(P. Durker,1994)如果你珍惜你的生命，就應(yīng)該珍惜你的時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是構(gòu)成生命的原素。(Franklin)，便能深刻的體認(rèn)到。二、時(shí)間管理的定義，可粗分為以下幾項(xiàng)：（一）時(shí)間管理的意義在於計(jì)畫時(shí)間、做好確定目標(biāo)、自我管理的

4、工作，減少浪費(fèi)時(shí)間的因素，使時(shí)間經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大。(彭錦鵬，1993)（二）要管理時(shí)間是不可能的，因?yàn)闊o論如何測(cè)量或描述時(shí)間，時(shí)間總是依據(jù)固定的速率消失。(Taylor)（三）時(shí)間管理的正確含意是指面對(duì)時(shí)間，進(jìn)行自我管理。(許銘欽，1998)（四）時(shí)間管理是在一定的時(shí)間內(nèi)獲得最滿意的工作成果。(井上富雄，1989)綜其所述，社會(huì)工作管理，更是需要利用這些特性，尤其，社工員在組織中的工作量是龐大的，好的時(shí)間管理，除了可以有效能的發(fā)揮所長外，更節(jié)省人力成本，在組織目標(biāo)的運(yùn)作上，成效是顯著的，它的優(yōu)點(diǎn)是大家所認(rèn)可的，其中歸納的原因可列出以下幾項(xiàng)：(一)有效時(shí)間管理可減輕工作壓力：掌握有效的時(shí)間管理

5、策略，除了能避免時(shí)間截止時(shí)所帶來的壓力，能提早完成工作，不造成緊張與不安感。(二)有效時(shí)間管理可思考工作計(jì)畫：有效的時(shí)間管理，使領(lǐng)導(dǎo)者與成員可獲致充裕的時(shí)間回顧與評(píng)鑑，進(jìn)行下一步計(jì)畫之安排與思考，探求其改善與努力的方向。(三)有效時(shí)間管理可提高組織效能：有效的時(shí)間管理可使領(lǐng)導(dǎo)者與成員在工作時(shí) 間內(nèi)獲致更多的空白時(shí)間，來從事重要但不緊急的事務(wù)，進(jìn)而提升組織效能。(四) 有效時(shí)間管理可促進(jìn)目標(biāo)達(dá)成：這是許多領(lǐng)導(dǎo)者最重要的目的，為了讓組織的目標(biāo)能快速的達(dá)成，有效率的完成組織的使命。只是時(shí)間要如何管理呢？它不是難以掌控與捉摸，我們?cè)撊绾斡行实倪\(yùn)用它。以下，我們將介紹時(shí)間的管理秘訣；人們對(duì)於時(shí)間的迷思

6、以及如何克服人們的拖延習(xí)性著手，讓大家能不再為時(shí)間的流逝困擾。三、時(shí)間管理的迷思在時(shí)間上也常常會(huì)出現(xiàn)一些時(shí)間迷思。例如：（一）我們的時(shí)間永遠(yuǎn)不夠用。（二）授權(quán)可以節(jié)省時(shí)間（所託得人才會(huì)有效果）。（三）在最短的時(shí)間還完成工作是最好的時(shí)間管理者。（四）效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。（五）只要去做，就會(huì)有績效。（六）每天累慘才是工作有績效的同義詞。（七）推遲會(huì)提高決策品質(zhì)與績效。（八）電話可以是我們節(jié)省時(shí)間最好的工具。四、策略性的目標(biāo)設(shè)定 （一）立定標(biāo)竿、全力以赴：譬如射標(biāo)，一定要有一個(gè)靶，才會(huì)射中標(biāo)的。同樣地，人生若沒有目標(biāo)

7、，只會(huì)任由環(huán)境影響，而非自己影響環(huán)境。根據(jù)耶魯大學(xué)研究，只有3% 的學(xué)生為自己訂下目標(biāo)，而其他的學(xué)生則沒有。經(jīng)過長時(shí)間的研究指出，當(dāng)初有訂下目標(biāo)的3%學(xué)生，其成就遠(yuǎn)超過其餘97%學(xué)生的總和。 （二）一般人不願(yuàn)為自己設(shè)定目標(biāo)的三個(gè)原因：（1）恐懼：怕萬一達(dá)不到怎麼辦？會(huì)有失敗感（2）無此意願(yuàn)：為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過得好好的就可以了（3）誤將行動(dòng)當(dāng)成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實(shí)行動(dòng)不等於成就，有結(jié)果才算有成就，所以一定要設(shè)定成就目標(biāo)。 （三）目標(biāo)設(shè)定原則：（1）目標(biāo)要具體，例如我想要升教授、當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位等（2）目標(biāo)必須是可衡量的（3）目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的（4）目標(biāo)是切合實(shí)際的（5）一

8、定要設(shè)定時(shí)間表。 （四）耶魯大學(xué)提出的目標(biāo)設(shè)定七步驟：（1）先擬出您期望達(dá)到的目標(biāo)（2）列出好處：您達(dá)到這目標(biāo)有什麼好處?譬如您有一個(gè)目標(biāo)想買房子，列出買房子對(duì)您有那些好處（3）列出可能的障礙點(diǎn)：您要達(dá)到此目標(biāo)之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉（4）列出所需資訊：思索需要那些知識(shí)、協(xié)助、訓(xùn)練等（5）列出尋求支持的對(duì)象：一般而言，很難靠自己一個(gè)人即能達(dá)到目標(biāo)，所以應(yīng)將尋求支持的對(duì)象亦一併列出（6）訂定行動(dòng)計(jì)畫：一定要有一個(gè)行動(dòng)計(jì)畫（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。 （五）立定標(biāo)竿的四個(gè)步驟：（1）消除恐懼：不要擔(dān)心失敗，立定目標(biāo)是必須的（2）認(rèn)同每個(gè)人一定要有目標(biāo)這個(gè)想法（3）完成耶魯大學(xué)七步驟

9、（4）堅(jiān)持目標(biāo)：若不堅(jiān)持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)定的目標(biāo)。一位希望追求成功的人須能堅(jiān)持、決不放棄，才會(huì)成功地達(dá)到目標(biāo)，例如愛迪生不斷地嘗試及堅(jiān)持，終於達(dá)成目標(biāo)。 （六）目標(biāo)管理：一個(gè)人需要在三方面設(shè)定目標(biāo)：（1）個(gè)人和家庭：這是您生活的誘因；（2）職業(yè)生涯和財(cái)務(wù)目標(biāo)：這是您的方法；（3）個(gè)人發(fā)展和專業(yè)發(fā)展：這是您的成果。 （七）目標(biāo)設(shè)定的步驟：（1）寫下目標(biāo)：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標(biāo)，才能加深印象，進(jìn)入我們的潛意識(shí)（2）設(shè)定優(yōu)先順序：目標(biāo)可能有很多，一定要排定其優(yōu)先順序（3）擬定計(jì)畫：依據(jù)目標(biāo)之優(yōu)先順序擬定計(jì)畫（4）對(duì)計(jì)畫設(shè)定優(yōu)先等級(jí)和先後順序（5）排定時(shí)程

10、表（6）確實(shí)做、馬上做。 （八）策略性的目標(biāo)設(shè)定：（1）您需要有六個(gè)月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標(biāo)：甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標(biāo)（2）除掉障礙（3）尋求合作（4）充實(shí)知識(shí)（5）決定關(guān)鍵步驟（6）人類因夢(mèng)想而偉大：作偉大的夢(mèng)、並使它們實(shí)現(xiàn)（7）每天早上重寫一遍您的目標(biāo) ，每天晚上審查這些目標(biāo)：每天如此做，這樣才會(huì)進(jìn)到我們的潛意識(shí)。五、如何決定優(yōu)先順序（）每個(gè)人每天都有非常多的事情要做，為有效做好時(shí)間管理一定要設(shè)定其優(yōu)先次序；會(huì)設(shè)定優(yōu)先次序是快速晉昇職位者的人格特質(zhì)（）根據(jù)柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果（）目標(biāo)須與人生、

11、事業(yè)之價(jià)值觀相互符合，如此才不致浪費(fèi)力氣（）發(fā)展專長，從事高價(jià)值的活動(dòng)：無益身心之低價(jià)值活動(dòng)，會(huì)腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做（）要設(shè)定優(yōu)先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一般人每天習(xí)慣於應(yīng)付很多緊急且重要的事，但接下來會(huì)去做一些看來緊急其實(shí)不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實(shí)最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、進(jìn)修等，若您不優(yōu)先去做，則您人生遠(yuǎn)大的目標(biāo)將不易達(dá)成。 優(yōu)先次序等級(jí)設(shè)定說明表優(yōu)先次序說明優(yōu)先性：最優(yōu)先項(xiàng)目既重要且緊急的事情（必須做的事情）優(yōu)先性：次優(yōu)先項(xiàng)目重要但並不緊急的事情（應(yīng)該要做的事情）優(yōu)先性：低優(yōu)先項(xiàng)目對(duì)重要目標(biāo)之達(dá)成僅有些微貢獻(xiàn)的

12、事情（量力而為的事情）優(yōu)先性：優(yōu)先性最後項(xiàng)目既不重要也不緊急（可以委託別人去做的事情）六、克服拖延的時(shí)間習(xí)慣（一）你有拖延的惡習(xí)嗎？請(qǐng)仔細(xì)斟酌以下每一個(gè)言述，假如你對(duì)該言述極為同意，則在言述前之括弧內(nèi)填上A；假如你對(duì)該言述略為同意，則填上B；假如你對(duì)該言述略為不同意，則填上C；假如你對(duì)該言述極為不同意，則填上D。（）1.為了避免對(duì)棘手的難題採取行動(dòng)，我於是乎製造理由並尋找藉口。（）2.為令困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。（）3.我採取折衷辦法以避免或延緩困難的工作之處理。（）4.我遭遇太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。（）5.當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇鸶病?/p>

13、（）6.我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)畫的追蹤工作不予理會(huì)。（）7.我試圖令他人為我執(zhí)行不愉快的工作。（）8.我將重要的工作安排在下午處理，或者攜回家裡，以便在夜晚或週末處理它。（）9.我過份疲勞（或過份緊張，或過份洩?dú)猓蛱艹钢猓?，以致無法處理我所面對(duì)的困難任務(wù)。（）10.在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上每一個(gè)物件。（二）拖延的藉口一覽表拖延的藉口質(zhì)疑1.它太令人感到不愉快！這種不愉快的感覺會(huì)因時(shí)間之推移而消失嗎？你有沒有想過長痛不如短痛的道理？2.期限未到，急什麼？正因?yàn)槠谙尬吹?，所以你所面?duì)的是機(jī)會(huì)而非問題。你想讓機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)閱栴}嗎？你想成為役人者（役物者）還是役於人者（役於物者）？3.我

14、在壓力下工作績效較佳！為何要承受別人所施加的壓力，而不為自己創(chuàng)造壓力以提升工作績效？為何不為自己預(yù)留餘地以應(yīng)付意外事件？4.不理它也許就沒事！萬一出事怎麼辦？5.它很難！你沒有做過困難的事嗎？拖延就可以降低難度嗎？處理難度越高的事所產(chǎn)生的成就感不也越大嗎？6.我現(xiàn)在沒心情做這件事！你願(yuàn)意成為自己情緒的俘虜嗎？會(huì)不會(huì)因?yàn)槟悴蛔鏊圆艣]有心情做？7.儘管它很重要，但不急??！難道你不知道要先做及多做重要的事才會(huì)擴(kuò)大成就？難道凡事都要等急的時(shí)候才做？8.假如我不急著做，搞不好會(huì)有別人拿去做！你不覺得這樣會(huì)損及你的形象及自尊嗎？9.目前我很忙，勻不出時(shí)間做那件事！你有沒有比較過你手頭上的正在忙的事重要呢

15、？還是那件事重要？10.這件事可能行不通！你想不想知道它是否行得通？只有動(dòng)手去做才能獲得答案！11.我要先將辦公桌收拾乾淨(jìng)！為何不等到辦完事之後再進(jìn)行收拾工作？12.茲事體大，我怎麼貿(mào)然採取行動(dòng)？正因?yàn)槠澥麦w大，所以更不應(yīng)錯(cuò)失採取行動(dòng)之機(jī)會(huì)。這一點(diǎn)你想過沒有？13.若我現(xiàn)在就做，做妥後還會(huì)接到更多的事做！你已處於坐以待幣的狀態(tài)嗎？14.在開動(dòng)之前，我想先休息一下！為何不將次序倒轉(zhuǎn)一下，讓休息成為做妥工作之報(bào)償？15.從下個(gè)月起開始戒煙！你的意志力未免太薄弱了！？你為何不打鐵趁熱？（三）克服拖延的方法導(dǎo)致管理者採取拖延作風(fēng)的事端，大致可分為三類：第一、不愉快的事；第二、困難的事；第三、含重大決策

16、的事。至於克服拖延的方法，常用的有四種：1.各個(gè)擊破法；2.平衡表法；3.思維方式改變法；以及4.避免過份追求盡善盡美法。前三種方法適用於對(duì)抗因不愉快的事或困難的事而導(dǎo)致的拖延，最後一種方法則適用於對(duì)抗因重大決策而導(dǎo)致的拖延。茲將這四種方法闡釋如下：1. 各個(gè)擊破法：這種方法有時(shí)被比喻為香腸切片法( “Salami” technique)。Salami原是義大利香腸，在切片之前因它巨有無比其貌不揚(yáng)，故有令人難以下嚥之感覺。但在切成薄片之後，因形狀及色調(diào)改變而頗能引起食慾。令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細(xì)分為許多件小事，且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理將不致於令人反胃。例如一通

17、令人感到尷尬的電話，倘若需要回覆，則可用書面列出以下的行動(dòng)步驟，而循序予以處理：（1）查出受話者之電話號(hào)碼並寫下來。（2）決定何時(shí)打電話。（3）翻查有關(guān)資料並檢討全面情況。（4）決定到底在電話中應(yīng)怎麼說。（5）撥電話。假如事情本身頗為艱鉅，則遂行之步驟可能更多。採取各個(gè)擊破法以對(duì)付拖延的作風(fēng)時(shí)，有兩點(diǎn)必須特別加以注意：第一、每一個(gè)行動(dòng)步驟都要非常簡單，而且很快即可做妥可能的話，應(yīng)令每一個(gè)步驟在幾分鐘之內(nèi)能處理完竣。第二、每一個(gè)行動(dòng)步驟都必須以書面列明，因?yàn)榧偃绮贿@樣做，則可能永遠(yuǎn)不會(huì)針對(duì)拖延的事情採取行動(dòng)。2. 平衡表法：這也是一種書面分析法。在紙的左邊列出拖延的理由，在紙的右邊則列出辦妥拖延

18、的事情的潛在好處。結(jié)果，通常都很出人意外的是：右邊也許只有一、兩個(gè)情緒上的藉口，諸如可能導(dǎo)致尷尬的局面、可能令我感到厭煩等；右邊則有許多好處，其中的一項(xiàng)可能是將討厭的事作好，輕鬆了許多。平衡表法足以令有拖延惡習(xí)的人，在冷漠與逃避的心態(tài)中覺醒，並面對(duì)現(xiàn)實(shí)。3. 思維方式改變法：拖延可以說是，深植於內(nèi)心的一種思維方式所造成的結(jié)果。這種思維方式是這樣的： 這種任務(wù)必須履行，但是它令人感到不愉快，因此我將儘量予以拖延。倘若我們能將以上之思維方式改為：這種任務(wù)是令人感到不愉快的，但是它必須被履行，因此我將立即做完它以便儘早忘掉它。則拖延之惡習(xí)將可望獲致矯正。4. 避免過份追求盡善盡美法：由於真、善、美在

19、我們的價(jià)值尺度中向來被視為一種圭臬，因此在制定決策時(shí)我們往往趨於過份小心、過份理想化，以致要到資訊齊全或有確切把握時(shí)才敢採取行動(dòng)。這說明了何以管理者一遇重大事件便會(huì)猶豫不決，也說明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。對(duì)那些因過份追求完美而遲疑不決的管理者來說，底下兩劑藥方相信是有益的：第一、決策環(huán)境本身非具風(fēng)險(xiǎn)性，則是具不確定性，因此想獲致完備的決策資訊是不可能的?；洞?，管理者應(yīng)在已蒐集關(guān)鍵性資訊的第一時(shí)間（亦即進(jìn)一步獲得的資訊所產(chǎn)生的好處不大時(shí)），立刻下定決策。第二、管理者若能及早下定決策，則當(dāng)決策顯示錯(cuò)誤的跡象時(shí)，他才有時(shí)間採行補(bǔ)救或善後措施。一旦管理者將決策拖延到限期屆滿時(shí)才予

20、以制定，那麼不出錯(cuò)則已，一出錯(cuò)將永遠(yuǎn)無法挽回！七、提供幾項(xiàng)常用的時(shí)間管理秘方：（1）練習(xí)心像技術(shù)；凡事先在心裏預(yù)演一遍，等到真正操作時(shí)就會(huì)水到渠成，節(jié)省許多時(shí)間。（2）起床就先列出行動(dòng)清單與每日計(jì)畫。（3）專注將會(huì)產(chǎn)生湧流經(jīng)驗(yàn)（flow experience）。（4）資料與知識(shí)管理（隨身攜帶卡片、筆記PDA），減少重複犯錯(cuò)之機(jī)會(huì)，節(jié)省回想的時(shí)間。（5）工作時(shí)保持平穩(wěn)速度。（6）凡事注重輕重緩急，緊急而重要者先做。 （7）避免不切實(shí)際的時(shí)間估計(jì)，寧多勿少，多出來的時(shí)間可另外利用。（8）同時(shí)處理同類事務(wù)。（9）記住物品置放之場所，並養(yǎng)成好習(xí)慣物歸原位，避免浪費(fèi)時(shí)間在找東西上。（10）設(shè)定時(shí)限，有效

21、規(guī)劃。（11）絕對(duì)避免拖延、猶豫，今日事、今日畢。（12）選擇刻意忽略，切勿吹毛求疵（太細(xì)微的部分）。（13）要有斷路控制設(shè)施與躲避計(jì)畫，以逃避一些不速之客與偶發(fā)事件之干擾，如：電話、網(wǎng)路聊天系統(tǒng)。（14）保持桌面井然清潔，每天與定期大掃除，去蕪存菁。（15）檢視習(xí)慣，挑戰(zhàn)違反時(shí)間效能之習(xí)慣。（16）適時(shí)拒絕，避免成為時(shí)間黑洞的犧牲者。（17）著手去做，因?yàn)橥ǔＳ龅诫y題，如果透過仔細(xì)思考可以想透的化即要思考過後再做決定，如不是只是單純心理作用，那我們就不要浪費(fèi)時(shí)間在想要怎樣去做，其實(shí)就放手去做。（18）立即去做，部要用紀(jì)錄的方式，馬上去做.交代事項(xiàng)馬上完成，學(xué)生老師交代作業(yè)，不論繳交時(shí)間都馬上完成（不用找大量資料的作業(yè)），如此也可以算是減少時(shí)間的開銷。（19）徹底解決，不要做一部分，事情可以依次解決最好依次解決，拖越久會(huì)越想拖下去，而造成延遲。（20）不做不白的事，確實(shí)明瞭所交負(fù)的任務(wù)，不要再不清楚工作內(nèi)容上的作業(yè)時(shí)，就先著手去做如此只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間去修改。（21）拜訪朋友時(shí)要先確定其是否在家，除了禮貌之外，這樣才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，假使不在家不就白跑一趟了。（22）有效分工，可以把工作專業(yè)化一點(diǎn)，也可減少摸索的時(shí)間。八、有效利用零散的時(shí)間：（1）交通：每天通勤時(shí)間，在車上不妨可以做一些小事。例如：學(xué)習(xí)第