妙用Word郵件合并功能批量打印

1、妙用Word郵件合并功能批量打印 郎學(xué)宗收集整理對(duì)于教師朋友來(lái)說(shuō)，是否有一種方法，可以自動(dòng)從Excel成績(jī)表中復(fù)制成績(jī)，自動(dòng)填寫(xiě)到Word的家長(zhǎng)通知書(shū)中？其實(shí)用Word2003的“郵件合并”就可以解決這個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在將做法與大家共享：郵件合并可分為四個(gè)步驟： 建立主文檔也就是說(shuō)本文中的家長(zhǎng)通知書(shū)，編輯好它的格式，即使在表格前后加入一些文字也沒(méi)關(guān)系。 建立或確定數(shù)據(jù)源說(shuō)白了就是確定有沒(méi)有做好相應(yīng)的Excel成績(jī)單。以上兩步都算是準(zhǔn)備工作，現(xiàn)在我們將進(jìn)入關(guān)鍵一步！ 將前面兩個(gè)文件分別打開(kāi)，然后在主文檔也就是“家長(zhǎng)通知書(shū)”中，告訴Word2003，要在表格中插入Excel成績(jī)單里的數(shù)據(jù)。說(shuō)到這兒，是最

2、關(guān)鍵的，我們將分個(gè)小段完成： （1）、首先使用“郵件合并”，單擊“工具”菜單的“郵件合并”（如圖），而后可出現(xiàn)“郵件合并向?qū)А薄?（2）、按默認(rèn)單擊“下一步”，選擇“使用現(xiàn)有列表”再單擊“瀏覽”，在出現(xiàn)的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，找到我們第二步做好的那個(gè)成績(jī)單并選中，單擊“打開(kāi)”。（3）、選擇我們要復(fù)制成績(jī)的那些同學(xué)，在出現(xiàn)的“郵件合并收件人”對(duì)話框（如圖）中可通過(guò)同學(xué)名字前的對(duì)勾進(jìn)行取舍。要是不想漏掉就點(diǎn)“全選”，而后“確定”。 （4）、還有一點(diǎn)不能不提，一旦我們選擇用“郵件合并”，菜單里就會(huì)多出“郵件合并”工具條。我們先“定位”，我們先從姓名開(kāi)始，把光標(biāo)定位于姓名格中，而后，點(diǎn)一下“插入域”按鈕，在“插入合并域”對(duì)話框中選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，在域的列表中選擇“姓名”（如圖），一個(gè)帶有書(shū)名號(hào)的姓名出現(xiàn)在表格中了。如果這步做成了，說(shuō)明您成功了一半，讓我們重復(fù)剛才的操作，將后面的語(yǔ)文，數(shù)學(xué)，等等都分別“插入域”，這就等于告訴了Word2003，我們要在當(dāng)前的文檔中各標(biāo)注位置調(diào)用里的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)了。、現(xiàn)在看到的是一堆有書(shū)名號(hào)的所謂數(shù)據(jù)，為去除書(shū)名號(hào)，我們要做最后一步，“合并到新文檔”。在菜單中找到“合并到新文檔”按鈕，點(diǎn)一下，出來(lái)的是“合并到新文檔”對(duì)話框，在對(duì)話框中點(diǎn)擊選中“全部”，然后確定。終于，您會(huì)看到文檔擴(kuò)充成了頁(yè)，而每一頁(yè)上就是您所要的樣子，每個(gè)同學(xué)的成績(jī)單都被自動(dòng)填