無紙化辦公的分析及實施方案

1、實行無紙化辦公的建議及實施方案近年來，隨著我公司的業(yè)務(wù)不斷開展，在日常工作中各種紙質(zhì)單據(jù)、文件、檔案的使用量和使用頻率越來高，公司的運(yùn)營成本也在不斷增高，而且大量使用紙質(zhì)文件進(jìn)行文件記錄、傳達(dá)和管理，無形中也耗費了大量的時間降低了辦公效率。在當(dāng)今計算機(jī)被廣泛使用，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)日益普及的情況下，為適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率，倡導(dǎo)“低碳、環(huán)保、綠色”理念，我建議公司著手推薦“無紙化辦公”進(jìn)程。1、 無紙化辦公的好處1、有效地提高了工作效率提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點。通過無紙化辦公，公司的會議紀(jì)要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報告、通知通告等等，

2、都可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或告等等,都可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或OA系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）向特定對象予以發(fā)布，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面的時間、人力和物力，同時，運(yùn)用電腦進(jìn)行操作后，文件的存檔、查找等更加方便，快捷，從而大大地提高了工作效率。2更好地體現(xiàn)了綠色環(huán)保無紙化辦公除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，“綠色環(huán)?！币彩乾F(xiàn)在現(xiàn)代化企業(yè)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)辦公的一個重要原因。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，在不知不覺中紙質(zhì)文件大量減少。從小的方面說節(jié)約了紙張也就是節(jié)約了錢，從大的方面說，符合國家提倡的綠色環(huán)保政策，為保護(hù)環(huán)境貢獻(xiàn)一份自己的力量。除此之外，還大大減少其他如印刷、打印、訂書釘、曲形針、大頭針

3、等辦公費用。2、 具體實施辦法結(jié)合我公司實際，建議先從公司檔案管理方面率先實行無紙化，具體措施：1、紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化編碼，實現(xiàn)中心一庫的檔案管理。我們可以根據(jù)業(yè)務(wù)分類，由各部門制定統(tǒng)一的檔案分類編碼，保證檔案的統(tǒng)一性和惟一性，和電子檔案一一對應(yīng)，為檔案在各部門之間的調(diào)用和流通，為實現(xiàn)業(yè)務(wù)的異地辦理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。2、建立公司內(nèi)部服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)，連接局域網(wǎng)至公司各部門，形成橫向通道，為下一步銜接辦公系統(tǒng)打好基礎(chǔ)。針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”：即配置掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，將紙質(zhì)文件通過掃描、拍照等科技手段使其影像化、電子化，建立“準(zhǔn)及時”的影

4、像系統(tǒng)。3、建立檔案信息安全機(jī)制。一方面要保證信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移、及校驗機(jī)制確保信息安全。另一方面要加強(qiáng)硬件（計算機(jī)、服務(wù)器）的安全管理和軟件的安全管理。硬件方面嚴(yán)把信息存儲介質(zhì)載體質(zhì)量關(guān)，做好二級備份、多級備份，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面就是使用專門、規(guī)范的檔案管理軟件，通過規(guī)范管理系統(tǒng)、規(guī)范權(quán)限密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊等安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。4、進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平。我們應(yīng)該加大檔案管理人員的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法、電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范等相關(guān)法律法規(guī)，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，努力提高檔案管理水平。無紙化辦公給我們帶來了便捷、高效的辦公環(huán)境，雖然目前還有很多